Bagan akun

Struktur pohon

Layar Akun menampilkan bagan akun sebagai pohon yang dapat diperluas, dikelompokkan berdasarkan bagian. Neraca berisi Aset+ (aset produktif, yang menghasilkan nilai), Aset- (uang tunai dan aset penggunaan pribadi), Liabilitas, dan Kekayaan Bersih. Pendapatan dan Biaya berada di Laporan Laba Rugi.

Setiap baris menampilkan nama akun, nomor akun, total saldo, dan perubahan untuk tahun berjalan. Bagian dapat diperluas dan diciutkan dengan panah di samping nama, dan bilah pencarian di atas memungkinkan Anda menemukan akun berdasarkan nama, nomor, atau jenis.

Di bagian bawah halaman, baris ringkasan menampilkan Kekayaan Bersih keseluruhan ruang kerja: selisih antara apa yang Anda miliki dan apa yang Anda utangi.

Untuk memisahkan biaya usaha dari biaya keluarga ada dua jalan. Kalau cukup membedakannya, buat akun organisasi — «Usaha» — dan gantungkan biaya serta pendapatannya di bawahnya: laporan mengelompokkannya, dan label memberi potongan melintang. Kalau justru dua dunia itu tidak boleh bersentuhan, kamu butuh ruang akuntansi kedua, tetapi itu hanya termasuk dalam paket Ultra: dengan Free dan Premium ruangnya satu. Dalam kedua kasus sebaiknya jangan mencampur akun kas.

Memindahkan dan menyusun ulang akun

Setiap akun milik Anda memiliki, di sebelah kanan, gagang seret (ikon bertitik). Dengan mouse Anda cukup menyeret; dengan jari perlu tekan lama pada gagang terlebih dahulu, lalu seret: itulah pengaman yang membuat pohon tetap dapat digulir seperti biasa.

Selama Anda menyeret, setiap baris memiliki tiga zona. Di atas atau di bawah akun sesaudara muncul garis penyisipan: itu penyusunan ulang; urutan yang Anda pilih bertahan, dan nomor akun ditetapkan ulang secara otomatis. Di tengah sebuah folder barisnya tersorot: itu pemindahan; akun berpindah tempat di pohon dan membawa serta semua sub-akunnya, termasuk nomornya. Folder yang tertutup terbuka sendiri jika Anda menahan akun di atasnya sejenak.

Aplikasi menolak pelepasan yang akan merusak laporan Anda, dan memberitahukannya: akun tidak bisa masuk ke folder keluarga lain, tidak bisa berakhir di dalam turunannya sendiri, dan akun sistem tidak dapat dipindahkan. Gagang menghilang di tempat gerakan itu tidak bermakna: selama pencarian dan saat urutan alfabetis aktif, karena di sana posisi ditentukan oleh nama.

Mata uang dan warna saldo

Setiap akun memiliki mata uangnya sendiri, dipilih saat Anda membuatnya. Anda dapat menyimpan rekening giro dalam euro dan akun investasi dalam dolar: Cashfulness mencatat setiap entri dalam mata uang akun dan mengonversi total bila diperlukan.

Saldo menggunakan warna semantik: sekilas Anda dapat mengetahui sifat setiap angka, misalnya Liabilitas terpisah dari apa yang Anda miliki, dan Kekayaan Bersih terpisah dari yang lain. Warna tidak pernah menggantikan tanda akuntansi, hanya membuatnya lebih mudah dibaca.

Membuat akun dengan wizard

Tombol plus di sudut kanan bawah membuka wizard Akun Baru, yang memandu Anda langkah demi langkah. Wizard hanya menanyakan apa yang diperlukan, satu langkah pada satu waktu, menampilkan saran dan contoh yang valid di sepanjang jalan.

Kalau kamu membuat akun langsung di bawah Liabilitas, langkah subtipe juga menawarkan entri satu tingkat di bawahnya — kartu kredit, pinjaman, utang pajak, KPR — dan langsung menyebutkan folder mana yang akan menampungnya; kalau folder itu belum ada, aplikasi membuatnya saat menyimpan.

1. Beri akun nama yang deskriptif dan mudah dikenali, misalnya nama bank atau tujuan akun. Anda dapat menambahkan deskripsi opsional, berguna jika Anda membagikan ruang kerja dengan orang lain.
2. Pilih jenis akun: ini menentukan bagian mana dari pohon tempat akun akan berada dan bagaimana saldonya berperilaku.
3. Pilih akun induk langsung dari pohon: akun baru akan berada di bawahnya, mewarisi posisinya dalam struktur.
4. Atur properti akun berdasarkan cara Anda akan menggunakannya (lihat bagian berikutnya).
5. Konfirmasi: akun langsung muncul di pohon, siap menerima entri.

Properti akun

Saat membuat akun (dan nanti saat mengeditnya) Anda dapat mengaktifkan properti yang mengubah cara kerjanya. Dapat direkonsiliasi dengan laporan bank: akun bergabung dengan alur Rekonsiliasi Akun, ideal untuk rekening giro dan kartu. Langganan, sebaliknya, tidak lagi ditandai pada akun: langganan didata sebagai kontrak di Alat → Langganan dan Utilitas.

Penilaian pasar: dirancang untuk investasi, memungkinkan Anda memperbarui nilai akun secara berkala melalui Pembaruan Investasi. Depresiasi: untuk aset yang kehilangan nilai seiring waktu, seperti mobil atau perangkat, sehingga bagan akun mencerminkan nilai sebenarnya, bukan harga beli.

Likuid dan Non-likuid: pilihan di sini benar-benar memindahkan akun, karena likuiditas tidak dibaca dari subtipe melainkan dari posisi akun di dalam pohon. Sebelum memindahkannya aplikasi memberi tahu Anda ke mana akun itu dibawa, dan perhatikan bahwa “Likuid” dan “Non-Likuid” ada di kedua cabang aset: lihat seluruh jalurnya, bukan hanya namanya.

Akun yang bukan milikmu seorang punya tiga jalur berbeda, dan pilihannya ditentukan oleh siapa yang mencatat. Kalau yang mencatat hanya kamu tapi separuh asetnya milik orang lain, yang kamu butuhkan adalah porsi kepemilikan: di wizard nyalakan «Akun dimiliki bersama» dan tulis persentasemu. Catatannya tetap pada nilai penuh — kalau masuk 1.000 €, aplikasi mencatat 1.000 €, bukan 500 — sebab kalau tidak, pencocokan dengan rekening koran tidak akan cocok lagi. Porsi itu lensa: ia hanya mengubah seberapa berat akun itu di Likuiditas tersedia dan Kekayaan bersih, dan di Laporan laba rugi sama sekali tidak berlaku. Diatur akun per akun, tidak pernah di folder: dua properti dalam folder yang sama bisa punya porsi berbeda.

Sebaliknya, kalau kalian berdua mencatat, masing-masing dari aplikasinya sendiri, porsi bukan yang kamu perlukan: gunakan «Bagikan akun» dari halaman akun. Di ruang orang lain itu lahir akun miliknya sendiri dengan catatannya sendiri, dan akun itu lalu terbaca dua cara: «Bagianku» adalah barismu dan itulah angka yang masuk ke indikatormu, sedangkan «Saldo sebenarnya akun» adalah baris semua orang dan itulah yang dibandingkan dengan rekening koran. Porsi kepemilikan sengaja dikecualikan di sini, karena bagianmu memang sudah hanya apa yang kamu catat. Jalur ketiga lain lagi: berbagi seluruh ruang akuntansi, dengan peran dan izinnya.

Yang dibagikan hanyalah akun neraca, yaitu aset dan liabilitas, tidak pernah kategori beban atau pendapatan. Berbagi ada untuk menyatukan kembali sesuatu yang di luar aplikasi hanya satu: rekening banknya satu, dan rekening korannya untuk direkonsiliasi juga satu. Sebuah kategori beban bukanlah satu benda di dunia nyata, melainkan cara setiap orang menggolongkan pengeluarannya sendiri, dan tetap menjadi miliknya. Ini bukan pembatasan, melainkan justru mekanismenya: karena setiap orang mencatat entrinya sendiri dengan kategorinya sendiri, laporan bebanmu hanya menampilkan apa yang kamu belanjakan.

Memberi saldo pada akun yang dibuat setelah penyiapan

Saat Anda membuka ruang kerja, peninjauan awal menanyakan saldo setiap akun dan menuliskan sendiri transaksi pembukaannya. Tetapi peninjauan itu hanya terjadi sekali, dan akun yang Anda buat di bulan-bulan berikutnya lahir dari nol: rekening giro yang dibuka bulan Maret, atau buku tabungan yang sempat Anda lupakan, mulai dalam keadaan kosong meskipun kenyataannya ada uang di dalamnya.

Karena itulah wizard Akun Baru punya langkah terakhir, yang boleh dilewati, yang menanyakan saldo awal. Langkah ini hanya muncul pada akun neraca — saldo awal tidak ada artinya bagi akun biaya atau pendapatan — dan jika jumlahnya Anda biarkan kosong, tidak ada yang dibuat. Jika Anda memasukkan jumlah, wizard mengajukan satu pertanyaan saja: apakah uang ini berasal dari akun yang sudah Anda miliki di Cashfulness?

Menjawab pertanyaan itu dengan benar adalah segalanya, karena jawaban itulah yang menentukan apakah Kekayaan Bersih Anda berubah. Jika uangnya berasal dari akun yang sudah Anda miliki (Anda memindahkannya dari rekening giro ke buku tabungan), itu perpindahan internal: entri lawannya masuk ke akun yang Anda pilih dan Kekayaan Bersih tetap sama. Namun jika Anda mendeklarasikan sesuatu yang belum diketahui aplikasi, entri lawannya masuk ke “Saldo Pembukaan” dan Kekayaan Bersih naik, sebagaimana mestinya.

Untuk liabilitas, tulis jumlah utang Anda sebagai angka positif: tanda akuntansinya diurus oleh aplikasi.

Wizard juga menanyakan sejak kapan Anda memiliki apa yang sedang Anda deklarasikan, dan kolomnya mulai dalam keadaan kosong. Dulu entrinya diberi tanggal hari saat Anda mengisi wizard: sebuah rumah yang sudah sepuluh tahun Anda miliki, didata pada bulan Agustus, tampak sebagai kekayaan yang tumbuh tahun ini, dan perubahan “sejak Januari” di halaman awal menggelembung sebesar angka yang tidak pernah bertambah. Dengan mengisi tanggal yang sebenarnya, hitungan tahun itu tetap benar. Bagaimanapun juga Laporan Laba Rugi tidak bergerak: transaksi pembukaan hanya menyentuh akun dan Kekayaan Bersih, tidak pernah pendapatan atau biaya, jadi tidak ada tanggal yang bisa mengubah laba tahun yang sudah lewat.

Memperbaiki peninjauan yang sudah dilakukan

Potret awal memang diambil sekali saja, tetapi tidak terpahat di batu. Entri yang dihasilkan peninjauan itu hidup di Daftar Transaksi seperti transaksi lainnya: temukan dengan mencari “pembukaan”, buka, dan dari sana Anda bisa memperbaiki jumlah, menambahkan baris untuk akun yang terlupa, atau memindahkan tanggal ke hari saat Anda benar-benar melakukan inventarisasi.

Inilah cara yang benar untuk membereskan saldo yang salah ketik saat penyiapan, dan lebih baik daripada transaksi penyesuaian: dengan memperbaiki pembukaan, laporan semua periode kembali konsisten, sedangkan penyesuaian bertanggal hari ini akan membiarkan bulan-bulan di antaranya tetap salah.

Akun tersembunyi

Tidak setiap akun diperlukan setiap hari: akun yang ditutup atau jarang digunakan dapat membuat pohon berantakan. Anda dapat menyembunyikannya tanpa menghapusnya, sehingga riwayat akuntansinya tetap utuh.

Ikon mata di bilah alat menampilkan atau menyembunyikan akun tersembunyi: saat mati Anda hanya melihat akun aktif, saat Anda menyalakannya semua muncul kembali.

Merekonsiliasi akun

Rekonsiliasi adalah saat Anda membandingkan Cashfulness dengan laporan bank Anda. Dari bagian Rekonsiliasi Akun Anda memilih akun dan mendapatkan daftar entri yang tercatat, dipisahkan antara jumlah kredit (setoran yang diterima dan pengembalian dana) dan jumlah debit.

Anda mencentang setiap entri yang Anda temukan di laporan: total kredit dan debit diperbarui saat Anda melanjutkan, bersama dengan Selisih. Selama pemeriksaan saldo tidak cocok, aplikasi menandainya; setelah Selisih mencapai nol Anda dapat mengonfirmasi dengan tombol Rekonsiliasi.

1. Buka Rekonsiliasi Akun dan pilih akun yang akan direkonsiliasi.
2. Atur tanggal referensi laporan bank.
3. Centang entri yang muncul di laporan satu per satu, baik kredit maupun debit.
4. Periksa Selisih di bagian bawah: harus mencapai nol. Jika tidak, cari entri yang hilang atau berlebih.
5. Tekan Rekonsiliasi untuk mengonfirmasi: entri yang dicentang ditandai sebagai direkonsiliasi.