Einstellungen

Ein einziger Hub für alle Einstellungen

Der Bildschirm Einstellungen fasst alle Konfigurationsbereiche in einer Liste von Karten zusammen: Benutzerprofil, Buchhaltungsbereiche, Aussehen und Benutzeroberfläche, Währungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen, Transaktionserfassung, Sicherheit und Datenschutz, Backup und Daten, Hilfe und Support.

Oben siehst du immer, welcher Buchhaltungsbereich aktiv ist: Manche Einstellungen, etwa die Backups, betreffen den einzelnen Bereich, andere, etwa Profil und Aussehen, gelten für dein Konto in allen Bereichen.

Benutzerprofil: Konto, Sicherheit und Einwilligungen

Unter Benutzerprofil findest du die Informationen zu deinem Konto: Die Anmelde-E-Mail-Adresse wird nur zur Ansicht angezeigt, während der Spitzname frei änderbar ist und der Name ist, unter dem du in der App und in geteilten Bereichen erscheinst.

Im Abschnitt Sicherheit kannst du dein Passwort und bei Bedarf auch deine E-Mail-Adresse ändern: Die E-Mail-Adresse ist zugleich dein Benutzername, deshalb erhältst du zum Abschluss der Änderung eine Bestätigungsnachricht an die neue Adresse.

Unter Datenschutzeinwilligungen verwaltest du deine Kommunikationseinstellungen: Technische Mitteilungen und Servicemitteilungen sind verpflichtend, weil die App sie zum Funktionieren braucht, während sich Newsletter und Werbemitteilungen mit einem Schalter ein- und ausschalten lassen. Jede Änderung wird automatisch gespeichert.

Unter Sicherheit und Datenschutz gibt es zwei Schalter, die sich ähneln und Verschiedenes tun. Schnelle Anmeldung am Gerät gilt nach dem Abmelden: Du kommst mit Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN wieder hinein, statt das Passwort einzugeben. Authentifizierung erforderlich sperrt die App jedes Mal, wenn du sie öffnest oder zu ihr zurückkehrst, und verlangt die Entsperrung: Das ist der richtige, wenn das Handy von Hand zu Hand geht.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung, ebenfalls unter Sicherheit und Datenschutz, ergänzt das Passwort um einen sechsstelligen Code, der sich alle dreißig Sekunden ändert und von einer Authentifizierungs-App auf deinem Handy erzeugt wird (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy und ähnliche Apps). Um sie zu aktivieren, scannst du den QR-Code mit der App oder kopierst den Schlüssel, wenn die App auf demselben Gerät ist, und gibst den ersten Code ein. Direkt danach zeigt dir Cashfulness zehn Backup-Codes, nur ein einziges Mal: Speichere sie in einem Passwort-Manager. Die anderen verbundenen Geräte werden abgemeldet, und von da an wirst du bei jeder Anmeldung nach dem Passwort um den Code aus der App gebeten.

Wenn du dein Handy verlierst, tippst du bei der Anmeldung auf „Ich habe mein Handy verloren: Backup-Code verwenden“: Jeder Code gilt nur einmal und schaltet die Zwei-Faktor-Authentifizierung aus, die du danach mit dem neuen Handy wieder aktivierst. Hast du auch die Codes verloren, schreib von der E-Mail-Adresse deines Kontos an info@cashfulness.com: Sobald wir geprüft haben, dass du es bist, deaktivieren wir sie für dich. Um sie selbst auszuschalten oder zehn neue Backup-Codes zu bekommen, brauchst du den Code, den die App in diesem Moment anzeigt.

Aussehen, Benachrichtigungen und Finanzeinstellungen

Unter Aussehen und Benutzeroberfläche wählst du das helle oder dunkle Thema, die Farbpalette und die Sprache der App sowie die Anzeigeformate und die Layouteinstellungen.

Benachrichtigungen und Erinnerungen ist der Ort, an dem du Aktualisierungen, Hinweise und Mitteilungen einsiehst, während dir die Finanzeinstellungen, etwa die zur Transaktionserfassung, erlauben, das Verhalten der App an deine Arbeitsweise anzupassen.

Die Benachrichtigungsliste lässt sich ausdünnen: Eine bereits gelesene trägt die Schaltfläche „Aus der Liste nehmen“, und oben auf der Seite steht „Gelesene entfernen“, das alle auf einmal entfernt und dir sagt, wie viele es waren. Bei ungelesenen fehlt die Schaltfläche, und das ist Absicht: Eine nie geöffnete Benachrichtigung, die mit einer Geste verschwindet, ist eine Benachrichtigung, die man verliert, ohne es zu merken. Das Wort „nehmen“ ist bewusst gewählt — die Benachrichtigung verschwindet aus deiner Liste, sie wird nicht gelöscht: Der Nachweis, dass sie dich erreicht hat und dass du sie geöffnet hast, bleibt, und genau daran erkennen wir, wenn Benachrichtigungen nicht mehr ankommen.

Wenn keine Benachrichtigungen ankommen, schau zuerst oben auf der Seite Benachrichtigungen nach: dort steht der Stand der Systemerlaubnis. Hast du sie nie erteilt, fragt die App dich von dort aus, nachdem sie dir gesagt hat, wofür sie gebraucht wird, und sie fragt auch beim ersten Mal, wenn du eine Fälligkeit mit Erinnerung notierst. Hast du sie abgelehnt, kommt der Systemdialog nicht wieder: der Knopf „Einstellungen öffnen“ bringt dich zur richtigen Seite, und beim Zurückkommen aktualisiert sich die Karte von selbst. Unter Windows und Linux gibt es keine Systembenachrichtigungen, und die Seite sagt es: dort kommen die Nachrichten in der App an.

Die Benachrichtigungseinstellungen neben dem Posteingang zeigen dieselbe Karte zur Erlaubnis und die vier Kategorien: Fälligkeiten und Erinnerungen, Zu erledigen, Regelmäßige Zusammenfassung und Nachrichten von Cashfulness. In der App kommen Nachrichten immer an; der Schalter neben jeder Kategorie entscheidet, ob sie dich auch als Gerätebenachrichtigung erreicht. Schaltest du „Fälligkeiten und Erinnerungen“ aus, verschwinden die auf dem Telefon geplanten Erinnerungen sofort, und die Seite der Fälligkeit sagt es.

„Hinweise zu deinem Bereich“ ist der dritte Eintrag und gilt für den aktiven Bereich. Alle sind aus, bis du sie einschaltest: Wiederkehrende zum Bestätigen, Konten zum Abstimmen, Anlagen zum Bewerten, ein Budget nahe am Limit, ein Kontosaldo unter einem Betrag, eine wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung. Sie kommen als „Zu erledigen“, eine Nachricht am Tag zur Uhrzeit deiner Wahl und nur, wenn es etwas zu sagen gibt. Die Intensität bestimmst du: Wesentlich wiederholt etwas noch Offenes höchstens alle sieben Tage, Regelmäßig jeden Tag, solange es offen ist, Intensiv prüft jede Stunde und sagt dir alles Neue sofort. Der Ton ändert sich nicht, nur wie oft.

Währungen

Im Abschnitt Währungen siehst du die Hauptwährung des aktiven Buchhaltungsbereichs: Das ist die Währung, in der die Summen der Berichte ausgedrückt werden, etwa in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung. Du wählst sie, wenn du den Bereich anlegst, und änderst sie bei Bedarf unter Buchhaltungsbereiche, dann Buchhaltungsbereich verwalten, beim Punkt Hauptwährung.

Darunter findest du die Währungen, die du Konten zuweisen kannst, jede mit ihrem Wechselkurs in der Hauptwährung und dem Tag, auf den er sich bezieht. Die Kurse kommen an jedem Arbeitstag von der Europäischen Zentralbank; wird eine Währung seit mehr als einer Woche nicht aktualisiert, ist ihr Datum hervorgehoben.

Backup und Daten

Unter Backup und Daten kannst du eine Sicherungskopie der Daten des aktiven Buchhaltungsbereichs anlegen. Die Datei wird im Speicher abgelegt und erscheint im Backup-Verlauf; die durchgeführten Wiederherstellungen stehen im Wiederherstellungsverlauf.

Im selben Bereich kannst du deine Daten exportieren, im Einklang mit dem Recht auf Datenübertragbarkeit nach der DSGVO.

Im selben Bereich wohnt auch der Import. Aus CSV importieren bringt Konten und Buchungen aus einem anderen Programm, aus einer Tabelle oder aus einem Kontoauszug herein. Er sitzt hier und nicht bei den Werkzeugen, weil das Umfüllen von Daten zur Familie von Sicherung, Wiederherstellung und Export gehört: bevor irgendetwas geschrieben wird, zeigt er dir eine Vorschau und weist auf die Fälle hin, die er nicht allein lösen kann, statt zu raten.

Wer von GnuCash kommt, hat gleich darunter einen eigenen Eintrag: Aus GnuCash importieren. Das Archiv muss im XML-Format vorliegen. GnuCash kann auch in anderen Formaten speichern, und wenn deine Datei kein XML ist, öffnest du sie einfach in GnuCash und nimmst Datei, Speichern unter und wählst dort XML. Ist sie komprimiert, macht das nichts, darum kümmert sich die App.

Der Import übernimmt den Baum so, wie er war, mit den Namen und den übergeordneten Konten, die er in GnuCash hatte, und hängt jeden Ast unter den entsprechenden Abschnitt deines Kontenplans. Mehr versucht er nicht zu erraten, und das hat einen Grund: Welche Konten liquide sind und welche Gebrauchsgüter, steht in der Datei nirgendwo. Buchungen, die nicht aufgehen, bleiben draußen, und er sagt es dir, statt sie zurechtzubiegen. Draußen bleiben auch Buchungen, die in GnuCash ungültig gemacht wurden, und Aktiensplits: In der Vorschau und am Ende des Imports werden beide gesondert gezählt. Aktiensplits bleiben draußen, weil der Import bei Wertpapieren den Wert übernimmt und nicht die Anzahl der Anteile; gibt es bei einem Aktiensplit auch einen Barausgleich, kommt dieser wie jede andere Buchung herein. Bleibt der Import wegen eines Fehlers auf halbem Weg stehen, sagt dir die Seite, wie viel schon hereingekommen ist, und mit der Schaltfläche Import rückgängig machen entfernst du es wieder. Den Typ, den das Konto in GnuCash hatte, nutzt er dagegen schon: Konten vom Typ Bank, Bargeld oder Kreditkarte kommen bereits so eingeordnet an, und Bankkonten und Karten erscheinen sofort in der Abstimmung. Konten für Aktien und Fonds bleiben allgemein: Wie du sie einordnest, entscheidest du, indem du das Konto bearbeitest. Auch den Abstimmungsstatus übernimmt er: Bei Bankkonten und Karten kommen Buchungen, die in GnuCash abgestimmt waren, bereits abgestimmt an, und das Datum der letzten Abstimmung stammt aus GnuCash. Buchungen, die dort nur abgehakt waren, kommen dagegen nicht abgestimmt an: Diese stimmst du wie gewohnt selbst ab.

Statt der ganzen Geschichte kannst du ab einem Datum beginnen. Die früheren Bewegungen kommen nicht einzeln herein: Für jedes Vermögens- und Verbindlichkeitskonto zählt die App seine Bewegungen zusammen und bucht am Tag vor dem Datum einen Eröffnungssaldo gegen das Konto Eröffnungssalden. Aufwendungen und Erträge der Vorjahre werden nicht wieder eröffnet, so startet die Gewinn- und Verlustrechnung des neuen Zeitraums sauber. Ein Konto in einer anderen Währung erhält seinen Saldo in der eigenen Währung; fehlt der Wechselkurs für diesen Tag, bleibt diese Eröffnungsbuchung draußen, und der Import sagt es dir. Bei einem Bankkonto oder einer Karte kommt der Eröffnungssaldo in zwei Buchungen an: der Teil aus den Bewegungen, die in GnuCash abgestimmt waren, bereits abgestimmt, und der Rest, den du wie gewohnt selbst abstimmst. Ist einer der beiden Teile null, kommt nur der andere an.

Ist der Import fertig, gibt es die Schaltfläche Räume die importierten Konten auf: Damit schiebst du jeden Ast dorthin, wo du ihn wirklich behalten willst, einen nach dem anderen und in aller Ruhe, denn die Salden stimmen schon von vornherein. Ein Ast lässt sich innerhalb seines eigenen Typs überall hin verschieben, ein Baum von Vermögenswerten lässt sich aber nicht zwischen die Kosten setzen: Das würde das Vorzeichen dieser Salden umdrehen, und die Bilanz würde nicht mehr aufgehen.

Während ein Import schreibt, ob aus GnuCash oder aus CSV, und auch während du ihn rückgängig machst, bleibt die Seite offen, bis alles fertig ist: Versuchst du, zurückzugehen oder einen anderen Menüpunkt zu wählen, bittet sie dich zu warten, denn ein Import, den man auf halbem Weg verlässt, würde von allein weiterlaufen, und man wäre versucht, ihn noch einmal zu starten, sodass alles doppelt da wäre. Aus demselben Grund kommt dieselbe GnuCash-Datei nicht zweimal in denselben Bereich: Ist sie schon da, sagt dir die Seite das, sobald du sie auswählst, mit Datum und Uhrzeit jedes früheren Imports, wie viele Konten und Buchungen er angelegt hat, und Import rückgängig machen neben jedem einzelnen. Ist der frühere Import entfernt, kannst du die Datei noch einmal von vorn importieren; Konten, auf die du inzwischen andere Bewegungen gebucht hast oder unter denen du andere Konten angelegt hast, bleiben erhalten, und die Seite nennt sie: Solange sie da sind, gilt die Datei weiterhin als im Bereich vorhanden, also verschiebst oder löschst du diese Bewegungen und Unterkonten und machst den Import dann noch einmal rückgängig. Das gilt auch für einen unterbrochenen Import, etwa wenn du die App geschlossen hast: Wählst du die Datei erneut aus, findest du den Teil wieder, der schon hereingekommen ist, und machst ihn rückgängig, bevor du den Import wiederholst. Wenn du wirklich eine zweite Kopie brauchst, importiere sie in einen anderen Bereich.

1. Öffne die Einstellungen, dann Backup und Daten, und drücke auf Backups verwalten.
2. Drücke auf Backup erstellen, um sofort ein vollständiges Backup des Buchhaltungsbereichs zu starten.
3. Warte, bis die Datei im Backup-Verlauf erscheint: Von dort aus kannst du sie später verwalten.

Buchhaltungsbereiche und Löschung des Kontos

Unter Buchhaltungsbereiche verwaltest du deine Bereiche: Du kannst sie umbenennen, neue Mitglieder einladen und Rollen sowie Berechtigungen pro Abschnitt festlegen, sodass jede Person nur das sieht und bearbeitet, was sie betrifft.

Wenn du dich entscheidest, Cashfulness zu verlassen, ist die Löschung des Kontos ein Vorgang mit mehrfacher Bestätigung: Du wirst mehrmals um Bestätigung gebeten, gerade weil der Vorgang unumkehrbar ist und deine Daten endgültig löscht.