Het rekeningschema
In Cashfulness leeft elke boeking op een rekening, en de rekeningen zijn geordend in een rekeningschema: een boom, gerangschikt per onderdeel, die de logica van dubbel boekhouden weerspiegelt. Het scherm Rekeningen is je startpunt om de structuur te verkennen, nieuwe rekeningen aan te maken en ze in lijn met de werkelijkheid te houden.
De boomstructuur
Het scherm Rekeningen toont het rekeningschema als een uitklapbare boom, gegroepeerd per onderdeel. In de Balans vind je de Activa+ (de productieve activa, die waarde opleveren), de Activa- (liquiditeit en gebruiksgoederen), de Passiva en het Nettovermogen. Opbrengsten en Kosten leven daarentegen in de Winst- en verliesrekening.
Elke regel toont de naam van de rekening, het rekeningnummer, het totale saldo en de verandering in het lopende jaar. De onderdelen klap je open en dicht met het pijltje naast de naam, en met de zoekbalk bovenaan vind je een rekening op naam, nummer of type.
Onderaan de pagina toont een samenvattingsregel het totale Nettovermogen van de boekhoudruimte: het verschil tussen wat je bezit en wat je schuldig bent.
Valuta's en kleuren van de saldi
Elke rekening heeft een eigen valuta, gekozen bij het aanmaken. Je kunt je betaalrekening in euro's aanhouden en een beleggingsrekening in dollars: Cashfulness legt elke boeking vast in de valuta van de rekening en rekent de totalen om waar dat nodig is.
De saldi gebruiken betekenisvolle kleuren: in één oogopslag zie je de aard van elk bedrag, bijvoorbeeld de Passiva los van wat je bezit, en het Nettovermogen los van de rest. Kleur vervangt nooit het boekhoudkundige teken, ze maakt het alleen leesbaarder.
Een rekening aanmaken met de wizard
De plusknop rechtsonder opent de wizard Nieuwe rekening, die je stap voor stap begeleidt. De wizard vraagt alleen wat nodig is, één stap tegelijk, en toont onderweg tips en geldige voorbeelden.
- Geef de rekening een beschrijvende, herkenbare naam, bijvoorbeeld de naam van de bank of het doel van de rekening. Je kunt een optionele beschrijving toevoegen, handig als je de boekhoudruimte met anderen deelt.
- Kies het type rekening: dat bepaalt in welk onderdeel van de boom de rekening komt en hoe het saldo zich gedraagt.
- Selecteer de hoofdrekening rechtstreeks in de boom: de nieuwe rekening komt eronder te staan en erft zo haar plaats in de structuur.
- Stel de eigenschappen van de rekening in op basis van hoe je haar gaat gebruiken (zie het volgende onderdeel).
- Bevestig: de rekening verschijnt meteen in de boom, klaar om boekingen te ontvangen.
De eigenschappen van de rekening
Tijdens het aanmaken (en later bij het bewerken) kun je eigenschappen inschakelen die het gedrag van de rekening veranderen. Afletterbaar met het bankafschrift: de rekening komt in de stroom van de Afstemming terecht, ideaal voor betaalrekeningen en kaarten. Terugkerend abonnement: de rekening wordt door het Abonnementenbeheer gevolgd voor uitgaven die zich herhalen.
Mark-to-Market: bedoeld voor beleggingen, hiermee werk je de waarde van de rekening periodiek bij via de Beleggingsupdate. Veroudering: voor goederen die in de loop van de tijd waarde verliezen, zoals een auto of een apparaat, zodat het rekeningschema de werkelijke waarde weergeeft en niet de aankoopprijs.
Verborgen rekeningen
Niet elke rekening heb je dagelijks nodig: een gesloten of zelden gebruikte rekening maakt de boom onoverzichtelijk. Je kunt haar verbergen zonder haar te verwijderen, zodat haar boekhoudkundige geschiedenis intact blijft.
Het oogpictogram in de werkbalk toont of verbergt de verborgen rekeningen: staat het uit, dan zie je alleen de actieve rekeningen; zet je het aan, dan komen ze allemaal weer tevoorschijn.
Een rekening afstemmen
De afstemming is het moment waarop je Cashfulness naast je bankafschrift legt. In het onderdeel Afstemming kies je de rekening en krijg je de lijst met vastgelegde boekingen, verdeeld over Bijschrijvingen (ontvangen stortingen en terugbetalingen) en Afschrijvingen.
Je vinkt elke boeking aan die je op het afschrift terugvindt: de totalen van bijschrijvingen en afschrijvingen lopen mee, samen met het Verschil. Zolang de telling niet klopt, geeft de app dat aan; zodra het Verschil nul is, kun je bevestigen met de knop Afstemmen.
- Open de Afstemming en kies de rekening die je wilt afstemmen.
- Stel de referentiedatum van het bankafschrift in.
- Vink één voor één de boekingen aan die op het afschrift staan, zowel bijschrijvingen als afschrijvingen.
- Controleer het Verschil onderaan: dat moet op nul uitkomen. Klopt het niet, zoek dan de ontbrekende of overtollige boeking.
- Druk op Afstemmen om te bevestigen: de aangevinkte boekingen gelden als afgestemd.
