A számlatükör
A Cashfulnessben minden mozgás egy számlán él, a számlák pedig számlatükörbe rendeződnek: szakaszokra osztott, rendezett fába, amely a kettős könyvvitel logikáját követi. A Számlák képernyő a kiindulópont a szerkezet bejárásához, új számlák létrehozásához és ahhoz, hogy összhangban maradjanak a valósággal.
A fa szerkezete
A Számlák képernyő a számlatükröt kinyitható faként mutatja, szakaszokba rendezve. A Mérlegben találod az Eszközök+ csoportot (a termelő eszközöket, amelyek értéket hoznak), az Eszközök− csoportot (a likviditást és a használati javakat), a Kötelezettségeket és a Nettó vagyont. A Bevételek és a Kiadások ezzel szemben az Eredménykimutatásban élnek.
Minden sor mutatja a számla nevét, a számla számát, a teljes egyenleget és a folyó év változását. A szakaszok a név melletti nyíllal nyílnak és csukódnak, a fenti keresősáv pedig lehetővé teszi, hogy név, szám vagy típus szerint találj meg egy számlát.
Az oldal alján egy összefoglaló sor mutatja a Könyvelési tér teljes Nettó vagyonát: ez a különbség aközött, amivel rendelkezel, és amivel tartozol.
Egy tevékenység költségeinek a családétól való elkülönítésére két út van. Ha elég megkülönböztetni őket, létrehozol egy szervezeti számlát — «Tevékenység» — és alá akasztod a költségeit és bevételeit: a kimutatások csoportosítják, a címkék pedig megadják a keresztmetszetet. Ha viszont a két világ nem érintkezhet, második könyvelési térre van szükséged, ám az csak az Ultra csomagban van benne: Free és Premium mellett a tér egy. Mindkét esetben érdemes nem összekeverni a pénzeszközszámlákat.
Számlák áthelyezése és átrendezése
Minden saját számládnak van jobb oldalt egy húzófogantyúja (a pontokból álló ikon). Egérrel egyszerűen húzod; ujjal előbb hosszan meg kell nyomni a fogantyút, majd húzni: ez a védelem engedi, hogy a fa közben rendesen görgethető maradjon.
Húzás közben minden sornak három zónája van. Egy testvérszámla felett vagy alatt beszúrási vonal jelenik meg: ez az átrendezés, a választott sorrend megmarad, és a számlaszámok maguktól újraosztódnak. Egy mappa közepén a sor kiemelődik: ez az áthelyezés, a számla helyet vált a fában, és magával viszi az összes alszámláját, számokkal együtt. Egy csukott mappa magától kinyílik, ha a számlát egy pillanatig felette tartod.
Az alkalmazás visszautasítja azokat az elengedéseket, amelyek elrontanák a kimutatásaidat, és szól is: számla nem kerülhet másik család mappájába, nem köthet ki a saját leszármazottjában, és a rendszerszámlák nem mozdíthatók. A fogantyú eltűnik ott, ahol a mozdulatnak nem lenne értelme: keresés közben és bekapcsolt betűrendnél, mert ott a helyet a név dönti el.
Pénznemek és az egyenlegek színei
Minden számlának saját pénzneme van, amelyet a létrehozáskor választasz. A folyószámlát vezetheted euróban, egy befektetési számlát dollárban: a Cashfulness minden mozgást a számla pénznemében rögzít, és ahol kell, átszámítja az összegeket.
Az egyenlegek jelentéshordozó színeket használnak: egy pillantással megkülönbözteted az egyes értékek természetét, például a Kötelezettségeket attól, amivel rendelkezel, és a Nettó vagyont a többitől. A szín soha nem helyettesíti a könyvelési előjelet, csak olvashatóbbá teszi.
Számla létrehozása a segéddel
A jobb alsó plusz gomb megnyitja az Új számla segédet, amely lépésenként végigvezet. A segéd csak azt kérdezi, ami szükséges, egy lépést egyszerre, és útközben tippeket, érvényes példákat mutat.
Ha egy számlát közvetlenül a Kötelezettségek alatt hozol létre, az altípus lépés az egy szinttel lejjebb lévő tételeket is felkínálja — hitelkártya, kölcsönök, adótartozás, jelzálog —, és rögtön megmondja, melyik mappába kerül; ha az a mappa még nem létezik, mentéskor az alkalmazás létrehozza.
- Adj a számlának leíró, könnyen felismerhető nevet, például a bank nevét vagy a számla célját. Hozzáadhatsz egy nem kötelező leírást is, ami hasznos, ha a Könyvelési teret másokkal megosztod.
- Válaszd ki a számla típusát: ez határozza meg, a fa melyik szakaszában él majd, és hogyan viselkedik az egyenlege.
- Válaszd ki a szülőszámlát közvetlenül a fából: az új számla alá kerül, és megörökli a helyét a szerkezetben.
- Állítsd be a számla tulajdonságait aszerint, hogyan fogod használni (lásd a következő részt).
- Hagyd jóvá: a számla azonnal megjelenik a fában, készen arra, hogy mozgásokat fogadjon.
A számla tulajdonságai
A létrehozás során (és később a szerkesztésből) bekapcsolhatsz olyan tulajdonságokat, amelyek megváltoztatják a számla viselkedését. Bankszámlakivonattal egyeztethető: a számla belép a Számlaegyeztetés folyamatába, ami folyószámlákhoz és kártyákhoz ideális. Az előfizetéseket viszont már nem a számlán jelölöd meg: szerződésként veszed fel őket az Eszközök → Előfizetések és rezsi alatt.
Piaci értékelés: befektetésekhez készült, lehetővé teszi, hogy a számla értékét időnként a Befektetések frissítésén keresztül igazítsd. Értékvesztés: az idővel értéket veszítő javakhoz, például egy autóhoz vagy egy készülékhez, hogy a számlatükör a valós értéket tükrözze, ne a vételárat.
Likvid és Nem likvid: itt a választás tényleg elmozdítja a számlát, mert a likviditás nem az altípusból olvasható ki, hanem abból, hol áll a számla a fában. Mielőtt elmozdítaná, az alkalmazás megmondja, hová viszi, és vigyázz: a „Likvid” és a „Nem likvid” mindkét eszközágban létezik, ezért az egész útvonalat nézd, ne csak a nevet.
Egy számla, amely nem csak a tiéd, három különböző utat kínál, és az alapján választasz, hogy ki rögzíti a tételeket. Ha csak te rögzítesz, de a vagyontárgy fele valaki másé, az tulajdoni hányad kell: a varázslóban kapcsold be a «A számla közös tulajdonú» beállítást, és írd be a százalékodat. A tételek teljes értéken maradnak — ha 1 000 € érkezik, az alkalmazás 1 000 €-t könyvel, nem 500-at —, különben a bankkivonattal való egyeztetés nem jönne ki. A hányad egy lencse: csak azt változtatja meg, mennyit nyom az a számla a Rendelkezésre álló likviditásban és a Nettó vagyonban, az Eredménykimutatásban pedig egyáltalán nem érvényesül. Számláról számlára állítod be, soha egy mappára: két ingatlan ugyanabban a mappában eltérő hányadú lehet.
Ha viszont ketten rögzítetek, mindegyikőtök a saját alkalmazásából, nem a hányadra van szükséged: akkor a számla lapján a «Számla megosztása» a helyes út. A másik személy terében saját számla jön létre a saját tételeivel, és a számla ettől fogva kétféleképpen olvasható: «Az én részem» a te soraid, és ez a szám kerül a mutatóidba, míg «A számla valós egyenlege» mindenki sorainak összege, és ezt kell a kivonattal összevetni. A tulajdoni hányad itt szándékosan ki van zárva, hiszen a te részed amúgy is csak az, amit te rögzítettél. A harmadik út megint más: az egész könyvelési tér megosztása, a szerepeivel és jogosultságaival együtt.
Csak a mérlegszámlák oszthatók meg, vagyis az eszközök és a források, a költség- vagy bevételi kategóriák soha. A megosztás arra való, hogy összefűzzön valamit, ami az alkalmazáson kívül egyetlen dolog: egy bankszámla van, és egy számlakivonat, amellyel egyeztetni kell. Egy költségkategória nem egyetlen dolog a világban, hanem az a mód, ahogyan mindenki a saját kiadásait besorolja, és a sajátja is marad. Ez nem korlátozás, hanem maga a működés lényege: mivel mindenki a saját tételeit rögzíti a saját kategóriáival, a költségkimutatásaidban csak azt látod, amit te költöttél.
Egyenleg megadása a beállítás után létrehozott számlának
Amikor megnyitod a Könyvelési teret, a kezdeti felmérés minden számla egyenlegét megkérdezi, és ő maga írja meg a nyitó tranzakciókat. A felmérés viszont csak egyszer történik, és a következő hónapokban létrehozott számlák nulláról indulnak: egy márciusban nyitott folyószámla vagy egy takarékkönyv, amelyről megfeledkeztél, üresen születik, pedig a valóságban van benne pénz.
Az Új számla segédnek ezért van egy átugorható utolsó lépése, amely a kezdő egyenleget kérdezi. Csak a mérlegszámlákon jelenik meg — egy kiadásnak vagy egy bevételnek nincs kezdő egyenlege —, és ha az összeget üresen hagyod, semmi nem jön létre. Ha beírsz egy összeget, a segéd egyetlen kérdést tesz fel: ez a pénz olyan számláról érkezik, amely már megvan a Cashfulnessben?
Erre a kérdésre jól válaszolni minden, mert ez dönti el, változik-e a nettó vagyonod. Ha a pénz egy már meglévő számládról jön (átraktad a folyószámláról a takarékkönyvbe), az belső mozgás: az ellenszámla az lesz, amelyiket megjelölöd, és a nettó vagyon ugyanannyi marad. Ha viszont olyasmit jelentesz be, amiről az alkalmazás nem tudott, az ellenszámla a „Nyitó egyenlegek” lesz, és a nettó vagyon nő, ahogy kell.
A kötelezettségeknél azt, amivel tartozol, pozitív számként írd be: a könyvelési előjelet az alkalmazás teszi hozzá.
A segéd azt is megkérdezi, mióta van a birtokodban az, amit bejelentesz, és a mező üresen indul. Korábban a tétel arra a napra került, amikor a segédet kitöltötted: egy ház, amely tíz éve a tiéd volt, és augusztusban vetted fel, idén gyarapodott vagyonnak látszott, a kezdőlap „az év eleje óta” változása pedig felfújódott egy olyan összeggel, amely soha nem gyarapodott. Ha a valódi dátumot írod be, az év számai helyesek maradnak. Az eredménykimutatás amúgy sem mozdul: egy nyitó tétel a számlát és a nettó vagyont érinti, bevételt vagy kiadást soha, így semmilyen dátum nem változtathatja meg egy elmúlt év eredményét.
Egy már elvégzett felmérés javítása
A kezdeti pillanatfelvétel nem ismétlődik, de nincs is kőbe vésve. A felmérés által létrehozott tétel a Napló képernyőn él, mint bármelyik másik tranzakció: a „Nyitó egyenleg” szóra keresve megtalálod, megnyitod, és onnan javíthatod az összegeket, hozzáadhatsz egy sort egy számlához, amelyről megfeledkeztél, vagy áthelyezheted a dátumot arra a napra, amikor tényleg leltárt készítettél.
Ez a helyes módja annak, hogy a beállítás közben félregépelt egyenleget helyrehozd, és jobb, mint egy helyesbítő tranzakció: a nyitás javításával minden időszak riportja újra összeáll, míg egy mai dátumú helyesbítés a közbeeső hónapokat hibásan hagyná.
Elrejtett számlák
Nem minden számla kell mindennap: egy lezárt vagy ritkán használt számla telezsúfolhatja a fát. Elrejtheted anélkül, hogy törölnéd, így a könyvelési története érintetlen marad.
Az eszköztár szem alakú ikonja megjeleníti vagy elrejti az elrejtett számlákat: ha ki van kapcsolva, csak az aktív számlákat látod, ha bekapcsolod, mind visszatér.
Számla egyeztetése
Az egyeztetés az a pillanat, amikor a Cashfulnesst összeveted a bank kivonatával. A Számlaegyeztetés részből kiválasztod a számlát, és megkapod a rögzített mozgások listáját, követel oldali összegekre (beérkezett jóváírások és visszatérítések) és tartozik oldali összegekre bontva.
Kipipálod minden olyan mozgást, amelyet a kivonaton megtalálsz: a követel és a tartozik oldal összegei menet közben frissülnek, a Különbséggel együtt. Amíg az egyeztetés nem stimmel, az alkalmazás jelzi; amint a Különbség nullára fut, az Egyeztetés gombbal hagyhatod jóvá.
- Nyisd meg a Számlaegyeztetést, és válaszd ki az egyeztetni kívánt számlát.
- Állítsd be a kivonat fordulónapját.
- Pipáld ki egyenként azokat a mozgásokat, amelyek a kivonaton szerepelnek, mind a követel, mind a tartozik oldalon.
- Nézd meg alul a Különbséget: nullára kell futnia. Ha nem jön ki, keresd a hiányzó vagy a duplán rögzített mozgást.
- Nyomd meg az Egyeztetés gombot a jóváhagyáshoz: a kipipált mozgások egyeztetettnek számítanak.
