Сметкопланът

Дървовидна структура

Екранът Сметки показва сметкоплана като разгъващо се дърво, групирано по раздел. Балансът включва Активи+ (продуктивни активи, тези, които генерират стойност), Активи- (пари в брой без доход и активи за лична употреба), Пасиви и Нетна стойност. Приходите и Разходите живеят в Отчета за приходите и разходите.

Всеки ред показва името на сметката, номера на сметката, общото салдо и промяната за текущата година. Разделите се разгъват и свиват със стрелката до името, а лентата за търсене отгоре ти позволява да намериш сметка по име, номер или тип.

В долната част на страницата обобщителен ред показва общата Нетна стойност на счетоводното пространство: разликата между това, което притежаваш, и това, което дължиш.

За да държиш разходите на дейност отделно от семейните, имаш два пътя. Ако ти стига да ги различаваш, създай организационна сметка — «Дейност» — и закачи отдолу нейните разходи и приходи: отчетите ги групират, а етикетите дават напречното сечение. Ако обаче двата свята не бива да се докосват, трябва ти второ счетоводно пространство, но то е включено само в плана Ultra: с Free и с Premium пространството е едно. И в двата случая е добре да не смесваш паричните сметки.

Преместване и пренареждане на сметки

Всяка твоя сметка има отдясно дръжка за влачене (иконата с точки). С мишката просто влачиш; с пръст е нужно продължително натискане върху дръжката, после влачиш: това е защитата, която позволява на дървото да продължи да се превърта нормално.

Докато влачиш, всеки ред има три зони. Над или под съседна сметка от същото ниво се появява линия за вмъкване: това е пренареждането, редът, който избереш, остава, а номерата на сметките се преназначават сами. В средата на папка редът се осветява: това е преместването, сметката сменя мястото си в дървото и повлича със себе си всичките си подсметки, заедно с номерата. Затворена папка се отваря сама, ако задържиш сметката върху нея за миг.

Приложението отказва пусканията, които биха развалили отчетите, и ти го казва: сметка не влиза в папка от друго семейство, не може да се озове вътре в свой наследник, а системните сметки не се местят. Дръжката изчезва там, където жестът не би имал смисъл: по време на търсене и при включено азбучно подреждане, защото там позицията се решава от името.

Валути и цветове на салдата

Всяка сметка има собствена валута, избрана при създаването ѝ. Можеш да поддържаш разплащателната си сметка в евро, а инвестиционната сметка в долари: Cashfulness записва всяка операция във валутата на сметката и конвертира общите суми при нужда.

Салдата използват смислени цветове: с един поглед можеш да разбереш естеството на всяка цифра, например Пасивите са отделени от това, което притежаваш, а Нетната стойност е отделена от всичко останало. Цветът никога не заменя счетоводния знак, само улеснява четенето.

Създаване на сметка с помощника

Бутонът плюс в долния десен ъгъл отваря помощника Нова сметка, който те води стъпка по стъпка. Помощникът пита само за необходимото, по една стъпка наведнъж, показвайки по пътя предложения и валидни примери.

Ако създадеш сметка директно под Пасиви, стъпката за подтип предлага и позициите едно ниво по-надолу — кредитна карта, заеми, данъчни задължения, ипотека — и веднага казва в коя папка ще попадне; ако тази папка още не съществува, приложението я създава при запазване.

Можеш да създадеш сметка и без да прекъсваш това, което правиш: най-долу във всеки падащ списък със сметки, във формуляра на транзакцията и в другите формуляри, които записват движения (падежи, договори, повтарящи се движения, ипотека, покупко-продажби, амортизации, преоценки), има опцията Създайте нова сметка, дори преди да напишеш нещо. Ако вече е въведено име, помощникът започва от него, а накрая се връщаш там, където беше, като новата сметка вече е избрана.

1. Дай на сметката описателно, разпознаваемо име, например името на банката или предназначението на сметката. Можеш да добавиш незадължително описание, полезно, ако споделяш счетоводното пространство с други хора.
2. Избери типа сметка: той определя в кой раздел на дървото ще живее сметката и как ще се държи салдото ѝ.
3. Избери родителска сметка директно от дървото: новата сметка ще се разположи под нея, наследявайки позицията ѝ в структурата.
4. Настрой свойствата на сметката според начина, по който ще я използваш (виж следващия раздел).
5. Потвърди: сметката се появява веднага в дървото, готова да приема операции.

Свойства на сметката

При създаване на сметка (а по-късно и при редактирането ѝ) можеш да зададеш свойства, които променят поведението ѝ. Банковите сметки, кредитните карти, инвестиционните сметки и криптосметките влизат сами в Съгласуване на сметки: ако някоя от тях не ти трябва там, включи «Изключи от съгласуването». Абонаментите пък вече не се отбелязват върху сметката: описват се като договори в Инструменти → Абонаменти и комунални услуги.

Пазарна оценка: предназначена за инвестиции, позволява ти периодично да актуализираш стойността на сметката чрез Актуализация на инвестициите. Остаряване: за активи, които губят стойност с времето, като автомобил или устройство, така че сметкопланът да отразява реалната стойност, а не покупната цена.

Ликвидни и Неликвидни: тук изборът наистина премества сметката, защото ликвидността не се чете от подтипа, а от това къде стои сметката в дървото. Преди да я премести, приложението ти казва накъде я води, и внимание: „Ликвидни“ и „Неликвидни“ ги има и в двата клона на активите — гледай цялата пътека, не само името.

Сметка, която не е само твоя, има три различни пътя и се избират според това кой вписва движенията. Ако вписваш само ти, а половината имущество е на друг, нужен ти е делът на собственост: в помощника включи «Дял на собственост» и в полето «Вашият дял» напиши своя процент. Записите остават в пълна стойност — влязат ли 1000 €, приложението записва 1000 €, а не 500 — иначе сверката с банковото извлечение вече нямаше да излиза. Делът е леща: променя само колко тежи тази сметка в Разполагаема ликвидност и в Нетна стойност, а в Отчета за приходите и разходите не се прилага изобщо. Задава се сметка по сметка, никога върху папка: два имота в една и съща папка може да имат различни дялове.

Ако обаче вписвате двамата, всеки от своето приложение, делът не е това, което ти трябва: използвай «Споделяне на сметка» от картона на сметката. В пространството на другия човек се създава негова собствена сметка с неговите записи и сметката оттогава се чете по два начина: «Моята част» са твоите редове и това е числото, което влиза в показателите ти, а «Реалното салдо на сметката» е сборът на редовете на всички и то се сверява с извлечението. Делът на собственост тук е изключен нарочно, защото твоята част и без това е само онова, което си вписал ти. Третият път е съвсем друго нещо: да споделиш цялото счетоводно пространство, с неговите роли и права.

Споделят се само балансовите сметки, тоест активите и пасивите, никога категориите разходи или приходи. Споделянето служи да съедини отново нещо, което извън приложението е едно-единствено: банковата сметка е една и едно е извлечението, с което се прави съгласуването. Категорията разход не е едно нещо в света, тя е начинът, по който всеки класифицира собствените си разходи, и си остава негова. Това не е ограничение, а самият механизъм: тъй като всеки записва собствените си редове със собствените си категории, в отчетите си за разходите виждаш само това, което си похарчил ти.

Общите разходи: кой плаща и кой ги носи в разходите си

Обща сметка за двама и въпросът, който винаги се връща: на мен колко ми струваше? Cashfulness не разделя сам един разход между две счетоводни пространства, но със сметките, които вече имаш, се стига дотам, и всичко излиза до цент. Принципът е един-единствен: който запише разход, го намира целия в собствените си разходи; за да го има наполовина, половината на другия човек отива в сметка «Помежду ни», пасив, който казва колко си дължите; а всеки ред от извлечението на общата сметка го записва само един, изцяло. Оттук идват два начина, с абсолютно едно и също записване за този, който плаща.

При първия начин записваш само ти. Общата сметка остава изцяло в твоето пространство, със салдото, което вече има, а до нея създаваш «Помежду ни»: тип Задължения, вътре в «Краткосрочни», с изключен «Дял на собственост». На стъпката «Начално салдо» пишеш каква част от парите, които са днес по общата сметка, са на другия човек, отговаряш «Не, това е позиция, която вече имах» и слагаш датата, от която общата сметка има тези пари. Не отговаряй «Да», посочвайки общата сметка: насрещният запис би отишъл там и общата сметка би нараснала, без да е влязло и едно евро.

Оттам нататък един общ разход става едно-единствено записване с три реда, което пишеш от типа «Друго» във формуляра на транзакцията: общата сметка в кредит за целия размер, твоята разходна сметка в дебит за твоята половина, «Помежду ни» в дебит за неговата. Половината на другия човек се закръгля надолу до цент, а допълнителният цент остава на този, който плаща. Негово постъпление по общата сметка, например заплатата, отива пък изцяло в «Помежду ни», а личните ти разходи — изцяло в твоите разходи.

При втория начин записвате двамата, всеки от своето пространство, и споделяте и двете сметки: общата и «Помежду ни». Който плаща, записва както преди; другият човек вписва своята половина като разход, платен от «Помежду ни», а редовете от извлечението, които са негови, ги записва сам по общата сметка в своето пространство. За преминаване от първия начин към втория се премества салдото на «Помежду ни», да го наречем X: в твоето пространство «Помежду ни» X в дебит и общата X в кредит, в неговото общата X в дебит и «Начални салда» X в кредит. Поканата не изпраща никакво известие: другият човек я намира в Настройки → Счетоводни пространства → Управлявайте счетоводното пространство → «Сметки, споделени с мен».

Три неща, които е добре да знаеш, преди да започнеш. При първия начин Разполагаемата ликвидност брои цялата обща сметка, включително парите на другия човек: твоята е общата минус «Помежду ни». По споделената сметка другият човек вижда твоите редове, с описанието и имената на другите сметки от записването, включително категорията. А по споделена сметка съгласуването вижда и отмята само твоите редове, така че срещу цялото извлечение Разликата не се занулява: извлечението се сравнява с «Реалното салдо на сметката», в екрана на споделената сметка.

1. Общата сметка има вече 3000 € от първоначалната настройка и нея не я пипаме. Създаваш «Помежду ни» и на стъпката «Начално салдо» пишеш 1500: ражда се «Помежду ни» 1500 в кредит и «Начални салда» 1500 в дебит. Нетната ти стойност пада с 1500 €, и това е правилно, защото тези пари бяха негови.
2. Неговата заплата, 1800, влиза по общата сметка: обща 1800 в дебит, «Помежду ни» 1800 в кредит.
3. Пазаруване за 120, платено от общата сметка, едно записване с три реда: обща 120 в кредит, Хранителни стоки 60 в дебит, «Помежду ни» 60 в дебит.
4. Сметка за комунални услуги за 87,35: неговата половина, закръглена надолу, е 43,67. Обща 87,35 в кредит, Комунални услуги 43,68 в дебит, «Помежду ни» 43,67 в дебит.
5. Една твоя вечеря, 80, също платена от общата сметка: тя е изцяло твоя. Свободно време 80 в дебит, обща 80 в кредит.
6. Проверка в края на месеца: общата сметка показва 4512,65 €, също като извлечението. «Помежду ни» показва 3196,33 €, тоест неговите пари, които стоят по общата. Твоята част от общата е разликата, 1316,32 €, а в разходите ти има 183,68 €.
7. Ако записвате двамата, същият месец сменя само страната: заплатата си той я записва по общата сметка в своето пространство, а двете си половини вписва като разходи, платени от «Помежду ни», Хранителни стоки 60 и Комунални услуги 43,67. Проверката става: реалното салдо на общата сметка е равно на извлечението, а реалното салдо на «Помежду ни» е нула.

Начално салдо за сметка, създадена след настройката

Когато отваряш счетоводното пространство, първоначалната инвентаризация те пита за салдото на всяка сметка и сама записва началните транзакции. Но инвентаризацията се прави само веднъж, а сметките, които създаваш през следващите месеци, се раждат с нула: разплащателна сметка, открита през март, или забравена спестовна книжка тръгват празни, макар че в действителност в тях има истински пари.

Затова помощникът Нова сметка има последна, пропускаема стъпка, която пита за началното салдо. Тя се появява само при балансовите сметки — при разход или приход начално салдо не съществува — и ако оставиш сумата празна, нищо не се създава. Ако въведеш сума, помощникът ти задава един-единствен въпрос: тези пари идват ли от сметка, която вече имаш в Cashfulness?

Верният отговор на този въпрос е най-важното, защото решава дали се променя твоята Нетна стойност. Ако парите идват от сметка, която вече имаш (например преместени от разплащателната сметка в книжката), това е вътрешен трансфер: насрещният запис отива в сметката, която посочиш, и Нетната стойност остава същата. Ако обаче декларираш нещо, за което приложението не е знаело, насрещният запис отива в „Начални салда“ и Нетната стойност се променя: покачва се, ако декларираш нещо, което притежаваш, и намалява, ако декларираш дълг, например ипотека или салдо по карта.

За пасивите въведи това, което дължиш, като положително число: счетоводният знак се поставя от приложението.

Помощникът пита и откога притежаваш това, което декларираш, а полето тръгва празно. Преди записът получаваше датата на попълване на помощника: къща, която имаш от десет години, вписана през август, излизаше като богатство, натрупано тази година, а промяната „от началото на годината“ на началната страница се надуваше със сума, която никога не е нараствала. С истинската дата числата за годината остават верни. Отчетът за приходите и разходите така или иначе не се движи: началният запис засяга сметката и Нетната стойност, никога приход или разход, така че никоя дата не може да промени печалбата на изминала година.

Поправяне на вече направена инвентаризация

Първоначалната снимка се прави само веднъж, но не е издълбана в камък. Записът, който инвентаризацията е генерирала, живее в екрана „Регистър“ като всяка друга транзакция: намираш го, като потърсиш „Начален баланс“, отваряш го и оттам можеш да поправиш сумите, да добавиш ред за забравена сметка или да преместиш датата на деня, в който описът наистина е бил направен.

Това е правилният начин да поправиш салдо, въведено грешно по време на настройката, и е за предпочитане пред коригираща транзакция: с поправянето на откриването отчетите за всички периоди отново си съвпадат, докато корекция с днешна дата би оставила месеците по средата грешни.

Скрити сметки

Не всяка сметка е необходима всеки ден: затворена или рядко използвана сметка може да претрупа дървото. Можеш да я скриеш, без да я изтриваш, така че счетоводната ѝ история да остане непокътната.

Иконата с око в лентата с инструменти показва или скрива скритите сметки: когато е изключена, виждаш само активни сметки, когато я включиш, всички се появяват отново.

Съгласуване на сметка

Съгласуването е моментът, в който сравняваш Cashfulness с банковото си извлечение. От раздела Съгласуване на сметки избираш сметката и получаваш списъка на записаните операции, разделени на Входящи (получени депозити и възстановявания) и Изходящи (разходи).

Отбелязваш всяка операция, която намираш в извлечението: Общо входящи и Общо изходящи се актуализират в движение, заедно с Разликата. Докато проверката на салдото не съвпада, приложението го отбелязва; щом Разликата достигне нула, можеш да потвърдиш с бутона Съгласувай.

1. Отвори Съгласуване на сметки и избери сметката за съгласуване.
2. Задай референтната дата на банковото извлечение.
3. Отбелязвай операциите, които се появяват в извлечението, една по една, както във Входящи, така и в Изходящи.
4. Провери Разликата в долната част: тя трябва да достигне нула. Ако не, потърси липсваща или излишна операция.
5. Натисни Съгласувай за потвърждение: отбелязаните операции се маркират като съгласувани.