Le plan comptable

La structure en arbre

L'écran Comptes affiche le plan comptable sous forme d'arbre déployable, groupé par sections. Dans le Bilan, vous trouvez l'Actif+ (les actifs productifs, ceux qui génèrent de la valeur), l'Actif- (liquidités et biens d'usage), le Passif et le Patrimoine net. Les Produits et les Charges vivent en revanche dans le Compte de résultat.

Chaque ligne affiche le nom du compte, le numéro de compte, le solde total et la variation de l'année en cours. Les sections s'ouvrent et se ferment avec la flèche placée à côté du nom, et la barre de recherche en haut vous permet de trouver un compte par nom, numéro ou type.

En bas de la page, une ligne de synthèse affiche le Patrimoine net global de l'espace comptable : c'est la différence entre ce que vous possédez et ce que vous devez.

Pour séparer les coûts d'une activité de ceux du foyer, vous avez deux voies. S'il vous suffit de les distinguer, créez un compte organisationnel — « Activité » — et accrochez-y ses charges et ses produits : les rapports les regroupent, et les étiquettes permettent la coupe transversale. Si en revanche les deux mondes ne doivent pas se toucher, il vous faut un second espace comptable, qui n'est toutefois inclus que dans le plan Ultra : avec Free et Premium, l'espace est unique. Dans les deux cas, mieux vaut ne pas mélanger les comptes de trésorerie.

Déplacer et réordonner les comptes

Chacun de vos comptes possède, à droite, une poignée de glissement (l'icône à petits points). À la souris, vous glissez, tout simplement ; au doigt, il faut d'abord un appui prolongé sur la poignée, puis vous glissez : c'est la protection qui permet à l'arbre de continuer à défiler normalement.

Pendant que vous glissez, chaque ligne a trois zones. Au-dessus ou en dessous d'un compte frère apparaît une ligne d'insertion : c'est le réordonnancement, l'ordre que vous choisissez est conservé et les numéros de compte se réattribuent tout seuls. Au centre d'un dossier, la ligne se met en évidence : c'est le déplacement, le compte change de place dans l'arbre et emmène avec lui tous ses sous-comptes, numéros compris. Un dossier fermé s'ouvre de lui-même si vous maintenez le compte au-dessus un instant.

L'application refuse les déplacements qui casseraient vos rapports, et vous le dit : un compte n'entre pas dans un dossier d'une autre famille, ne peut pas finir à l'intérieur de l'un de ses propres descendants, et les comptes système ne bougent pas. La poignée disparaît là où le geste n'aurait pas de sens : pendant une recherche et quand l'ordre alphabétique est actif, car là, c'est le nom qui décide de la position.

Devises et couleurs des soldes

Chaque compte a sa propre devise, choisie au moment de la création. Vous pouvez tenir le compte courant en euros et un compte d'investissement en dollars : Cashfulness enregistre chaque mouvement dans la devise du compte et convertit les totaux là où c'est nécessaire.

Les soldes utilisent des couleurs sémantiques : d'un coup d'œil, vous distinguez la nature de chaque valeur, par exemple le Passif de ce que vous possédez et le Patrimoine net du reste. La couleur ne remplace jamais le signe comptable, elle le rend seulement plus lisible.

Créer un compte avec l'assistant

Le bouton avec le signe plus en bas à droite ouvre l'assistant Nouveau compte, qui vous guide pas à pas. L'assistant ne demande que le nécessaire, une étape à la fois, et vous montre des suggestions et des exemples valides tout au long du parcours.

1. Donnez au compte un nom descriptif et reconnaissable, par exemple le nom de la banque ou la finalité du compte. Vous pouvez ajouter une description facultative, utile si vous partagez l'espace comptable avec d'autres personnes.
2. Choisissez le type de compte : il détermine dans quelle section de l'arbre il vivra et comment son solde se comportera.
3. Sélectionnez le compte parent directement dans l'arbre : le nouveau compte sera placé en dessous, héritant de sa position dans la structure.
4. Réglez les propriétés du compte selon l'usage que vous en ferez (voir la section suivante).
5. Confirmez : le compte apparaît aussitôt dans l'arbre, prêt à recevoir des mouvements.

Les propriétés du compte

Pendant la création (et ensuite depuis la modification), vous pouvez activer certaines propriétés qui changent le comportement du compte. Rapprochable du relevé bancaire : le compte entre dans le flux de Rapprochement, idéal pour les comptes courants et les cartes. Les abonnements, en revanche, ne se marquent plus sur le compte : ils se recensent comme contrats dans Outils → Abonnements et factures.

Mark-to-Market : pensée pour les investissements, cette propriété permet de mettre à jour périodiquement la valeur du compte via la Mise à jour des investissements. Obsolescence : pour les biens qui perdent de la valeur avec le temps, comme une voiture ou un appareil, afin que le plan comptable reflète la valeur réelle et non celle d'achat.

Liquidité et non-liquidité : ici, le choix déplace vraiment le compte, car la liquidité ne se lit pas dans le sous-type mais dans la place du compte dans l'arbre. Avant de le déplacer, l'application vous dit où elle l'emmène, et attention : « Liquide » et « Non liquide » existent dans les deux branches de l'actif, alors regardez le chemin entier, pas seulement le nom.

Donner un solde à un compte créé après la configuration initiale

Quand vous ouvrez votre espace comptable, l'inventaire initial vous demande le solde de chaque compte et écrit pour vous les mouvements d'ouverture. Mais cet inventaire ne se fait qu'une fois, et les comptes que vous créez dans les mois qui suivent naissent à zéro : un compte courant ouvert en mars, ou un livret que vous aviez oublié, démarrent vides même si dans la réalité il y a de l'argent dessus.

C'est pourquoi l'assistant Nouveau compte comporte une dernière étape, facultative, qui demande le solde de départ. Elle n'apparaît que sur les comptes de bilan (un solde de départ n'existe pas pour une charge ou un produit), et si vous laissez le montant vide, rien n'est créé. Si vous saisissez un montant, l'assistant vous pose une seule question : cet argent vient-il d'un compte que vous avez déjà dans Cashfulness ?

Bien répondre à cette question est essentiel, car elle décide si votre patrimoine net change. Si l'argent vient d'un compte que vous avez déjà (vous l'avez déplacé du compte courant vers le livret), c'est un virement interne : la contrepartie va sur le compte que vous indiquez et le patrimoine net reste le même. Si au contraire vous déclarez quelque chose que l'application ne connaissait pas, la contrepartie va sur « Soldes d'ouverture » et le patrimoine net monte, comme il se doit.

Pour les passifs, saisissez ce que vous devez en nombre positif : l'application se charge du signe comptable.

L'assistant vous demande aussi depuis quand vous possédez ce que vous déclarez, et le champ est vide au départ. Auparavant, l'écriture était datée du jour où vous remplissiez l'assistant : une maison que vous aviez depuis dix ans, recensée en août, ressortait comme une richesse acquise cette année, et la variation « depuis janvier » de la page d'accueil gonflait d'un montant qui n'avait jamais augmenté. En mettant la vraie date, les comptes de l'année restent justes. Le Compte de résultat ne bouge de toute façon pas : un mouvement d'ouverture touche le compte et le patrimoine net, jamais un produit ni une charge, donc aucune date ne peut changer le résultat d'une année passée.

Corriger un inventaire déjà fait

La photographie initiale ne se répète pas, mais elle n'est pas gravée dans le marbre. L'écriture que l'inventaire a générée vit dans le Journal comme n'importe quel autre mouvement : vous la trouvez en cherchant « Solde d'ouverture », vous l'ouvrez, et de là vous pouvez corriger les montants, ajouter une ligne pour un compte que vous aviez oublié ou déplacer la date au jour où vous avez vraiment fait l'inventaire.

C'est la bonne façon de réparer un solde mal saisi pendant la configuration initiale, et elle est préférable à une écriture de régularisation : en corrigeant l'ouverture, les rapports de toutes les périodes redeviennent cohérents, tandis qu'une régularisation datée d'aujourd'hui laisserait faux les mois intermédiaires.

Comptes masqués

Tous les comptes ne servent pas chaque jour : un compte fermé ou rarement utilisé peut encombrer l'arbre. Vous pouvez le masquer sans le supprimer, ainsi son histoire comptable reste intacte.

L'icône en forme d'œil dans la barre d'outils affiche ou masque les comptes masqués : quand elle est désactivée, vous ne voyez que les comptes actifs ; quand vous l'activez, ils réapparaissent tous.

Rapprocher un compte

Le rapprochement est le moment où vous comparez Cashfulness avec le relevé bancaire. Depuis la section Rapprochement, vous choisissez le compte et obtenez la liste des mouvements enregistrés, répartis entre les crédits (dépôts reçus et remboursements) et les débits.

Vous cochez chaque mouvement que vous retrouvez sur le relevé : les totaux des crédits et des débits se mettent à jour au fur et à mesure, ainsi que la Différence. Tant que l'équilibre n'est pas atteint, l'application vous le signale ; lorsque la Différence tombe à zéro, vous pouvez confirmer avec le bouton Rapprocher.

1. Ouvrez Rapprochement et choisissez le compte à rapprocher.
2. Définissez la date de référence du relevé bancaire.
3. Cochez un à un les mouvements qui apparaissent sur le relevé, aussi bien les crédits que les débits.
4. Contrôlez la Différence en bas : elle doit tomber à zéro. Si le compte n'y est pas, cherchez le mouvement manquant ou celui qui est en trop.
5. Appuyez sur Rapprocher pour confirmer : les mouvements cochés sont marqués comme rapprochés.