Las Herramientas

Documentos

Documentos es el archivo de tu espacio contable: aquí subes recibos, contratos y otros archivos y los adjuntas a las transacciones o los conservas a nivel de espacio. Tres pestañas organizan el flujo: Bandeja de entrada para los archivos recién llegados y todavía por ordenar, Todos para el archivo completo, y Archivados para lo que has apartado.

Puedes filtrar por tipo de documento y por periodo, o aislar solo los documentos fiscales con el filtro dedicado. Al final de la página, la barra Gestión de almacenamiento muestra cuántos documentos has subido y cuánto espacio estás usando; desde ahí abres también la administración del almacenamiento.

Los documentos están protegidos con cifrado de extremo a extremo: la primera vez, un asistente te guía para crear un código de documentos dedicado y una clave de recuperación de 24 palabras. Mientras el cifrado esté desbloqueado puedes volver a ver las 24 palabras cuando quieras: toca el candado en la parte superior de la página Documentos y elige "Mostrar clave de recuperación".

Si olvidas el código de documentos, con la clave de recuperación estableces uno nuevo. Si pierdes ambos, ya nadie puede recuperar los documentos cifrados — ni siquiera nosotros: es la misma protección que impide leerlos a cualquier otro. Para empezar de nuevo, en la ventana de desbloqueo está "He perdido el código de documentos y la clave de recuperación": te dice cómo están las cosas, elimina los documentos ya ilegibles y te acompaña a crear credenciales nuevas.

Antes de eliminarlo todo, revisa tus otros dispositivos: si en uno de ellos los documentos aún se abren sin pedirte el código de documentos, la clave sigue ahí. Abre "Mostrar clave de recuperación" desde ese dispositivo y guarda las 24 palabras: no has perdido nada. No cierres sesión en ese dispositivo antes de guardarlas.

1. Abre Documentos desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Pulsa Cargar documento arriba a la derecha y elige el archivo de tu dispositivo.
3. Asigna un tipo al documento y, si quieres, vincúlalo a una transacción del Registro.
4. Vuelve a encontrar el archivo con las pestañas Bandeja de entrada, Todos y Archivados o con los filtros por tipo y periodo.

Suscripciones y suministros

Suscripciones y suministros es el inventario de tus contratos: suscripciones, suministros del hogar y seguros. Para cada contrato registras el proveedor, cuánto esperas pagar y cada cuánto, el vencimiento y los días de preaviso para darlo de baja; en los suministros hay sitio también para el código de cliente y el código del punto de suministro, como el POD de la luz o el PDR del gas. En la cabecera de la página ves cuánto cuestan todos juntos, al mes y al año, y los contratos cercanos al vencimiento, con el último día útil para darlos de baja.

Cada sección dice bajo el título qué contiene. «Para decidir ahora» no es un estado aparte: son contratos activos o en baja con el plazo cerca, subidos arriba para que no se pierdan al final. Los Activos están en curso y son los que forman el total. Los que están En proceso de baja se han dado de baja pero aún no han terminado: se paga hasta el último día, así que siguen contando. Los Terminados ya no cuestan nada y quedan fuera del total, en la lista solo por el historial. Y un contrato terminado se puede reabrir: en su ficha, junto a Dar de baja, está Reactivar, que lo devuelve a los activos y borra la baja junto con la fecha de fin de servicio; si hay un movimiento recurrente vinculado, la app pregunta si encenderlo también, y la casilla nace apagada.

La mitad del inventario la hace la aplicación: la sección Encontrados entre tus gastos observa tus movimientos y propone los costes que vuelven con un ritmo reconocible, con el formulario ya rellenado. Son propuestas: solo cuentan si las confirmas. Un contrato puede tener vinculado su movimiento recurrente, y en ese caso lo ves en dos sitios: aquí como contrato, entre las recurrentes como regla. Es intencionado, son dos vistas de la misma cosa; cuando das de baja un contrato, la aplicación te pregunta si detener también la recurrente.

Esta sección no escribe nunca en tus libros: los asientos siguen siendo cosa de las transacciones y de las recurrentes, mientras que el contrato está por encima y te dice cuánto cuesta y cuándo puedes salir de él. La lista se consulta con cualquier plan; censar, modificar y dar de baja los contratos forma parte de los planes de pago.

Aquí dentro cabe más de lo que el subtítulo consigue enumerar: streaming, telefonía y fibra, luz, gas y agua, gimnasio, software por suscripción, comunidad, y también los seguros y los gastos del coche. El seguro tiene su tipo dedicado, con sitio para el número de póliza, y el impuesto de circulación encaja bien en el tipo Otro. La pregunta no es qué clase de gasto es, sino si hay algo que se renueva solo y un día antes del cual hay que decidir si mantenerlo.

Cada línea dice quién registra el movimiento: junto al tipo y al proveedor verás «Se registra solo», cuando hay una recurrente activa vinculada que te propone el apunte al vencimiento, o «Lo registras tú», cuando ese apunte te toca a ti. En el segundo caso la fecha que ves no avanza sola: se queda donde la pusiste. Tener un contrato solo como recordatorio está muy bien —te dice cuánto cuesta y cuándo puedes darlo de baja— pero conviene saber cuál es cuál.

El «no» a una sugerencia se recuerda: la línea pasa a «Descartados», de donde se recupera con «Restaurar». Vale mientras esa cuenta se comporte igual —si cambia de importe o de cadencia vuelve sola a las sugerencias— y vale para el espacio contable, no solo para ti.

Al final de la pantalla puede aparecer el recuadro de un colaborador, por ejemplo un comparador de ofertas de luz y gas. Encima siempre se indica que es contenido en colaboración, y «¿Por qué ves esto?» explica el resto: es un enlace de afiliado; si contratas una oferta, la empresa que promueve Cashfulness puede recibir una comisión, y para ti el precio no cambia. Al colaborador no le llega ninguno de tus datos. El recuadro solo aparece en los países donde existe la oferta. El mismo recuadro puede aparecer también en el detalle de la cuenta de gasto de una factura, encima de los movimientos: ahí lo cierras con la X, y para esa cuenta ya no vuelve en este dispositivo.

Vencimientos

Vencimientos reúne las cosas que te manda otra persona y que hay que pagar antes de una fecha: el IBI, una multa, la derrama de la comunidad. No son movimientos recurrentes, que son previsiones, ni contratos, que son relaciones que duran: son obligaciones llegadas de fuera, con el importe ya escrito en el aviso y un recargo si la fecha pasa. Para anotar una bastan tres cosas: a quién se paga, cuánto y antes de cuándo.

Cada vencimiento tiene sus días de antelación, siete de partida, y desde ese día llega un aviso a las 9 de la mañana en el dispositivo. Si la fecha pasa y el vencimiento sigue abierto, el aviso sigue llegando cada mañana hasta que le des una de las tres respuestas. Junto a los campos hay sitio para el código del aviso, la cuenta del acreedor, la web donde se paga y unas instrucciones libres; adjuntar el aviso vale más que todo lo demás, porque los códigos y el impreso ya vienen encima. El teléfono tiene programados los avisos del mes que viene de todos tus espacios a la vez, y esa ventana avanza sola cada vez que abres la app: si no la abres durante más de un mes, los que caen más allá no llegan. Cuando cierras la sesión de tu cuenta, se borran.

Cuando tocas Acabo de pagarlo, la app te pregunta con qué has pagado, cuándo lo hiciste de verdad y cuánto ha salido, y solo en ese momento nace el apunte por partida doble. La fecha que queda en el movimiento es la del pago, no la del vencimiento: una factura que vence el 31 y pagas el 2 es un gasto del mes siguiente. Justo después la app te propone anotar el siguiente, con todo dentro salvo la fecha. Al lado hay otras dos respuestas, y no registran nada: «Ya lo había pagado», cuando el dinero sí ha salido de verdad pero ese movimiento ya está en tus cuentas por otra vía, y «Ya no lo necesito», cuando lo habías anotado por error o al final no has tenido que pagarlo. Son dos porque son dos hechos distintos sobre tu dinero, y el vencimiento cerrado recuerda cuál has elegido. Ninguna de las dos se usa para un gasto que todavía tienes que registrar: ese apunte no lo haría nadie.

Si tienes varios vencimientos que cerrar de la misma manera, por ejemplo los antiguos ya pagados por otra vía, toca «Seleccionar» arriba: junto a cada vencimiento abierto aparece una casilla, y al pie de la pantalla una barra con «Ya pagados» y «Ya no hacen falta». Son las dos mismas respuestas, dadas de una sola vez a todos los que has elegido. «Acabo de pagarlo» ahí no está, y es a propósito: cada pago real tiene su cuenta, su fecha y su importe, y se registra uno por uno.

El campo de la fecha de vencimiento empieza vacío, y lo hace a propósito: antes te lo encontrabas con la fecha de hoy ya escrita, que es una respuesta falsa, y quien no se daba cuenta acababa con el aviso ya pasado. Mientras falte la fecha, el recuadro del aviso te lo dice en lugar de quedarse mudo, y al guardar te la pide.

Actualización de inversiones

Actualización de inversiones sirve para valorar tus carteras al valor de mercado actual. La página enumera las cuentas de inversión configuradas para la actualización del valor: en cada una introduces el valor de mercado actual y la aplicación registra la revalorización como un asiento cuadrado por partida doble.

La diferencia entre el valor anterior y el nuevo no se sobrescribe sin más: se contabiliza, de modo que el Balance general y el Patrimonio neto reflejan la evolución real de tus inversiones conservando el histórico de las variaciones.

1. Abre Actualización de inversiones desde la sección Herramientas.
2. Elige la cuenta de inversión que quieres actualizar.
3. Introduce el valor de mercado actual de la cartera.
4. Confirma: la aplicación registra la revalorización y actualiza el Saldo de la cuenta.

Conciliación

Conciliación ofrece una vista de conjunto de las cuentas conciliables y de su estado, y controla las que tienen transacciones pendientes. Es el punto de control para verificar que los Saldos registrados en Cashfulness se corresponden con la realidad, por ejemplo con el extracto de tu banco.

Cuando todas las cuentas compatibles están al día, la página lo confirma con un mensaje dedicado: no hay cuentas por conciliar. En caso contrario, ves enseguida qué cuentas requieren tu atención.

La conciliación ya no vale solo para cuentas corrientes y tarjetas: se aplica también a las cuentas de inversión y a las de criptomonedas. Quien tiene un exchange o un bróker sí que recibe extracto, y quiere compararlo.

En esas cuentas, sin embargo, el saldo se mueve también solo, y la pantalla te lo dice: en el extracto está también cuánto ha subido o bajado el valor por su cuenta, mientras que en tus libros están las compras, las ventas y el dinero movido. Así que si después de marcarlo todo queda una diferencia, casi siempre es esa y no es un error tuyo: no se cierra marcando más movimientos, se cierra registrando la valoración de la cuenta a la fecha del extracto, desde Actualización de inversiones o desde Revalorización de activos.

Una cuenta se señala cuando tiene movimientos pendientes y el próximo extracto está cerca: el aviso empieza cinco días antes de la fecha estimada. La estimación cuenta desde tu última conciliación o, si nunca has conciliado esa cuenta, desde el movimiento pendiente más antiguo. Registrar un movimiento nuevo no retrasa el aviso: la cuenta atrás se reinicia solo cuando concilias de verdad. Bajo el nombre de la cuenta ves cuántos días lleva esperando el movimiento más antiguo, para distinguir «el extracto está por llegar» de «esto lleva meses parado».

Encima de la lista, junto a los filtros, hay un campo de búsqueda por nombre: se suma al filtro activo, no lo sustituye, y si el nombre no existe la pantalla lo dice en vez de sugerirte cambiar de filtro.

Amortizaciones, Garantías y Revalorización de activos

Tres herramientas dedicadas a los bienes patrimoniales completan la sección. Amortizaciones gestiona los bienes con obsolescencia programada: su valor se reduce con el tiempo mediante asientos contables periódicos, de modo que el Balance general refleja el valor residual efectivo.

Garantías lleva el control de los vencimientos de las garantías de tus bienes, así siempre sabes qué compras siguen cubiertas. Revalorización de activos, por último, te permite ajustar el valor de los bienes patrimoniales cuando cambia con el tiempo, al alza o a la baja.

Como todas las herramientas, también las amortizaciones y las revalorizaciones generan asientos por partida doble: cada variación de valor tiene siempre una contrapartida y la suma de las líneas del Debe y del Haber sigue siendo cero.

Movimientos recurrentes

Los Movimientos recurrentes son las reglas para lo que se repite: nómina, alquiler, cuotas, suscripciones, planes de inversión. Creas la regla una vez — qué, cuánto, cada cuánto — y desde ese momento la app te presenta cada vencimiento cuando llega, ya rellenado: tú lo confirmas con un toque, lo saltas o corriges el importe si esa vez es distinto.

La regla no escribe nunca sola en tus libros: cada asiento nace solo cuando confirmas, y nace cuadrado por partida doble. Es la diferencia entre una previsión y un hecho: la recurrente prevé, tú registras. Los vencimientos sin confirmar se acumulan en la cola «Vencimientos por resolver», en lo alto de la página y en la página de inicio, para que nada pase en silencio. Si creas una regla que empieza en una fecha ya pasada, la aplicación te pregunta si los vencimientos anteriores a hoy ya los has registrado: si es así, la regla empieza desde el siguiente y no te los vuelve a proponer.

Los tipos cubren los casos reales: gasto e ingreso de importe fijo, suministros de importe variable (en cada vencimiento te pregunta cuánto ha llegado), transferencias entre tus propias cuentas, planes de inversión hacia las inversiones, y suscripciones — que también puedes tener «solo en la lista», sin asientos, solo para saber cuánto gastas. Una suscripción puede convertirse en un contrato en la página Suscripciones y suministros, y entonces la ves en dos sitios: es intencionado, son dos vistas de la misma cosa.

En el filtro Todos, arriba, el recuadro Gastos e ingresos fijos compara lo que sale y lo que entra con regularidad: una fila por cadencia (Cada mes, Cada tres meses, Cada año), con el importe de cada vencimiento, y abajo todo llevado al mes y al año con el margen. Las transferencias y los planes de inversión van aparte: mueven dinero entre tus cuentas, no lo gastan.

Eliminar una regla no toca la historia: desaparecen la regla y los vencimientos aún por resolver, pero los movimientos ya registrados se quedan en los libros, porque esos ocurrieron de verdad.

1. Abre Movimientos recurrentes desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Pulsa Nuevo movimiento recurrente y elige el tipo: gasto, ingreso, suministro, transferencia, plan de inversión o suscripción.
3. Fija el importe, la frecuencia y las dos cuentas del asiento; guarda la regla.
4. En cada vencimiento encontrarás el movimiento en la cola: confírmalo, sáltalo o corrige el importe.

Hipoteca o préstamo

Hipoteca o préstamo construye el plan de amortización a partir de cuatro números del contrato: capital financiado, TIN anual, número de cuotas y fecha de la primera. La app calcula el plan por el sistema francés y te muestra la cuota, la parte de capital, la parte de intereses y el último vencimiento antes de escribir nada.

Cuidado con el número que copias: hace falta el TIN, no la TAE. La TAE incluye también los gastos, y puesta aquí saldría una cuota más alta que la real. Si escribes además la cuota del contrato, la app comprueba que el plan cuadre: cuando no cuadra, casi siempre es porque en el sitio del TIN ha acabado la TAE.

En los libros funciona así: de la cuenta elegida sale la cuota entera, la deuda baja solo por la parte de capital, y la diferencia son los intereses, que son un gasto. Tres cuentas, un asiento cuadrado por cada cuota: el Balance general muestra la deuda pendiente real, el Estado de resultados el coste real del préstamo.

El plan vale para el tipo fijo. Si el tuyo es variable, el plan no existe por adelantado: se rehace cuando el banco comunica el nuevo tipo.

1. Abre Hipoteca o préstamo desde la sección Herramientas de la barra lateral.
2. Copia del contrato el capital, el TIN, el número de cuotas y la fecha de la primera cuota.
3. Elige las tres cuentas: aquella de la que sale la cuota, la deuda y la cuenta de los intereses.
4. Comprueba la cuota calculada — si has escrito la del contrato, la app las compara — y pulsa Crear el plan.

Etiquetas

Las Etiquetas agrupan transacciones repartidas por cuentas distintas bajo un nombre tuyo: «Vacaciones 2026», «Reforma del baño», «Viaje de marzo». El plan de cuentas responde a la pregunta «¿qué tipo de gasto es?»; la etiqueta responde a «¿de qué proyecto forma parte?» — y son dos preguntas distintas, por eso existen las dos.

Una etiqueta nace en el momento en que la escribes en una transacción, desde el campo Etiquetas del formulario: no hace falta crearla antes. La página Etiquetas en Herramientas es el registro maestro: ves cuántas transacciones lleva cada una, la renombras en todas partes de un solo golpe o la eliminas.

Las etiquetas no tocan nunca tus libros: son una capa de lectura por encima de los asientos. Eliminar una no mueve un céntimo — las transacciones se quedan donde están, solo se pierde la agrupación.

1. Registra una transacción y escribe un nombre en el campo Etiquetas: la etiqueta nace ahí.
2. Reúsala en las transacciones que pertenecen al mismo proyecto, en cualquier cuenta.
3. Filtra el Registro por etiqueta para ver el proyecto entero, con su total.
4. Desde la página Etiquetas en Herramientas tocas una etiqueta para abrir el Registro ya filtrado por ella, o renombras o eliminas las etiquetas de todo el espacio.

Importar desde CSV

Importar desde CSV trae cuentas y movimientos desde otro programa, desde una hoja de cálculo o desde el extracto bancario. Acepta CSV, TSV y archivos de texto separados por coma, punto y coma o tabulación, y entiende dos formatos: una fila por movimiento (el clásico extracto bancario) o varias filas por asiento (las exportaciones en partida doble de otros gestores).

El recorrido tiene tres pasos: eliges el archivo, dices qué hay en cada columna — fecha, descripción, importe, cuenta, contrapartida — y miras la vista previa. Antes de escribir nada ves cuántas filas entran, en qué monedas y qué no se ha entendido: ninguna sorpresa una vez hecha la importación.

Si una cuenta que ya existe está en una moneda distinta de la de los importes del archivo, sus filas se convierten al tipo de cambio del día de cada movimiento, y la vista previa te lo indica antes de importar.

Las cuentas que el archivo nombra y que aún no existen en el espacio se crean durante la importación, respetando la ruta escrita en el archivo: por eso el campo de la cuenta aquí es texto libre y no una lista de la que elegir. Cada movimiento importado entra como asiento cuadrado por partida doble, como si lo hubieras registrado a mano.

Si el resultado no te convence, la importación se anula en bloque: los asientos creados por la importación desaparecen juntos, sin caza manual.

1. Abre Ajustes, luego Copias de seguridad y datos, y pulsa Importar desde CSV.
2. Elige el archivo e indica qué contiene cada columna.
3. Revisa la vista previa: filas totales, monedas y filas no entendidas.
4. Confirma la importación — y si hace falta, anúlala en bloque justo después.