O Registo

O Registo num relance

Ao abrir o Registo a partir da barra lateral vê as últimas transações do espaço contabilístico, ordenadas da mais recente para a mais antiga. Cada linha mostra a data, a descrição e o montante do movimento.

A barra superior permite-lhe procurar por descrição ou por montante: comece a escrever e a lista filtra-se pelo resultado. No canto superior direito encontra o botão Nova transação, que abre o formulário de introdução.

Em algumas linhas, ao lado da descrição, aparece uma pequena etiqueta: significa que esse lançamento foi criado pela aplicação e não introduzido por si. Encontra-a nas valorizações de investimentos, nas depreciações, nos saldos iniciais, nos movimentos recorrentes e nas linhas vindas de uma importação. As linhas sem etiqueta são as que escreveu à mão.

Criar uma transação nova

O formulário de introdução guia-o campo a campo. Escolha primeiro o tipo de movimento: Receita, Despesa, Transferência entre as suas contas ou Outro para os casos particulares. Consoante o tipo escolhido, a aplicação propõe-lhe as contas certas para ligar.

Para a data tem atalhos rápidos (Hoje, Ontem, Há dois dias) além do seletor de calendário, por isso registar as despesas dos últimos dias exige apenas um toque.

1. No Registo prima Nova transação (ou o botão mais no canto inferior direito).
2. Escolha a data com os atalhos rápidos ou a partir do calendário.
3. Selecione o tipo: Receita, Despesa, Transferência ou Outro.
4. Escreva uma descrição, por exemplo Compras no supermercado.
5. Introduza o montante do movimento.
6. Indique a conta de origem e a de destino: para uma Despesa, por exemplo, a conta de onde sai o dinheiro e a conta de custo a que pertence (como Alimentação ou Renda).
7. Confirme: a transação aparece de imediato no Registo e os saldos das contas envolvidas são atualizados.

Começar a partir de uma conta

Também pode abrir uma conta no separador Contas e criar o movimento a partir daí: a conta já vem pré-selecionada, e o lugar onde fica depende do tipo de conta. Uma conta onde está o dinheiro, como o cartão ou o numerário, é a que paga ou a que recebe, e fica lá mesmo que mude o tipo de movimento. Uma conta de custo ou de receita, como Internet e Telefone, vai, pelo contrário, para a categoria, e só falta escolher a conta com que paga ou onde recebe. Com «Ficar aqui para o seguinte», depois de guardar mantêm-se o tipo, a data e a conta que pagou e, se partir de uma conta de custo ou de receita, também a categoria.

Na página de uma conta, por cima da lista de movimentos, há também uma barra para escrever uma linha a seguir à outra, como no registo de uma conta do GnuCash. Enquanto escreve a descrição, a aplicação propõe-lhe os movimentos já feitos nessa conta: ao escolher um, ficam preenchidos a descrição, o contra-lançamento e o último montante, já selecionado para o substituir. O contra-lançamento também se completa à medida que escreve, e se a conta não existir a aplicação propõe-lhe criá-la.

Depois de guardar, a barra esvazia-se mas mantém a data, e o cursor volta à descrição: se estiver a copiar os talões de terça-feira, escolhe a data uma só vez. A data volta a ser a de hoje quando sai da página da conta e volta a entrar. Para um lançamento com várias linhas, o botão do formulário completo leva consigo o que já escreveu.

As partidas dobradas, sem preocupações

Quando guarda uma transação, o Cashfulness gera pelo menos dois movimentos contabilísticos que se equilibram: a soma do Débito e do Crédito é sempre igual a zero. É isto que mantém coerentes os seus saldos, o Balanço patrimonial e a Demonstração de resultados.

Na prática, uma despesa diminui um Ativo (por exemplo a conta à ordem) e aumenta uma conta de custo; uma transferência desloca valor entre duas contas suas sem tocar no Património líquido. Você preenche o formulário simples, o rigor contabilístico é garantido pela aplicação.

Transações noutras moedas

Se o movimento envolver contas em moedas diferentes, cada conta recebe o montante na sua moeda: a aplicação propõe a taxa de câmbio do Banco Central Europeu na data do movimento e mostra-lhe o contravalor antes de guardar.

Se o extrato bancário indicar um valor diferente, por exemplo porque o banco aplicou a sua própria taxa, escolha Outro e escreva na linha da conta o montante que chegou de facto: a taxa recalcula-se sozinha. Assim cada conta mostra exatamente o seu dinheiro, e os totais dos relatórios são convertidos para a moeda principal do espaço.

Modificar, duplicar e recuperar do lixo

Cada linha do Registo, tal como cada linha da lista de movimentos na página de uma conta, termina com o botão ⋮: abre um menu com Editar, Clonar e Eliminar, sem ser preciso abrir a linha. No telemóvel, o mesmo menu abre-se também mantendo a linha premida. O botão e o menu aparecem se puder editar os movimentos. Clonar é prático para os movimentos que se repetem, como uma prestação ou uma despesa recorrente: cria uma cópia com a data de hoje, e muda apenas o que for preciso. As mesmas ações estão também na linha aberta.

As transações eliminadas não desaparecem de imediato: vão para o lixo, onde continuam recuperáveis. A partir daí pode restaurá-las no Registo ou eliminá-las definitivamente quando tiver a certeza de que já não precisa delas.

Os lançamentos passo a passo

Aqui em baixo encontra os lançamentos que acontecem a toda a gente, um por secção: o salário, uma despesa com o cartão de crédito, o pagamento do extrato do cartão, uma transferência entre contas, um levantamento na caixa automática, a prestação da hipoteca e um reembolso. Para cada um encontra o que acontece em palavras simples, o lançamento que o Cashfulness guarda, linha a linha, com montantes de exemplo, e os passos na aplicação. Quem vem do GnuCash reencontra aqui os mesmos lançamentos: só muda o formulário com que os escreve.

Para ler os lançamentos basta uma regra: os ativos (conta à ordem, numerário, conta poupança) e os custos aumentam a Débito; os passivos (o cartão de crédito, a hipoteca) e as receitas aumentam a Crédito. Em cada lançamento o total a Débito é igual ao total a Crédito, ou seja, a soma das linhas dá zero.

Começa-se sempre por Nova transação no Registo (no telemóvel, o botão mais no canto inferior direito). No modo simples não é você que escolhe o lado: das duas contas do formulário, a primeira vai a Crédito e a segunda a Débito. Para um lançamento com mais de duas linhas, como a prestação da hipoteca, ou para ser você a escolher o lado, como no reembolso, usa-se Outro, que abre o modo avançado: aí cada linha tem a sua conta, o seu lado e o seu montante, e o quadro em baixo com Total Débito e Total Crédito diz-lhe quando o lançamento está equilibrado.

Passo a passo: o salário na conta à ordem

O salário chega à conta à ordem: o saldo da conta sobe e, no mesmo momento, regista uma receita. É uma Receita. Aqui regista-se o líquido que chega à conta; se quiser acompanhar também os descontos, é preciso um lançamento de várias linhas com Outro.

O lançamento, com um salário de 2.150,00 €: Conta à ordem 2.150,00 € a Débito (o ativo aumenta); Salário 2.150,00 € a Crédito (a receita é registada). Total Débito 2.150,00 €, Total Crédito 2.150,00 €: o lançamento está equilibrado.

1. No Registo prima Nova transação e escolha a data em que o salário chegou.
2. Como tipo escolha Receita.
3. Escreva a descrição, por exemplo Salário de setembro, e o montante: 2.150,00.
4. Em «Conta de receita» escolha Salário; em «Conta de recebimento» escolha a Conta à ordem.
5. Prima «Guardar Transação».

Passo a passo: uma despesa com o cartão de crédito

Paga um jantar com o cartão de crédito. A conta à ordem, para já, não se mexe: cresce a sua dívida para com o banco que lhe deu o cartão, que no Cashfulness é uma conta do tipo passivo, e regista um custo. É uma Despesa, com o cartão como conta de onde sai o dinheiro.

O lançamento, com um jantar de 64,50 €: Restaurantes 64,50 € a Débito (o custo é registado); Cartão de crédito 64,50 € a Crédito (a dívida aumenta). Total Débito 64,50 €, Total Crédito 64,50 €: o lançamento está equilibrado.

1. No Registo prima Nova transação e escolha a data da despesa.
2. Como tipo escolha Despesa.
3. Escreva a descrição, por exemplo Jantar na pizzaria, e o montante: 64,50.
4. Em «Conta de origem» escolha o Cartão de crédito; em «Conta de despesa» escolha Restaurantes.
5. Prima «Guardar Transação».

Passo a passo: o pagamento do extrato do cartão

No fim do mês o banco debita na conta à ordem o total do extrato do cartão. Não é uma despesa nova: as despesas já as registou uma a uma. A conta à ordem desce e a dívida do cartão diminui no mesmo montante, por isso é uma Transferência entre duas contas suas.

O lançamento, com um extrato de 412,30 €: Cartão de crédito 412,30 € a Débito (a dívida diminui); Conta à ordem 412,30 € a Crédito (o ativo diminui). Total Débito 412,30 €, Total Crédito 412,30 €. Nenhum custo: o património líquido não muda.

1. No Registo prima Nova transação e escolha a data do débito.
2. Como tipo escolha Transferência.
3. Escreva a descrição, por exemplo Extrato do cartão de setembro, e o montante: 412,30.
4. Em «Conta de origem» escolha a Conta à ordem; em «Conta de destino» escolha o Cartão de crédito.
5. Prima «Guardar Transação».

Passo a passo: uma transferência entre duas contas suas

Passa dinheiro da conta à ordem para a conta poupança. Continua a ser seu: uma conta desce, a outra sobe, e o património líquido não muda. É uma Transferência.

O lançamento, com uma transferência de 5.000,00 €: Conta poupança 5.000,00 € a Débito (o ativo aumenta); Conta à ordem 5.000,00 € a Crédito (o ativo diminui). Total Débito 5.000,00 €, Total Crédito 5.000,00 €: o lançamento está equilibrado.

1. No Registo prima Nova transação e escolha a data da transferência.
2. Como tipo escolha Transferência.
3. Escreva a descrição, por exemplo Transferência para a conta poupança, e o montante: 5.000,00.
4. Em «Conta de origem» escolha a Conta à ordem; em «Conta de destino» escolha a Conta poupança.
5. Prima «Guardar Transação».

Passo a passo: um levantamento na caixa automática

Levanta numerário na caixa automática: o dinheiro passa da conta à ordem para a carteira. Não gastou nada, apenas mudou o dinheiro de sítio; as despesas vai registá-las quando usar o numerário. É uma Transferência para a conta Numerário.

O lançamento, com um levantamento de 200,00 €: Numerário 200,00 € a Débito (o ativo aumenta); Conta à ordem 200,00 € a Crédito (o ativo diminui). Total Débito 200,00 €, Total Crédito 200,00 €: o lançamento está equilibrado.

1. No Registo prima Nova transação e escolha a data do levantamento.
2. Como tipo escolha Transferência.
3. Escreva a descrição, por exemplo Levantamento na caixa automática, e o montante: 200,00.
4. Em «Conta de origem» escolha a Conta à ordem; em «Conta de destino» escolha Numerário.
5. Prima «Guardar Transação».

Passo a passo: a prestação da hipoteca

O banco debita a prestação da hipoteca na conta à ordem. A prestação divide-se em duas partes: o capital, que devolve uma parte do empréstimo e faz descer a dívida, e os juros, que são o preço do empréstimo, ou seja, um custo. As duas partes encontram-se no plano de amortização do banco. Três contas, portanto três linhas: usa-se Outro. Registar toda a prestação como uma transferência para a hipoteca faria descer a dívida mais depressa do que na realidade e esconderia os juros, que são um custo.

O lançamento, com uma prestação de 780,00 € dos quais 520,00 € de capital e 260,00 € de juros: Hipoteca 520,00 € a Débito (a dívida diminui); Juros suportados 260,00 € a Débito (o custo é registado); Conta à ordem 780,00 € a Crédito (o ativo diminui). Total Débito 780,00 €, Total Crédito 780,00 €: o lançamento está equilibrado.

1. No Registo prima Nova transação, escolha a data do débito e como tipo escolha Outro: o formulário passa para o modo avançado, com as linhas contabilísticas.
2. Escreva a descrição, por exemplo Prestação da hipoteca de setembro.
3. Primeira linha: escolha a Conta à ordem, selecione Crédito e escreva 780,00.
4. Segunda linha: escolha a Hipoteca, deixe Débito e corrija o montante proposto para 520,00; na linha a aplicação escreve «passivo: a dívida diminui».
5. Terceira linha: se a aplicação ainda não a tiver acrescentado com o montante que falta, prima «Adicionar linha». Escolha Juros suportados, a Débito, 260,00.
6. Quando em baixo Total Débito e Total Crédito forem ambos 780,00 € e aparecer «Débito = Crédito · equilibrado», prima «Guardar lançamento».

Passo a passo: um reembolso de uma despesa

Devolve um par de sapatos e a loja volta a creditar-lhe 39,90 € na conta à ordem. Não é um ganho: é a despesa de antes que se anula. Por isso o reembolso não se regista como uma Receita, que o contaria entre as receitas, mas como um estorno do custo, com Outro e duas linhas.

O lançamento, com um reembolso de 39,90 €: Conta à ordem 39,90 € a Débito (o ativo aumenta); Vestuário 39,90 € a Crédito (o custo é estornado). Total Débito 39,90 €, Total Crédito 39,90 €. Na Demonstração de resultados o custo com vestuário desce 39,90 €.

1. No Registo prima Nova transação, escolha a data do crédito e como tipo escolha Outro.
2. Escreva a descrição, por exemplo Reembolso de sapatos devolvidos.
3. Primeira linha: escolha a Conta à ordem, selecione Débito e escreva 39,90.
4. Segunda linha: escolha Vestuário; a aplicação já propõe 39,90 a Crédito, e na linha aparece «custo: estorno».
5. Quando em baixo aparecer «Débito = Crédito · equilibrado», prima «Guardar lançamento».