Die Werkzeuge

Dokumente

Dokumente ist das Archiv des Buchhaltungsbereichs: Hier lädst du Belege, Verträge und andere Dateien hoch und hängst sie an Transaktionen an oder bewahrst sie auf Ebene des Bereichs auf. Drei Reiter ordnen den Ablauf: Posteingang für die gerade eingetroffenen und noch zu sortierenden Dateien, Alle für das vollständige Archiv, Archiviert für das, was du beiseitegelegt hast.

Du kannst nach Dokumentart und nach Zeitraum filtern oder mit dem eigenen Filter nur die steuerlich relevanten Dokumente herausgreifen. Am Fuß der Seite zeigt die Leiste Speicherverwaltung, wie viele Dokumente du hochgeladen hast und wie viel Speicherplatz du belegst; von dort öffnest du auch die Verwaltung des Speichers.

Die Dokumente sind Ende-zu-Ende verschlüsselt: Beim ersten Mal führt dich ein Assistent durch das Erstellen einer eigenen Passphrase und eines Wiederherstellungsschlüssels aus 24 Wörtern. Solange die Verschlüsselung entsperrt ist, kannst du die 24 Wörter jederzeit wieder ansehen: Tippe oben auf der Dokumente-Seite auf das Schloss und wähle "Wiederherstellungsschlüssel anzeigen".

Wenn du die Passphrase vergisst, legst du mit dem Wiederherstellungsschlüssel eine neue fest. Verlierst du beides, kann niemand mehr die verschlüsselten Dokumente wiederherstellen — auch wir nicht: Genau dieser Schutz sperrt alle anderen aus. Für den Neustart gibt es im Entsperr-Fenster "Ich habe Passphrase und Wiederherstellungsschlüssel verloren": Es sagt dir offen, wie die Lage ist, löscht die nicht mehr lesbaren Dokumente und begleitet dich beim Erstellen neuer Zugangsdaten.

Bevor du alles löschst, prüfe deine anderen Geräte: Öffnen sich die Dokumente auf einem davon noch ohne Passphrase-Abfrage, ist der Schlüssel dort noch vorhanden. Öffne auf diesem Gerät "Wiederherstellungsschlüssel anzeigen" und sichere die 24 Wörter — dann ist nichts verloren. Melde dich auf diesem Gerät nicht ab, bevor du sie gesichert hast.

1. Öffne Dokumente im Bereich Werkzeuge der Seitenleiste.
2. Drücke oben rechts auf Dokument hochladen und wähle die Datei auf deinem Gerät aus.
3. Weise dem Dokument eine Art zu und verknüpfe es, wenn du möchtest, mit einer Transaktion im Journal.
4. Finde die Datei über die Reiter Posteingang, Alle und Archiviert oder über die Filter nach Art und Zeitraum wieder.

Abonnements und Versorger

Abonnements und Versorger ist das Verzeichnis deiner Verträge: Abonnements, Haushaltsversorger und Versicherungen. Für jeden Vertrag hältst du den Anbieter fest, wie viel du voraussichtlich zahlst und wie oft, das Ablaufdatum und die Kündigungsfrist in Tagen; bei den Versorgern ist auch Platz für die Kundennummer und den Code des Anschlusses, wie den POD beim Strom oder den PDR beim Gas. Oben auf der Seite siehst du, was alle zusammen kosten, pro Monat und pro Jahr, und die Verträge, die bald auslaufen, mit dem letzten Tag, an dem du noch kündigen kannst.

Jeder Abschnitt sagt unter der Überschrift, was er enthält. „Jetzt entscheiden“ ist kein eigener Status: das sind laufende oder gekündigte Verträge, bei denen die Frist naht, nach oben geholt, damit sie unten nicht untergehen. Die Laufenden sind in Kraft, und aus ihnen entsteht die Summe. Die Gekündigten sind gekündigt, aber noch nicht beendet: bis zum letzten Tag wird gezahlt, sie zählen also weiter mit. Die Geschlossenen kosten nichts mehr und bleiben aus der Summe heraus, sie stehen nur noch als Verlauf in der Liste. Und ein geschlossener Vertrag lässt sich wieder öffnen: auf der Karte steht neben Kündigen auch Reaktivieren, das ihn zu den laufenden zurückholt und Kündigung samt Enddatum löscht; hängt eine wiederkehrende Buchung daran, fragt die App, ob sie ebenfalls wieder eingeschaltet werden soll, und das Kästchen ist zunächst leer.

Die halbe Bestandsaufnahme erledigt die App für dich: Der Bereich In deinen Ausgaben gefunden beobachtet deine Bewegungen und schlägt die Kosten vor, die in einem erkennbaren Rhythmus wiederkehren, mit bereits ausgefülltem Formular. Es sind Vorschläge: Sie zählen erst, wenn du sie bestätigst. Ein Vertrag kann seine wiederkehrende Transaktion verknüpft haben, und dann siehst du ihn an zwei Stellen: hier als Vertrag, bei den wiederkehrenden Buchungen als Regel. Das ist gewollt, es sind zwei Ansichten derselben Sache; wenn du kündigst, fragt dich die App, ob auch die wiederkehrende Regel angehalten werden soll.

Dieser Bereich schreibt nie in deine Bücher: Die Buchungen bleiben Sache der Transaktionen und der wiederkehrenden Regeln, während der Vertrag darüber steht und dir sagt, was er kostet und wann du aussteigen kannst. Die Liste kannst du mit jedem Tarif einsehen; Verträge zu erfassen, zu bearbeiten und zu kündigen gehört zu den Bezahltarifen.

Hier hinein passt mehr, als der Untertitel aufzählen kann: Streaming, Telefon und Internet, Strom, Gas und Wasser, Fitnessstudio, Software im Abo, Hausgeld, und auch Versicherungen und Autokosten. Die Versicherung hat ihren eigenen Typ, mit Platz für die Policennummer, und die Kfz-Steuer passt gut unter Sonstiges. Die Frage ist nicht, welche Art von Ausgabe es ist, sondern ob sich etwas von selbst verlängert und es einen Tag gibt, bis zu dem du entscheiden musst, ob du es behältst.

Jede Zeile sagt, wer die Buchung schreibt: neben Art und Anbieter steht «Wird automatisch gebucht», wenn eine aktive Daueranweisung verknüpft ist, die dir zum Fälligkeitstag die Buchung vorschlägt, oder «Du buchst es selbst», wenn die Buchung an dir hängt. Im zweiten Fall rückt das angezeigte Datum nicht von allein weiter: es bleibt stehen, bis du es änderst. Einen Vertrag nur als Merkposten zu führen ist völlig in Ordnung — er sagt dir, was er kostet und bis wann du kündigen kannst — aber du solltest wissen, welcher welcher ist.

Ein «Nein» zu einem Vorschlag wird gemerkt: Die Zeile wandert nach «Verworfen», von wo «Wiederherstellen» sie zurückholt. Es gilt, solange sich das Konto gleich verhält — ändern sich Betrag oder Rhythmus, taucht es von selbst wieder auf — und es gilt für den Buchungsbereich, nicht nur für dich.

Fälligkeiten

Fälligkeiten sammelt die Dinge, die dir jemand anders schickt und die bis zu einem Datum bezahlt werden müssen: die Grundsteuer, ein Bußgeld, das Hausgeld. Es sind keine wiederkehrenden Buchungen, die Vorhersagen sind, und keine Verträge, die dauernde Beziehungen sind: es sind Verpflichtungen von außen, mit dem Betrag schon auf dem Bescheid und einem Säumniszuschlag, wenn das Datum verstreicht. Zum Notieren reichen drei Angaben: an wen, wie viel und bis wann.

Jede Fälligkeit hat ihre eigene Vorlaufzeit, standardmäßig sieben Tage, und ab diesem Tag kommt um 9 Uhr morgens eine Erinnerung auf dein Gerät. Geht das Datum vorbei und die Fälligkeit ist noch offen, kommt die Erinnerung jeden Morgen weiter, bis du sie als bezahlt markierst oder ablegst. Neben den Feldern ist Platz für das Aktenzeichen des Bescheids, das Konto des Empfängers, die Website zum Bezahlen und freie Hinweise; den Bescheid anzuhängen ist mehr wert als alles davon, denn die Nummern und das Formular stehen schon darauf.

Wenn du auf Habe ich bezahlt tippst, fragt die App, womit du bezahlt hast, wann du es wirklich getan hast und wie viel abgegangen ist — und erst in diesem Moment entsteht die doppelte Buchung. Auf der Buchung steht das Zahlungsdatum, nicht der Fälligkeitstag: eine Rechnung, die am 31. fällig ist und am 2. bezahlt wird, ist ein Aufwand des Folgemonats. Gleich danach bietet die App an, die nächste zu notieren, mit allem schon drin außer dem Datum.

Das Feld für das Fälligkeitsdatum ist zu Beginn leer, und das mit Absicht: Früher stand dort schon das heutige Datum, was eine Scheinantwort ist, und wer es nicht bemerkte, hatte die Erinnerung schon verpasst. Solange das Datum fehlt, sagt der Kasten der Erinnerung es dir, statt zu schweigen, und beim Speichern wird es verlangt.

Investitionsaktualisierung

Die Investitionsaktualisierung dient dazu, deine Portfolios zum aktuellen Marktwert zu bewerten. Die Seite listet die Anlagekonten auf, die für die Wertaktualisierung eingerichtet sind: Für jedes gibst du den aktuellen Marktwert ein, und die App erfasst die Neubewertung als ausgeglichene Buchung in doppelter Buchführung.

Die Differenz zwischen altem und neuem Wert wird nicht einfach überschrieben: Sie wird verbucht, sodass Bilanz und Nettovermögen den tatsächlichen Verlauf deiner Investitionen abbilden und die Geschichte der Veränderungen erhalten bleibt.

1. Öffne die Investitionsaktualisierung im Bereich Werkzeuge.
2. Wähle das Anlagekonto aus, das du aktualisieren willst.
3. Gib den aktuellen Marktwert des Portfolios ein.
4. Bestätige: Die App erfasst die Neubewertung und aktualisiert den Saldo des Kontos.

Abstimmung

Die Abstimmung bietet einen Überblick über die abstimmbaren Konten und ihren Stand und behält jene mit ausstehenden Transaktionen im Auge. Sie ist der Kontrollpunkt, um zu prüfen, ob die in Cashfulness erfassten Salden der Wirklichkeit entsprechen, zum Beispiel dem Kontoauszug deiner Bank.

Sind alle kompatiblen Konten auf dem neuesten Stand, bestätigt die Seite das mit einer eigenen Meldung: keine abzustimmenden Konten. Andernfalls siehst du sofort, welche Konten deine Aufmerksamkeit brauchen.

Die Abstimmung gilt nicht mehr nur für Girokonten und Karten: Sie gilt auch für Anlagekonten und für Konten in Kryptowährungen. Wer eine Krypto-Börse oder einen Broker nutzt, hat sehr wohl einen Kontoauszug — und will ihn vergleichen.

Auf solchen Konten bewegt sich der Saldo allerdings auch von allein, und der Bildschirm sagt es dir: Auf dem Auszug steht auch, wie stark der Wert von sich aus gestiegen oder gefallen ist, während in deinen Büchern die Käufe, die Verkäufe und die verschobenen Beträge stehen. Bleibt also, nachdem du alles abgehakt hast, eine Differenz übrig, ist fast immer das der Grund und nicht ein Fehler von dir: Sie schließt sich nicht, indem du weitere Bewegungen abhakst, sondern indem du die Bewertung des Kontos zum Datum des Auszugs erfasst, über die Investitionsaktualisierung oder die Neubewertung von Vermögenswerten.

Ein Konto wird gemeldet, wenn es offene Buchungen gibt und der nächste Auszug naht: Der Hinweis beginnt fünf Tage vor dem geschätzten Datum. Diese Schätzung zählt ab deiner letzten Abstimmung oder — wenn du dieses Konto noch nie abgestimmt hast — ab der ältesten noch offenen Buchung. Eine neue Buchung zu erfassen verschiebt die Erinnerung nicht: Der Countdown startet nur neu, wenn du tatsächlich abstimmst. Unter dem Kontonamen siehst du, seit wie vielen Tagen die älteste Buchung wartet — so unterscheidest du „der Auszug kommt gleich“ von „das liegt seit Monaten“.

Über der Liste, neben den Filtern, gibt es ein Suchfeld nach Namen: Es ergänzt den aktiven Filter statt ihn zu ersetzen, und wenn der Name nicht existiert, sagt es die Ansicht, statt dir einen Filterwechsel vorzuschlagen.

Abschreibung, Garantien und Neubewertung von Vermögenswerten

Drei Werkzeuge für dein Sachvermögen runden den Bereich ab. Abschreibung verwaltet Güter mit geplanter Alterung: Ihr Wert wird im Lauf der Zeit durch regelmäßige Buchungen gemindert, sodass die Bilanz den tatsächlichen Restwert abbildet.

Garantien behält die Ablaufdaten der Garantien deiner Güter im Blick, sodass du immer weißt, welche Anschaffungen noch abgedeckt sind. Die Neubewertung von Vermögenswerten schließlich erlaubt dir, den Wert des Sachvermögens anzupassen, wenn er sich im Lauf der Zeit ändert, nach oben wie nach unten.

Wie bei allen Werkzeugen erzeugen auch Abschreibungen und Neubewertungen Buchungen in doppelter Buchführung: Jede Wertänderung hat immer eine Gegenbuchung, und die Summe der Soll- und Haben-Zeilen bleibt null.

Wiederkehrende Bewegungen

Wiederkehrende Bewegungen sind die Regeln für das, was sich wiederholt: Gehalt, Miete, Raten, Abonnements, Sparpläne. Du legst die Regel einmal an — was, wie viel, wie oft — und von da an legt dir die App jede Fälligkeit vor, wenn sie kommt, schon ausgefüllt: Du bestätigst sie mit einem Tipp, überspringst sie oder korrigierst den Betrag, wenn es diesmal anders ist.

Die Regel schreibt nie von allein in deine Bücher: Jede Buchung entsteht erst, wenn du bestätigst, und sie entsteht ausgeglichen in doppelter Buchführung. Das ist der Unterschied zwischen einer Vorhersage und einer Tatsache: Die wiederkehrende Regel sagt voraus, du buchst. Unbestätigte Fälligkeiten sammeln sich in der Warteschlange „Offene Fälligkeiten“, oben auf der Seite und auf der Startseite, damit nichts stillschweigend durchrutscht.

Die Typen decken die echten Fälle ab: Ausgabe und Einnahme mit festem Betrag, Versorger mit variablem Betrag (bei jeder Fälligkeit fragt die App, wie viel gekommen ist), Umbuchungen zwischen deinen eigenen Konten, Sparpläne in Richtung der Investitionen, und Abonnements — die du auch „nur in der Liste“ führen kannst, ohne Buchungen, nur um zu wissen, was du ausgibst. Ein Abonnement kann auf der Seite Abonnements und Versorger zu einem Vertrag werden, und dann siehst du es an zwei Stellen: Das ist gewollt, es sind zwei Ansichten derselben Sache.

Eine Regel zu löschen rührt die Geschichte nicht an: Die Regel und die noch offenen Fälligkeiten verschwinden, aber die bereits gebuchten Bewegungen bleiben in den Büchern, denn die sind wirklich passiert.

1. Öffne Wiederkehrende Bewegungen im Bereich Werkzeuge der Seitenleiste.
2. Drücke auf Neue wiederkehrende Bewegung und wähle den Typ: Ausgabe, Einnahme, Versorger, Umbuchung, Sparplan oder Abonnement.
3. Lege Betrag, Häufigkeit und die beiden Konten der Buchung fest; speichere die Regel.
4. Bei jeder Fälligkeit findest du die Bewegung in der Warteschlange: Bestätige sie, überspringe sie oder korrigiere den Betrag.

Hypothek oder Darlehen

Hypothek oder Darlehen baut den Tilgungsplan aus vier Zahlen deines Vertrags: finanzierter Betrag, jährlicher Sollzins, Anzahl der Raten und Datum der ersten. Die App berechnet den Plan als Annuitätendarlehen und zeigt dir Rate, Tilgungsanteil, Zinsanteil und die letzte Fälligkeit, bevor sie irgendetwas schreibt.

Achte darauf, welche Zahl du übernimmst: Gebraucht wird der Sollzins, nicht der effektive Jahreszins. Der Effektivzins enthält auch die Gebühren, und hier eingetragen ergäbe er eine höhere Rate als die tatsächliche. Trägst du zusätzlich die Rate aus dem Vertrag ein, prüft die App, ob der Plan aufgeht: Wenn er nicht aufgeht, liegt es meistens genau daran, dass an der Stelle des Sollzinses der Effektivzins gelandet ist.

In den Büchern läuft es so: Vom gewählten Konto geht die ganze Rate ab, die Schuld sinkt nur um den Tilgungsanteil, und die Differenz sind die Zinsen, die ein Aufwand sind. Drei Konten, eine ausgeglichene Buchung pro Rate: Die Bilanz zeigt die wahre Restschuld, die Gewinn- und Verlustrechnung die wahren Kosten des Darlehens.

Der Plan gilt für den festen Zins. Ist deiner variabel, existiert der Plan nicht im Voraus: Er wird neu erstellt, wenn die Bank den neuen Zinssatz mitteilt.

1. Öffne Hypothek oder Darlehen im Bereich Werkzeuge der Seitenleiste.
2. Übernimm aus dem Vertrag den Betrag, den Sollzins, die Anzahl der Raten und das Datum der ersten Rate.
3. Wähle die drei Konten: das, von dem die Rate abgeht, die Schuld und das Zinskonto.
4. Prüfe die berechnete Rate — hast du die aus dem Vertrag eingetragen, vergleicht die App die beiden — und drücke auf Tilgungsplan erstellen.

Labels

Labels fassen Transaktionen, die über verschiedene Konten verstreut sind, unter einem Namen von dir zusammen: „Urlaub 2026“, „Badsanierung“, „Dienstreise im März“. Der Kontenplan beantwortet die Frage „Was für eine Ausgabe ist das?“; das Label beantwortet „Zu welchem Projekt gehört sie?“ — zwei verschiedene Fragen, und deshalb gibt es beides.

Ein Label entsteht in dem Moment, in dem du es auf eine Transaktion schreibst, im Feld Labels des Formulars: Du musst es nicht vorher anlegen. Die Seite Labels in den Werkzeugen ist das Verzeichnis: Du siehst, wie viele Transaktionen jedes trägt, benennst es überall in einem Zug um oder löschst es.

Labels rühren deine Bücher nie an: Sie sind eine Leseschicht über den Buchungen. Eines zu löschen bewegt keinen Cent — die Transaktionen bleiben, wo sie sind, nur die Gruppierung geht verloren.

1. Erfasse eine Transaktion und schreibe einen Namen in das Feld Labels: Dort entsteht das Label.
2. Verwende es auf den Transaktionen wieder, die zum selben Projekt gehören, auf jedem beliebigen Konto.
3. Filtere das Journal nach Label, um das ganze Projekt auf einmal zu sehen, mit seiner Summe.
4. Auf der Seite Labels in den Werkzeugen benennst du die Labels des ganzen Bereichs um oder löschst sie.

Aus CSV importieren

Aus CSV importieren holt Konten und Bewegungen aus einem anderen Programm, aus einer Tabellenkalkulation oder aus dem Kontoauszug herein. Es akzeptiert CSV, TSV und Textdateien, getrennt durch Komma, Semikolon oder Tabulator, und versteht zwei Formate: eine Zeile pro Bewegung (der klassische Kontoauszug) oder mehrere Zeilen pro Buchung (die Exporte in doppelter Buchführung anderer Programme).

Der Weg hat drei Schritte: Du wählst die Datei, sagst, was in jeder Spalte steht — Datum, Beschreibung, Betrag, Konto, Gegenkonto — und schaust dir die Vorschau an. Bevor irgendetwas geschrieben wird, siehst du, wie viele Zeilen hereinkommen, in welchen Währungen, und was nicht verstanden wurde: keine Überraschungen nach dem Import.

Konten, die die Datei nennt und die es im Bereich noch nicht gibt, werden während des Imports angelegt, entlang des in der Datei geschriebenen Pfads: Deshalb ist das Kontofeld hier freier Text und keine Liste zum Auswählen. Jede importierte Bewegung kommt als ausgeglichene Buchung in doppelter Buchführung herein, als hättest du sie von Hand erfasst.

Wenn dich das Ergebnis nicht überzeugt, lässt sich der Import als Ganzes rückgängig machen: Die von ihm erzeugten Buchungen verschwinden zusammen, ohne manuelle Jagd.

1. Öffne Aus CSV importieren im Bereich Werkzeuge der Seitenleiste.
2. Wähle die Datei und gib an, was jede Spalte enthält.
3. Prüfe die Vorschau: Zeilen insgesamt, Währungen und nicht verstandene Zeilen.
4. Bestätige den Import — und mach ihn, wenn nötig, gleich danach als Ganzes rückgängig.