Las Herramientas

Documentos

Documentos es el archivo de tu espacio contable: aquí subes recibos, contratos y otros archivos y los adjuntas a las transacciones o los conservas a nivel de espacio. Tres pestañas organizan el flujo: Bandeja de entrada para los archivos recién llegados y todavía por ordenar, Todos para el archivo completo, y Archivados para lo que has apartado.

Puedes filtrar por tipo de documento y por periodo, o aislar solo los documentos fiscales con el filtro dedicado. Al final de la página, la barra Gestión de almacenamiento muestra cuántos documentos has subido y cuánto espacio estás usando; desde ahí abres también la administración del almacenamiento.

Los documentos están protegidos con cifrado de extremo a extremo: la primera vez, un asistente te guía para crear una frase de contraseña dedicada y una clave de recuperación de 24 palabras. Mientras el cifrado esté desbloqueado puedes volver a ver las 24 palabras cuando quieras: toca el candado en la parte superior de la página Documentos y elige "Mostrar clave de recuperación".

Si olvidas la frase de contraseña, con la clave de recuperación estableces una nueva. Si pierdes ambas, ya nadie puede recuperar los documentos cifrados — ni siquiera nosotros: es la misma protección que impide leerlos a cualquier otro. Para empezar de nuevo, en la ventana de desbloqueo está "He perdido la frase de contraseña y la clave de recuperación": te dice cómo están las cosas, elimina los documentos ya ilegibles y te acompaña a crear credenciales nuevas.

Antes de eliminarlo todo, revisa tus otros dispositivos: si en uno de ellos los documentos aún se abren sin pedirte la frase de contraseña, la clave sigue ahí. Abre "Mostrar clave de recuperación" desde ese dispositivo y guarda las 24 palabras: no has perdido nada. No cierres sesión en ese dispositivo antes de guardarlas.

1. Abre Documentos desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Pulsa Cargar documento arriba a la derecha y elige el archivo de tu dispositivo.
3. Asigna un tipo al documento y, si quieres, vincúlalo a una transacción del Registro.
4. Vuelve a encontrar el archivo con las pestañas Bandeja de entrada, Todos y Archivados o con los filtros por tipo y periodo.

Suscripciones y suministros

Suscripciones y suministros es el inventario de tus contratos: suscripciones, suministros del hogar y seguros. Para cada contrato registras el proveedor, cuánto esperas pagar y cada cuánto, el vencimiento y los días de preaviso para darlo de baja; en los suministros hay sitio también para el código de cliente y el código del punto de suministro, como el POD de la luz o el PDR del gas. En la cabecera de la página ves cuánto cuestan todos juntos, al mes y al año, y los contratos cercanos al vencimiento, con el último día útil para darlos de baja.

Cada sección dice bajo el título qué contiene. «Decidir ahora» no es un estado aparte: son contratos activos o en baja con el plazo cerca, subidos arriba para que no se pierdan al final. Los Activos están en curso y son los que forman el total. Los que están En baja se han dado de baja pero aún no han terminado: se paga hasta el último día, así que siguen contando. Los Cerrados ya no cuestan nada y quedan fuera del total, en la lista solo por el historial. Y un contrato cerrado se puede reabrir: en su ficha, junto a Dar de baja, está Reactivar, que lo devuelve a los activos y borra la baja junto con la fecha de fin de servicio; si hay un movimiento recurrente vinculado, la app pregunta si encenderlo también, y la casilla nace apagada.

La mitad del inventario la hace la aplicación: la sección Encontrados entre tus gastos observa tus movimientos y propone los costes que vuelven con un ritmo reconocible, con el formulario ya rellenado. Son propuestas: solo cuentan si las confirmas. Un contrato puede tener vinculado su movimiento recurrente, y en ese caso lo ves en dos sitios: aquí como contrato, entre las recurrentes como regla. Es intencionado, son dos vistas de la misma cosa; cuando das de baja un contrato, la aplicación te pregunta si detener también la recurrente.

Esta sección no escribe nunca en tus libros: los asientos siguen siendo cosa de las transacciones y de las recurrentes, mientras que el contrato está por encima y te dice cuánto cuesta y cuándo puedes salir de él. La lista se consulta con cualquier plan; censar, modificar y dar de baja los contratos forma parte de los planes de pago.

Aquí dentro cabe más de lo que el subtítulo consigue enumerar: streaming, telefonía y fibra, luz, gas y agua, gimnasio, software por suscripción, comunidad, y también los seguros y los gastos del coche. El seguro tiene su tipo dedicado, con sitio para el número de póliza, y el impuesto de circulación encaja bien en el tipo Otro. La pregunta no es qué clase de gasto es, sino si hay algo que se renueva solo y un día antes del cual hay que decidir si mantenerlo.

Vencimientos

Vencimientos reúne las cosas que te manda otra persona y que hay que pagar antes de una fecha: el IBI, una multa, la derrama de la comunidad. No son movimientos recurrentes, que son previsiones, ni contratos, que son relaciones que duran: son obligaciones llegadas de fuera, con el importe ya escrito en el aviso y un recargo si la fecha pasa. Para anotar una bastan tres cosas: a quién se paga, cuánto y antes de cuándo.

Cada vencimiento tiene sus días de antelación, siete de partida, y desde ese día llega un aviso a las 9 de la mañana en el dispositivo. Si la fecha pasa y el vencimiento sigue abierto, el aviso sigue llegando cada mañana hasta que lo marques pagado o lo archives. Junto a los campos hay sitio para el código del aviso, la cuenta del acreedor, la web donde se paga y unas instrucciones libres; adjuntar el aviso vale más que todo lo demás, porque los códigos y el impreso ya vienen encima.

Cuando tocas Ya lo he pagado, la app te pregunta con qué has pagado, cuándo lo hiciste de verdad y cuánto ha salido, y solo en ese momento nace el apunte por partida doble. La fecha que queda en el movimiento es la del pago, no la del vencimiento: una factura que vence el 31 y pagas el 2 es un gasto del mes siguiente. Justo después la app te propone anotar el siguiente, con todo dentro salvo la fecha.

El campo de la fecha de vencimiento empieza vacío, y lo hace a propósito: antes te lo encontrabas con la fecha de hoy ya escrita, que es una respuesta falsa, y quien no se daba cuenta acababa con el aviso ya pasado. Mientras falte la fecha, el recuadro del aviso te lo dice en lugar de quedarse mudo, y al guardar te la pide.

Actualización de inversiones

Actualización de inversiones sirve para valorar tus carteras al valor de mercado actual. La página enumera las cuentas de inversión configuradas para la actualización del valor: en cada una introduces el valor de mercado actual y la aplicación registra la revalorización como un asiento cuadrado por partida doble.

La diferencia entre el valor anterior y el nuevo no se sobrescribe sin más: se contabiliza, de modo que el Balance general y el Patrimonio neto reflejan la evolución real de tus inversiones conservando el histórico de las variaciones.

1. Abre Actualización de inversiones desde la sección Herramientas.
2. Elige la cuenta de inversión que quieres actualizar.
3. Introduce el valor de mercado actual de la cartera.
4. Confirma: la aplicación registra la revalorización y actualiza el Saldo de la cuenta.

Conciliación de cuentas

Conciliación de cuentas ofrece una vista de conjunto de las cuentas conciliables y de su estado, y controla las que tienen transacciones pendientes. Es el punto de control para verificar que los Saldos registrados en Cashfulness se corresponden con la realidad, por ejemplo con el extracto de tu banco.

Cuando todas las cuentas compatibles están al día, la página lo confirma con un mensaje dedicado: ninguna cuenta que conciliar. En caso contrario, ves enseguida qué cuentas requieren tu atención.

La conciliación ya no vale solo para cuentas corrientes y tarjetas: se aplica también a las cuentas de inversión y a las de criptomonedas. Quien tiene un exchange o un bróker sí que recibe extracto, y quiere compararlo.

En esas cuentas, sin embargo, el saldo se mueve también solo, y la pantalla te lo dice: en el extracto está también cuánto ha subido o bajado el valor por su cuenta, mientras que en tus libros están las compras, las ventas y el dinero movido. Así que si después de marcarlo todo queda una diferencia, casi siempre es esa y no es un error tuyo: no se cierra marcando más movimientos, se cierra registrando la valoración de la cuenta a la fecha del extracto, desde Actualización de inversiones o desde Revalorización de activos.

Amortizaciones, Garantías y Revalorización de activos

Tres herramientas dedicadas a los bienes patrimoniales completan la sección. Amortizaciones gestiona los bienes con obsolescencia programada: su valor se reduce con el tiempo mediante asientos contables periódicos, de modo que el Balance general refleja el valor residual efectivo.

Garantías lleva el control de los vencimientos de las garantías de tus bienes, así siempre sabes qué compras siguen cubiertas. Revalorización de activos, por último, te permite ajustar el valor de los bienes patrimoniales cuando cambia con el tiempo, al alza o a la baja.

Como todas las herramientas, también las amortizaciones y las revalorizaciones generan asientos por partida doble: cada variación de valor tiene siempre una contrapartida y la suma de las líneas del Debe y del Haber sigue siendo cero.

Movimientos recurrentes

Los Movimientos recurrentes son las reglas para lo que se repite: nómina, alquiler, cuotas, suscripciones, planes de inversión. Creas la regla una vez — qué, cuánto, cada cuánto — y desde ese momento la app te presenta cada vencimiento cuando llega, ya rellenado: tú lo confirmas con un toque, lo saltas o corriges el importe si esa vez es distinto.

La regla no escribe nunca sola en tus libros: cada asiento nace solo cuando confirmas, y nace cuadrado por partida doble. Es la diferencia entre una previsión y un hecho: la recurrente prevé, tú registras. Los vencimientos sin confirmar se acumulan en la cola «Vencimientos por resolver», en lo alto de la página y en la página de inicio, para que nada pase en silencio.

Los tipos cubren los casos reales: gasto e ingreso de importe fijo, suministros de importe variable (en cada vencimiento te pregunta cuánto ha llegado), transferencias entre tus propias cuentas, planes de inversión hacia las inversiones, y suscripciones — que también puedes tener «solo en la lista», sin asientos, solo para saber cuánto gastas. Una suscripción puede convertirse en un contrato en la página Suscripciones y suministros, y entonces la ves en dos sitios: es intencionado, son dos vistas de la misma cosa.

Eliminar una regla no toca la historia: desaparecen la regla y los vencimientos aún por resolver, pero los movimientos ya registrados se quedan en los libros, porque esos ocurrieron de verdad.

1. Abre Movimientos recurrentes desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Pulsa Nuevo movimiento recurrente y elige el tipo: gasto, ingreso, suministro, transferencia, plan de inversión o suscripción.
3. Fija el importe, la frecuencia y las dos cuentas del asiento; guarda la regla.
4. En cada vencimiento encontrarás el movimiento en la cola: confírmalo, sáltalo o corrige el importe.

Hipoteca o préstamo

Hipoteca o préstamo construye el plan de amortización a partir de cuatro números del contrato: capital financiado, TIN anual, número de cuotas y fecha de la primera. La app calcula el plan por el sistema francés y te muestra la cuota, la parte de capital, la parte de intereses y el último vencimiento antes de escribir nada.

Cuidado con el número que copias: hace falta el TIN, no la TAE. La TAE incluye también los gastos, y puesta aquí saldría una cuota más alta que la real. Si escribes además la cuota del contrato, la app comprueba que el plan cuadre: cuando no cuadra, casi siempre es porque en el sitio del TIN ha acabado la TAE.

En los libros funciona así: de la cuenta elegida sale la cuota entera, la deuda baja solo por la parte de capital, y la diferencia son los intereses, que son un gasto. Tres cuentas, un asiento cuadrado por cada cuota: el Balance general muestra la deuda pendiente real, el Estado de resultados el coste real del préstamo.

El plan vale para el tipo fijo. Si el tuyo es variable, el plan no existe por adelantado: se rehace cuando el banco comunica el nuevo tipo.

1. Abre Hipoteca o préstamo desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Copia del contrato el capital, el TIN, el número de cuotas y la fecha de la primera cuota.
3. Elige las tres cuentas: aquella de la que sale la cuota, la deuda y la cuenta de los intereses.
4. Comprueba la cuota calculada — si has escrito la del contrato, la app las compara — y pulsa Crear el plan.

Etiquetas

Las Etiquetas agrupan transacciones repartidas por cuentas distintas bajo un nombre tuyo: «Vacaciones 2026», «Reforma del baño», «Viaje de marzo». El plan de cuentas responde a la pregunta «¿qué tipo de gasto es?»; la etiqueta responde a «¿de qué proyecto forma parte?» — y son dos preguntas distintas, por eso existen las dos.

Una etiqueta nace en el momento en que la escribes en una transacción, desde el campo Etiquetas del formulario: no hace falta crearla antes. La página Etiquetas en Herramientas es el registro maestro: ves cuántas transacciones lleva cada una, la renombras en todas partes de un solo golpe o la eliminas.

Las etiquetas no tocan nunca tus libros: son una capa de lectura por encima de los asientos. Eliminar una no mueve un céntimo — las transacciones se quedan donde están, solo se pierde la agrupación.

1. Registra una transacción y escribe un nombre en el campo Etiquetas: la etiqueta nace ahí.
2. Reúsala en las transacciones que pertenecen al mismo proyecto, en cualquier cuenta.
3. Filtra el Registro por etiqueta para ver el proyecto entero, con su total.
4. Desde la página Etiquetas en Herramientas renombras o eliminas las etiquetas de todo el espacio.

Importar desde CSV

Importar desde CSV trae cuentas y movimientos desde otro programa, desde una hoja de cálculo o desde el extracto bancario. Acepta CSV, TSV y archivos de texto separados por coma, punto y coma o tabulación, y entiende dos formatos: una fila por movimiento (el clásico extracto bancario) o varias filas por asiento (las exportaciones en partida doble de otros gestores).

El recorrido tiene tres pasos: eliges el archivo, dices qué hay en cada columna — fecha, descripción, importe, cuenta, contrapartida — y miras la vista previa. Antes de escribir nada ves cuántas filas entran, en qué monedas y qué no se ha entendido: ninguna sorpresa una vez hecha la importación.

Las cuentas que el archivo nombra y que aún no existen en el espacio se crean durante la importación, respetando la ruta escrita en el archivo: por eso el campo de la cuenta aquí es texto libre y no una lista de la que elegir. Cada movimiento importado entra como asiento cuadrado por partida doble, como si lo hubieras registrado a mano.

Si el resultado no te convence, la importación se anula en bloque: los asientos creados por la importación desaparecen juntos, sin caza manual.

1. Abre Importar desde CSV desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Elige el archivo e indica qué contiene cada columna.
3. Revisa la vista previa: filas totales, monedas y filas no entendidas.
4. Confirma la importación — y si hace falta, anúlala en bloque justo después.