De Hulpmiddelen

Documenten

Documenten is het archief van je boekhoudruimte: hier laad je bonnetjes, contracten en andere bestanden op, koppel je ze aan transacties of bewaar je ze op het niveau van de ruimte. Drie tabbladen organiseren de stroom: Inbox voor bestanden die net zijn binnengekomen en nog moeten worden gesorteerd, Alle voor het volledige archief, Gearchiveerd voor wat je opzij hebt gezet.

Je kunt filteren op documenttype en op periode, of enkel de fiscale documenten isoleren met de speciale filter. Onderaan de pagina toont de opslagbalk hoeveel documenten je hebt opgeladen en hoeveel opslagruimte je gebruikt; van daaruit open je ook het opslagbeheer.

Op de computer opent “Document uploaden” rechtsboven meteen de bestandskeuze. Op de gsm is de knop de + onderaan en biedt hij drie wegen: “Foto maken”, “Uploaden uit galerij” en “Bestand uploaden”.

Documenten worden beschermd met end-to-end versleuteling: de eerste keer leidt een wizard je door het aanmaken van een aparte documentcode en een herstelsleutel van 24 woorden. Zolang de versleuteling ontgrendeld is, kun je de 24 woorden altijd opnieuw bekijken: tik op het slot boven aan de pagina Documenten en kies "Herstelsleutel tonen".

Vergeet je de documentcode, dan stel je met de herstelsleutel een nieuwe in. Verlies je beide, dan kan niemand de versleutelde documenten nog herstellen — ook wij niet: precies die bescherming houdt alle anderen buiten. Om opnieuw te beginnen staat in het ontgrendelvenster "Ik ben zowel mijn documentcode als mijn herstelsleutel kwijt": het vertelt je eerlijk hoe de zaken ervoor staan, verwijdert de onleesbaar geworden documenten en begeleidt je bij het aanmaken van nieuwe gegevens.

Controleer, voordat je alles verwijdert, eerst je andere apparaten: als de documenten op een ervan nog openen zonder om de documentcode te vragen, is de sleutel daar nog aanwezig. Open "Herstelsleutel tonen" op dat apparaat en bewaar de 24 woorden — dan is er niets verloren. Meld je op dat apparaat niet af voordat je ze hebt bewaard.

1. Open Documenten vanuit de sectie Hulpmiddelen in de zijbalk.
2. Klik rechtsboven op Document uploaden en kies het bestand van je toestel.
3. Wijs een type toe aan het document en koppel het eventueel aan een transactie in het Grootboek.
4. Vind het bestand terug via de tabbladen Inbox, Alle en Gearchiveerd of via de filters op type en periode.

Abonnementen en nutsvoorzieningen

Abonnementen en nutsvoorzieningen is de administratie van je contracten: abonnementen, nutsvoorzieningen voor thuis en verzekeringen. Voor elk contract leg je de leverancier vast, hoeveel je verwacht te betalen en hoe vaak, de einddatum en de opzegtermijn in dagen; bij nutsvoorzieningen is er ook plaats voor het klantnummer en de code van de aansluiting, zoals de POD voor stroom of de PDR voor gas. Bovenaan de pagina zie je wat ze samen kosten, per maand en per jaar, en de contracten die hun einddatum naderen, met de laatste dag waarop je nog kunt opzeggen.

Elke sectie zegt onder de titel wat erin staat. ‘Nu te beslissen’ is geen aparte status: dit zijn lopende of opgezegde contracten waarvan de termijn nadert, naar boven gehaald zodat ze onderaan niet uit het oog verdwijnen. De contracten onder Actief lopen, en daaruit bestaat het totaal. Die onder Wordt opgezegd zijn opgezegd maar nog niet gedaan: je betaalt tot de laatste dag, dus ze tellen nog mee. Die onder Beëindigd kosten niets meer en vallen buiten het totaal; ze staan er enkel nog als geschiedenis. En een beëindigd contract kan opnieuw open: op de fiche staat naast Opzeggen ook Heractiveren, dat het terugzet bij de lopende en de opzegging samen met de einddatum wist. Hangt er een terugkerende boeking aan, dan vraagt de app of die ook opnieuw aan moet, en het vakje staat om te beginnen af.

De helft van de inventaris maakt de app voor je: de sectie Gevonden tussen je uitgaven volgt je boekingen op en stelt de kosten voor die in een herkenbaar ritme terugkeren, met het formulier al ingevuld. Het zijn voorstellen: ze tellen pas mee zodra je ze bevestigt. Een contract kan zijn terugkerende transactie gekoppeld hebben, en dan zie je het op twee plaatsen: hier als contract, tussen de terugkerende als regel. Dat is zo bedoeld, het zijn twee weergaven van hetzelfde; wanneer je opzegt, vraagt de app of ook de terugkerende regel moet stoppen.

Deze sectie schrijft nooit in je boeken: de boekingen blijven het werk van de transacties en de terugkerende regels, terwijl het contract erboven staat en je vertelt wat het kost en wanneer je eruit kunt stappen. De lijst raadplegen kan met elk plan; contracten registreren, bewerken en opzeggen hoort bij de betalende plannen.

Hier past meer in dan de ondertitel kan opsommen: streaming, telefonie en internet, elektriciteit, gas en water, de fitness, software op abonnement, syndickosten, en ook verzekeringen en autokosten. De verzekering heeft haar eigen type, met plaats voor het polisnummer, en de verkeersbelasting past prima onder Overig. De vraag is niet wat voor soort uitgave het is, maar of er iets vanzelf verlengt en er een dag is waarop je moet beslissen of je het houdt.

Elke regel zegt wie de boeking schrijft: naast het type en de leverancier zie je «Wordt automatisch geboekt», als er een actieve terugkerende regel aan gekoppeld is die je de boeking op de vervaldag voorstelt, of «Je boekt het zelf», als die boeking aan jou is. In het tweede geval schuift de datum die je ziet niet vanzelf op: hij blijft staan waar je hem hebt gezet. Een contract alleen als geheugensteun bijhouden is prima — het vertelt je wat het kost en wanneer je kunt opzeggen — maar het is goed om te weten welke welke is.

Een «nee» op een suggestie wordt onthouden: de regel gaat naar «Afgewezen», waar «Terugzetten» hem terughaalt. Het geldt zolang die rekening zich hetzelfde gedraagt — verandert het bedrag of ritme, dan komt hij vanzelf terug bij de suggesties — en het geldt voor de boekhoudruimte, niet alleen voor jou.

Onderaan het scherm kan het kader van een partner verschijnen, bijvoorbeeld een vergelijkingssite voor elektriciteit en gas. Erboven staat altijd dat het om inhoud in samenwerking gaat, en «Waarom zie je dit?» legt de rest uit: het is een affiliatelink; als je een aanbod afsluit, kan het bedrijf dat Cashfulness promoot een commissie krijgen, en voor jou verandert de prijs niet. Naar de partner gaat geen enkel gegeven van jou. Het kader verschijnt enkel in de landen waar het aanbod bestaat. Hetzelfde kader kan ook verschijnen in het detail van de uitgavenrekening van een factuur, boven de boekingen: daar sluit je het met de X, en voor die rekening komt het op dit toestel niet meer terug.

Betaaltermijnen

Betaaltermijnen verzamelt de dingen die iemand anders je stuurt en die vóór een datum betaald moeten worden: onroerende voorheffing, een boete, de kosten van het gebouw. Het zijn geen terugkerende boekingen, want dat zijn voorspellingen, en geen contracten, want dat zijn relaties die duren: het zijn verplichtingen van buitenaf, met het bedrag al op het aanslagbiljet en een boete als de datum voorbijgaat. Voor het noteren zijn drie dingen genoeg: aan wie, hoeveel en vóór wanneer.

Elke termijn heeft zijn eigen aantal dagen vooraf, standaard zeven, en vanaf die dag komt er om 9 uur 's ochtends een herinnering op je toestel. Gaat de datum voorbij en staat de termijn nog open, dan blijft de herinnering elke ochtend komen tot je hem een van de drie antwoorden geeft. Naast de velden is er ruimte voor de gestructureerde mededeling, de rekening van de schuldeiser, de site waar je betaalt en vrije aanwijzingen; het aanslagbiljet bijvoegen is meer waard dan dat alles, want de mededeling en het formulier staan er al op. Je gsm houdt de herinneringen van de komende maand ingepland voor al je boekhoudruimtes samen, en dat venster schuift vanzelf op telkens je de app opent: open je de app meer dan een maand niet, dan komen de latere niet toe. Als je uitlogt, worden ze gewist.

Als je op Ik heb net betaald tikt, vraagt de app waarmee je betaald hebt, wanneer je het echt gedaan hebt en hoeveel eraf ging — en pas op dat moment ontstaat de dubbele boeking. De datum die op de boeking komt is die van de betaling, niet de vervaldatum: een rekening die op de 31e vervalt en op de 2e betaald wordt, is een uitgave van de maand daarna. Meteen erna biedt de app aan de volgende te noteren, met alles al ingevuld behalve de datum. Ernaast staan nog twee antwoorden, en die boeken niets: Ik had al betaald, als het geld er echt af ging maar die boeking al langs een andere weg in je boekhouding staat, en Ik hoef hem niet meer, als je hem per vergissing genoteerd had of hem uiteindelijk niet moest betalen. Het zijn er twee omdat het twee verschillende feiten over je geld zijn, en de afgesloten termijn onthoudt welke je gekozen hebt. Geen van beide is bedoeld voor een uitgave die je nog moet boeken: die boeking zou niemand maken.

Heb je meerdere termijnen die je op dezelfde manier wilt afsluiten, bijvoorbeeld oude die al langs een andere weg betaald zijn, tik dan bovenaan op Selecteren: naast elke openstaande termijn verschijnt een vakje, en onderaan het scherm een balk met Al betaald en Niet meer nodig. Het zijn dezelfde twee antwoorden, in één keer gegeven aan alle termijnen die je gekozen hebt. Ik heb net betaald staat daar niet, en dat is met opzet: elke echte betaling heeft haar eigen rekening, haar eigen datum en haar eigen bedrag, en wordt één voor één geboekt.

Om te vertrekken van een termijn die er al is, bijvoorbeeld de aanslag van vorig jaar voor dezelfde heffing, gebruik je Klonen: je vindt het in de kaart van de termijn, ook als die al betaald is, en in de selectiebalk, waar je ook afgeronde termijnen kunt kiezen wanneer de sectie Betaald en opgeborgen openstaat. De kloon neemt alleen de vaste gegevens over: aan wie, waar het over gaat, de kostenrekening, codes en instructies. Bedrag en datum blijven leeg omdat die bij de nieuwe kennisgeving horen, en de kaart gaat open zodat je ze invult; met meerdere gekozen termijnen gaan de kaarten één voor één open, en de ronde stopt als je er een sluit zonder op te slaan.

Het veld met de vervaldatum begint leeg, en dat is met opzet: vroeger stond de datum van vandaag er al in, wat een nepantwoord is, en wie dat niet merkte, kreeg een herinnering die al voorbij was. Zolang de datum ontbreekt, zegt het vak van de herinnering het je in plaats van te zwijgen, en bij het bewaren wordt erom gevraagd.

Beleggingsupdate

Beleggingsupdate laat je toe je portefeuilles te waarderen tegen de huidige marktprijs. De pagina toont de beleggingsrekeningen die ingesteld zijn voor waardeactualisering: voor elk voer je de huidige marktwaarde in en de app registreert de herwaardering als een in evenwicht gebrachte dubbelboekhoudkundige transactie.

Het verschil tussen de oude en de nieuwe waarde wordt niet eenvoudigweg overschreven: het wordt correct geboekt, zodat je Balans en Nettovermogen de reële prestatie van je beleggingen weergeven, met behoud van de volledige geschiedenis van de wijzigingen.

1. Open Beleggingsupdate vanuit de sectie Hulpmiddelen.
2. Kies de beleggingsrekening die je wilt bijwerken.
3. Voer de huidige marktwaarde van de portefeuille in.
4. Bevestig: de app registreert de herwaardering en werkt het Saldo van de rekening bij.

Afstemming

Afstemming biedt een overzicht van je afstembare rekeningen en hun status, en volgt de rekeningen met hangende transacties op. Het is het controlepunt om te verifiëren dat de Saldi geregistreerd in Cashfulness overeenkomen met de werkelijkheid, bijvoorbeeld je bankuittreksel.

Wanneer alle compatibele rekeningen up-to-date zijn, bevestigt de pagina dit met een speciaal bericht: geen rekeningen af te stemmen. In het andere geval zie je meteen welke rekeningen je aandacht vereisen.

De afstemming geldt niet langer enkel voor zichtrekeningen en kaarten: ze werkt ook voor beleggingsrekeningen en voor rekeningen in cryptovaluta. Wie een exchange of een broker heeft, heeft wel degelijk een uittreksel — en wil dat vergelijken.

Op zulke rekeningen beweegt het saldo zich echter ook uit zichzelf, en het scherm zegt het je: op het uittreksel staat ook hoeveel de waarde vanzelf is gestegen of gedaald, terwijl in jouw boeken de aankopen, de verkopen en het verplaatste geld staan. Blijft er dus een verschil over nadat je alles hebt aangevinkt, dan is dat bijna altijd de reden en geen fout van jou: je sluit het niet door meer boekingen aan te vinken, maar door de waardering van de rekening op de datum van het uittreksel te registreren, via Beleggingsupdate of Herwaardering activa.

Een rekening wordt gemeld als er openstaande boekingen zijn en het volgende afschrift nadert: de waarschuwing begint vijf dagen voor de geschatte datum. Die schatting telt vanaf je laatste afstemming of — als je die rekening nooit hebt afgestemd — vanaf de oudste nog openstaande boeking. Een nieuwe boeking vastleggen stelt de herinnering niet uit: de teller begint pas opnieuw als je echt afstemt. Onder de naam van de rekening zie je hoeveel dagen de oudste boeking al wacht, zodat je «het afschrift komt eraan» kunt onderscheiden van «dit ligt er al maanden».

Boven de lijst, naast de filters, staat een zoekveld op naam: het komt bovenop het actieve filter en vervangt het niet, en als de naam niet bestaat zegt het scherm dat in plaats van je een ander filter aan te raden.

Afschrijvingen, Garanties en Herwaardering activa

Drie hulpmiddelen gewijd aan je activa vervolledigen de sectie. Afschrijvingen beheert goederen met geplande veroudering: hun waarde wordt doorheen de tijd verminderd via regelmatige boekhoudkundige boekingen, zodat de Balans de effectieve restwaarde weergeeft.

Garanties houdt de vervaldata van de garanties van je goederen bij, zodat je altijd weet welke aankopen nog gedekt zijn. Herwaardering activa laat je ten slotte toe de waarde van je activa aan te passen naarmate die doorheen de tijd wijzigt, in stijgende of dalende zin.

Zoals bij elk hulpmiddel, genereren afschrijvingen en herwaarderingen ook dubbelboekhoudkundige transacties: elke waardewijziging heeft altijd een tegenboeking en de som van de debet- en creditlijnen blijft nul.

Terugkerende bewegingen

Terugkerende bewegingen zijn de regels voor wat zich herhaalt: loon, huur, aflossingen, abonnementen, beleggingsplannen. Je maakt de regel één keer aan — wat, hoeveel, hoe vaak — en vanaf dan stelt de app je bij elke vervaldag de beweging voor, al ingevuld: jij bevestigt ze met één tik, slaat ze over, of past het bedrag aan als het die keer anders is.

De regel schrijft nooit uit zichzelf in je boeken: elke boeking ontstaat pas wanneer je bevestigt, en ze ontstaat in evenwicht, in dubbel boekhouden. Dat is het verschil tussen een voorspelling en een feit: de terugkerende regel voorspelt, jij boekt. Onbevestigde vervaldagen verzamelen zich in de wachtrij ‘Vervallen bewegingen’, boven aan de pagina en op de startpagina, zodat niets in stilte voorbijgaat. Maak je een regel aan die begint op een datum die al voorbij is, dan vraagt de app of je de betalingen van vóór vandaag al hebt geboekt: zo ja, dan begint de regel bij de volgende en stelt hij ze je niet opnieuw voor.

De types dekken de echte gevallen: uitgave en inkomsten met een vast bedrag, nutsfacturen met een veranderlijk bedrag (bij elke vervaldag vraagt de app hoeveel er echt is aangerekend), overschrijvingen tussen je eigen rekeningen, beleggingsplannen naar je beleggingsrekening, en abonnementen — die je ook ‘alleen in de lijst’ kunt houden, zonder boekingen, enkel om te weten wat je uitgeeft. Een abonnement kan een contract worden op de pagina Abonnementen en nutsvoorzieningen, en dan zie je het op twee plaatsen: dat is met opzet, het zijn twee weergaven van hetzelfde.

Op het filter Alle vergelijkt het vak Vaste uitgaven en inkomsten bovenaan wat regelmatig uitgaat en binnenkomt: één regel per ritme (Elke maand, Om de drie maanden, Elk jaar), met het bedrag per vervaldag, en onderaan alles omgerekend naar maand en jaar, met de marge. Overschrijvingen en beleggingsplannen staan apart: ze verplaatsen geld tussen je rekeningen, ze geven het niet uit.

Een regel verwijderen raakt de geschiedenis niet: de regel verdwijnt, en daarmee de vervaldagen die nog niet afgehandeld zijn, maar de al geboekte bewegingen blijven in de boeken, want die zijn echt gebeurd.

1. Open Terugkerende bewegingen in de sectie Hulpmiddelen van de zijbalk.
2. Druk op Nieuwe terugkerende beweging en kies het type: uitgave, inkomsten, nutsfactuur, overschrijving, beleggingsplan of abonnement.
3. Stel het bedrag, de frequentie en de twee rekeningen van de boeking in; sla de regel op.
4. Bij elke vervaldag vind je de beweging in de wachtrij: boek ze, sla ze over of pas het bedrag aan.

Hypotheek of lening

Hypotheek of lening bouwt de aflossingstabel op uit vier cijfers van je contract: het ontleende bedrag, de debetrentevoet, het aantal aflossingen en de datum van de eerste. De app berekent de tabel met gelijkblijvende aflossingen en toont je de aflossing, het kapitaaldeel, de intresten en de laatste vervaldag voor er iets weggeschreven wordt.

Let op welk cijfer je overneemt: je hebt de debetrentevoet nodig, niet het jaarlijks kostenpercentage (JKP). In het JKP zitten ook de kosten, en hier ingevuld zou het een hogere aflossing geven dan de echte. Vul je ook de aflossing op je contract in, dan kijkt de app na of de tabel klopt: klopt ze niet, dan komt dat meestal net doordat het JKP ingevuld is in plaats van de debetrentevoet.

In de boeken werkt het zo: de volledige aflossing gaat van de gekozen rekening, de schuld daalt enkel met het kapitaaldeel, en het verschil zijn intresten, en die zijn een kost. Drie rekeningen, één sluitende boeking per aflossing: de Balans toont de echte restschuld, de Resultatenrekening de echte kosten van de lening.

De tabel geldt voor een vaste intrestvoet. Is de jouwe veranderlijk, dan bestaat de tabel niet op voorhand: ze wordt opnieuw gemaakt wanneer de bank de nieuwe intrestvoet meedeelt.

1. Open Hypotheek of lening in de sectie Hulpmiddelen van de zijbalk.
2. Neem uit het contract het bedrag, de debetrentevoet, het aantal aflossingen en de datum van de eerste aflossing over.
3. Kies de drie rekeningen: die waarvan de aflossing vertrekt, de schuld en de intrestrekening.
4. Controleer de berekende aflossing — heb je die uit het contract ingevuld, dan vergelijkt de app ze — en druk op ‘Maak de aflossingstabel’.

Labels

Labels groeperen transacties die over verschillende rekeningen verspreid zijn onder een naam van jou: ‘Vakantie 2026’, ‘Badkamerrenovatie’, ‘Zakenreis maart’. Het rekeningschema beantwoordt de vraag ‘wat voor soort uitgave is dit?’; het label beantwoordt ‘bij welk project hoort het?’ — en dat zijn twee verschillende vragen, daarom bestaan ze allebei.

Een label ontstaat op het moment dat je het op een transactie schrijft, in het veld Labels van het formulier: je moet het niet op voorhand aanmaken. De pagina Labels in de Hulpmiddelen is het overzicht: je ziet hoeveel transacties elk label draagt, je hernoemt het overal in één keer, of je verwijdert het.

Labels raken je boeken nooit: ze zijn een leeslaag boven op de boekingen. Er een verwijderen verplaatst geen cent — de transacties blijven waar ze zijn, alleen de groepering gaat verloren.

1. Leg een transactie vast en typ een naam in het veld Labels: daar ontstaat het label.
2. Gebruik het opnieuw op de transacties die bij hetzelfde project horen, op welke rekening dan ook.
3. Filter het Register op label om het hele project in één keer te zien, met zijn totaal.
4. Op de pagina Labels in de Hulpmiddelen tik je op een label om het Register meteen daarop gefilterd te openen, of hernoem of verwijder je de labels van de hele ruimte.

Importeren uit CSV

Importeren uit CSV haalt rekeningen en bewegingen binnen uit een ander programma, uit een rekenblad of van het rekeningafschrift. Het aanvaardt CSV, TSV en tekstbestanden gescheiden door komma, puntkomma of tab, en begrijpt twee vormen: één regel per beweging (het klassieke rekeningafschrift) of meerdere regels per boeking (de exports uit dubbel boekhouden van andere programma's).

De route bestaat uit drie stappen: je kiest het bestand, je zegt wat er in elke kolom staat — datum, omschrijving, bedrag, rekening, tegenrekening — en je bekijkt het voorbeeld. Voor er iets weggeschreven wordt, zie je hoeveel regels er binnenkomen, in welke valuta's, en wat er niet begrepen is: geen verrassingen achteraf.

Staat een bestaande rekening in een andere valuta dan de bedragen in het bestand, dan worden haar regels omgerekend tegen de koers van de dag van elke beweging, en het voorbeeld meldt je dat voor je importeert.

Rekeningen die het bestand noemt en die in de ruimte nog niet bestaan, worden tijdens het importeren aangemaakt, langs het pad dat in het bestand staat: daarom is het rekeningveld hier vrije tekst en geen lijst om uit te kiezen. Elke geïmporteerde transactie komt binnen als sluitende boeking in dubbel boekhouden, alsof je haar met de hand had vastgelegd.

Overtuigt het resultaat je niet, dan maak je de import in één keer ongedaan: de boekingen die hij aangemaakt heeft, verdwijnen samen, zonder handmatige speurtocht.

1. Open de Instellingen, vervolgens Back-up en gegevens, en druk op Importeren uit CSV.
2. Kies het bestand en geef aan wat elke kolom bevat.
3. Kijk het voorbeeld na: het totale aantal regels, de valuta's en wat er niet begrepen is.
4. Druk op Importeren — en maak de import, als het nodig is, meteen daarna in één keer ongedaan.

Vermogenshistoriek

De vermogensgeschiedenis, die in het menu “Je historiek importeren” heet, is voor wie zijn vermogen al in een rekenblad bijhield: ze haalt de saldi van voorbije maanden binnen, zodat de grafiek Nettovermogen doorheen de tijd niet op nul begint op de dag dat je je registreert.

Het gaat in drie stappen. Je plakt de tabel die je uit je rekenblad kopieerde: één rij per datum, meestal het einde van de maand, en één kolom per rekening; schulden schrijf je met een minteken. Daarna koppel je elke kolom aan haar rekening en lees je, voor je bevestigt, de samenvatting van wat er gaat gebeuren. Voor elke datum vergelijkt de app het saldo dat je opgeeft met het saldo uit de boeken en boekt ze alleen het verschil, met dezelfde tegenrekening als bij Vermogen bijwerken: maanden die al kloppen leveren geen enkele boeking op.

Bovenaan kies je wat je laadt: “Vermogenssaldi” of “Opbrengsten en kosten”, om ook de Resultatenrekening een verleden te geven. Opbrengsten en kosten veranderen je vermogen niet, omdat ze al in de saldi zitten, en dezelfde periode opnieuw laden vervangt ze in plaats van erbij op te tellen. Het laden kun je meteen daarna ongedaan maken. Alleen de eigenaar van de boekhoudruimte kan dit doen, voor datums in het verleden en voor rekeningen in de hoofdmunt van de ruimte.

1. Open “Je historiek importeren” vanuit de sectie Hulpmiddelen in de zijbalk.
2. Plak de tabel die je uit je rekenblad kopieerde en tik op “Lees de tabel”: lezen laadt niets.
3. Koppel elke kolom aan haar rekening; kolommen zonder rekening worden genegeerd.
4. Controleer de samenvatting en bevestig met “Historiek importeren”; maak het laden zo nodig meteen ongedaan.