El pla de comptes

L'estructura d'arbre

La pantalla de Comptes mostra el pla de comptes com un arbre desplegable, agrupat per secció. El Balanç de situació conté Actius+ (actius productius, els que generen valor), Actius- (efectiu que no rendeix i actius d'ús personal), Passius i Patrimoni. Els Ingressos i les Despeses viuen en canvi al Compte de resultats.

Cada fila mostra el nom del compte, el número de compte, el saldo total i el canvi de l'any en curs. Les seccions es despleguen i es col·lapsen amb la fletxa al costat del nom, i la barra de cerca de la part superior et permet trobar un compte per nom, número o tipus.

A la part inferior de la pàgina, una fila de resum mostra el Patrimoni net global de l'espai comptable: la diferència entre allò que posseeixes i allò que deus.

Per mantenir separats els costos d'una activitat dels de la família tens dos camins. Si et basta distingir-los, crea un compte organitzatiu — «Activitat» — i hi penges a sota els seus costos i ingressos: els informes els agrupen, i les etiquetes permeten el tall transversal. Si en canvi els dos mons no s'han de tocar et cal un segon espai comptable, que però només s'inclou al pla Ultra: amb Free i amb Premium l'espai és un. En tots dos casos convé no barrejar els comptes de liquiditat.

Moure i reordenar els comptes

Cada compte teu té, a la dreta, una nansa d'arrossegament (la icona de puntets). Amb el ratolí arrossegues i prou; amb el dit cal una pressió llarga sobre la nansa i després s'arrossega: és la protecció que permet que l'arbre continuï desplaçant-se amb normalitat.

Mentre arrossegues, cada fila té tres zones. Per sobre o per sota d'un compte germà apareix una línia d'inserció: és la reordenació, l'ordre que tries es conserva i els números de compte es reassignen sols. Al centre d'una carpeta la fila es ressalta: és el trasllat, el compte canvia de lloc a l'arbre i s'emporta tots els seus subcomptes, números inclosos. Una carpeta tancada s'obre sola si hi mantens el compte a sobre un instant.

L'aplicació rebutja els arrossegaments que trencarien els informes, i t'ho diu: un compte no entra en una carpeta d'una altra família, no pot acabar dins d'un descendent seu i els comptes de sistema no es mouen. La nansa desapareix allà on el gest no tindria sentit: durant una cerca i amb l'ordre alfabètic actiu, perquè allà la posició la decideix el nom.

Divises i colors del saldo

Cada compte té la seva pròpia divisa, triada en crear-lo. Pots mantenir el teu compte corrent en euros i un compte d'inversió en dòlars: Cashfulness registra cada apunt en la divisa del compte i converteix els totals quan cal.

Els saldos utilitzen colors semàntics: d'un cop d'ull pots identificar la naturalesa de cada xifra, per exemple els Passius separats d'allò que posseeixes, i el Patrimoni net separat de la resta. El color mai substitueix el signe comptable, només en facilita la lectura.

Crear un compte amb l'assistent

El botó més a la cantonada inferior dreta obre l'assistent Nou compte, que et guia pas a pas. L'assistent només pregunta el que necessita, un pas cada vegada, mostrant suggeriments i exemples vàlids pel camí.

Si crees un compte directament sota Passius, el pas del subtipus ofereix també les entrades que són un nivell més avall —targeta de crèdit, préstecs, deutes tributaris, hipoteca— i diu de seguida a quina carpeta anirà; si aquella carpeta encara no existeix, l'aplicació la crea en desar.

També pots crear un compte sense deixar el que estàs fent: al final de cada desplegable de comptes, al formulari de la transacció i als altres que registren moviments (venciments, contractes, moviments recurrents, hipoteca, compravendes, amortitzacions, revaloracions), hi ha l'opció Crear nou compte, fins i tot abans d'escriure res. Si ja has escrit un nom, l'assistent comença per aquest nom, i al final tornes allà on eres, amb el compte nou ja triat.

1. Dona al compte un nom descriptiu i reconeixible, per exemple el nom del banc o la finalitat del compte. Pots afegir una descripció opcional, útil si comparteixes l'espai comptable amb altres persones.
2. Tria el tipus de compte: determina en quina secció de l'arbre viurà el compte i com es comportarà el seu saldo.
3. Selecciona el compte pare directament des de l'arbre: el compte nou se situarà a sota, heretant la seva posició a l'estructura.
4. Configura les propietats del compte segons com el faràs servir (vegeu la secció següent).
5. Confirma: el compte apareix immediatament a l'arbre, llest per rebre apunts.

Propietats del compte

En crear un compte (i més endavant des de l'edició) pots configurar algunes propietats que en canvien el comportament. Els comptes bancaris, les targetes de crèdit i els comptes d'inversió o de criptomonedes entren per si sols a Conciliació: si algun no et fa falta allà, activa «Exclou de la conciliació». Les subscripcions, en canvi, ja no es marquen al compte: es censen com a contractes a Eines → Subscripcions i subministraments.

Valoració de mercat: pensada per a inversions, et permet actualitzar el valor del compte periòdicament mitjançant l'Actualització d'inversions. Obsolescència: per a actius que perden valor amb el temps, com un cotxe o un dispositiu, perquè el pla de comptes reflecteixi el valor real i no el preu de compra.

Líquid i No líquid: aquí la tria mou el compte de debò, perquè la liquiditat no es llegeix del subtipus sinó d'on és el compte a l'arbre. Abans de moure'l l'aplicació et diu on el porta, i compte: «Líquid» i «No líquid» existeixen a les dues branques dels actius, o sigui que mira el camí sencer, no només el nom.

Un compte que no és només teu té tres camins diferents, i es trien segons qui registra els moviments. Si registres només tu però el bé és a mitges amb algú altre, et cal la quota de propietat: a l'assistent activa «Percentatge de propietat» i escriu a «El teu percentatge» la part que és teva. Els apunts es queden al valor sencer —si entren 1.000 € l'aplicació registra 1.000 €, no 500— perquè si no la comparació amb l'extracte del banc deixaria de quadrar. La quota és una lent: només canvia quant pesa aquest compte en Liquiditat disponible i en Patrimoni net, i al Compte de resultats no s'aplica gens. Es posa compte per compte, mai en una carpeta: dos immobles dins la mateixa carpeta poden tenir quotes diferents.

Si en canvi registreu tots dos, cadascú des de la seva aplicació, la quota no és el que et cal: fes servir «Compartir compte» des de la fitxa del compte. A l'espai de l'altra persona neix un compte seu, amb els seus apunts, i el compte es llegeix llavors de dues maneres: «La meva part» són les teves línies i és la xifra que alimenta els teus indicadors, i el «Saldo real del compte» és la suma de tots i és la que es compara amb l'extracte. Aquí la quota de propietat està exclosa expressament, perquè la teva part ja és només allò que has registrat tu. El tercer camí encara és una altra cosa: compartir tot l'espai comptable, amb els seus rols i permisos.

Només es comparteixen els comptes patrimonials, és a dir, actius i passius, mai les categories de despesa o d'ingrés. Compartir serveix per tornar a unir una cosa que fora de l'aplicació és una de sola: el compte bancari és un, i un és l'extracte amb què cal fer la conciliació. Una categoria de despesa no és una cosa única al món, és la manera com cadascú classifica les seves pròpies despeses, i continua sent seva. No és una limitació, és el mecanisme: com que cadascú registra els seus propis apunts amb les seves pròpies categories, als teus informes de despeses només veus el que has gastat tu.

Les despeses en comú: qui paga i qui se les emporta a les seves despeses

Un compte conjunt entre dos, i la pregunta que sempre torna: quant m'ha costat a mi? Cashfulness no divideix sola una despesa entre dos espais comptables, però amb els comptes que ja tens s'hi arriba, i els comptes quadren al cèntim. El principi és un de sol: qui registra una despesa se la troba sencera a les seves despeses; per tenir-la a mitges, la meitat de l'altra persona va a un compte «Entre nosaltres», un passiu que diu quant us deveu; i cada línia de l'extracte del compte conjunt la registra una sola persona, sencera. D'aquí surten dues receptes, amb exactament el mateix apunt per a qui paga.

A la primera recepta registres només tu. El compte conjunt es queda sencer al teu espai, amb el saldo que ja té, i al costat crees «Entre nosaltres»: tipus Passius, dins de «Curt termini», amb el «Percentatge de propietat» apagat. Al pas «Saldo inicial» escrius quants dels diners que avui hi ha al conjunt són de l'altra persona, respons «No, és una posició que ja tenia» i hi poses la data des de la qual el conjunt té aquests diners. No responguis «Sí» assenyalant el conjunt: la contrapartida acabaria allà, i el conjunt creixeria sense que hi hagi entrat ni un euro.

A partir d'aquí una despesa en comú es converteix en un sol apunt de tres línies, que s'escriu des del tipus «Altres» del formulari de la transacció: el conjunt a l'Haver per l'import sencer, el teu compte de despesa al Deure per la teva meitat, «Entre nosaltres» al Deure per la seva. La meitat de l'altra persona s'arrodoneix a la baixa al cèntim, i el cèntim de més es queda amb qui paga. Un ingrés seu al conjunt, com la nòmina, va en canvi sencer a «Entre nosaltres», i les teves despeses personals van senceres als teus comptes de despesa.

A la segona recepta registreu tots dos, cadascú des del seu espai, i es comparteixen els dos comptes: el conjunt i «Entre nosaltres». Qui paga escriu com abans; l'altra persona registra la seva meitat com una despesa pagada des d'«Entre nosaltres», i les línies de l'extracte que són seves les registra ella al conjunt del seu espai. Per passar de la primera recepta a la segona es mou el saldo d'«Entre nosaltres», diguem-ne X: al teu espai «Entre nosaltres» X al Deure i el conjunt X a l'Haver, al seu el conjunt X al Deure i «Saldos d'obertura» X a l'Haver. La invitació no envia cap avís: l'altra persona la troba a Configuració, Espais comptables, Gestionar espai, «Comptes compartits amb mi».

Tres coses que cal saber abans de començar. A la primera recepta la Liquiditat disponible compta el conjunt sencer, amb els diners de l'altra persona inclosos: la teva és el conjunt menys «Entre nosaltres». En un compte compartit l'altra persona veu les teves línies, amb la descripció i els noms dels altres comptes de l'apunt, categoria inclosa. I en un compte compartit la conciliació només veu i marca les teves línies, així que contra l'extracte sencer la Diferència no arriba a zero: l'extracte es compara amb el «Saldo real del compte», a la pantalla del compte compartit.

1. El conjunt ja té 3.000 € de la configuració inicial, i no es toca. Crees «Entre nosaltres» i al pas «Saldo inicial» hi escrius 1.500: neixen «Entre nosaltres» 1.500 a l'Haver i «Saldos d'obertura» 1.500 al Deure. El teu patrimoni net baixa 1.500 €, i és correcte, perquè aquells diners eren seus.
2. La seva nòmina, 1.800, arriba al compte conjunt: conjunt 1.800 al Deure, «Entre nosaltres» 1.800 a l'Haver.
3. Una compra al supermercat de 120 pagada des del conjunt, un apunt de tres línies: conjunt 120 a l'Haver, Alimentació 60 al Deure, «Entre nosaltres» 60 al Deure.
4. Una factura de 87,35: la seva meitat, arrodonida a la baixa, és 43,67. Conjunt 87,35 a l'Haver, Subministraments 43,68 al Deure, «Entre nosaltres» 43,67 al Deure.
5. Un sopar teu, 80, pagat també des del conjunt: és tot teu. Oci 80 al Deure, conjunt 80 a l'Haver.
6. Control de final de mes: el conjunt marca 4.512,65 €, com l'extracte. «Entre nosaltres» marca 3.196,33 €, és a dir, els seus diners que hi ha al conjunt. La teva part del conjunt és la diferència, 1.316,32 €, i a les teves despeses hi ha 183,68 €.
7. Si registreu tots dos, el mateix mes només canvia de costat: la seva nòmina la registra ella al conjunt del seu espai, i les seves dues meitats les escriu com a despeses pagades des d'«Entre nosaltres», Alimentació 60 i Subministraments 43,67. El control passa a ser: saldo real del conjunt igual a l'extracte, saldo real d'«Entre nosaltres» igual a zero.

Donar un saldo a un compte creat després de la configuració inicial

Quan obres l'espai comptable, el recompte inicial et demana el saldo de cada compte i escriu per tu els apunts d'obertura. Però el recompte es fa una sola vegada, i els comptes que crees els mesos següents neixen a zero: un compte corrent obert al març, o una llibreta d'estalvis que tenies oblidada, comencen buits encara que en la realitat tinguin diners a dins.

Per això l'assistent Nou compte té un pas final, que et pots saltar, on et demana el saldo de partida. Només apareix als comptes de balanç (en una despesa o un ingrés un saldo de partida no existeix), i si deixes l'import buit no es crea res. Si escrius un import, l'assistent et fa una sola pregunta: aquests diners venen d'un compte que ja tens a Cashfulness?

Respondre bé aquesta pregunta ho és tot, perquè decideix si el teu patrimoni net canvia. Si els diners venen d'un compte que ja tens (els has passat del compte corrent a la llibreta), és un traspàs intern: la contrapartida va al compte que indiquis i el patrimoni net no es mou. Si en canvi estàs declarant una cosa que l'aplicació no coneixia, la contrapartida va a «Saldos d'obertura» i el patrimoni net canvia: puja si estàs declarant una cosa que tens, baixa si estàs declarant un deute, com una hipoteca o el saldo d'una targeta.

Per als passius escriu el que deus com a nombre positiu: del signe comptable se n'encarrega l'aplicació.

L'assistent també et pregunta des de quan tens allò que estàs declarant, i el camp comença buit. Abans l'apunt es datava el dia en què omplies l'assistent: una casa que tenies des de feia deu anys, donada d'alta a l'agost, sortia com a riquesa crescuda enguany, i la variació «des de gener» de la pàgina d'inici s'inflava amb una xifra que no havia crescut mai. Posant-hi la data real, els comptes de l'any continuen sortint bé. El Compte de resultats no es mou de cap manera: un apunt d'obertura toca el compte i el patrimoni net, mai un ingrés ni una despesa, així que cap data no pot canviar el benefici d'un any passat.

Corregir un recompte ja fet

La fotografia inicial no es repeteix, però tampoc no està gravada a la pedra. L'apunt que el recompte va generar viu al Registre com qualsevol altre: el trobes cercant «Saldo d'obertura», l'obres, i des d'allà pots corregir els imports, afegir una línia per a un compte que havies oblidat o moure la data al dia en què vas fer de debò l'inventari.

És la manera correcta d'arreglar un saldo mal teclejat durant la configuració inicial, i és preferible a un apunt de rectificació: en corregir l'obertura, els informes de tots els períodes tornen a quadrar, mentre que una rectificació amb data d'avui deixaria malament els mesos del mig.

Comptes ocults

No tots els comptes calen cada dia: un compte tancat o poc utilitzat pot embussar l'arbre. Pots amagar-lo sense eliminar-lo, de manera que el seu historial comptable es mantingui intacte.

La icona de l'ull a la barra d'eines mostra o amaga els comptes ocults: quan està desactivada només veus els comptes actius, quan l'actives tots reapareixen.

Conciliar un compte

La conciliació és el moment en què compares Cashfulness amb el teu extracte bancari. Des de la secció Conciliació tries el compte i obtens la llista d'apunts registrats, dividits entre Abonaments (dipòsits rebuts i devolucions) i Càrrecs (les despeses).

Marques cada apunt que trobes a l'extracte: Total abonaments i Total càrrecs s'actualitzen a mesura que avances, juntament amb la Diferència. Mentre la comprovació del saldo no coincideixi, l'aplicació ho assenyala; quan la Diferència arriba a zero pots confirmar amb el botó Conciliar.

1. Obre la Conciliació i tria el compte a conciliar.
2. Estableix la data de referència de l'extracte bancari.
3. Marca els apunts que apareixen a l'extracte un per un, tant a Abonaments com a Càrrecs.
4. Comprova la Diferència a la part inferior: ha d'arribar a zero. Si no hi arriba, busca l'apunt que falta o que sobra.
5. Prem Conciliar per confirmar: els apunts marcats queden marcats com a conciliats.