Contabilidad por partida doble explicada fácil: por qué cada hecho tiene al menos dos lados

En pocas palabras

La contabilidad por partida doble anota cada hecho económico en al menos dos cuentas, y el total del Debe tiene que ser igual al total del Haber. Una compra de 32 euros en el supermercado, pagada con tarjeta de débito, se convierte así en dos líneas: el gasto de la compra y la cuenta corriente, que baja. La compra sigue siendo de 32 euros, pero ahora sabes cuánto ha salido y para qué. El saldo, por sí solo, te dice únicamente cuánto.

Esta página acompaña la lección 1 del curso gratuito en vídeo "Partida doble, paso a paso". Los importes son ejemplos de la historia de la familia de Anna, que acompañamos durante todo el curso: los mismos del vídeo.

Mira la lección

Más abajo tienes los ejemplos en tablas, con sus totales, y al final la transcripción.

El saldo dice cuánto, no por qué

El 1 de marzo, en la cuenta corriente de Anna hay 5.000 euros. El 2 de marzo el gimnasio de Luca pasa su recibo, 80 euros, y el saldo baja a 4.920 euros.

El saldo te dice que faltan 80 euros. No te dice para qué, ni si estaba previsto. Es un único número: registra el efecto, no la causa.

La partida doble nace para responder a esa pregunta. Cada hecho se anota en al menos dos cuentas. La primera es la cuenta corriente, que baja 80 euros. La segunda dice el motivo: es una cuenta que se llama Gimnasio.

2 de marzo · recibo del gimnasio

El Debe es la columna de la izquierda, el Haber la de la derecha. De momento no necesitas más: qué cuenta va en qué columna, y por qué, es el tema de la lección 2.

Una cuenta es un cajón

Aquí, cuenta no quiere decir cuenta del banco. Una cuenta es un cajón con un nombre, y lleva la cuenta de una sola cosa. En el cajón Cuenta corriente está el dinero del banco. En el cajón Gimnasio se acumula lo que cuesta el gimnasio.

Lo que contiene un cajón en un momento dado se llama saldo. Las líneas que, juntas, registran un hecho se llaman asiento.

Partida simple y partida doble

Supongamos que Anna apunta los gastos en una libreta, como hace mucha gente, y escribe una línea: "2 de marzo, gimnasio, 80". Es un buen comienzo, y tiene nombre: partida simple, una línea por cada hecho.

Pero esa línea solo cuenta la mitad de la historia. No dice de dónde salió el dinero, y no dice cuánto queda. La partida doble anota también el otro lado.

El ejemplo: la compra de 32 euros

Ese mismo 2 de marzo, Anna hace la compra en el supermercado: 32 euros con la tarjeta de débito, así que salen enseguida de la cuenta corriente.

Antes de seguir leyendo, pruébalo tú: ¿esta compra solo toca el banco?

No: toca dos cuentas. En el cajón Supermercado entran 32 euros: dicen adónde va el dinero. De la cuenta corriente salen 32 euros: dicen de dónde viene.

2 de marzo · compra en el supermercado con tarjeta de débito

Son dos líneas, pero la compra es una sola: 32 euros, no 64. Es el mismo hecho, visto desde sus dos lados.

"Adónde va" y "de dónde viene" son una ayuda para estos primeros ejemplos, no la definición de Debe y Haber. Cuando hay una deuda de por medio, por ejemplo una cena pagada con la tarjeta de crédito, esta ayuda se atasca. La regla de verdad depende del tipo de cuenta, y es el tema de la lección 2.

El traspaso: la hucha de Sofía

Ese mismo día, Anna coge 20 euros de los 200 en efectivo que tiene en casa y se los da a Sofía para su hucha. También aquí las cuentas son dos: Efectivo baja 20 euros, Hucha de Sofía sube 20 euros.

2 de marzo · hucha de Sofía

Esta vez no hay ningún gasto. Nadie se hace más rico y nadie se hace más pobre: el dinero cambia de cajón. Se llama traspaso.

En la libreta, esos 20 euros serían un rompecabezas. Si los apuntas, parecen un gasto. Si no los apuntas, la hucha no existe. Con dos cuentas el problema desaparece:

Es la diferencia entre gastar y mover.

Al final del día, la cuenta corriente de Anna marca 4.888 euros: 5.000 menos los 80 del gimnasio, menos los 32 de la compra. El traspaso no la toca, porque el efectivo es otro cajón.

La regla y hasta dónde llega

Cada hecho económico afecta al menos a dos cuentas, y el total del Debe es igual al total del Haber.

Al menos, no exactamente dos. Un asiento puede tener tres líneas, o más. La cuota de la hipoteca que Anna paga el 10 de marzo, por ejemplo, tiene tres: los intereses, la parte de la deuda que se devuelve y la cuenta corriente de la que sale el dinero. La abrimos en la lección 4.

El control, en cambio, sigue siendo uno solo, tenga el asiento las líneas que tenga: el total de la columna Debe es igual al total de la columna Haber.

Venecia, 1494

Este método tiene una fecha famosa. En 1494, en Venecia, el fraile franciscano y matemático Luca Pacioli publica la Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita. Dentro hay un tratado, Particularis de computis et scripturis, que explica cómo llevar las cuentas a la veneciana, tal como lo hacían los mercaderes de la ciudad.

Pacioli no inventó la partida doble: los mercaderes la usaban desde hacía tiempo. Fue el primero en describirla por completo en un libro impreso. El principio no ha cambiado desde entonces, y también sirve para las cuentas de casa.

Lo que el cuadre ve

Escribir los dos lados tiene una primera ventaja. Los dos lados tienen que sumar lo mismo: cuando pasa, se dice que el asiento cuadra.

Si Anna escribiera 32 euros en un lado y 23 en el otro, el asiento no cuadraría, y se daría cuenta enseguida.

Ejemplo equivocado a propósito: no lo anotes

Los dos totales son distintos: en un lado faltan 9 euros. El asiento no cuadra.

Lo que el cuadre no ve

Pero el cuadre tiene un límite. Si Anna se olvida del recibo del gimnasio por completo, no hay ningún asiento que comprobar: nada está descuadrado, simplemente falta. Sus cuentas siguen cuadrando, y la cuenta corriente marca 80 euros más de los que hay de verdad en el banco.

El cuadre comprueba los asientos que haces, no los que se te olvida hacer. Y tampoco ve un importe correcto puesto en la cuenta equivocada: si Anna anotara el gimnasio en la cuenta Supermercado, los dos totales seguirían siendo iguales.

Los olvidos se encuentran comparando tus cuentas con el extracto, es decir, la lista de movimientos que te manda el banco. Esta comparación se llama conciliación bancaria, y se puede hacer también sin partida doble. La vemos en la lección 7.

Por qué usarla para las cuentas de casa

No hace falta hacerse contable. Basta con anotar cada hecho desde sus dos lados, y se puede hacer con papel y bolígrafo, con una hoja de cálculo o con una aplicación. A cambio, consigues tres cosas:

• Sabes para qué. Cada euro que sale tiene una cuenta que dice el motivo: Gimnasio, Supermercado.
• Distingues gastar de mover. La hucha de Sofía no es un gasto, y tus cuentas lo dicen sin que tengas que acordarte.
• Tienes un control en cada asiento. Un importe mal tecleado en un lado se ve enseguida, porque los dos totales no coinciden.

Juntos, los saldos de tus cuentas te dicen dónde estás hoy: lo que tienes y lo que debes, a una fecha. Es tu punto de situación, y lo construimos en la lección 3.

Qué es principio general y qué es una elección de Cashfulness

Principios generales de la contabilidad por partida doble

• Cada hecho afecta al menos a dos cuentas. Un asiento puede tener tres líneas o más, como la cuota de la hipoteca.
• En cada asiento, el total del Debe es igual al total del Haber.
• El cuadre comprueba que cada asiento esté equilibrado, no que todos los hechos estén anotados. Un movimiento olvidado se encuentra comparando las cuentas con el extracto del banco, es decir, con la conciliación bancaria.

Elecciones de Cashfulness

• En el formulario sencillo eliges el tipo ("Gasto", "Ingreso" o "Traspaso"), escribes el importe e indicas las dos cuentas. La aplicación pone sola cada línea en el lado correcto: en un gasto, la "Cuenta de origen" va al Haber y la "Cuenta de gastos" al Debe.
• La aplicación no guarda un asiento que no cuadra.

Elecciones de quien lleva las cuentas

• Cuántas cuentas de gasto abrir y cómo llamarlas: aquí Supermercado y Gimnasio. La partida doble no lo prescribe.

Los importes son ejemplos y sirven para mostrar el mecanismo.

Preguntas frecuentes

Si anoto un gasto en dos líneas, ¿lo cuento dos veces?

No. Las dos líneas describen el mismo hecho desde dos lados: el gasto sube 32 euros y la cuenta corriente baja 32 euros. La compra sigue siendo una sola, de 32 euros.

Si todos mis asientos cuadran, ¿mis cuentas están bien?

No necesariamente. El cuadre encuentra los errores dentro de un asiento, como un importe mal tecleado en un lado. No ve un movimiento que nunca has anotado: ese lo encuentras con la conciliación bancaria, comparando tus cuentas con el extracto. Y tampoco ve un gasto puesto en la cuenta equivocada, que se le escapa también a la conciliación, porque el banco solo ve el movimiento de dinero y no la categoría: ese lo encuentras releyendo tus asientos, por ejemplo cuando una cuenta de gasto tiene un saldo que no te cuadra.

Pasar dinero del efectivo a la hucha, ¿es un gasto?

No. Es un traspaso: una cuenta baja, la otra sube el mismo importe, y el total no cambia. Nadie se hace más rico y nadie se hace más pobre.

Transcripción de la lección

El texto de la lección 1, tal como se dice en el vídeo. Las cifras son las mismas que en el vídeo.

Es el 1 de marzo. En la cuenta corriente de Anna hay 5.000 euros. Al día siguiente salen 80 euros, y el saldo baja a 4.920 euros. El saldo te dice que faltan 80 euros. No te dice para qué. Ni si estaba previsto.

Hola, soy Vittorio. He creado Cashfulness, una aplicación para llevar las cuentas de casa con contabilidad por partida doble. Pero aquí hablamos del método, que también funciona con papel y bolígrafo. La partida doble nace para responder a esa pregunta. Cada hecho se anota en al menos dos cuentas. La primera es la cuenta corriente, que baja 80 euros. La segunda dice el motivo: es una cuenta que se llama Gimnasio.

Aquí, cuenta no quiere decir cuenta del banco. Una cuenta es un cajón con un nombre. Lleva la cuenta de una sola cosa. En el cajón Cuenta corriente está el dinero del banco. En el cajón Gimnasio se acumula lo que cuesta el gimnasio. Y lo que contiene un cajón en un momento dado se llama saldo.

Anna lleva las cuentas de toda la familia: las suyas, las de Luca y las de su hija, Sofía. Los acompañamos durante todo el curso, siempre con los mismos números. Esos 80 euros son el gimnasio de Luca. Es un recibo domiciliado: el gimnasio lo pasa cada mes, sin que nadie tenga que hacer nada. Por eso es tan fácil olvidarlo.

Supongamos que Anna apunta los gastos en una libreta, como hace mucha gente. Escribe una línea: gimnasio, 80 euros. Es un buen comienzo, y tiene nombre: partida simple, una línea por cada hecho. Pero esa línea solo cuenta la mitad de la historia. No dice de dónde salió el dinero. Y no dice cuánto queda.

Ahora te toca a ti. El 2 de marzo Anna hace la compra en el supermercado: 32 euros, con la tarjeta de débito, así que salen enseguida de la cuenta corriente. ¿Esta compra solo toca el banco? Párate un momento e intenta responder.

No: toca dos cuentas. En el cajón Supermercado entran 32 euros: dicen adónde va el dinero. De la cuenta corriente salen 32 euros: dicen de dónde viene. Estas dos líneas, juntas, se llaman asiento. Son dos líneas, pero la compra es una sola: 32 euros, no 64. Es el mismo hecho, visto desde sus dos lados.

Ese mismo día, Anna coge 20 euros de los 200 en efectivo que tiene en casa y se los da a Sofía para su hucha. También aquí las cuentas son dos: Efectivo baja 20, Hucha de Sofía sube 20. Pero esta vez no hay ningún gasto. Nadie se hace más rico y nadie se hace más pobre: el dinero cambia de cajón. Se llama traspaso.

En la libreta, esos 20 euros serían un rompecabezas. Si los apuntas, parecen un gasto. Si no los apuntas, la hucha no existe. Con dos cuentas el problema desaparece. Antes, 200 euros en efectivo y nada en la hucha. Después, 180 y 20. Juntos siguen sumando 200. Es la diferencia entre gastar y mover.

Esta es la regla. Cada hecho económico afecta al menos a dos cuentas, y el total de un lado es igual al total del otro. He dicho al menos: un asiento puede tener también tres líneas, o más. La cuota de la hipoteca que Anna paga el 10 de marzo tiene tres. La abrimos en la lección 4.

Este método tiene una fecha famosa: 1494, Venecia. Allí el fraile franciscano y matemático Luca Pacioli lo explica en un libro impreso. No lo inventó él. Lo describe tal como lo usaban los mercaderes desde hacía tiempo. El principio no ha cambiado desde entonces, y también sirve para las cuentas de casa.

Escribir los dos lados tiene una primera ventaja. Los dos lados tienen que sumar lo mismo: cuando pasa, se dice que el asiento cuadra. Si Anna escribiera 32 euros en un lado y 23 en el otro, el asiento no cuadraría, y se daría cuenta enseguida. En Cashfulness, un asiento que no cuadra no se guarda.

Pero el cuadre tiene un límite. Si Anna se olvida del gimnasio por completo, no hay ningún asiento que comprobar: nada está descuadrado, simplemente falta. El cuadre comprueba los asientos que haces, no los que se te olvida hacer. Los olvidos se encuentran comparando tus cuentas con el extracto, es decir, la lista de movimientos que te manda el banco. Se llama conciliación bancaria, y la vemos en la lección 7.

Veámoslo en la aplicación, en el espacio de Anna, con marzo ya registrado. Esta es la compra del 2 de marzo. La abro, y ahí están sus dos líneas. Supermercado, 32 euros, a la izquierda. Cuenta corriente, 32 euros, a la derecha. Debajo, los dos totales, iguales. Ningún euro contado dos veces.

Y así se ha creado ese asiento. Elijo la opción Gasto, escribo el importe e indico dos cuentas: de dónde sale el dinero, y para qué. En qué lado va cada línea lo decide la app. Cierro sin guardar: esa compra ya existe.

El saldo te dice cuánto tienes. La partida doble también te dice por qué. Por eso he creado Cashfulness. Tú describes lo que ha pasado, y la aplicación se encarga de que el asiento cuadre y actualiza tu punto de situación. Los marinos llaman situación a la posición exacta del barco en la carta náutica, con la hora al lado. Es decir: dónde estás hoy. En la próxima lección damos nombre a los dos lados del asiento: Debe y Haber.

La próxima lección

Lección 2 · Debe y Haber: 4 ejemplos para entenderlos de una vez. La nómina de Anna entra en la cuenta corriente, y sin embargo una línea del asiento va al Haber. No es un error, y la lección 2 te explica por qué.

Pruébalo con tus propias cuentas

He creado Cashfulness para llevar las cuentas de casa con contabilidad por partida doble. Si quieres probar el método con tus propios números, empieza por una sola compra: tú eliges las dos cuentas, y la aplicación se encarga de que el asiento cuadre y actualiza tu punto de situación.

Descubre Cashfulness

Fuentes

• Luca Pacioli, Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita, Venecia, 1494, tratado Particularis de computis et scripturis.
• Los ejemplos vienen de la historia de la familia de Anna, creada para el curso "Partida doble, paso a paso": cada asiento está comprobado, con el total del Debe igual al total del Haber.

Vittorio Giusti es economista y psicólogo y ha creado Cashfulness.