O plano de contas

A estrutura em árvore

O ecrã Contas mostra o plano de contas como uma árvore expansível, agrupada por secções. No Balanço patrimonial encontras os Ativos+ (os ativos produtivos, que geram valor), os Ativos- (liquidez e bens de uso), os Passivos e o Património líquido. As Receitas e os Custos vivem, por sua vez, na Demonstração de resultados.

Cada linha mostra o nome da conta, o número da conta, o saldo total e a variação do ano em curso. As secções abrem-se e fecham-se com a seta ao lado do nome, e a barra de pesquisa no topo permite-te encontrar uma conta por nome, número ou tipo.

No fim da página, uma linha de resumo mostra o Património líquido global do espaço contabilístico: é a diferença entre o que possuis e o que deves.

Para separar os custos de uma atividade dos da família tem dois caminhos. Se lhe basta distingui-los, cria uma conta organizacional — «Atividade» — e pendura por baixo os seus custos e proveitos: os relatórios agrupam-nos, e as etiquetas permitem o corte transversal. Se, pelo contrário, os dois mundos não se devem tocar, precisa de um segundo espaço contabilístico, que porém só está incluído no plano Ultra: com Free e com Premium o espaço é um. Em ambos os casos convém não misturar as contas de liquidez.

Mover e reordenar as contas

Cada conta tua tem, à direita, uma pega de arrasto (o ícone de pontinhos). Com o rato basta arrastar; com o dedo é preciso premir demoradamente a pega e depois arrastar: é a proteção que permite que a árvore continue a deslizar normalmente.

Enquanto arrastas, cada linha tem três zonas. Acima ou abaixo de uma conta irmã aparece uma linha de inserção: é a reordenação, a ordem que escolhes mantém-se e os números de conta reatribuem-se sozinhos. No centro de uma pasta a linha fica realçada: é a mudança de sítio, a conta muda de lugar na árvore e leva consigo todas as suas subcontas, números incluídos. Uma pasta fechada abre-se sozinha se mantiveres a conta em cima dela por um instante.

A aplicação recusa os arrastos que estragariam os teus relatórios, e diz-to: uma conta não entra numa pasta de outra família, não pode acabar dentro de um descendente seu e as contas de sistema não se movem. A pega desaparece onde o gesto não faria sentido: durante uma pesquisa e com a ordem alfabética ativa, porque aí é o nome que decide a posição.

Moedas e cores dos saldos

Cada conta tem uma moeda própria, escolhida no momento da criação. Podes ter a conta à ordem em euros e uma conta de investimento em dólares: o Cashfulness regista cada movimento na moeda da conta e converte os totais onde é preciso.

Os saldos usam cores semânticas: num relance distingues a natureza de cada valor, por exemplo os Passivos daquilo que possuis e o Património líquido do resto. A cor nunca substitui o sinal contabilístico, apenas o torna mais legível.

Criar uma conta com o assistente

O botão com o sinal de mais no canto inferior direito abre o assistente Nova Conta, que te guia passo a passo. O assistente pede-te apenas o que é necessário, um passo de cada vez, e mostra-te sugestões e exemplos válidos ao longo do percurso.

1. Dá um nome à conta, descritivo e reconhecível, por exemplo o nome do banco ou a finalidade da conta. Podes acrescentar uma descrição facultativa, útil se partilhares o espaço contabilístico com outras pessoas.
2. Escolhe o tipo de conta: determina em que secção da árvore vai viver e como se comportará o seu saldo.
3. Seleciona a conta-mãe diretamente na árvore: a conta nova ficará por baixo dela, herdando a posição na estrutura.
4. Define as propriedades da conta consoante a forma como a vais usar (ver a secção seguinte).
5. Confirma: a conta aparece de imediato na árvore, pronta a receber movimentos.

As propriedades da conta

Durante a criação (e mais tarde a partir da edição) podes ativar algumas propriedades que mudam o comportamento da conta. Reconciliável com o extrato bancário: a conta entra no fluxo da Reconciliação de contas, ideal para contas à ordem e cartões. As subscrições, por sua vez, já não se marcam na conta: registam-se como contratos em Ferramentas → Subscrições e serviços essenciais.

Mark-to-Market: pensada para os investimentos, permite atualizar periodicamente o valor da conta através da Atualização de Investimentos. Obsolescência: para os bens que perdem valor com o tempo, como um automóvel ou um dispositivo, para que o plano de contas reflita o valor real e não o de compra.

Liquidez e não liquidez: aqui a escolha mexe mesmo com a conta, porque a liquidez não se lê do subtipo mas de onde a conta está na árvore. Antes de a mudar de sítio, a aplicação diz-te para onde a está a levar, e atenção: «Líquidas» e «Não Líquidas» existem nos dois ramos dos ativos, por isso vê o caminho completo, não apenas o nome.

Uma conta que não é só tua tem três caminhos diferentes, e escolhem-se conforme quem regista os movimentos. Se registas só tu mas o bem é meio de outra pessoa, precisas da quota de propriedade: no assistente liga «A conta é conjunta» e escreve a tua percentagem. Os lançamentos ficam pelo valor cheio — se entram 1.000 € a aplicação regista 1.000 €, não 500 — porque de outro modo a comparação com o extrato do banco deixaria de bater certo. A quota é uma lente: muda apenas quanto essa conta pesa em Liquidez disponível e em Património líquido, e na Demonstração de resultados não se aplica de todo. Põe-se conta a conta, nunca numa pasta: dois imóveis no mesmo contentor podem ter quotas diferentes.

Se, pelo contrário, registam os dois, cada um da sua aplicação, a quota não é o que precisas: usa-se «Partilhar conta» a partir da ficha da conta. No espaço da outra pessoa nasce uma conta dela, com os lançamentos dela, e a conta passa a ler-se de duas maneiras: «A minha parte» são as tuas linhas e é o número que alimenta os teus indicadores, e o «Saldo real da conta» é a soma de todos e é o que se compara com o extrato. Aqui a quota de propriedade está excluída de propósito, porque a tua parte já é apenas aquilo que registaste. O terceiro caminho é ainda outra coisa: partilhar o espaço contabilístico inteiro, com os seus papéis e permissões.

Dar um saldo a uma conta criada depois da configuração inicial

Quando abres o espaço contabilístico, o levantamento inicial pede-te o saldo de cada conta e escreve por ti os movimentos de abertura. Mas o levantamento faz-se uma só vez, e as contas que crias nos meses seguintes nascem a zero: uma conta à ordem aberta em março, ou uma conta poupança de que já nem te lembravas, começam vazias mesmo que na realidade tenham dinheiro lá dentro.

É por isso que o assistente Nova Conta tem um passo final, que podes saltar, a pedir o saldo de partida. Só aparece nas contas do balanço (num custo ou numa receita um saldo de partida não existe) e, se deixares o valor vazio, não é criado nada. Se escreveres um valor, o assistente faz-te uma única pergunta: esse dinheiro vem de uma conta que já tens no Cashfulness?

Responder bem a essa pergunta é tudo, porque decide se o teu património líquido muda. Se o dinheiro vem de uma conta que já tens (passaste-o da conta à ordem para a poupança), é um movimento interno: a contrapartida vai para a conta que indicares e o património líquido fica na mesma. Se, pelo contrário, estás a declarar algo que a aplicação não conhecia, a contrapartida vai para «Saldos de Abertura» e o património líquido sobe, como deve ser.

Para os passivos escreve o que deves como número positivo: do sinal contabilístico trata a aplicação.

O assistente pergunta-te também desde quando tens aquilo que estás a declarar, e o campo começa vazio. Antes o movimento ficava datado do dia em que preenchias o assistente: uma casa que tinhas há dez anos, registada em agosto, aparecia como riqueza ganha este ano, e a variação «desde janeiro» da página inicial inchava com um valor que nunca tinha crescido. Pondo a data verdadeira, as contas do ano continuam certas. A Demonstração de resultados não se mexe de qualquer maneira: um movimento de abertura toca na conta e no património líquido, nunca numa receita nem num custo, por isso nenhuma data pode mudar o resultado de um ano passado.

Corrigir um levantamento já feito

A fotografia inicial não se repete, mas também não está gravada na pedra. O movimento que o levantamento gerou vive no Registo como qualquer outro: encontra-lo com uma pesquisa por «Saldo de abertura», abre-lo, e a partir daí podes corrigir os valores, acrescentar uma linha para uma conta de que te tinhas esquecido ou mudar a data para o dia em que fizeste mesmo o inventário.

É a maneira certa de remediar um saldo mal digitado durante a configuração inicial, e é preferível a um movimento de acerto: ao corrigir a abertura, os relatórios de todos os períodos voltam a bater certo, enquanto um acerto datado de hoje deixaria errados os meses pelo meio.

Contas ocultas

Nem todas as contas servem todos os dias: uma conta encerrada ou pouco usada pode entulhar a árvore. Podes ocultá-la sem a eliminar, para que o seu histórico contabilístico permaneça intacto.

O ícone em forma de olho na barra de ferramentas mostra ou oculta as contas ocultas: quando está desativado vês apenas as contas ativas, quando o ativas voltam a aparecer todas.

Reconciliar uma conta

A reconciliação é o momento em que comparas o Cashfulness com o extrato bancário. Na secção Reconciliação escolhes a conta e obténs a lista dos movimentos registados, divididos entre Créditos (depósitos e reembolsos) e Débitos.

Vais assinalando cada movimento que encontras no extrato: os totais de créditos e débitos atualizam-se à medida que avanças, juntamente com a Diferença. Enquanto o acerto não estiver correto, a aplicação avisa-te; quando a Diferença chega a zero podes confirmar com o botão Reconciliar.

1. Abre a Reconciliação e escolhe a conta a reconciliar.
2. Define a data de referência do extrato bancário.
3. Assinala um a um os movimentos que aparecem no extrato, tanto os créditos como os débitos.
4. Verifica a Diferença em baixo: tem de chegar a zero. Se não bater certo, procura o movimento em falta ou a mais.
5. Carrega em Reconciliar para confirmar: os movimentos assinalados ficam reconciliados.