Het rekeningschema

De boomstructuur

Het scherm Rekeningen toont het rekeningschema als een uitklapbare boom, gegroepeerd per onderdeel. In de Balans vind je de Activa+ (de productieve activa, die waarde opleveren), de Activa- (liquiditeit en gebruiksgoederen), de Passiva en het Nettovermogen. Opbrengsten en Kosten leven daarentegen in de Winst- en verliesrekening.

Elke regel toont de naam van de rekening, het rekeningnummer, het totale saldo en de verandering in het lopende jaar. De onderdelen klap je open en dicht met het pijltje naast de naam, en met de zoekbalk bovenaan vind je een rekening op naam, nummer of type.

Onderaan de pagina toont een samenvattingsregel het totale Nettovermogen van de boekhoudruimte: het verschil tussen wat je bezit en wat je schuldig bent.

Om de kosten van een bedrijfje gescheiden te houden van die van het gezin heb je twee wegen. Als onderscheiden genoeg is, maak je een organisatierekening — «Bedrijf» — en hang je de kosten en opbrengsten eronder: rapporten groeperen ze, en labels geven de dwarsdoorsnede. Moeten de twee werelden elkaar niet raken, dan heb je een tweede boekhoudruimte nodig, maar die zit alleen in het Ultra-plan: met Free en Premium is er één. In beide gevallen kun je de liquide rekeningen beter niet mengen.

Rekeningen verplaatsen en herordenen

Elke eigen rekening heeft rechts een sleepgreep (het pictogram met puntjes). Met de muis sleep je gewoon; met je vinger druk je eerst lang op de greep en sleep je daarna: dat is de bescherming waardoor de boom gewoon kan blijven scrollen.

Terwijl je sleept, heeft elke regel drie zones. Boven of onder een zusterrekening verschijnt een invoeglijn: dat is het herordenen, de volgorde die je kiest blijft staan en de rekeningnummers worden vanzelf opnieuw toegekend. In het midden van een map licht de regel op: dat is het verplaatsen, de rekening verandert van plek in de boom en neemt al haar subrekeningen mee, nummers inbegrepen. Een gesloten map gaat vanzelf open als je de rekening er even boven houdt.

De app weigert een rekening neer te zetten waar dat je rapporten zou breken, en zegt het je: een rekening komt niet in een map van een andere familie, kan niet in een eigen afstammeling belanden, en systeemrekeningen verhuizen niet. De greep verdwijnt waar het gebaar geen zin zou hebben: tijdens een zoekopdracht en met de alfabetische volgorde aan, want daar bepaalt de naam de positie.

Valuta's en kleuren van de saldi

Elke rekening heeft een eigen valuta, gekozen bij het aanmaken. Je kunt je betaalrekening in euro's aanhouden en een beleggingsrekening in dollars: Cashfulness legt elke boeking vast in de valuta van de rekening en rekent de totalen om waar dat nodig is.

De saldi gebruiken betekenisvolle kleuren: in één oogopslag zie je de aard van elk bedrag, bijvoorbeeld de Passiva los van wat je bezit, en het Nettovermogen los van de rest. Kleur vervangt nooit het boekhoudkundige teken, ze maakt het alleen leesbaarder.

Een rekening aanmaken met de wizard

De plusknop rechtsonder opent de wizard Nieuwe rekening, die je stap voor stap begeleidt. De wizard vraagt alleen wat nodig is, één stap tegelijk, en toont onderweg tips en geldige voorbeelden.

1. Geef de rekening een beschrijvende, herkenbare naam, bijvoorbeeld de naam van de bank of het doel van de rekening. Je kunt een optionele beschrijving toevoegen, handig als je de boekhoudruimte met anderen deelt.
2. Kies het type rekening: dat bepaalt in welk onderdeel van de boom de rekening komt en hoe het saldo zich gedraagt.
3. Selecteer de hoofdrekening rechtstreeks in de boom: de nieuwe rekening komt eronder te staan en erft zo haar plaats in de structuur.
4. Stel de eigenschappen van de rekening in op basis van hoe je haar gaat gebruiken (zie het volgende onderdeel).
5. Bevestig: de rekening verschijnt meteen in de boom, klaar om boekingen te ontvangen.

De eigenschappen van de rekening

Tijdens het aanmaken (en later bij het bewerken) kun je eigenschappen inschakelen die het gedrag van de rekening veranderen. Afletterbaar met het bankafschrift: de rekening komt in de stroom van de Afstemming terecht, ideaal voor betaalrekeningen en kaarten. Abonnementen markeer je daarentegen niet meer op de rekening: je registreert ze als contracten in Hulpmiddelen → Abonnementen en nutsvoorzieningen.

Mark-to-Market: bedoeld voor beleggingen, hiermee werk je de waarde van de rekening periodiek bij via de Beleggingsupdate. Veroudering: voor goederen die in de loop van de tijd waarde verliezen, zoals een auto of een apparaat, zodat het rekeningschema de werkelijke waarde weergeeft en niet de aankoopprijs.

Liquide en niet-liquide: hier verplaatst de keuze de rekening echt, want de liquiditeit lees je niet af aan het subtype maar aan waar de rekening in de boom staat. Voordat de app haar verplaatst, zegt ze je waar ze haar naartoe brengt, en let op: ‘Liquide’ en ‘Niet-liquide’ bestaan in allebei de takken van de activa — kijk naar het hele pad, niet alleen naar de naam.

Een rekening die niet alleen van jou is kent drie verschillende wegen, en je kiest op grond van wie de boekingen invoert. Boek jij als enige terwijl het bezit voor de helft van iemand anders is, dan heb je het eigendomsaandeel nodig: zet in de wizard «De rekening is gezamenlijk» aan en vul je percentage in. De boekingen blijven op de volle waarde — komt er € 1.000 binnen, dan boekt de app € 1.000, geen 500 — anders zou de vergelijking met het bankafschrift niet meer kloppen. Het aandeel is een lens: het verandert alleen hoe zwaar die rekening telt in Beschikbare liquiditeit en Eigen vermogen, en in de Winst-en-verliesrekening geldt het helemaal niet. Je stelt het per rekening in, nooit op een map: twee panden in dezelfde map kunnen verschillende aandelen hebben.

Boeken jullie daarentegen met z'n tweeën, ieder vanuit de eigen app, dan heb je het aandeel niet nodig: dan gebruik je «Rekening delen» op de rekeningpagina. In de ruimte van de ander ontstaat een eigen rekening met eigen boekingen, en de rekening laat zich dan op twee manieren lezen: «Mijn deel» zijn jouw regels en dat is het getal dat in jouw kengetallen meetelt, terwijl «Werkelijk saldo van de rekening» de regels van iedereen samen is en het getal dat je met het afschrift vergelijkt. Het eigendomsaandeel is hier bewust uitgesloten, want jouw deel is toch al alleen wat jij hebt geboekt. De derde weg is weer iets anders: de hele boekhoudruimte delen, met haar rollen en rechten.

Een saldo geven aan een rekening die je na de eerste inrichting aanmaakt

Wanneer je je boekhoudruimte opent, vraagt de eerste inventarisatie het saldo van elke rekening en schrijft ze de openingsboekingen voor je. Maar die inventarisatie gebeurt maar één keer, en rekeningen die je in de maanden daarna aanmaakt, beginnen op nul: een betaalrekening die je in maart opent, of een spaarrekening die je was vergeten, starten leeg ook al staat er in werkelijkheid geld op.

Daarom heeft de wizard Nieuwe rekening een laatste, overslaanbare stap die naar het beginsaldo vraagt. Die verschijnt alleen bij balansrekeningen (voor een kosten- of opbrengstenrekening bestaat een beginsaldo niet), en laat je het bedrag leeg, dan wordt er niets aangemaakt. Vul je wel een bedrag in, dan stelt de wizard je één enkele vraag: komt dit geld van een rekening die je al in Cashfulness hebt?

Die vraag goed beantwoorden is alles, want ze beslist of je nettovermogen verandert. Komt het geld van een rekening die je al hebt (je hebt het van je betaalrekening naar de spaarrekening overgezet), dan is het een interne overboeking: de tegenpost gaat naar de rekening die je aanwijst en het nettovermogen blijft gelijk. Verklaar je daarentegen iets wat de app nog niet wist, dan gaat de tegenpost naar ‘Beginsaldi’ en stijgt je nettovermogen, zoals het hoort.

Voor passiva vul je in wat je schuldig bent als positief getal: het boekhoudkundige teken zet de app er zelf bij.

De wizard vraagt je ook sinds wanneer je bezit wat je aan het aangeven bent, en dat veld begint leeg. Vroeger kreeg de boeking de datum van de dag waarop je de wizard invulde: een huis dat je al tien jaar had en dat je in augustus vastlegde, telde als vermogen dat dit jaar was gegroeid, en de verandering ‘sinds januari’ op de startpagina liep op met een bedrag dat nooit was gegroeid. Met de echte datum blijven de cijfers van het jaar kloppen. De Winst- en verliesrekening beweegt sowieso niet: een openingsboeking raakt de rekening en het nettovermogen, nooit een opbrengst of een kostenpost, dus geen enkele datum kan de winst van een voorbij jaar veranderen.

Een al gemaakte inventarisatie corrigeren

De beginfoto wordt niet herhaald, maar staat ook niet in steen gebeiteld. De boeking die de inventarisatie heeft aangemaakt, leeft in het Register als elke andere transactie: je vindt haar door te zoeken op ‘Beginsaldo’, je opent haar, en van daaruit kun je bedragen corrigeren, een regel toevoegen voor een rekening die je was vergeten of de datum verplaatsen naar de dag waarop je echt de inventaris hebt opgemaakt.

Het is de juiste manier om een saldo te herstellen dat je tijdens de eerste inrichting verkeerd hebt ingetypt, en het is beter dan een correctieboeking: door de opening te corrigeren kloppen de rapporten van alle periodes weer, terwijl een correctie met de datum van vandaag de maanden ertussen fout zou laten.

Verborgen rekeningen

Niet elke rekening heb je dagelijks nodig: een gesloten of zelden gebruikte rekening maakt de boom onoverzichtelijk. Je kunt haar verbergen zonder haar te verwijderen, zodat haar boekhoudkundige geschiedenis intact blijft.

Het oogpictogram in de werkbalk toont of verbergt de verborgen rekeningen: staat het uit, dan zie je alleen de actieve rekeningen; zet je het aan, dan komen ze allemaal weer tevoorschijn.

Een rekening afstemmen

De afstemming is het moment waarop je Cashfulness naast je bankafschrift legt. In het onderdeel Afstemming kies je de rekening en krijg je de lijst met vastgelegde boekingen, verdeeld over Bijschrijvingen (ontvangen stortingen en terugbetalingen) en Afschrijvingen.

Je vinkt elke boeking aan die je op het afschrift terugvindt: de totalen van bijschrijvingen en afschrijvingen lopen mee, samen met het Verschil. Zolang de telling niet klopt, geeft de app dat aan; zodra het Verschil nul is, kun je bevestigen met de knop Afstemmen.

1. Open de Afstemming en kies de rekening die je wilt afstemmen.
2. Stel de referentiedatum van het bankafschrift in.
3. Vink één voor één de boekingen aan die op het afschrift staan, zowel bijschrijvingen als afschrijvingen.
4. Controleer het Verschil onderaan: dat moet op nul uitkomen. Klopt het niet, zoek dan de ontbrekende of overtollige boeking.
5. Druk op Afstemmen om te bevestigen: de aangevinkte boekingen gelden als afgestemd.