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Capítulo 4

O plano de contas

No Cashfulness cada movimento vive numa conta, e as contas estão organizadas num plano de contas: uma árvore ordenada por secções que reflete a lógica das partidas dobradas. O ecrã Contas é o ponto de partida para explorares a estrutura, criares contas novas e mantê-las alinhadas com a realidade.

A estrutura em árvore

O ecrã Contas mostra o plano de contas como uma árvore expansível, agrupada por secções. No Balanço patrimonial encontras os Ativos+ (os ativos produtivos, que geram valor), os Ativos- (liquidez e bens de uso), os Passivos e o Património líquido. As Receitas e os Custos vivem, por sua vez, na Demonstração de resultados.

Cada linha mostra o nome da conta, o número da conta, o saldo total e a variação do ano em curso. As secções abrem-se e fecham-se com a seta ao lado do nome, e a barra de pesquisa no topo permite-te encontrar uma conta por nome, número ou tipo.

No fim da página, uma linha de resumo mostra o Património líquido global do espaço contabilístico: é a diferença entre o que possuis e o que deves.

O ecrã Contas com a árvore do Balanço patrimonial: secções Ativos+, Ativos-, Passivos e Património líquido, com saldos e variações em cada linha e o total do Património líquido no fim.O ecrã Contas com a árvore do Balanço patrimonial: secções Ativos+, Ativos-, Passivos e Património líquido, com saldos e variações em cada linha e o total do Património líquido no fim.
O ecrã Contas com a árvore do Balanço patrimonial: secções Ativos+, Ativos-, Passivos e Património líquido, com saldos e variações em cada linha e o total do Património líquido no fim.

Moedas e cores dos saldos

Cada conta tem uma moeda própria, escolhida no momento da criação. Podes ter a conta à ordem em euros e uma conta de investimento em dólares: o Cashfulness regista cada movimento na moeda da conta e converte os totais onde é preciso.

Os saldos usam cores semânticas: num relance distingues a natureza de cada valor, por exemplo os Passivos daquilo que possuis e o Património líquido do resto. A cor nunca substitui o sinal contabilístico, apenas o torna mais legível.

Criar uma conta com o assistente

O botão com o sinal de mais no canto inferior direito abre o assistente Nova Conta, que te guia passo a passo. O assistente pede-te apenas o que é necessário, um passo de cada vez, e mostra-te sugestões e exemplos válidos ao longo do percurso.

  1. Dá um nome à conta, descritivo e reconhecível, por exemplo o nome do banco ou a finalidade da conta. Podes acrescentar uma descrição facultativa, útil se partilhares o espaço contabilístico com outras pessoas.
  2. Escolhe o tipo de conta: determina em que secção da árvore vai viver e como se comportará o seu saldo.
  3. Seleciona a conta-mãe diretamente na árvore: a conta nova ficará por baixo dela, herdando a posição na estrutura.
  4. Define as propriedades da conta consoante a forma como a vais usar (ver a secção seguinte).
  5. Confirma: a conta aparece de imediato na árvore, pronta a receber movimentos.
O primeiro passo do assistente Nova Conta: o campo para o nome da conta, a descrição facultativa e uma caixa de sugestões com exemplos válidos.O primeiro passo do assistente Nova Conta: o campo para o nome da conta, a descrição facultativa e uma caixa de sugestões com exemplos válidos.
O primeiro passo do assistente Nova Conta: o campo para o nome da conta, a descrição facultativa e uma caixa de sugestões com exemplos válidos.

As propriedades da conta

Durante a criação (e depois na edição) podes ativar algumas propriedades que mudam o comportamento da conta. Reconciliável com o extrato bancário: a conta entra no fluxo de Reconciliação, ideal para contas à ordem e cartões. Subscrição recorrente: a conta passa a ser seguida pela Gestão de Subscrições para as despesas que se repetem.

Mark-to-Market: pensada para os investimentos, permite atualizar periodicamente o valor da conta através da Atualização de Investimentos. Obsolescência: para os bens que perdem valor com o tempo, como um automóvel ou um dispositivo, para que o plano de contas reflita o valor real e não o de compra.

Contas ocultas

Nem todas as contas servem todos os dias: uma conta encerrada ou pouco usada pode entulhar a árvore. Podes ocultá-la sem a eliminar, para que o seu histórico contabilístico permaneça intacto.

O ícone em forma de olho na barra de ferramentas mostra ou oculta as contas ocultas: quando está desativado vês apenas as contas ativas, quando o ativas voltam a aparecer todas.

Reconciliar uma conta

A reconciliação é o momento em que comparas o Cashfulness com o extrato bancário. Na secção Reconciliação escolhes a conta e obténs a lista dos movimentos registados, divididos entre Créditos (depósitos e reembolsos) e Débitos.

Vais assinalando cada movimento que encontras no extrato: os totais de créditos e débitos atualizam-se à medida que avanças, juntamente com a Diferença. Enquanto o acerto não estiver correto, a aplicação avisa-te; quando a Diferença chega a zero podes confirmar com o botão Reconciliar.

  1. Abre a Reconciliação e escolhe a conta a reconciliar.
  2. Define a data de referência do extrato bancário.
  3. Assinala um a um os movimentos que aparecem no extrato, tanto os créditos como os débitos.
  4. Verifica a Diferença em baixo: tem de chegar a zero. Se não bater certo, procura o movimento em falta ou a mais.
  5. Carrega em Reconciliar para confirmar: os movimentos assinalados ficam reconciliados.
O ecrã de reconciliação de uma conta à ordem: lista dos Créditos com caixas para assinalar, data de referência, totais de créditos e débitos, Diferença e botão Reconciliar.O ecrã de reconciliação de uma conta à ordem: lista dos Créditos com caixas para assinalar, data de referência, totais de créditos e débitos, Diferença e botão Reconciliar.
O ecrã de reconciliação de uma conta à ordem: lista dos Créditos com caixas para assinalar, data de referência, totais de créditos e débitos, Diferença e botão Reconciliar.
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