Vuonna 1494 Venetsiassa fransiskaanimunkki nimeltä Luca Pacioli julkaisi kirjan, jonka nimi kuului — koko nimi, sillä se on sen arvoinen — Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita.
Sen yli kuudensadan sivun joukossa oli yksi luku, joka muutti maailman: ensimmäinen järjestelmällinen kuvaus kahdenkertaisesta kirjanpidosta.
Pacioli ei ollut keksinyt kahdenkertaista kirjanpitoa.
Venetsian, Firenzen ja Genovan kauppiaat olivat käyttäneet sitä jo vähintään vuosisadan ajan.
Mutta juuri hän pani sen paperille, teki siitä opetettavan ja näytti maailmalle, että monimutkaisenkin toiminnan tilit voi pitää menemättä sekaisin, eksymättä, joutumatta varastetuksi.
Siitä hetkestä lähtien jokainen merkittävä länsimainen yritys — pankit, kauppiaat, monikansalliset yhtiöt, aina nykypäivän yrityksiin asti — on käyttänyt samaa logiikkaa kirjanpidossaan.
Kuusisataa vuotta myöhemmin tämä tekniikka toimii niille yhä mainiosti.
Kiinnostava kysymys on kuitenkin toinen: miksi se ei toimisi myös sinulle?
Mitä kahdenkertainen kirjanpito on, kolmessa minuutissa
Selkokielellä ajatus on tämä.
Jokainen rahaliike kirjataan kahdesti: kerran debet-puolelle (tulo yhdelle tilille) ja kerran kredit-puolelle (lähtö toiselta tililtä).
Kahden arvon on oltava yhtä suuret. Jos ne eivät ole, jossain on virhe.
Sanat debet ja kredit — selitän kohta, miksi käytämme niitä vain tässä — ovat kirjanpidon ammattitermejä: ne tarkoittavat yksinkertaisesti pääkirjan kahta saraketta, joihin jokainen liike merkitään.
Niillä ei ole arkikielen merkitystä ”olen velkaa” tai ”minulla on saatavaa”.
Ne ovat nimilappuja saman kirjauksen kahdelle puolelle, ei mitään sen enempää.
Lopputulos on yksinkertainen: minä hetkenä hyvänsä, kun lasket yhteen kirjasi kaikki ”debetit” ja lasket yhteen kaikki ”kreditit”, sinun on saatava täsmälleen sama luku.
Jos se ei täsmää, jokin on pielessä.
Jos se täsmää, kaikki rullaa.
Katsotaan asiaa arkielämän esimerkin kautta.
Maksan ravintolassa 50 euroa pankkikortilla.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa — siinä, joka tuntuu luontevalta ja jota useimmat mitäänsanomattomat sovellukset käyttävät — tämä tapahtuma on yksi ainoa rivi: ”käytin 50 euroa ravintolaan”.
Siinä kaikki.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa sama tapahtuma kirjoitetaan kahdelle riville: ”käyttötilini vähenee 50 eurolla” — tämä menee Pankkitilin kredit-puolelle — ja samanaikaisesti ”menoluokka Ravintolat kasvaa 50 eurolla” — tämä menee Ravintolakulujen debet-puolelle.
Kaksi riviä, sama liike, sama summa, kaksi näkökulmaa.
Tässä kohtaa herää luonnollinen kysymys: miksi kaksi riviä samasta asiasta?
Siksi, että kun puolen vuoden päästä kysyt itseltäsi ”paljonko olen tänä vuonna käyttänyt ravintoloihin?”, vastaus on Ravintolakulujen kaikkien debet-kirjausten summa.
Ja kun kysyt ”paljonko tililläni on?”, vastaus on kaiken Pankkitilille tulleen ja sieltä lähteneen summa.
Yksi ja sama tapahtuma auttaa vastaamaan kahteen eri kysymykseen — ja juuri siksi kahdenkertainen kirjanpito on selvinnyt kuusi vuosisataa koskemattomana.
Toinen esimerkki, ettei jää mielikuvaa, että puhutaan vain menoista.
Palkka saapuu: 2 500 euroa tilille.
Kahdenkertainen kirjanpito: Pankkitili kasvaa 2 500:lla (debet-puoli) ja Palkkatulot kasvavat 2 500:lla (kredit-puoli).
Kuukausia myöhemmin, kun mietit, paljonko olet tänä vuonna ansainnut, sinulla on täsmällinen vastaus.
Ei koskaan kadonnut, ei koskaan likimääräinen, ei koskaan vuoden lopussa muistinvaraisesti kasattu.
Mitä sinun pitää tietää Cashfulnessin käyttäjänä? Ei mitään.
Sovellus tekee kaiken tämän puolestasi, kulissien takana.
Sinä kirjaat tapahtuman niin kuin kertoisit siitä ystävälle, ja Cashfulness kirjoittaa kaksi riviä puolestasi.
Mutta on mukava tietää, mitä pinnan alla on, sillä se selittää monta asiaa, jotka näet myöhemmin.
Mitä se ratkaisee, ihan käytännössä
Kuusisataa vuotta vanha tekniikka ei säily hengissä pelkästä vauhdista.
Se säilyy, koska se ratkaisee todellisia ongelmia, joihin ei vieläkään ole parempia vaihtoehtoja.
Erityisesti kolme.
Ensimmäinen on virheiden automaattinen havaitseminen.
Kun tilit eivät täsmää — debet-kirjausten summa poikkeaa kredit-kirjausten summasta — jossain on virhe.
Se ei ole mielipide eikä tuntuma: se on matematiikkaa.
Kahdenkertaista kirjanpitoa ei voi huijata, koska sen ainoa keino on ilmoittaa sinulle, että jokin on ristiriidassa.
Sillä, joka pitää tilejä päässään tai suurpiirteisessä Excelissä, virheet pysyvät piilossa kuukausia ja joskus vuosia — ne nousevat esiin vasta, kun jokin ulkoinen tapahtuma pakottaa ne esiin.
Sillä, joka käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa, ne nousevat esiin reaaliajassa, ja ne korjataan reaaliajassa.
Toinen on tasapainotettu näkymä varallisuuteen.
Mistä liikkeestä tahansa lähdetkin, olet järjestelmässä, jossa kaikki kytkeytyy kaikkeen muuhun.
Pieni päivittäinen ele, tapahtuman kirjaaminen, rakentaa automaattisesti suurempaa karttaa — tasetta, joka arkikielellä on kokonaiskuva kaikista tileistäsi, luokistasi ja saldoistasi tiettynä päivänä.
Tämä on ero sen välillä, että kuitteja on kasa laatikossa, ja sen, että on pääkirja: kuiteista tiedät, mitä olet kuluttanut, pääkirjasta tiedät, missä olet.
Kolmas on hienovaraisin ja ehkä tärkein: varmuus siitä, että on olemassa paikka, jossa kaikki on kirjoitettu oikein.
Nettovarallisuus ei kahdenkertaisessa kirjanpidossa voi ”kadota”.
Vaikka luokittelisit liikkeen väärin, rakenne täsmää silti. Sinun on vain löydettävä, minne sen laitoit, mutta se on siellä.
Tämä varmuus on syvästi vapauttavaa.
Se, joka on yrittänyt pitää tilejä ilman kahdenkertaista kirjanpitoa — vaikkapa omassa Excel-taulukossa — tietää, että lukujen alle kätkeytyvä epävarmuus on stressaavampaa kuin luvut itse.
Kahdenkertainen kirjanpito kitkee sen epävarmuuden juurineen.
Ja se on puolet siitä tyyneydestä, josta Cashfulness puhuu.
Cashfulness: näkymätön kahdenkertainen kirjanpito
Kun tekniikan voiman on kerran ymmärtänyt, kysymykseksi nousee: miksi kaikki eivät sitten käytä sitä?
Vastaus on, että vihkiytyneiden ammattikieli pelottaa.
Debet, kredit, tase, tuloslaskelma, vastatili — ne ovat sanoja, jotka asiayhteydestään irrotettuina kuulostavat asiantuntijoiden jutuilta, ja useimmille ihmisille ne ovat kynnys, jonka ylittäminen ei tunnu vaivan arvoiselta.
Meidän tuotepäätöksemme oli selkeä: kahdenkertainen kirjanpito on moottori, ei käyttöliittymä.
Cashfulnessin käyttäjä ei 99 prosentissa tapauksista näe koskaan riviä, jossa lukee ”debet” tai ”kredit”. Sen mahdollistava edistynyt lomake on olemassa — Cashfulness säilyttää sen täsmällisyyden ja kattavuuden vuoksi — mutta se ei ole ovi, josta astutaan sisään joka päivä.
Hän näkee sovelluksen, joka kysyy ”mitä teit?”, ja hän vastaa omalla kielellään: ”käytin 50 euroa illalliseen ravintola La Velassa”.
Cashfulness kirjoittaa kulissien takana kaksi tasapainossa olevaa kirjausta (Pankkitili vähenee 50:llä, Ravintolakulut kasvavat 50:llä).
Sinä et ole koskaan ajatellut vastatilejä, tuloslaskelmia, tasekaavoja.
Järjestelmä tekee sen.
Sille, joka haluaa kurkistaa konepellin alle, sovellus ei kuitenkaan sulkeudu. On olemassa juuri se erillinen edistynyt lomake, josta äsken puhuin.
Monimutkaisempia tapauksia varten — saman menon jakaminen useaan luokkaan, osittainen hyvitys, valuutanvaihtoa sisältävä tapahtuma, kirjaus, joka liikuttaa useaa tiliä samanaikaisesti (yksi-moneen, monta-moneen) — edistynyt lomake antaa sinun nähdä ja muokata kirjauksia suoraan.
Useimmat käyttäjät eivät tarvitse sitä koskaan.
Mutta jos olet jo kirjanpitäjä tai yksinkertaisesti utelias, tilikartta on esillä ja muokattavissa, ja täältä näet myös taseen, tuloslaskelman, henkilökohtaiset tunnusluvut.
Kaikki on johdonmukaista, koska kaikki nojaa samaan moottoriin.
Tämä filosofia — kaksi kielellistä rekisteriä, molemmat oikeutettuja — on valinta, jonka teemme tarkoituksella.
Sovellus ei tee itsestään läpinäkymätöntä, jottei säikäyttäisi aloittelijaa, eikä latista itseään, jottei pitkästyttäisi asiantuntijaa.
Se puhuu molemmille ja jättää kummallekin vapauden pysyä sillä tasolla, jolla viihtyy.
Mikä muuttuu, kun alat käyttää sitä
Huomaan yhden asian niissä, jotka alkavat käyttää Cashfulnessia, vaikka vain näkymättömänä moottorina: he eivät enää palaa takaisin.
Käy ärsyttäväksi käyttää sovelluksia, jotka sanovat ”käytit tässä kuussa 230 euroa ravintoloihin” osaamatta kertoa, miltä tililtä, mitä tuloa vastaan, missä osassa kokonaisvirtaa.
Käy luonnottomaksi katsoa omaa varallisuutta käyttötilin saldona eikä taseena.
Käy luonnolliseksi kysyä liikkeen edessä: ”mistä tässä oikeastaan on kyse, mistä se tulee ja minne se menee?” — ja se on kysymys, jonka yrittäjät ovat kuusisataa vuotta esittäneet yritykselleen ja jonka sinä voit tänään vihdoin esittää omalle pienelle, tärkeälle perheyrityksellesi.
Sinut on koulutettu — hellästi, huomaamattasi — ajattelemaan rahojasi järjestelmänä.
Siitä eteenpäin tyyneys, josta puhumme tämän blogin muissa artikkeleissa, on paljon helpompi saavuttaa, koska sen alla on infrastruktuuri.
Sinulla on työkalu, joka tekee sen, mitä venetsialaiset kauppiaat tekivät vuosisatojen ajan, sovellettuna sinun tämän päivän elämääsi.
Ja pohjimmiltaan juuri tätä Cashfulness on: ehdotus hoitaa perheen taloutta kuin pientä yritystä.
Ei tehdäkseen siitä kyynistä, ei teollistaakseen sitä, ei riistääkseen perheeltä sen tunneulottuvuutta.
Vaan antaakseen sille vakavasti otettavan työkalun — samanveroisen kuin se, joka ihmisillä on historiallisesti ollut työssään ja joka kotoa on aina puuttunut.
Jos haluat syventyä henkilökohtaiseen talouteen sovellettuun kahdenkertaiseen kirjanpitoon jo ennen kuin kokeilet Cashfulnessia, olen kirjoittanut kirjan juuri tästä: Strategie per la Finanza Personale (italiaksi), joka selittää askel askeleelta, miten sitä sovelletaan GNUCashin avulla — sen ohjelmiston, josta kerron tämän blogin ensimmäisessä artikkelissa, työkalun, jolla rakensin koko menetelmän ennen kuin päädyin Cashfulnessiin.
Löydät sen Amazonista. Tulevaisuudessa se päivitetään sisältämään Cashfulness käytännön työkaluna, mutta käsitteellinen runko on sama.
Jos haluat kokeilla Cashfulnessia, odotamme sinua betan jonotuslistalla osoitteessa cashfulness.com/beta.
— Vittorio