Kontoplanen
I Cashfulness lever varje rörelse på ett konto, och kontona är ordnade i en kontoplan: ett ordnat träd indelat i avsnitt som följer logiken i dubbel bokföring. Skärmen Konton är utgångspunkten för att utforska strukturen, skapa nya konton och hålla dem i takt med verkligheten.
Trädstrukturen
Skärmen Konton visar kontoplanen som ett träd du kan fälla ut, grupperat i avsnitt. I Balansräkningen finns Tillgångar+ (de produktiva tillgångarna, som skapar värde), Tillgångar− (likviditet och bruksföremål), Skulderna och Nettoförmögenheten. Intäkter och Kostnader bor däremot i Resultaträkningen.
Varje rad visar kontots namn, kontonummer, total saldo och årets förändring. Avsnitten öppnas och stängs med pilen vid namnet, och sökfältet högst upp låter dig hitta ett konto efter namn, nummer eller typ.
Längst ned på sidan visar en sammanfattningsrad Bokföringsutrymmets samlade Nettoförmögenhet: skillnaden mellan det du äger och det du är skyldig.
För att hålla en verksamhets kostnader åtskilda från familjens har du två vägar. Räcker det att skilja dem åt skapar du ett organisationskonto — «Verksamhet» — och hänger dess kostnader och intäkter under: rapporterna grupperar dem, och etiketterna ger tvärsnittet. Ska de två världarna aldrig mötas behöver du ett andra bokföringsutrymme, men det ingår bara i Ultra: med Free och Premium får du ett. I båda fallen bör du inte blanda likvidkontona.
Flytta konton och ändra ordningen
Varje eget konto har, till höger, ett handtag att dra i (ikonen med prickarna). Med musen drar du helt enkelt; med fingret krävs först en lång tryckning på handtaget, sedan drar du: det är skyddet som låter trädet fortsätta rulla som vanligt.
Medan du drar har varje rad tre zoner. Ovanför eller under ett syskonkonto dyker en insättningslinje upp: det är omordningen, ordningen du väljer består och kontonumren delas ut på nytt av sig själva. Mitt på en mapp markeras raden: det är flytten, kontot byter plats i trädet och tar med sig alla sina underkonton, numren inräknade. En stängd mapp öppnar sig själv om du håller kontot över den ett ögonblick.
Appen vägrar släpp som skulle förstöra boksluten, och säger till: ett konto kommer inte in i en mapp från en annan familj, det kan inte hamna inuti en av sina egna ättlingar, och systemkontona flyttas inte. Handtaget försvinner där gesten inte skulle vara meningsfull: under en sökning och när den alfabetiska ordningen är på, för där är det namnet som avgör platsen.
Valutor och saldonas färger
Varje konto har sin egen valuta, vald när det skapades. Du kan ha lönekontot i euro och ett investeringskonto i dollar: Cashfulness för varje rörelse i kontots valuta och räknar om summorna där det behövs.
Saldona använder betydelsebärande färger: med en blick skiljer du varje värdes natur, till exempel Skulderna från det du äger och Nettoförmögenheten från resten. Färgen ersätter aldrig det bokföringsmässiga tecknet, den gör det bara lättare att läsa.
Skapa ett konto med guiden
Knappen med plustecknet nere till höger öppnar guiden Nytt konto, som leder dig steg för steg. Guiden frågar bara efter det som behövs, ett steg i taget, och visar tips och giltiga exempel på vägen.
- Ge kontot ett namn som är beskrivande och lätt att känna igen, till exempel bankens namn eller vad kontot ska användas till. Du kan lägga till en frivillig beskrivning, användbar om du delar Bokföringsutrymmet med andra.
- Välj kontotyp: den avgör i vilket avsnitt av trädet kontot ska bo och hur dess saldo beter sig.
- Välj överordnat konto direkt i trädet: det nya kontot läggs under det och ärver platsen i strukturen.
- Ställ in kontots egenskaper efter hur du ska använda det (se nästa avsnitt).
- Bekräfta: kontot syns genast i trädet, klart att ta emot rörelser.
Kontots egenskaper
Under skapandet (och senare från redigeringen) kan du slå på några egenskaper som ändrar kontots beteende. Kan stämmas av mot kontoutdrag: kontot kommer in i flödet för Kontoavstämning, idealiskt för lönekonton och kort. Prenumerationerna markeras däremot inte längre på kontot: de läggs in som avtal i Verktyg → Prenumerationer och räkningar.
Marknadsvärdering: gjord för investeringar, gör det möjligt att regelbundet uppdatera kontots värde via Uppdatering av investeringar. Värdeminskning: för föremål som tappar värde med tiden, som en bil eller en apparat, så att kontoplanen visar det verkliga värdet och inte inköpspriset.
Likvid och icke-likvid: här flyttar valet kontot på riktigt, för likviditeten läses inte av undertypen utan av var kontot står i trädet. Innan appen flyttar det säger den vart den för det, och se upp: ”Likvida” och ”Icke-likvida” finns i båda tillgångarnas grenar — titta på hela sökvägen, inte bara på namnet.
Ett konto som inte bara är ditt har tre olika vägar, och du väljer utifrån vem som bokför posterna. Bokför bara du medan halva värdet tillhör någon annan, behöver du ägarandelen: slå på «Kontot ägs gemensamt» i guiden och skriv in din procentsats. Posterna står kvar till fullt värde — kommer det in 1 000 € bokför appen 1 000 €, inte 500 — annars skulle avstämningen mot kontoutdraget inte längre gå ihop. Andelen är en lins: den ändrar bara hur tungt kontot väger i Tillgänglig likviditet och Nettoförmögenhet, och i resultaträkningen gäller den inte alls. Den sätts konto för konto, aldrig på en mapp: två fastigheter i samma mapp kan ha olika andelar.
Bokför ni däremot båda två, var och en från sin app, är andelen inte det du behöver: då använder du «Dela konto» från kontosidan. I den andra personens utrymme uppstår ett eget konto med egna poster, och kontot läses då på två sätt: «Min del» är dina rader och det är siffran som går in i dina nyckeltal, medan «Kontots verkliga saldo» är allas rader tillsammans och den siffra du jämför med utdraget. Ägarandelen är medvetet utesluten här, eftersom din del ändå bara är det du själv har bokfört. Den tredje vägen är ännu en annan sak: att dela hela bokföringsutrymmet, med dess roller och behörigheter.
Ge ett saldo till ett konto som skapats efter starten
När du öppnar Bokföringsutrymmet frågar den inledande genomgången efter saldot på varje konto och skriver öppningstransaktionerna åt dig. Men genomgången görs bara en gång, och konton du skapar under månaderna därpå börjar på noll: ett lönekonto öppnat i mars, eller ett sparkonto du hade glömt, står tomma trots att det i verkligheten finns pengar på dem.
Därför har guiden Nytt konto ett sista steg, som går att hoppa över, där den frågar efter startsaldot. Det visas bara för balanskonton — ett startsaldo finns inte för en kostnad eller en intäkt — och lämnar du beloppet tomt skapas ingenting. Anger du ett belopp ställer guiden en enda fråga: kommer pengarna från ett konto du redan har i Cashfulness?
Att svara rätt på den frågan är det som avgör allt, för det bestämmer om din nettoförmögenhet ändras. Kommer pengarna från ett konto du redan har (du flyttade dem från lönekontot till sparkontot) är det en intern överföring: motbokningen går till kontot du pekar ut och nettoförmögenheten står kvar oförändrad. Deklarerar du däremot något appen inte kände till går motbokningen till ”Ingående saldon”, och nettoförmögenheten stiger, precis som den ska.
För skulder skriver du in det du är skyldig som ett positivt tal: det bokföringsmässiga tecknet sätter appen.
Guiden frågar dig också sedan när du äger det du håller på att ange, och fältet är tomt från början. Förr fick posten datumet för den dag du fyllde i guiden: ett hus du hade haft i tio år och som du förde in i augusti framstod som förmögenhet som vuxit i år, och förändringen ”sedan januari” på startsidan svällde med ett belopp som aldrig hade vuxit. Med rätt datum fortsätter årets siffror att stämma. Resultaträkningen rör sig ändå inte: en öppningstransaktion rör kontot och nettoförmögenheten, aldrig en intäkt eller en kostnad, så inget datum kan ändra resultatet för ett gånget år.
Rätta en genomgång som redan är gjord
Den första ögonblicksbilden tas bara en gång, men den är inte huggen i sten. Posten som genomgången skapade lever i Register som vilken annan transaktion som helst: du hittar den genom att söka på ”Ingående saldo”, öppnar den, och därifrån kan du rätta beloppen, lägga till en rad för ett konto du hade glömt eller flytta datumet till den dag du faktiskt gjorde din inventering.
Det är rätt sätt att rätta ett saldo du skrev fel under starten, och bättre än en justeringstransaktion: rättar du öppningen stämmer rapporterna för alla perioder igen, medan en justering daterad i dag skulle lämna månaderna däremellan felaktiga.
Dolda konton
Inte alla konton behövs varje dag: ett avslutat konto eller ett du sällan använder kan tränga ihop trädet. Du kan dölja det utan att ta bort det, så att dess bokföringshistoria förblir orörd.
Ögonikonen i verktygsraden visar eller döljer de dolda kontona: när den är avstängd ser du bara de aktiva kontona, slår du på den kommer alla tillbaka.
Stämma av ett konto
Avstämningen är det tillfälle när du jämför Cashfulness med bankens kontoutdrag. I avsnittet Kontoavstämning väljer du kontot och får listan över förda rörelser, uppdelad på belopp i kredit (insättningar och återbetalningar) och belopp i debet.
Du bockar av varje rörelse du hittar på utdraget: summorna för kredit och debet uppdateras efter hand, tillsammans med Skillnaden. Så länge det inte stämmer säger appen till; när Skillnaden blir noll kan du bekräfta med knappen Stäm av.
- Öppna Kontoavstämning och välj kontot som ska stämmas av.
- Ställ in kontoutdragets referensdatum.
- Bocka av en efter en de rörelser som finns på utdraget, både i kredit och i debet.
- Se på Skillnaden längst ned: den ska bli noll. Stämmer det inte, leta efter den rörelse som saknas eller är förd dubbelt.
- Tryck Stäm av för att bekräfta: de avbockade rörelserna räknas som avstämda.
