El plan de cuentas
En Cashfulness cada movimiento vive en una cuenta, y las cuentas están organizadas en un plan de cuentas: un árbol ordenado por secciones que refleja la lógica de la partida doble. La pantalla Cuentas es el punto de partida para explorar la estructura, crear cuentas nuevas y mantenerlas alineadas con la realidad.
La estructura en árbol
La pantalla Cuentas muestra el plan de cuentas como un árbol desplegable, agrupado por secciones. En el Balance general encuentras el Activo+ (los activos productivos, los que generan valor), el Activo− (liquidez y bienes de uso), el Pasivo y el Patrimonio neto. Los Ingresos y los Gastos viven en cambio en el Estado de resultados.
Cada fila muestra el nombre de la cuenta, el número de cuenta, el saldo total y la variación del año en curso. Las secciones se abren y se cierran con la flecha que hay junto al nombre, y la barra de búsqueda de arriba te permite encontrar una cuenta por nombre, número o tipo.
Al final de la página una fila de resumen muestra el Patrimonio neto total del espacio contable: es la diferencia entre lo que posees y lo que debes.
Para separar los costes de una actividad de los de la familia tienes dos caminos. Si te basta con distinguirlos, crea una cuenta organizativa — «Actividad» — y cuelga debajo sus costes e ingresos: los informes los agrupan, y las etiquetas permiten el corte transversal. Si en cambio los dos mundos no deben tocarse, necesitas un segundo espacio contable, que sin embargo solo está incluido en el plan Ultra: con Free y con Premium el espacio es uno. En ambos casos conviene no mezclar las cuentas de liquidez.
Mover y reordenar las cuentas
Cada cuenta tuya tiene, a la derecha, un asa de arrastre (el icono de puntitos). Con el ratón basta con arrastrar; con el dedo hace falta una pulsación prolongada sobre el asa y después se arrastra: es la protección que permite que el árbol siga desplazándose con normalidad.
Mientras arrastras, cada fila tiene tres zonas. Encima o debajo de una cuenta hermana aparece una línea de inserción: es el reordenamiento, el orden que eliges se conserva y los números de cuenta se reasignan solos. En el centro de una carpeta la fila se resalta: es el traslado, la cuenta cambia de sitio en el árbol y se lleva consigo todas sus subcuentas, números incluidos. Una carpeta cerrada se abre sola si mantienes la cuenta encima un instante.
La aplicación rechaza los arrastres que romperían tus informes, y te lo dice: una cuenta no entra en una carpeta de otra familia, no puede acabar dentro de un descendiente suyo y las cuentas de sistema no se mueven. El asa desaparece donde el gesto no tendría sentido: durante una búsqueda y con el orden alfabético activado, porque ahí la posición la decide el nombre.
Monedas y colores de los saldos
Cada cuenta tiene su propia moneda, elegida en el momento de la creación. Puedes tener la cuenta corriente en euros y una cuenta de inversión en dólares: Cashfulness registra cada movimiento en la moneda de la cuenta y convierte los totales donde hace falta.
Los saldos usan colores semánticos: de un vistazo distingues la naturaleza de cada valor, por ejemplo el Pasivo de lo que posees y el Patrimonio neto del resto. El color nunca sustituye al signo contable, solo lo hace más legible.
Crear una cuenta con el asistente
El botón con el signo más de abajo a la derecha abre el asistente de creación de cuenta, que te guía paso a paso. El asistente te pide solo lo necesario, un paso cada vez, y te muestra sugerencias y ejemplos válidos a lo largo del recorrido.
- Dale un nombre a la cuenta, descriptivo y reconocible, por ejemplo el nombre del banco o la finalidad de la cuenta. Puedes añadir una descripción opcional, útil si compartes el espacio contable con otras personas.
- Elige el tipo de cuenta: determina en qué sección del árbol vivirá y cómo se comportará su saldo.
- Selecciona la cuenta principal directamente en el árbol: la cuenta nueva se colocará debajo de ella, heredando su posición en la estructura.
- Configura las propiedades de la cuenta según cómo vayas a usarla (consulta la sección siguiente).
- Confirma: la cuenta aparece enseguida en el árbol, lista para recibir movimientos.
Las propiedades de la cuenta
Durante la creación (y después desde la edición) puedes activar algunas propiedades que cambian el comportamiento de la cuenta. Conciliable con el extracto bancario: la cuenta entra en el flujo de Conciliación de cuentas, ideal para cuentas corrientes y tarjetas. Las suscripciones, en cambio, ya no se marcan en la cuenta: se registran como contratos en Herramientas → Suscripciones y suministros.
Valoración de mercado: pensada para las inversiones, permite actualizar periódicamente el valor de la cuenta mediante Actualización de inversiones. Obsolescencia: para los bienes que pierden valor con el tiempo, como un coche o un dispositivo, de modo que el plan de cuentas refleje el valor real y no el de compra.
Liquidez y no liquidez: aquí la elección mueve la cuenta de verdad, porque la liquidez no se lee del subtipo sino de dónde está la cuenta en el árbol. Antes de moverla la aplicación te dice adónde la está llevando, y ojo: «Líquido» y «No líquido» existen en las dos ramas de los activos, así que mira la ruta entera, no solo el nombre.
Dar un saldo a una cuenta creada después de la configuración inicial
Cuando abres el espacio contable, el recuento inicial te pide el saldo de cada cuenta y escribe por ti los movimientos de apertura. Pero ese recuento se hace una sola vez, y las cuentas que creas en los meses siguientes nacen a cero: una cuenta corriente abierta en marzo, o una libreta de ahorro que tenías olvidada, parten vacías aunque en la realidad tengan dinero dentro.
Por eso el asistente de creación de cuenta tiene un paso final, que puedes saltarte, donde te pide el saldo de partida. Aparece solo en las cuentas del balance (en un gasto o un ingreso un saldo de partida no existe) y si dejas el importe vacío no se crea nada. Si escribes un importe, el asistente te hace una sola pregunta: ¿ese dinero viene de una cuenta que ya tienes en Cashfulness?
Responder bien a esa pregunta lo es todo, porque decide si tu patrimonio neto cambia. Si el dinero viene de una cuenta que ya tienes (lo has pasado de la cuenta corriente a la libreta), es un traspaso interno: la contrapartida va a la cuenta que indiques y el patrimonio neto no se mueve. Si en cambio estás declarando algo que la aplicación no conocía, la contrapartida va a «Saldos iniciales» y el patrimonio neto sube, como debe ser.
Para los pasivos escribe lo que debes como número positivo: del signo contable se encarga la aplicación.
El asistente te pregunta también desde cuándo posees lo que estás declarando, y el campo empieza vacío. Antes el movimiento se fechaba el día en que rellenabas el asistente: una casa que tenías desde hacía diez años, dada de alta en agosto, aparecía como riqueza crecida este año, y la variación «desde enero» de la página de inicio se hinchaba con una cifra que nunca había crecido. Poniendo la fecha real, las cuentas del año siguen siendo correctas. El Estado de resultados no se mueve en ningún caso: un movimiento de apertura toca la cuenta y el patrimonio neto, nunca un ingreso ni un gasto, así que ninguna fecha puede cambiar el resultado de un año pasado.
Corregir un recuento inicial ya hecho
La fotografía inicial no se repite, pero tampoco está grabada en piedra. El movimiento que generó el recuento vive en el Registro como cualquier otro: lo encuentras buscando «Saldo inicial», lo abres, y desde ahí puedes corregir los importes, añadir una línea para una cuenta que habías olvidado o mover la fecha al día en que hiciste de verdad el inventario.
Es la manera correcta de arreglar un saldo mal tecleado durante la configuración inicial, y es preferible a un movimiento de ajuste: al corregir la apertura los informes de todos los periodos vuelven a cuadrar, mientras que un ajuste con fecha de hoy dejaría mal los meses intermedios.
Cuentas ocultas
No todas las cuentas sirven cada día: una cuenta cerrada o usada rara vez puede recargar el árbol. Puedes ocultarla sin eliminarla, así su historia contable queda intacta.
El icono con forma de ojo de la barra de herramientas muestra u oculta las cuentas ocultas: cuando está desactivado ves solo las cuentas activas, cuando lo activas reaparecen todas.
Conciliar una cuenta
La conciliación es el momento en que comparas Cashfulness con el extracto bancario. Desde la sección Conciliación de cuentas eliges la cuenta y obtienes la lista de los movimientos registrados, divididos entre abonos (ingresos recibidos y reembolsos) y cargos.
Marcas cada movimiento que encuentras en el extracto: los totales de abonos y de cargos se van actualizando, junto con la Diferencia. Mientras el cuadre no sea correcto, la aplicación te lo señala; cuando la Diferencia llega a cero puedes confirmar con el botón Conciliar.
- Abre Conciliación de cuentas y elige la cuenta que quieres conciliar.
- Establece la fecha de referencia del extracto bancario.
- Marca uno a uno los movimientos que aparecen en el extracto, tanto los abonos como los cargos.
- Comprueba la Diferencia de abajo: tiene que llegar a cero. Si no cuadra, busca el movimiento que falta o el que sobra.
- Pulsa Conciliar para confirmar: los movimientos marcados quedan conciliados.
