Ajustes
Los Ajustes son el único punto desde el que personalizas Cashfulness: llegas a ellos con el icono del engranaje arriba a la derecha o con la entrada Ajustes. Desde aquí gestionas tu perfil, la apariencia de la aplicación, las monedas, las notificaciones, las copias de seguridad y los espacios contables.
Un único hub para todos los ajustes
La pantalla Ajustes reúne todas las áreas de configuración en una lista de tarjetas: Perfil de usuario, Espacios contables, Apariencia e interfaz, Monedas, Notificaciones y recordatorios, Entrada de transacciones, Seguridad y privacidad, Copias de seguridad y datos, Ayuda y soporte.
Arriba ves siempre cuál es el espacio contable activo: algunos ajustes, como las copias de seguridad, afectan a un solo espacio, mientras que otros, como el perfil y la apariencia, valen para tu cuenta en todos los espacios.
Perfil de usuario: cuenta, seguridad y consentimientos
En Perfil de usuario encuentras la información de tu cuenta: el correo electrónico de acceso se muestra en modo de solo lectura, mientras que el apodo se puede modificar libremente y es el nombre con el que apareces en la aplicación y en los espacios compartidos.
La sección Seguridad te permite cambiar la contraseña y, si hace falta, la dirección de correo electrónico: el correo es también tu nombre de usuario, así que recibirás un mensaje de confirmación en la nueva dirección para completar el cambio.
En Consentimientos de privacidad gestionas las preferencias sobre las comunicaciones: las técnicas y de servicio son obligatorias porque son necesarias para el funcionamiento de la aplicación, mientras que el boletín y las comunicaciones comerciales se activan o desactivan con un interruptor. Cada cambio se guarda automáticamente.
En Seguridad y privacidad hay dos interruptores que se parecen y hacen cosas distintas. Inicio de sesión rápido del dispositivo sirve después de Cerrar sesión: vuelves a entrar con huella, rostro o PIN del dispositivo en lugar de escribir la contraseña. Requerir autenticación bloquea la app cada vez que la abres o vuelves a ella, y pide el desbloqueo: es el que necesitas si el móvil pasa de mano en mano.
La autenticación de dos factores, también en Seguridad y privacidad, añade a la contraseña un código de seis cifras que cambia cada treinta segundos, generado por una app de autenticación en tu teléfono (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy y similares). Para activarla, escaneas el código QR con la app, o copias la clave si la app está en el mismo dispositivo, y escribes el primer código. Justo después, Cashfulness te muestra diez códigos de respaldo, una sola vez: guárdalos en un gestor de contraseñas. Se cierra la sesión en los demás dispositivos conectados y, desde ese momento, cada vez que inicias sesión, después de la contraseña se te pide el código de la app.
Si pierdes el teléfono, al iniciar sesión toca «He perdido el teléfono: usar un código de respaldo»: cada código vale una sola vez y desactiva la autenticación de dos factores, que luego vuelves a activar con el teléfono nuevo. Si también has perdido los códigos, escribe a info@cashfulness.com desde la dirección de tu cuenta: después de comprobar que eres tú, la desactivamos nosotros. Para desactivarla por tu cuenta, o para obtener diez códigos de respaldo nuevos, necesitas el código que la app muestra en ese momento.
Apariencia, notificaciones y preferencias financieras
En Apariencia e interfaz eliges el tema claro u oscuro, la paleta de colores y el idioma de la aplicación, además de los formatos de visualización y las preferencias de diseño.
Notificaciones y recordatorios es el punto donde consultas actualizaciones, avisos y comunicaciones, mientras que las preferencias financieras, como las de la entrada de transacciones, te permiten adaptar el comportamiento de la aplicación a tu forma de trabajar.
La lista de notificaciones se puede aligerar: una que ya has leído lleva el botón «Quitar de la lista», y arriba de la página está «Quitar las leídas», que las quita todas de una vez y te dice cuántas ha quitado. En las no leídas el botón no aparece, y es a propósito: una notificación que nunca has abierto y desaparece con un gesto es una notificación perdida sin saberlo. La palabra «quitar» está elegida a conciencia: la notificación desaparece de tu lista, no se borra. Queda el registro de que te llegó y de que la abriste, que es la única medida con la que notamos si las notificaciones dejan de funcionar.
Si las notificaciones no llegan, lo primero que hay que mirar está arriba de la página Notificaciones: el estado del permiso del sistema. Si nunca lo has concedido, la app te lo pide desde ahí después de explicarte para qué sirve, y también te lo pide la primera vez que anotas un vencimiento con aviso. Si lo has denegado, el diálogo del sistema no vuelve a aparecer: el botón «Abrir ajustes» te lleva a la página correcta, y al volver la tarjeta se actualiza sola. En Windows y Linux no existen las notificaciones del sistema, y la página lo dice: ahí los mensajes llegan dentro de la app.
Las preferencias de notificaciones, junto a la bandeja, muestran la misma tarjeta del permiso y las cuatro categorías: Vencimientos y avisos, Cosas por resolver, Resumen periódico y Mensajes de Cashfulness. Dentro de la app los mensajes llegan siempre; el interruptor junto a cada categoría decide si te llega también como notificación del dispositivo. Apagar «Vencimientos y avisos» quita enseguida los avisos programados en el teléfono, y la ficha del vencimiento lo dice.
«Alertas de tu espacio» es la tercera entrada, y vale para el espacio contable activo. Están todas apagadas hasta que las enciendas tú: recurrentes por confirmar, cuentas por conciliar, inversiones por valorar, presupuesto cerca del límite, saldo de una cuenta por debajo de una cifra, resumen semanal o mensual. Llegan como «Cosas por resolver», un mensaje al día a la hora que elijas y solo si hay algo que decir. La intensidad la decides tú: Esencial repite algo aún pendiente como máximo cada siete días, Regular cada día mientras esté pendiente, Intensa comprueba cada hora y te cuenta enseguida cada novedad. El tono no cambia: solo cuántas veces.
Monedas
En la sección Monedas ves la moneda principal del espacio contable activo: es aquella en la que se expresan los totales de los informes, como el Balance general y el Estado de resultados. La eliges al crear el espacio y, si hace falta, la cambias desde Espacios contables, luego Gestionar el espacio contable, en la opción Moneda primaria.
Debajo encuentras las monedas que puedes asignar a las cuentas, cada una con su tipo de cambio expresado en la moneda principal y el día al que se refiere. Los tipos de cambio llegan del Banco Central Europeo cada día hábil; si una moneda no se actualiza desde hace más de una semana, su fecha aparece resaltada.
Copias de seguridad y datos
La sección Copias de seguridad y datos te permite crear una copia de seguridad de los datos del espacio contable activo. El archivo se guarda en el almacenamiento y aparece en el Historial de copias de seguridad; las restauraciones realizadas se enumeran en el Historial de restauraciones.
Desde la misma área puedes exportar tus datos, en línea con el derecho a la portabilidad previsto por el RGPD.
En la misma área vive también la importación. Importar desde CSV trae cuentas y movimientos desde otro programa, desde una hoja de cálculo o desde un extracto bancario. Está aquí y no en Herramientas porque trasvasar datos pertenece a la familia de copia de seguridad, restauración y exportación: antes de escribir nada te muestra una vista previa y te señala los casos que no sabe resolver solo, en lugar de adivinar.
Quien llega desde GnuCash tiene una entrada propia, Importar desde GnuCash, justo debajo. El archivo tiene que estar en formato XML: GnuCash sabe guardar también en otros formatos, y si el tuyo no lo está te basta con abrirlo en GnuCash y usar Archivo, Guardar como, eligiendo el XML. Si está comprimido da igual, de eso se encarga la aplicación.
La importación copia el árbol tal como estaba, con los nombres y los padres que tenía en GnuCash, y engancha cada rama debajo de la cuenta correspondiente de tu plan de cuentas. No intenta adivinar más, y hay una razón: qué cuentas son líquidas, o cuáles son bienes de uso, no está escrito en ninguna parte del archivo. Los asientos que no cuadran se quedan fuera y te lo dice, en lugar de arreglarlos. También se quedan fuera las transacciones anuladas en GnuCash y las divisiones de acciones: la vista previa y el final de la importación cuentan aparte unas y otras. Las divisiones se quedan fuera porque la importación trae el valor de las acciones, no el número de participaciones; si una división de acciones incluye también un pago en efectivo, ese pago entra como cualquier otro movimiento. Si la importación se detiene a medias a causa de un error, la página te dice cuánto ha entrado y te deja quitarlo con el botón Deshacer la importación. El tipo que la cuenta tenía en GnuCash, en cambio, sí lo usa: las cuentas de tipo banco, efectivo o tarjeta de crédito llegan ya clasificadas así, y las cuentas bancarias y las tarjetas aparecen enseguida en la Conciliación. Las cuentas de acciones y fondos quedan genéricas: cómo clasificarlas lo decides tú, editando la cuenta. La importación también trae el estado de conciliación: en las cuentas bancarias y las tarjetas, los movimientos que en GnuCash estaban conciliados llegan ya conciliados, y la fecha de la última conciliación es la de GnuCash. Los que solo estaban marcados, en cambio, no: los concilias tú, como siempre.
En lugar de toda la historia puedes empezar desde una fecha. Los movimientos anteriores no entran uno por uno: para cada cuenta de activo y de pasivo la aplicación suma sus movimientos y registra, el día anterior a la fecha, un saldo de apertura contra la cuenta Saldos de Apertura. Los gastos e ingresos de los años anteriores no se reabren, así que el estado de resultados del nuevo periodo empieza limpio. Una cuenta en otra moneda recibe el saldo en su propia moneda; si falta el tipo de cambio de ese día, esa apertura se queda fuera y la importación te lo dice. En una cuenta bancaria o una tarjeta, el saldo de apertura llega en dos asientos: la parte de los movimientos que en GnuCash estaban conciliados, ya conciliada, y el resto, por conciliar como siempre. Si una de las dos partes vale cero, solo llega la otra.
Terminada la importación, el botón Ordena las cuentas importadas te deja mover cada rama donde de verdad la quieres tener: una por una y con calma, porque los saldos ya cuadran desde antes. Una rama se mueve donde quieras dentro de su tipo, y un árbol de cuentas de activo no se deja poner entre los gastos: cambiaría el signo de esos saldos y el balance dejaría de cuadrar.
Mientras una importación está escribiendo, tanto desde GnuCash como desde CSV, y también mientras la deshaces, la página se queda abierta hasta que termina: si intentas volver atrás o elegir otra entrada del menú, te pide que esperes, porque una importación dejada a medias seguiría adelante sola y darían ganas de repetirla, con todo por duplicado. Por la misma razón, el mismo archivo de GnuCash no entra dos veces en el mismo espacio: si ya está ahí, en cuanto lo eliges, la página te lo dice, con la fecha y la hora de cada importación anterior, cuántas cuentas y cuántos asientos ha creado, y Deshacer la importación junto a cada una. Una vez quitada la anterior, puedes volver a importarlo desde cero; las cuentas en las que mientras tanto has registrado otros movimientos, o debajo de las cuales has creado otras cuentas, se mantienen, y la página las nombra: mientras estén ahí, el archivo sigue figurando en el espacio, así que mueves o eliminas esos movimientos y esas subcuentas, y luego vuelves a deshacer la importación. Lo mismo vale para una importación interrumpida, por ejemplo al cerrar la aplicación: si vuelves a elegir el archivo, encuentras la parte que ya había entrado, que hay que deshacer antes de repetir la importación. Si de verdad necesitas una segunda copia, impórtala en otro espacio.
- Abre Ajustes, luego Copias de seguridad y datos, y pulsa Administrar copias de seguridad.
- Pulsa Crear copia de seguridad para iniciar enseguida una copia completa del espacio contable.
- Espera a que el archivo aparezca en el Historial de copias de seguridad: desde ahí podrás gestionarlo más adelante.
Espacios contables y eliminación de la cuenta
Desde Espacios contables gestionas tus espacios: puedes renombrarlos, invitar a nuevos miembros y definir roles y permisos por sección, de modo que cada persona ve y modifica solo lo que le corresponde.
Si decides dejar Cashfulness, la eliminación de la cuenta es un procedimiento con confirmación múltiple: se te pide confirmar varias veces precisamente porque la operación es irreversible y borra definitivamente tus datos.