Työkalut

Asiakirjat

Asiakirjat on Kirjanpitotilan arkisto: täällä lataat kuitteja, sopimuksia ja muita tiedostoja ja liität ne tapahtumiin tai säilytät ne tilan tasolla. Kolme välilehteä jäsentää kulun: Saapuneet vasta tulleille ja vielä järjestämättömille tiedostoille, Kaikki koko arkistolle, Arkistoidut sille, minkä olet pannut sivuun.

Voit suodattaa asiakirjatyypin ja jakson mukaan tai erottaa pelkät verotukseen liittyvät asiakirjat omalla suodattimella. Sivun alalaidassa Tilan hallinta -palkki kertoo, montako asiakirjaa olet ladannut ja paljonko tallennustilaa käytät; sieltä avaat myös tilan hallinnan.

Asiakirjat on suojattu päästä päähän -salauksella: ensimmäisellä kerralla ohjattu toiminto luo kanssasi erillisen salauslauseen ja 24 sanan palautusavaimen. Kun salaus on avattuna, voit katsoa 24 sanaa uudelleen milloin tahansa: napauta lukkoa Asiakirjat-sivun yläreunassa ja valitse "Näytä palautusavain".

Jos unohdat salauslauseen, palautusavaimella asetat uuden. Jos kadotat molemmat, kukaan ei voi enää palauttaa salattuja asiakirjoja — emme mekään: juuri tämä suoja pitää kaikki muut ulkona. Uutta alkua varten avausikkunassa on "Kadotin sekä salauslauseen että palautusavaimen": se kertoo tilanteen suoraan, poistaa lukukelvottomiksi jääneet asiakirjat ja ohjaa sinut luomaan uudet tunnukset.

Ennen kuin poistat kaiken, tarkista muut laitteesi: jos asiakirjat avautuvat jollakin niistä yhä kysymättä salauslausetta, avain on siellä edelleen. Avaa sillä laitteella "Näytä palautusavain" ja tallenna 24 sanaa — mitään ei ole menetetty. Älä kirjaudu ulos siltä laitteelta ennen kuin olet tallentanut ne.

1. Avaa Asiakirjat sivupalkin Työkalut-osasta.
2. Paina oikeasta ylälaidasta Lataa asiakirja ja valitse tiedosto laitteeltasi.
3. Anna asiakirjalle tyyppi ja liitä se halutessasi Päiväkirjan tapahtumaan.
4. Löydä tiedosto uudelleen välilehdillä Saapuneet, Kaikki ja Arkistoidut tai tyypin ja jakson suodattimilla.

Tilaukset ja laskut

Tilaukset ja laskut on sopimustesi rekisteri: tilaukset, kodin liittymät ja vakuutukset. Jokaisesta sopimuksesta kirjaat toimittajan, paljonko odotat maksavasi ja kuinka usein, päättymispäivän ja montako päivää etukäteen irtisanomisesta pitää ilmoittaa; liittymille on tilaa myös asiakasnumerolle ja liittymän koodille, kuten italialaiselle sähkön POD- tai kaasun PDR-koodille. Sivun ylälaidassa näet, paljonko ne kaikki yhteensä maksavat, kuukaudessa ja vuodessa, sekä sopimukset, joiden päättyminen lähestyy, ja viimeisen päivän, jona irtisanominen vielä ehtii.

Jokainen osio kertoo otsikkonsa alla, mitä se sisältää. ”Päätä nyt” ei ole erillinen tila: ne ovat voimassa olevia tai irtisanottuja sopimuksia, joiden määräaika on lähellä, nostettuna ylös ettei niitä unohda alas. Voimassa olevat ovat käynnissä, ja niistä summa muodostuu. Irtisanotut on irtisanottu mutta eivät ole vielä päättyneet: maksat viimeiseen päivään asti, joten ne lasketaan yhä mukaan. Suljetut eivät maksa enää mitään ja jäävät summan ulkopuolelle; ne ovat listalla vain historiana. Ja suljetun sopimuksen voi avata uudelleen: kortilla on Irtisano-painikkeen vieressä Ota uudelleen käyttöön, joka palauttaa sen voimassa olevien joukkoon ja poistaa irtisanomisen sekä päättymispäivän. Jos siihen on liitetty toistuva kirjaus, sovellus kysyy, kytketäänkö sekin takaisin päälle, ja ruutu on aluksi tyhjä.

Sovellus tekee puolet kartoituksesta puolestasi: osio Löytyi menoistasi tarkkailee liikkeitäsi ja ehdottaa kuluja, jotka palaavat tunnistettavassa rytmissä, lomake valmiiksi täytettynä. Ne ovat ehdotuksia: ne otetaan lukuun vasta, kun vahvistat ne. Sopimukseen voi liittyä oma toistuva liike, ja silloin näet sen kahdessa paikassa: täällä sopimuksena, toistuvien joukossa sääntönä. Se on tarkoituksella niin, kyse on saman asian kahdesta näkymästä; kun irtisanot, sovellus kysyy, pysäytetäänkö myös toistuva sääntö.

Tämä osio ei koskaan kirjoita kirjoihisi: kirjaukset kuuluvat yhä tapahtumille ja toistuville säännöille, kun taas sopimus istuu niiden yläpuolella ja kertoo, mitä se maksaa ja milloin siitä pääsee irti. Listaa voi selata millä tahansa tilauksella; sopimusten kirjaaminen, muokkaaminen ja irtisanominen kuuluu maksullisiin tilauksiin.

Tänne mahtuu enemmän kuin alaotsikko ehtii luetella: suoratoisto, puhelin ja laajakaista, sähkö, kaasu ja vesi, kuntosali, tilausohjelmistot, yhtiövastike, ja myös vakuutukset ja auton kulut. Vakuutuksella on oma tyyppinsä ja tilaa vakuutusnumerolle, ja ajoneuvovero sopii hyvin tyyppiin Muu. Kysymys ei ole siitä millainen kulu se on, vaan siitä uusiutuuko jokin itsestään ja onko päivä johon mennessä on päätettävä pitääkö sen.

Jokainen rivi kertoo, kuka kirjaa tapahtuman: tyypin ja toimittajan vieressä lukee «Kirjautuu automaattisesti», kun siihen on liitetty aktiivinen toistuva sääntö, joka ehdottaa kirjausta eräpäivänä, tai «Kirjaat sen itse», kun kirjaus on sinun vastuullasi. Jälkimmäisessä tapauksessa näkyvä päivä ei siirry itsestään: se jää siihen, mihin sen asetit. Sopimuksen pitäminen pelkkänä muistutuksena on aivan hyvä — se kertoo, mitä se maksaa ja milloin voit irtisanoa — mutta on hyvä tietää kumpi on kumpi.

Ehdotukselle sanottu «ei» muistetaan: rivi siirtyy «Hylätyt»-kohtaan, josta «Palauta» tuo sen takaisin. Se pätee niin kauan kuin tili käyttäytyy samoin — jos summa tai rytmi muuttuu, se palaa ehdotuksiin itsestään — ja se koskee kirjanpitotilaa, ei vain sinua.

Maksujen eräpäivät

Maksujen eräpäivät kokoaa ne asiat, joita joku muu lähettää sinulle ja jotka pitää maksaa tiettyyn päivään mennessä: kiinteistövero, sakko, yhtiövastike. Ne eivät ole toistuvia kirjauksia, jotka ovat ennusteita, eivätkä sopimuksia, jotka ovat kestäviä suhteita: ne ovat ulkoa tulleita velvoitteita, joissa summa on jo laskussa ja joista tulee viivästyskorkoa, jos päivä menee ohi. Yhden kirjaamiseen riittää kolme asiaa: kenelle, kuinka paljon ja mihin mennessä.

Jokaisella eräpäivällä on oma ennakkoaikansa, aluksi seitsemän päivää, ja siitä päivästä alkaen muistutus tulee laitteellesi aamuyhdeksältä. Jos päivä menee ohi ja eräpäivä on yhä auki, muistutus tulee joka aamu, kunnes merkitset sen maksetuksi tai panet sen pois. Kenttien vieressä on tilaa laskun viitenumerolle, saajan tilille, maksusivustolle ja vapaille ohjeille; laskun liittäminen on arvokkaampaa kuin nuo kaikki, koska viitteet ja lomake ovat siinä jo valmiina.

Kun painat Olen maksanut, sovellus kysyy, millä maksoit, milloin todella teit sen ja paljonko lähti — ja vasta silloin syntyy kahdenkertainen kirjaus. Vientiin tuleva päivä on maksupäivä, ei eräpäivä: lasku, joka erääntyy 31. ja maksetaan 2., on seuraavan kuun kulu. Heti perään sovellus tarjoutuu kirjaamaan seuraavan, kaikki valmiina päivää lukuun ottamatta.

Eräpäiväkenttä alkaa tyhjänä, ja se on tarkoituksellista: ennen siinä luki valmiiksi tämä päivä, mikä on tekaistu vastaus, ja se joka ei sitä huomannut, sai muistutuksen, joka oli jo mennyt ohi. Niin kauan kuin päivämäärä puuttuu, muistutuslaatikko sanoo sen sinulle sen sijaan että vaikenisi, ja tallennus vaatii sen.

Sijoitusten päivitys

Sijoitusten päivitys arvottaa salkkusi nykyiseen markkina-arvoon. Sivu luettelee ne sijoitustilit, jotka on asetettu arvon päivitykseen: kirjoitat kunkin kohdalle nykyisen markkina-arvon, ja sovellus kirjaa arvonkorotuksen tasapainoisena kahdenkertaisena kirjauksena.

Vanhan ja uuden arvon erotusta ei vain kirjoiteta yli: se kirjataan, joten tase ja Nettovarallisuus kertovat sijoitustesi todellisen kehityksen ja muutosten historia säilyy.

1. Avaa Sijoitusten päivitys Työkalut-osasta.
2. Valitse päivitettävä sijoitustili.
3. Kirjoita salkun nykyinen markkina-arvo.
4. Vahvista: sovellus kirjaa arvonkorotuksen ja päivittää tilin Saldon.

Tilien täsmäytys

Tilien täsmäytys antaa kokonaisnäkymän täsmäytettävistä tileistä ja niiden tilasta, ja seuraa niitä, joilla on avoimia tapahtumia. Se on tarkistuspiste, jolla varmistat, että Cashfulnessiin kirjatut Saldot vastaavat todellisuutta, esimerkiksi pankin tiliotetta.

Kun kaikki täsmäytettävät tilit ovat ajan tasalla, sivu vahvistaa sen omalla viestillä: ei täsmäytettäviä tilejä. Muussa tapauksessa näet heti, mitkä tilit kaipaavat huomiotasi.

Täsmäytys ei koske enää vain käyttötilejä ja kortteja: se pätee myös sijoitustileihin ja kryptovaluuttatileihin. Sillä, jolla on pörssi tai välittäjä, tiliote kyllä on, ja hän haluaa verrata sitä.

Noilla tileillä saldo kuitenkin liikkuu myös itsestään, ja näyttö kertoo sen: otteella näkyy myös se, kuinka paljon arvo on noussut tai laskenut itsestään, kun taas kirjanpidossasi ovat ostot, myynnit ja siirretyt rahat. Jos siis kaiken merkitsemisen jälkeen jää ero, se on lähes aina juuri se eikä sinun virheesi: se ei sulkeudu merkitsemällä lisää tapahtumia, vaan kirjaamalla tilin arvostus otteen päivälle Sijoitusten päivityksestä tai Omaisuuden arvonmuutoksesta.

Tili merkitään, kun sillä on odottavia tapahtumia ja seuraava tiliote lähestyy: varoitus alkaa viisi päivää ennen arvioitua päivää. Arvio lasketaan viimeisimmästä täsmäytyksestäsi tai — jos et ole koskaan täsmäyttänyt sitä tiliä — vanhimmasta vielä täsmäyttämättömästä tapahtumasta. Uuden tapahtuman kirjaaminen ei siirrä muistutusta: laskuri nollautuu vasta kun oikeasti täsmäytät. Tilin nimen alla näet, kuinka monta päivää vanhin tapahtuma on odottanut, jotta erotat ”tiliote on tulossa” tilanteesta ”tämä on seissyt kuukausia”.

Listan yläpuolella, suodattimien vieressä, on nimihaku: se täydentää aktiivista suodatinta eikä korvaa sitä, ja jos nimeä ei ole, näyttö sanoo sen sen sijaan että ehdottaisi suodattimen vaihtoa.

Poistot, takuut ja omaisuuden arvonmuutos

Kolme omaisuuteen liittyvää työkalua täydentää osion. Poistot hoitaa hyödykkeet, joiden arvo alenee suunnitellusti: niiden arvoa pienennetään ajan myötä säännöllisin kirjauksin, joten tase kertoo todellisen jäännösarvon.

Takuut seuraa hyödykkeidesi takuiden päättymistä, joten tiedät aina, mitkä hankinnat ovat vielä katteen alla. Omaisuuden arvonmuutos antaa lopuksi mukauttaa omaisuuden arvoa, kun se ajan myötä muuttuu, ylös tai alas.

Kuten kaikki työkalut, myös poistot ja arvonkorotukset synnyttävät kahdenkertaisia kirjauksia: jokaisella arvon muutoksella on aina vastapuoli, ja Debet- ja Kredit-rivien summa pysyy nollassa.

Toistuvat tapahtumat

Toistuvat tapahtumat ovat sääntöjä sille, mikä toistuu: palkka, vuokra, lyhennykset, tilaukset, sijoitussuunnitelmat. Luot säännön kerran — mitä, kuinka paljon, kuinka usein — ja siitä lähtien sovellus tuo jokaisen eräpäivän eteesi sen saapuessa, valmiiksi täytettynä: vahvistat sen yhdellä napautuksella, ohitat sen tai korjaat summan, jos se on sillä kertaa eri.

Sääntö ei koskaan kirjoita kirjoihisi itsestään: jokainen kirjaus syntyy vasta kun vahvistat, ja se syntyy tasapainossa, kahdenkertaisena. Se on ennusteen ja tosiasian ero: toistuva sääntö ennustaa, sinä kirjaat. Vahvistamattomat eräpäivät kertyvät jonoon ”Käsiteltävät eräpäivät”, sivun ylälaitaan ja etusivulle, joten mikään ei lipsahda ohi hiljaisuudessa.

Tyypit kattavat todelliset tapaukset: kiinteäsummainen meno ja tulo, vaihtuvasummaiset laskut (jokaisella eräpäivällä sovellus kysyy, paljonko tuli), siirrot omien tiliesi välillä, sijoitussuunnitelmat sijoituksiin, ja tilaukset — joita voit pitää myös ”vain listalla”, ilman kirjauksia, vain tietääksesi mitä kulutat. Tilaus voi muuttua sopimukseksi sivulla Tilaukset ja laskut, ja silloin näet sen kahdessa paikassa: se on tarkoituksella niin, kyse on saman asian kahdesta näkymästä.

Säännön poistaminen ei koske historiaan: sääntö ja vielä käsittelemättömät eräpäivät katoavat, mutta jo kirjatut tapahtumat jäävät kirjoihin, koska ne ovat oikeasti tapahtuneet.

1. Avaa Toistuvat tapahtumat sivupalkin Työkalut-osasta.
2. Paina Uusi toistuva tapahtuma ja valitse tyyppi: meno, tulo, lasku, siirto, sijoitussuunnitelma tai tilaus.
3. Aseta summa, toistumistiheys ja kirjauksen kaksi tiliä; tallenna sääntö.
4. Jokaisella eräpäivällä löydät tapahtuman jonosta: vahvista se, ohita se tai korjaa summa.

Asuntolaina tai muu laina

Asuntolaina tai muu laina rakentaa lyhennyssuunnitelman sopimuksen neljästä luvusta: lainapääoma, vuotuinen nimelliskorko, maksuerien määrä ja ensimmäisen päivämäärä. Sovellus laskee annuiteettisuunnitelman ja näyttää maksuerän, lyhennysosan, korko-osan ja viimeisen eräpäivän ennen kuin kirjoittaa mitään.

Varo, minkä luvun kopioit: tähän tarvitaan nimelliskorko, ei todellinen vuosikorko. Todelliseen vuosikorkoon lasketaan mukaan myös kulut, ja tähän kirjoitettuna se antaisi todellista suuremman maksuerän. Jos kirjoitat myös sopimuksen maksuerän, sovellus tarkistaa, että suunnitelma täsmää: kun se ei täsmää, syynä on yleensä juuri se, että nimelliskoron paikalle on päätynyt todellinen vuosikorko.

Kirjoissa se toimii näin: valitsemaltasi tililtä lähtee koko maksuerä, velka pienenee vain lyhennysosan verran, ja erotus on korot, jotka ovat kulu. Kolme tiliä, yksi tasapainoinen kirjaus jokaista maksuerää kohden: Tase näyttää todellisen jäljellä olevan velan, Tuloslaskelma lainan todellisen kustannuksen.

Suunnitelma pätee kiinteään korkoon. Jos omasi on vaihtuva, suunnitelmaa ei ole olemassa etukäteen: se tehdään uudelleen, kun pankki ilmoittaa uuden koron.

1. Avaa Asuntolaina tai muu laina sivupalkin Työkalut-osasta.
2. Kopioi sopimuksesta lainapääoma, nimelliskorko, maksuerien määrä ja ensimmäisen erän päivämäärä.
3. Valitse kolme tiliä: se, jolta maksuerä lähtee, velka ja korkokulujen tili.
4. Tarkista laskettu maksuerä — jos kirjoitit sopimuksen erän, sovellus vertaa niitä — ja paina Luo suunnitelma.

Tunnisteet

Tunnisteet kokoavat eri tileille hajautuneet tapahtumat itse valitsemasi nimen alle: ”Loma 2026”, ”Kylpyhuoneremontti”, ”Maaliskuun työmatka”. Tilikartta vastaa kysymykseen ”millainen kulu tämä on?”; tunniste vastaa kysymykseen ”mihin projektiin tämä kuuluu?” — ja ne ovat kaksi eri kysymystä, siksi molemmat ovat olemassa.

Tunniste syntyy sillä hetkellä, kun kirjoitat sen tapahtumaan, lomakkeen Tunnisteet-kenttään: sitä ei tarvitse luoda etukäteen. Työkalujen Tunnisteet-sivu on rekisteri: näet, montako tapahtumaa kukin kantaa, nimeät sen uudelleen kaikkialla yhdellä kertaa tai poistat sen.

Tunnisteet eivät koskaan koske kirjoihisi: ne ovat lukukerros kirjausten yläpuolella. Yhden poistaminen ei siirrä senttiäkään — tapahtumat pysyvät paikoillaan, vain ryhmittely katoaa.

1. Kirjaa tapahtuma ja kirjoita nimi Tunnisteet-kenttään: tunniste syntyy siinä.
2. Käytä sitä uudelleen samaan projektiin kuuluvissa tapahtumissa, millä tilillä tahansa.
3. Suodata Päiväkirja tunnisteen mukaan nähdäksesi koko projektin yhdessä, summineen.
4. Työkalujen Tunnisteet-sivulta nimeät uudelleen tai poistat koko tilan tunnisteet.

Tuo CSV-tiedostosta

Tuo CSV-tiedostosta tuo tilit ja tapahtumat toisesta ohjelmasta, laskentataulukosta tai tiliotteelta. Se hyväksyy CSV-, TSV- ja tekstitiedostot, joiden erottimena on pilkku, puolipiste tai sarkain, ja ymmärtää kaksi muotoa: yksi rivi tapahtumaa kohden (klassinen tiliote) tai useita rivejä kirjausta kohden (muiden ohjelmien kahdenkertaiset viennit).

Polku on kolme askelta: valitse tiedosto, kerro mitä kussakin sarakkeessa on — päivämäärä, kuvaus, summa, tili, vastatili — ja katso esikatselua. Ennen kuin mitään kirjoitetaan näet, montako riviä on tulossa, missä valuutoissa ja mitä ei ymmärretty: ei yllätyksiä tuonnin jälkeen.

Tilit, jotka tiedosto nimeää ja joita tilassa ei vielä ole, luodaan tuonnin aikana tiedostoon kirjoitettua polkua noudattaen: siksi tilin kenttä on tässä vapaata tekstiä eikä valintalista. Jokainen tuotu tapahtuma tulee sisään tasapainoisena kahdenkertaisena kirjauksena, aivan kuin olisit kirjannut sen käsin.

Jos lopputulos ei vakuuta, tuonnin voi perua kokonaisuutena: sen luomat kirjaukset katoavat yhdessä, ilman käsin metsästämistä.

1. Avaa Tuo CSV-tiedostosta sivupalkin Työkalut-osasta.
2. Valitse tiedosto ja kerro, mitä kukin sarake sisältää.
3. Tarkista esikatselu: rivien kokonaismäärä, valuutat ja ymmärtämättä jääneet rivit.
4. Vahvista tuonti — ja tarvittaessa peru se kokonaisuutena heti perään.