Het Register

Het Register in één oogopslag

Als je het Register opent vanuit de zijbalk, zie je de laatste transacties in de boekhoudruimte, gesorteerd van de meest recente. Elke regel toont de datum, de omschrijving en het bedrag van de boeking.

Met de balk bovenaan zoek je op omschrijving of bedrag: begin te typen en de lijst filtert mee. Rechtsboven vind je de knop Nieuwe transactie, die het invoerformulier opent.

Bij sommige regels verschijnt naast de omschrijving een klein label: dat betekent dat de app die boeking heeft aangemaakt en dat jij ze niet zelf hebt ingegeven. Je ziet het bij waarderingen van beleggingen, bij afschrijvingen, bij beginsaldi, bij terugkerende boekingen en bij regels die uit een import komen. Regels zonder label heb je zelf met de hand geschreven.

Een nieuwe transactie aanmaken

Het invoerformulier begeleidt je veld per veld. Kies eerst het type boeking: Inkomsten, Uitgaven, Overschrijving tussen je eigen rekeningen, of Anders voor bijzondere gevallen. Op basis van het type stelt de app de juiste rekeningen voor om te koppelen.

Voor de datum heb je snelkoppelingen (vandaag, gisteren, eergisteren) naast de kalenderkiezer, zodat het registreren van de uitgaven van de laatste dagen maar één tik kost.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie (of de plusknop rechtsonder).
2. Kies de datum met de snelkoppelingen of vanuit de kalender.
3. Selecteer het type: Inkomsten, Uitgaven, Overschrijving of Anders.
4. Schrijf een omschrijving, bijvoorbeeld Boodschappen.
5. Voer het bedrag van de boeking in.
6. Kies de bron- en bestemmingsrekening: bij een uitgave gaat het om de rekening waar het geld vertrekt en de uitgavenrekening waartoe ze behoort (zoals Boodschappen of Huur).
7. Bevestig: de transactie verschijnt meteen in het Register en de saldi van de betrokken rekeningen worden bijgewerkt.

Vertrekken vanuit een rekening

Je kunt ook een rekening openen via het tabblad Rekeningen en de boeking van daaruit aanmaken: de rekening is al voorgeselecteerd, en waar ze terechtkomt, hangt af van wat voor rekening het is. Een rekening waar het geld op staat, zoals je bankkaart of je cash, is de rekening die betaalt of ontvangt, en die blijft staan, ook als je van type boeking verandert. Een uitgaven- of inkomstenrekening, zoals Internet en telefoon, komt dan weer in de categorie, en je moet enkel nog de rekening kiezen waarmee je betaalt of waarop je ontvangt. Met «Blijf hier voor de volgende» blijven na het bewaren het type, de datum en de rekening die betaalde staan, en als je vanuit een uitgaven- of inkomstenrekening vertrok, ook de categorie.

Op de pagina van een rekening staat boven de lijst met boekingen ook een balk om de ene regel na de andere in te geven, zoals in het rekeningregister van GnuCash. Terwijl je de omschrijving typt, stelt de app de boekingen voor die al op die rekening staan: kies je er een, dan komen omschrijving, tegenboeking en het laatste bedrag mee, en dat bedrag is al geselecteerd zodat je er meteen overheen kunt typen. Ook de tegenboeking vult zich aan terwijl je typt, en bestaat de rekening nog niet, dan stelt de app voor om ze aan te maken.

Na het bewaren wordt de balk leeggemaakt, maar de datum blijft staan, en de cursor gaat terug naar de omschrijving: als je de kasticketjes van dinsdag overtikt, kies je de datum maar één keer. De datum springt terug naar vandaag als je de pagina van de rekening verlaat en er opnieuw naartoe gaat. Voor een boeking met meerdere regels neemt de knop van het volledige formulier mee wat je al ingegeven hebt.

Dubbel boekhouden, zonder zorgen

Wanneer je een transactie opslaat, genereert Cashfulness minstens twee boekhoudkundige bewegingen die elkaar in evenwicht houden: de som van debet en credit is altijd nul. Dat houdt je saldi, de Balans en de Resultatenrekening consistent.

In de praktijk vermindert een uitgave een actief (bijvoorbeeld je zichtrekening) en verhoogt ze een uitgavenrekening; een overschrijving verplaatst waarde tussen twee van je eigen rekeningen zonder je nettovermogen te raken. Jij vult het eenvoudige formulier in, en de app garandeert de boekhoudkundige nauwkeurigheid.

Transacties in andere munten

Als de boeking rekeningen in verschillende munten betreft, krijgt elke rekening het bedrag in haar eigen munt: de app stelt de wisselkoers van de Europese Centrale Bank op de datum van de boeking voor en toont je de tegenwaarde voor je opslaat.

Vermeldt het rekeningafschrift een ander bedrag, bijvoorbeeld omdat de bank haar eigen koers toegepast heeft, kies dan Anders en vul op de regel van de rekening het bedrag in dat echt binnengekomen is: de koers wordt vanzelf herberekend. Zo toont elke rekening precies haar eigen geld, en worden de totalen in de rapporten omgerekend naar de hoofdvaluta van de ruimte.

Bewerken, dupliceren en herstellen uit de vuilbak

Elke regel in het Register, net als elke regel in de lijst met boekingen op de pagina van een rekening, eindigt met de knop ⋮: die opent een menu met Bewerken, Klonen en Verwijderen, zonder dat je de regel moet openen. Op je gsm opent hetzelfde menu ook als je de regel lang ingedrukt houdt. De knop en het menu zie je als je boekingen mag bewerken. Klonen komt van pas bij terugkerende boekingen, zoals een leningsaflossing of een terugkerende uitgave: het maakt een kopie met de datum van vandaag, en je verandert alleen wat nodig is. Dezelfde acties vind je ook in de geopende regel.

Verwijderde transacties verdwijnen niet meteen: ze gaan naar de vuilbak, waar ze herstelbaar blijven. Van daaruit kun je ze terugzetten in het Register of definitief verwijderen zodra je zeker bent dat je ze niet meer nodig hebt.

Boekingen stap voor stap

Hieronder vind je de boekingen die iedereen tegenkomt, één per sectie: het loon, een uitgave met de kredietkaart, de betaling van de kredietkaartafrekening, een overschrijving tussen eigen rekeningen, een geldafhaling aan de bankautomaat, de afbetaling van de hypotheek en een terugbetaling. Bij elk ervan vind je in eenvoudige woorden wat er gebeurt, de boeking die Cashfulness bewaart, regel per regel, met voorbeeldbedragen, en de stappen in de app. Wie van GnuCash komt, vindt hier dezelfde boekingen terug: enkel het formulier waarmee je ze ingeeft is anders.

Om de boekingen te lezen volstaat één regel: activa (zichtrekening, cash, spaarrekening) en kosten nemen toe in Debet; passiva (de kredietkaart, de hypotheek) en opbrengsten nemen toe in Credit. In elke boeking is het totaal in Debet gelijk aan het totaal in Credit, met andere woorden: de som van de regels is nul.

Je vertrekt altijd van Nieuwe transactie in het Register (op de telefoon de plusknop rechtsonder). In de eenvoudige modus kies je de kant niet zelf: van de twee rekeningen in het formulier gaat de eerste in Credit en de tweede in Debet. Voor een boeking met meer dan twee regels, zoals de afbetaling van de hypotheek, of om zelf de kant te kiezen, zoals bij de terugbetaling, gebruik je Anders, dat de geavanceerde modus opent: daar heeft elke regel zijn eigen rekening, zijn eigen kant en zijn eigen bedrag, en het overzicht onderaan met Totaal Debet en Totaal Credit vertelt je wanneer de boeking in evenwicht is.

Stap voor stap: het loon op de zichtrekening

Het loon komt binnen op de zichtrekening: het saldo van de rekening stijgt en tegelijk boek je een opbrengst. Het type is Inkomsten. Hier boek je het nettobedrag dat op de rekening binnenkomt; wil je ook de inhoudingen bijhouden, dan heb je een boeking met meerdere regels nodig via Anders.

De boeking, met een loon van € 2.150,00: Zichtrekening € 2.150,00 in Debet (het actief stijgt); Loon € 2.150,00 in Credit (de opbrengst wordt geboekt). Totaal Debet € 2.150,00, Totaal Credit € 2.150,00: de boeking is in evenwicht.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie en kies de datum waarop het loon binnenkwam.
2. Kies als type Inkomsten.
3. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Loon september, en het bedrag: 2.150,00.
4. Kies bij «Inkomstenrekening» Loon; kies bij «Ontvangende rekening» de Zichtrekening.
5. Druk op «Transactie opslaan».

Stap voor stap: een uitgave met de kredietkaart

Je betaalt een etentje met de kredietkaart. De zichtrekening beweegt voorlopig niet: wat groeit is je schuld bij de bank die je de kaart heeft gegeven, in Cashfulness een rekening van het type schuld, en je boekt een kost. Het type is Uitgaven, met de kaart als rekening waar het geld vertrekt.

De boeking, met een etentje van € 64,50: Restaurants € 64,50 in Debet (de kost wordt geboekt); Kredietkaart € 64,50 in Credit (de schuld stijgt). Totaal Debet € 64,50, Totaal Credit € 64,50: de boeking is in evenwicht.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie en kies de datum van de uitgave.
2. Kies als type Uitgaven.
3. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Etentje in de pizzeria, en het bedrag: 64,50.
4. Kies bij «Bronrekening» de Kredietkaart; kies bij «Uitgavenrekening» Restaurants.
5. Druk op «Transactie opslaan».

Stap voor stap: de betaling van de kredietkaartafrekening

Op het einde van de maand debiteert de bank de zichtrekening voor het totaal van de kredietkaartafrekening. Dat is geen nieuwe uitgave: de uitgaven heb je al één voor één geboekt. De zichtrekening daalt en de schuld van de kaart daalt met hetzelfde bedrag, dus het type is Overschrijving tussen twee van je eigen rekeningen.

De boeking, met een afrekening van € 412,30: Kredietkaart € 412,30 in Debet (de schuld daalt); Zichtrekening € 412,30 in Credit (het actief daalt). Totaal Debet € 412,30, Totaal Credit € 412,30. Geen kosten: het nettovermogen verandert niet.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie en kies de datum van de afschrijving.
2. Kies als type Overschrijving.
3. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Afrekening kredietkaart september, en het bedrag: 412,30.
4. Kies bij «Van rekening» de Zichtrekening; kies bij «Naar rekening» de Kredietkaart.
5. Druk op «Transactie opslaan».

Stap voor stap: een overschrijving tussen twee eigen rekeningen

Je zet geld over van de zichtrekening naar de spaarrekening. Het blijft van jou: de ene rekening daalt, de andere stijgt, en het nettovermogen verandert niet. Het type is Overschrijving.

De boeking, met een overschrijving van € 5.000,00: Spaarrekening € 5.000,00 in Debet (het actief stijgt); Zichtrekening € 5.000,00 in Credit (het actief daalt). Totaal Debet € 5.000,00, Totaal Credit € 5.000,00: de boeking is in evenwicht.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie en kies de datum van de overschrijving.
2. Kies als type Overschrijving.
3. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Overschrijving naar spaarrekening, en het bedrag: 5.000,00.
4. Kies bij «Van rekening» de Zichtrekening; kies bij «Naar rekening» de Spaarrekening.
5. Druk op «Transactie opslaan».

Stap voor stap: geld afhalen aan de bankautomaat

Je haalt cash af aan de bankautomaat: het geld gaat van de zichtrekening naar je portefeuille. Je hebt niets uitgegeven, je hebt het geld enkel verplaatst; de uitgaven boek je wanneer je de cash gebruikt. Het type is Overschrijving naar de rekening Cash.

De boeking, met een afhaling van € 200,00: Cash € 200,00 in Debet (het actief stijgt); Zichtrekening € 200,00 in Credit (het actief daalt). Totaal Debet € 200,00, Totaal Credit € 200,00: de boeking is in evenwicht.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie en kies de datum van de afhaling.
2. Kies als type Overschrijving.
3. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Afhaling bankautomaat, en het bedrag: 200,00.
4. Kies bij «Van rekening» de Zichtrekening; kies bij «Naar rekening» Cash.
5. Druk op «Transactie opslaan».

Stap voor stap: de afbetaling van de hypotheek

De bank debiteert de zichtrekening voor de afbetaling van de hypotheek. De afbetaling bestaat uit twee delen: de kapitaalaflossing, die een deel van de lening terugbetaalt en de schuld laat dalen, en de intrest, die de prijs van de lening is, dus een kost. Beide delen vind je in het aflossingsplan van de bank. Drie rekeningen, dus drie regels: je gebruikt Anders. De hele afbetaling boeken als een overschrijving naar de hypotheek zou de schuld sneller laten dalen dan in werkelijkheid en de intresten verbergen, die een kost zijn.

De boeking, met een afbetaling van € 780,00, waarvan € 520,00 kapitaal en € 260,00 intrest: Hypotheek € 520,00 in Debet (de schuld daalt); Intrestlasten € 260,00 in Debet (de kost wordt geboekt); Zichtrekening € 780,00 in Credit (het actief daalt). Totaal Debet € 780,00, Totaal Credit € 780,00: de boeking is in evenwicht.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie, kies de datum van de afschrijving en kies als type Anders: het formulier schakelt over naar de geavanceerde modus, met de boekingsregels.
2. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Afbetaling hypotheek september.
3. Eerste regel: kies de Zichtrekening, selecteer Credit en geef 780,00 in.
4. Tweede regel: kies de Hypotheek, laat Debet staan en verander het voorgestelde bedrag in 520,00; in de regel schrijft de app «schuld: de schuld daalt».
5. Derde regel: als de app hem nog niet met het ontbrekende bedrag heeft toegevoegd, druk op «Regel toevoegen». Kies Intrestlasten, in Debet, 260,00.
6. Wanneer onderaan Totaal Debet en Totaal Credit allebei € 780,00 zijn en «Debet = Credit · in evenwicht» verschijnt, druk op «Boeking opslaan».

Stap voor stap: een terugbetaling op een uitgave

Je brengt een paar schoenen terug en de winkel stort € 39,90 terug op je zichtrekening. Dat is geen winst: het is de eerdere uitgave die wordt geschrapt. Daarom boek je de terugbetaling niet als Inkomsten, wat ze bij de opbrengsten zou tellen, maar als een storno van de kost, met Anders en twee regels.

De boeking, met een terugbetaling van € 39,90: Zichtrekening € 39,90 in Debet (het actief stijgt); Kleding € 39,90 in Credit (de kost wordt gestorneerd). Totaal Debet € 39,90, Totaal Credit € 39,90. In de Resultatenrekening daalt de kost van kleding met € 39,90.

1. Druk in het Register op Nieuwe transactie, kies de datum van de terugstorting en kies als type Anders.
2. Geef de omschrijving in, bijvoorbeeld Terugbetaling teruggebrachte schoenen.
3. Eerste regel: kies de Zichtrekening, selecteer Debet en geef 39,90 in.
4. Tweede regel: kies Kleding; de app stelt al 39,90 in Credit voor, en in de regel verschijnt «kosten: storno».
5. Wanneer onderaan «Debet = Credit · in evenwicht» verschijnt, druk op «Boeking opslaan».

Situaties uit het echte leven, in drie regels

De boekingen hierboven zijn die van elke maand. Daarnaast zijn er de kleine, alledaagse gevallen, die je doen twijfelen: “en waar steek ik dit nu?”. Hieronder vind je de meest voorkomende, verzameld uit de vragen van wie de app gebruikt, elk in drie regels: de situatie, de rekeningen die bewegen en waarom. De regel die ze samenhoudt is er maar één: je geld verdwijnt nooit, het verandert alleen van plaats, en een kost is enkel wat voorgoed is vertrokken.

Geld voorgeschoten voor een vriendin. Je hebt een bestelling voor een vriendin betaald, zij geeft je het geld terug in cash en jij stort het op de bank. Rekeningen: wanneer je betaalt, Debet een rekening Vorderingen op vrienden (een actief, van het type Debiteuren, dat je één keer aanmaakt), Credit de Zichtrekening of de kaart. Wanneer ze het je teruggeeft, Debet Cash, Credit Vorderingen op vrienden. Wanneer je het stort, Debet Zichtrekening, Credit Cash. Waarom: je hebt niets uitgegeven, je hebt geleend. De vordering hoort bij je vermogen, net als cash, en zolang ze het niet teruggeeft, zie je ze daar, in de wacht.

Een spaarpotje op Satispay of in een elektronische portemonnee. Je zet een paar euro opzij op Satispay, PayPal of een gelijkaardige app en je weet niet of je ze moet meetellen. Rekeningen: maak een rekening Satispay aan onder de activa, zoals de zichtrekening (van het type Prepaidkaart of Contanten). Opladen is een overschrijving: Debet Satispay, Credit Zichtrekening. Betalen met Satispay is een gewone uitgave: Debet de kost, Credit Satispay. Waarom: dat geld is nog van jou en je kunt het terug opnemen: het is geen uitgave, het zit gewoon in een andere zak. In het nettovermogen zie je het, en je ziet ook hoeveel er nog van over is.

Interesten van enkele cent. De depositorekening, of Satispay, schrijft piepkleine interesten bij. Rekeningen: de dag dat je ze bijgeschreven ziet, Debet de rekening die ze ontvangt, Credit een opbrengst van het type Interestinkomsten (onder het passief inkomen). Waarom: een interest is een echte inkomst, ook al is hij 0,01 waard. Er wordt niets “bijgewerkt”: je boekt wat er is binnengekomen, wanneer het is binnengekomen. Zijn het echt maar centen, dan kun je de bijschrijving één keer per jaar boeken, voor het totaal.

Een behandeling in termijnen zonder interest, met PayPal of gelijkaardig. De tandarts is volledig betaald op de dag van de behandeling, maar jij betaalt PayPal in drie termijnen. Rekeningen: op de dag van de behandeling, Debet Medische kosten voor het volledige bedrag, Credit een rekening Schuld aan PayPal (een passief op korte termijn, dat je één keer aanmaakt). Bij elke termijn, Debet Schuld aan PayPal, Credit Zichtrekening. Waarom: op het kasticket staat “betaald” omdat PayPal voor jou heeft betaald, en vanaf dat moment ben jij het geld aan PayPal verschuldigd. In die drie maanden staat het geld nog op je rekening, maar er is een even grote schuld: het nettovermogen klopt al vanaf de eerste dag.

De kortingsbonnen van de supermarkt. “5 euro per 30 euro aan volgende aankopen”: is dat rijkdom? Rekeningen: geen, zolang je ze niet gebruikt. Wanneer je ze gebruikt, boek je de uitgave voor wat je echt hebt betaald, dus het kasticket min de korting. Waarom: een voorwaardelijke bon kun je niet opnemen en ook niet elders uitgeven: het is geen vermogen, het is een lagere prijs de volgende keer. Hem vooraf boeken zou betekenen dat je geld meetelt dat je misschien nooit zult gebruiken.

De tegoedbon van een retour. Je hebt een foute aankoop teruggebracht en de winkel heeft je, in plaats van het geld, een tegoedbon gegeven. Rekeningen: op de dag van het retour, Debet een rekening Vorderingen op winkels (een actief, van het type Debiteuren), Credit dezelfde kost als de aankoop, die zo wordt tenietgedaan. Wanneer je de bon gebruikt, Debet de kost van wat je koopt, Credit Vorderingen op winkels. Waarom: het is geen inkomst, want niemand heeft je nieuw geld gegeven: het is een uitgave die terugkomt en geparkeerd blijft in een vordering tot je ze opnieuw gebruikt.

De kasticketten: moeten die elke avond ingegeven worden? Nee. Rekeningen: die van de uitgaven, wanneer je ze boekt. Waarom: het ritme kies je zelf, en één keer per week volstaat, zolang elke beweging maar één keer binnenkomt. Wie met de kaart betaalt, kan boeken vanuit het rekeninguittreksel, waarop alles al op een rij staat; wie cash betaalt, boekt vanuit de snelle balk van de rekening Cash. Het kasticket als afbeelding voeg je alleen toe wanneer het echt nodig is, bijvoorbeeld voor een waarborg of een aftrekbare uitgave (zie het deel over bijlagen).