El pla de comptes

L'estructura d'arbre

La pantalla de Comptes mostra el pla de comptes com un arbre desplegable, agrupat per secció. El Balanç conté Actius+ (actius productius, els que generen valor), Actius- (efectiu i actius d'ús personal), Passius i Patrimoni net. Els Ingressos i les Despeses viuen en canvi al Compte de resultats.

Cada fila mostra el nom del compte, el número de compte, el saldo total i el canvi de l'any en curs. Les seccions es despleguen i es col·lapsen amb la fletxa al costat del nom, i la barra de cerca de la part superior et permet trobar un compte per nom, número o tipus.

A la part inferior de la pàgina, una fila de resum mostra el Patrimoni net global de l'espai de treball: la diferència entre allò que posseeixes i allò que deus.

Per mantenir separats els costos d'una activitat dels de la família tens dos camins. Si et basta distingir-los, crea un compte organitzatiu — «Activitat» — i hi penges a sota els seus costos i ingressos: els informes els agrupen, i les etiquetes permeten el tall transversal. Si en canvi els dos mons no s'han de tocar et cal un segon espai comptable, que però només s'inclou al pla Ultra: amb Free i amb Premium l'espai és un. En tots dos casos convé no barrejar els comptes de liquiditat.

Moure i reordenar els comptes

Cada compte teu té, a la dreta, una nansa d'arrossegament (la icona de puntets). Amb el ratolí arrossegues i prou; amb el dit cal una pressió llarga sobre la nansa i després s'arrossega: és la protecció que permet que l'arbre continuï desplaçant-se amb normalitat.

Mentre arrossegues, cada fila té tres zones. Per sobre o per sota d'un compte germà apareix una línia d'inserció: és la reordenació, l'ordre que tries es conserva i els números de compte es reassignen sols. Al centre d'una carpeta la fila es ressalta: és el trasllat, el compte canvia de lloc a l'arbre i s'emporta tots els seus subcomptes, números inclosos. Una carpeta tancada s'obre sola si hi mantens el compte a sobre un instant.

L'aplicació rebutja els arrossegaments que trencarien els informes, i t'ho diu: un compte no entra en una carpeta d'una altra família, no pot acabar dins d'un descendent seu i els comptes de sistema no es mouen. La nansa desapareix allà on el gest no tindria sentit: durant una cerca i amb l'ordre alfabètic actiu, perquè allà la posició la decideix el nom.

Divises i colors del saldo

Cada compte té la seva pròpia divisa, triada en crear-lo. Pots mantenir el teu compte corrent en euros i un compte d'inversió en dòlars: Cashfulness registra cada apunt en la divisa del compte i converteix els totals quan cal.

Els saldos utilitzen colors semàntics: d'un cop d'ull pots identificar la naturalesa de cada xifra, per exemple els Passius separats d'allò que posseeixes, i el Patrimoni net separat de la resta. El color mai substitueix el signe comptable, només en facilita la lectura.

Crear un compte amb l'assistent

El botó més a la cantonada inferior dreta obre l'assistent de Compte nou, que et guia pas a pas. L'assistent només pregunta el que necessita, un pas cada vegada, mostrant suggeriments i exemples vàlids pel camí.

Si crees un compte directament sota Passius, el pas del subtipus ofereix també les entrades que són un nivell més avall —targeta de crèdit, préstecs, deutes tributaris, hipoteca— i diu de seguida a quina carpeta anirà; si aquella carpeta encara no existeix, l'aplicació la crea en desar.

1. Dona al compte un nom descriptiu i reconeixible, per exemple el nom del banc o la finalitat del compte. Pots afegir una descripció opcional, útil si comparteixes l'espai de treball amb altres persones.
2. Tria el tipus de compte: determina en quina secció de l'arbre viurà el compte i com es comportarà el seu saldo.
3. Selecciona el compte pare directament des de l'arbre: el compte nou se situarà a sota, heretant la seva posició a l'estructura.
4. Configura les propietats del compte segons com el faràs servir (vegeu la secció següent).
5. Confirma: el compte apareix immediatament a l'arbre, llest per rebre apunts.

Propietats del compte

En crear un compte (i més endavant des de l'edició) pots activar algunes propietats que en canvien el comportament. Conciliable amb l'extracte bancari: el compte s'incorpora al flux de Conciliació de comptes, ideal per a comptes corrents i targetes. Les subscripcions, en canvi, ja no es marquen al compte: es censen com a contractes a Eines → Subscripcions i subministraments.

Valoració de mercat: pensada per a inversions, et permet actualitzar el valor del compte periòdicament mitjançant les Actualitzacions d'inversions. Depreciació: per a actius que perden valor amb el temps, com un cotxe o un dispositiu, perquè el pla de comptes reflecteixi el valor real i no el preu de compra.

Liquiditat i no liquiditat: aquí la tria mou el compte de debò, perquè la liquiditat no es llegeix del subtipus sinó d'on és el compte a l'arbre. Abans de moure'l l'aplicació et diu on el porta, i compte: «Líquid» i «No líquid» existeixen a les dues branques dels actius, o sigui que mira el camí sencer, no només el nom.

Un compte que no és només teu té tres camins diferents, i es trien segons qui registra els moviments. Si registres només tu però el bé és a mitges amb algú altre, et cal la quota de propietat: a l'assistent activa «El compte és compartit» i escriu el teu percentatge. Els apunts es queden al valor sencer —si entren 1.000 € l'aplicació registra 1.000 €, no 500— perquè si no la comparació amb l'extracte del banc deixaria de quadrar. La quota és una lent: només canvia quant pesa aquest compte en Liquiditat disponible i en Patrimoni net, i al Compte de resultats no s'aplica gens. Es posa compte per compte, mai en una carpeta: dos immobles dins la mateixa carpeta poden tenir quotes diferents.

Si en canvi registreu tots dos, cadascú des de la seva aplicació, la quota no és el que et cal: fes servir «Comparteix el compte» des de la fitxa del compte. A l'espai de l'altra persona neix un compte seu, amb els seus apunts, i el compte es llegeix llavors de dues maneres: «La meva part» són les teves línies i és la xifra que alimenta els teus indicadors, i el «Saldo real del compte» és la suma de tots i és la que es compara amb l'extracte. Aquí la quota de propietat està exclosa expressament, perquè la teva part ja és només allò que has registrat tu. El tercer camí encara és una altra cosa: compartir tot l'espai comptable, amb els seus rols i permisos.

Només es comparteixen els comptes patrimonials, és a dir, actius i passius, mai les categories de despesa o d'ingrés. Compartir serveix per tornar a unir una cosa que fora de l'aplicació és una de sola: el compte bancari és un, i un és l'extracte amb què cal fer la conciliació. Una categoria de despesa no és una cosa única al món, és la manera com cadascú classifica les seves pròpies despeses, i continua sent seva. No és una limitació, és el mecanisme: com que cadascú registra els seus propis apunts amb les seves pròpies categories, als teus informes de despeses només veus el que has gastat tu.

Donar un saldo a un compte creat després de la configuració inicial

Quan obres l'espai de treball, l'inventari inicial et demana el saldo de cada compte i escriu per tu els apunts d'obertura. Però l'inventari es fa una sola vegada, i els comptes que crees els mesos següents neixen a zero: un compte corrent obert al març, o una llibreta d'estalvis que tenies oblidada, comencen buits encara que en la realitat tinguin diners a dins.

Per això l'assistent de Compte nou té un pas final, que et pots saltar, on et demana el saldo de partida. Només apareix als comptes de balanç (en una despesa o un ingrés un saldo de partida no existeix), i si deixes l'import buit no es crea res. Si escrius un import, l'assistent et fa una sola pregunta: aquests diners venen d'un compte que ja tens a Cashfulness?

Respondre bé aquesta pregunta ho és tot, perquè decideix si el teu patrimoni net canvia. Si els diners venen d'un compte que ja tens (els has passat del compte corrent a la llibreta), és un traspàs intern: la contrapartida va al compte que indiquis i el patrimoni net no es mou. Si en canvi estàs declarant una cosa que l'aplicació no coneixia, la contrapartida va a «Saldos d'obertura» i el patrimoni net puja, com toca.

Per als passius escriu el que deus com a nombre positiu: del signe comptable se n'encarrega l'aplicació.

L'assistent també et pregunta des de quan tens allò que estàs declarant, i el camp comença buit. Abans l'apunt es datava el dia en què omplies l'assistent: una casa que tenies des de feia deu anys, donada d'alta a l'agost, sortia com a riquesa crescuda enguany, i la variació «des de gener» de la pàgina d'inici s'inflava amb una xifra que no havia crescut mai. Posant-hi la data real, els comptes de l'any continuen sortint bé. El Compte de resultats no es mou de cap manera: un apunt d'obertura toca el compte i el patrimoni net, mai un ingrés ni una despesa, així que cap data no pot canviar el benefici d'un any passat.

Corregir un inventari ja fet

La fotografia inicial no es repeteix, però tampoc no està gravada a la pedra. L'apunt que l'inventari va generar viu al Registre com qualsevol altre: el trobes cercant «Saldo d'obertura», l'obres, i des d'allà pots corregir els imports, afegir una línia per a un compte que havies oblidat o moure la data al dia en què vas fer de debò l'inventari.

És la manera correcta d'arreglar un saldo mal teclejat durant la configuració inicial, i és preferible a un apunt de rectificació: en corregir l'obertura, els informes de tots els períodes tornen a quadrar, mentre que una rectificació amb data d'avui deixaria malament els mesos del mig.

Comptes ocults

No tots els comptes calen cada dia: un compte tancat o poc utilitzat pot embussar l'arbre. Pots amagar-lo sense eliminar-lo, de manera que el seu historial comptable es mantingui intacte.

La icona de l'ull a la barra d'eines mostra o amaga els comptes ocults: quan està desactivada només veus els comptes actius, quan l'actives tots reapareixen.

Conciliar un compte

La conciliació és el moment en què compares Cashfulness amb el teu extracte bancari. Des de la secció de Conciliació de comptes tries el compte i obtens la llista d'apunts registrats, dividits entre imports d'haver (dipòsits rebuts i devolucions) i imports de deure.

Marques cada apunt que trobes a l'extracte: els totals d'haver i deure s'actualitzen a mesura que avances, juntament amb la Diferència. Mentre la comprovació del saldo no coincideixi, l'aplicació ho assenyala; quan la Diferència arriba a zero pots confirmar amb el botó Concilia.

1. Obre la Conciliació de comptes i tria el compte a conciliar.
2. Estableix la data de referència de l'extracte bancari.
3. Marca els apunts que apareixen a l'extracte un per un, tant els d'haver com els de deure.
4. Comprova la Diferència a la part inferior: ha d'arribar a zero. Si no hi arriba, busca l'apunt que falta o que sobra.
5. Prem Concilia per confirmar: els apunts marcats queden marcats com a conciliats.