Asetukset

Yksi keskus kaikille asetuksille

Asetukset-näyttö kokoaa kaikki alueet korttilistaksi: Käyttäjäprofiili, Kirjanpitotilat, Ulkoasu ja käyttöliittymä, Valuutat, Ilmoitukset ja muistutukset, Tapahtumien kirjaus, Turvallisuus ja tietosuoja, Varmuuskopiot ja tiedot, Apu ja tuki.

Ylhäällä näet aina, mikä kirjanpitotila on käytössä: jotkin asetukset, kuten varmuuskopiot, koskevat yksittäistä tilaa, kun taas toiset, kuten profiili ja ulkoasu, pätevät tiliisi kaikissa tiloissa.

Käyttäjäprofiili: tili, turvallisuus ja suostumukset

Käyttäjäprofiilista löydät tilisi tiedot: kirjautumiseen käytettävä sähköpostiosoite näkyy vain luettavana, kun taas nimimerkki on vapaasti muutettavissa ja on se nimi, jolla näyt sovelluksessa ja jaetuissa tiloissa.

Turvallisuus-osasta voit vaihtaa salasanan ja tarvittaessa sähköpostiosoitteen: sähköposti on myös käyttäjätunnuksesi, joten saat vahvistusviestin uuteen osoitteeseen vaihdon viimeistelyä varten.

Tietosuojasuostumuksista hallinnoit viestintää: tekniset ja palveluviestit ovat pakollisia, koska sovellus ei toimi ilman niitä, kun taas uutiskirje ja markkinointiviestit kytketään päälle tai pois kytkimellä. Jokainen muutos tallentuu itsestään.

Kohdassa Turvallisuus ja yksityisyys on kaksi samannäköistä kytkintä, jotka tekevät eri asioita. Laitteen pikakirjautuminen koskee tilannetta Kirjaudu ulos -toiminnon jälkeen: pääset takaisin sormenjäljellä, kasvoilla tai laitteen PIN-koodilla salasanan sijaan. Vaadi todennus lukitsee sovelluksen aina, kun avaat sen tai palaat siihen, ja pyytää avaamaan lukituksen: se on oikea valinta, jos puhelin kulkee kädestä käteen.

Kaksivaiheinen todennus, joka on myös kohdassa Turvallisuus ja yksityisyys, lisää salasanan rinnalle kuusinumeroisen koodin, joka vaihtuu 30 sekunnin välein ja jonka luo puhelimesi todennussovellus (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy ja vastaavat). Käyttöön ottaessasi skannaat QR-koodin sovelluksella tai kopioit avaimen, jos sovellus on samalla laitteella, ja kirjoitat ensimmäisen koodin. Heti sen jälkeen Cashfulness näyttää sinulle kymmenen varakoodia, vain kerran: tallenna ne salasanojen hallintasovellukseen. Muut kirjautuneet laitteet kirjataan ulos, ja siitä lähtien sinulta kysytään jokaisella kirjautumiskerralla salasanan jälkeen sovelluksen koodia.

Jos kadotat puhelimesi, napauta kirjautuessasi kohtaa «Kadotin puhelimeni: käytän varakoodia»: kukin koodi toimii vain kerran ja poistaa kaksivaiheisen todennuksen käytöstä, minkä jälkeen otat sen uudelleen käyttöön uudella puhelimella. Jos olet kadottanut myös koodit, kirjoita osoitteeseen info@cashfulness.com tilisi sähköpostiosoitteesta: kun olemme varmistaneet, että kyse on sinusta, poistamme sen käytöstä omalta puoleltamme. Jos haluat poistaa sen käytöstä omasta aloitteestasi tai saada kymmenen uutta varakoodia, tarvitset koodin, jonka sovellus näyttää sillä hetkellä.

Ulkoasu, ilmoitukset ja taloudelliset valinnat

Ulkoasu ja käyttöliittymä -osassa valitset vaalean tai tumman teeman, väripaletin ja sovelluksen kielen sekä näyttömuodot ja asetteluvalinnat.

Ilmoitukset ja muistutukset on se paikka, jossa katsot päivityksiä, varoituksia ja viestejä, kun taas taloudelliset valinnat, kuten tapahtumien kirjaukseen liittyvät, antavat sovittaa sovelluksen toimintaa työtapaasi.

Ilmoitusluetteloa voi harventaa: jo lukemassasi on painike «Poista listalta», ja sivun yläreunassa on «Poista luetut», joka poistaa ne kerralla ja kertoo, montako niitä oli. Lukemattomissa painiketta ei ole, ja se on tarkoituksellista: ilmoitus, jota et koskaan avannut ja joka katoaa yhdellä eleellä, on ilmoitus, jonka menetät tietämättäsi. Sana «poista» on valittu tarkoin — ilmoitus katoaa sinun listaltasi, sitä ei tuhota: jälki siitä, että se tuli perille ja että avasit sen, jää, ja se on ainoa mittari, josta huomaamme jos ilmoitukset lakkaavat toimimasta.

Jos ilmoitukset eivät tule, katso ensin Ilmoitukset-sivun yläreunaa: siinä näkyy järjestelmän luvan tila. Jos et ole koskaan antanut lupaa, sovellus pyytää sen sieltä kerrottuaan, mihin sitä tarvitaan, ja pyytää sitä myös ensimmäisellä kerralla, kun kirjaat eräpäivän muistutuksella. Jos olet kieltänyt, järjestelmän kysymys ei palaa: painike «Avaa asetukset» vie oikealle sivulle, ja palatessasi kortti päivittyy itsestään. Windowsissa ja Linuxissa ei ole järjestelmäilmoituksia, ja sivu sanoo sen: siellä viestit tulevat sovelluksen sisään.

Ilmoitusasetukset, saapuneiden viestien vieressä, näyttävät saman lupakortin ja neljä luokkaa: Eräpäivät ja muistutukset, Hoidettavat asiat, Määräaikainen yhteenveto ja Viestit Cashfulnessilta. Sovelluksen sisällä viestit tulevat aina perille; kunkin luokan vieressä oleva kytkin päättää, tavoittaako se sinut myös laitteen ilmoituksena. «Eräpäivät ja muistutukset» -luokan sammuttaminen poistaa heti puhelimeen ajoitetut muistutukset, ja eräpäivän sivu sanoo sen.

«Hälytykset tilastasi» on kolmas kohta ja koskee aktiivista tilaa. Kaikki ovat pois päältä, kunnes otat ne käyttöön: toistuvat vahvistettaviksi, tilit täsmäytettäviksi, sijoitukset arvostettaviksi, budjetti lähellä rajaa, tilin saldo alle summan, viikoittainen tai kuukausittainen yhteenveto. Ne tulevat «Hoidettavat asiat» -viesteinä, yksi viesti päivässä valitsemaasi aikaan ja vain, jos on sanottavaa. Tiheyden päätät sinä: Olennainen toistaa yhä avoimen asian enintään seitsemän päivän välein, Tavallinen joka päivä niin kauan kuin se on avoin, Tiivis tarkistaa joka tunti ja kertoo kaiken uuden heti. Sävy ei muutu, vain kuinka usein.

Valuutat

Valuutat-osassa näet aktiivisen kirjanpitotilan päävaluutan: se on valuutta, jossa raporttien kokonaissummat esitetään, esimerkiksi taseessa ja tuloslaskelmassa. Valitset sen, kun luot tilan, ja voit tarvittaessa vaihtaa sen kohdassa Pääasiallinen valuutta: avaa Kirjanpitoalueet ja sitten Hallinnoi kirjanpitoaluetta.

Alla näet valuutat, jotka voit määrittää tileille, ja kunkin kohdalla sen kurssin päävaluutassa ilmaistuna sekä päivän, jota kurssi koskee. Kurssit tulevat Euroopan keskuspankilta joka arkipäivä; jos valuutta ei ole päivittynyt yli viikkoon, sen päivämäärä on korostettu.

Varmuuskopiot ja tiedot

Kohdassa Varmuuskopiot ja tiedot voit luoda varmuuskopion käytössä olevan kirjanpitotilan tiedoista. Tiedosto tallennetaan tallennustilaan ja näkyy kohdassa Historia; tehdyt palautukset luetellaan kohdassa Palautushistoria.

Samalta alueelta voit viedä tietosi, GDPR:n mukaisen siirto-oikeuden mukaisesti.

Samalla alueella asuu myös tuonti. Tuo CSV-tiedostosta -toiminto hakee tilit ja kirjaukset toisesta ohjelmasta, taulukosta tai tiliotteesta. Se on täällä eikä Työkaluissa, koska tietojen siirtäminen kuuluu varmuuskopion, palautuksen ja viennin perheeseen: ennen kuin mitään kirjoitetaan, se näyttää esikatselun ja kertoo tapaukset joita se ei osaa itse ratkaista sen sijaan että arvaisi.

GnuCashista tulevalle on aivan sen alla oma kohtansa, Tuo GnuCashista. Arkiston on oltava XML-muodossa: GnuCash osaa tallentaa muihinkin muotoihin, ja jos tiedostosi ei ole XML, riittää että avaat sen GnuCashissa ja valitset Tiedosto, Tallenna nimellä ja sieltä XML:n. Pakattu käy yhtä hyvin, siitä huolehtii sovellus.

Tuonti kopioi puun sellaisena kuin se oli, niillä nimillä ja niillä ylätileillä jotka sillä oli GnuCashissa, ja kiinnittää jokaisen haaran tilikarttasi vastaavan otsikon alle. Enempää se ei yritä arvata, ja siihen on syy: se mitkä tilit ovat likvidejä tai mitkä ovat käyttöomaisuutta ei lue tiedostossa missään. Kirjaukset jotka eivät täsmää jäävät ulkopuolelle ja niistä kerrotaan, sen sijaan että niitä korjattaisiin. Ulkopuolelle jäävät myös GnuCashissa mitätöidyt kirjaukset ja osakesplitit: esikatselussa ja tuonnin lopussa molemmat lasketaan erikseen. Osakesplitit jäävät ulkopuolelle, koska tuonti siirtää arvopapereiden arvon eikä osuuksien määrää; osakesplittiin mahdollisesti liittyvä rahakorvaus tulee kuitenkin mukaan kuten mikä tahansa muu tapahtuma. Jos tuonti pysähtyy virheen takia kesken, sivu kertoo, kuinka paljon ehti tulla sisään, ja Kumoa tuonti -painikkeella voit poistaa sen. Tilin GnuCash-tyyppiä se sen sijaan käyttää: pankki-, käteis- ja luottokorttityyppiset tilit tulevat valmiiksi niin luokiteltuina, ja pankkitilit ja kortit näkyvät heti Täsmäytyksessä. Osake- ja rahastotilit jäävät yleisiksi: niiden luokittelusta päätät itse muokkaamalla tiliä. Tuonti siirtää myös täsmäytystilan: pankkitileillä ja korteilla tapahtumat, jotka GnuCashissa oli täsmäytetty, tulevat valmiiksi täsmäytettyinä, ja viimeisimmän täsmäytyksen päivämäärä on sama kuin GnuCashissa. Tapahtumat, jotka siellä oli vain merkitty, eivät sen sijaan tule valmiiksi täsmäytettyinä: ne täsmäytät itse, kuten aina.

Koko historian sijaan voit aloittaa tietystä päivämäärästä. Aiemmat tapahtumat eivät tule mukaan yksitellen: jokaiselle vara- ja vastuutilille sovellus laskee yhteen sen tapahtumat ja kirjaa päivämäärää edeltävälle päivälle alkusaldon Alkusaldot-tiliä vastaan. Aiempien vuosien kuluja ja tuottoja ei avata uudelleen, joten uuden kauden tuloslaskelma alkaa puhtaalta pöydältä. Muun valuutan tili saa saldonsa omassa valuutassaan; jos sen päivän valuuttakurssi puuttuu, kyseinen avauskirjaus jää pois ja tuonti kertoo siitä. Pankkitilillä tai kortilla alkusaldo tulee mukaan kahtena kirjauksena: osa, joka koostuu GnuCashissa täsmäytetyistä tapahtumista, valmiiksi täsmäytettynä, ja loppuosa, jonka täsmäytät itse, kuten aina. Jos jompikumpi osa on nolla, mukaan tulee vain toinen.

Kun tuonti on valmis, Järjestele tuodut tilit -painikkeella siirrät jokaisen haaran sinne minne sen oikeasti haluat: yksi kerrallaan ja rauhassa, koska saldot täsmäävät jo. Haara siirtyy minne haluat oman tyyppinsä sisällä, mutta varojen haaraa ei panna kulujen sekaan: se kääntäisi noiden saldojen etumerkin, eikä tase enää täsmäisi.

Sillä aikaa kun tuonti kirjoittaa tietoja, tulipa se GnuCashista tai CSV-tiedostosta, ja myös silloin, kun kumoat sitä, sivu pysyy auki, kunnes työ on valmis: jos yrität palata takaisin tai valita valikosta toisen kohdan, sivu pyytää sinua odottamaan, koska kesken jätetty tuonti jatkuisi itsestään ja sinun tekisi mieli tehdä se uudelleen, jolloin kaikki tulisi kahteen kertaan. Samasta syystä sama GnuCash-tiedosto ei mene kahdesti samaan kirjanpitotilaan: jos se on jo siellä, sivu kertoo sen heti, kun valitset tiedoston, ja näyttää jokaisesta aiemmasta tuonnista päivämäärän ja kellonajan, montako tiliä ja kirjausta se loi, sekä sen vieressä Kumoa tuonti -painikkeen. Kun aiempi tuonti on poistettu, voit tuoda tiedoston uudelleen alusta; tilit, joille olet sillä välin kirjannut muita tapahtumia tai joiden alle olet luonut muita tilejä, jäävät ja sivu mainitsee ne nimeltä: niin kauan kuin ne ovat jäljellä, tiedoston katsotaan olevan yhä kirjanpitotilassa, joten siirrät tai poistat nuo tapahtumat ja alatilit, minkä jälkeen kumoat tuonnin uudelleen. Sama pätee keskeytyneeseen tuontiin, esimerkiksi jos suljit sovelluksen: kun valitset tiedoston uudelleen, löydät sen osan, joka ehti tulla sisään, ja se on kumottava, ennen kuin tuot tiedoston uudelleen. Jos todella tarvitset toisen kopion, tuo se toiseen kirjanpitotilaan.

1. Avaa Asetukset, sitten Varmuuskopiot ja tiedot, ja napauta Hallinnoi varmuuskopioita.
2. Paina Luo varmuuskopio käynnistääksesi heti kirjanpitotilan täyden kopion.
3. Odota, että tiedosto näkyy kohdassa Historia: sieltä voit hallinnoida sitä myöhemmin.

Kirjanpitotilat ja tilin poistaminen

Kirjanpitotilat-osasta hallinnoit tilojasi: voit nimetä ne uudelleen, kutsua uusia jäseniä ja määrittää roolit ja oikeudet osioittain, jotta jokainen näkee ja muokkaa vain sitä, mikä hänelle kuuluu.

Jos päätät jättää Cashfulnessin, tilin poistaminen on monivaiheinen vahvistus: sitä kysytään useita kertoja juuri siksi, että toimi on peruuttamaton ja poistaa tietosi lopullisesti.