Регистърът

Регистърът с един поглед

Отваряйки Регистъра от страничната лента, виждате последните транзакции на счетоводното пространство, подредени от най-новата. Всеки ред показва датата, описанието и сумата на движението.

Лентата отгоре ви позволява да търсите по описание или по сума: започнете да пишете и списъкът се филтрира според резултата. Горе вдясно е бутонът Нова транзакция, който отваря формуляра за въвеждане.

При някои редове до описанието се появява малък етикет: означава, че записът е създаден от приложението, а не въведен от теб. Ще го видиш при оценките на инвестиции, при амортизациите, при началните салда, при повтарящите се записи и при редовете, дошли от импорт. Редовете без етикет са тези, които си написал ръчно.

Създаване на нова транзакция

Формулярът за въвеждане ви води поле по поле. Първо изберете вида на движението: Приход, Разход, Трансфер между вашите собствени сметки или Друго за особени случаи. В зависимост от избрания вид приложението предлага правилните сметки за свързване.

За датата освен избора от календара имате и бързи преки пътища (Днес, Вчера, Преди два дни), така че записването на разходите от последните дни отнема само едно докосване.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция (или бутона плюс долу вдясно).
2. Изберете датата с бързите преки пътища или от календара.
3. Изберете вида: Приход, Разход, Трансфер или Друго.
4. Напишете описание, например Пазаруване в супермаркета.
5. Въведете сумата на движението.
6. Посочете сметката източник и сметката получател: за Разход например сметката, от която излизат парите, и сметката за разход, към която принадлежи (например Хранителни продукти или Наем).
7. Потвърдете: транзакцията се появява веднага в Регистъра, а салдата на засегнатите сметки се обновяват.

Започване от сметка

Можете също да отворите сметка от раздела Сметки и да създадете движение оттам: сметката вече е избрана, а къде отива, зависи от това каква е сметката. Сметка, в която стоят парите, като картата или парите в брой, е тази, която плаща или получава, и остава на мястото си, дори ако смените вида на движението. Сметка за разход или приход, като Интернет и телефон, отива в категорията и остава да изберете само сметката, с която плащате или по която получавате. Ако включите «Остани тук за следващото», след запазването остават видът, датата и сметката, която е платила, а ако сте започнали от сметка за разход или приход, и категорията.

На страницата на сметката, над списъка с движения, има и лента, в която да пишете ред след ред, като в регистъра на сметка в GnuCash. Докато пишете описанието, приложението ви предлага вече направените движения по тази сметка: ако изберете едно, то попълва описанието, контравлизането и последната сума, вече маркирана, за да я презапишете. Контравлизането също се допълва, докато пишете, а ако сметката не съществува, приложението предлага да я създадете.

След запазването лентата се изчиства, но датата остава, а курсорът се връща на описанието: ако преписвате касовите бележки от вторник, избирате датата само веднъж. Тя се връща на днешната, когато излезете от страницата на сметката и влезете отново. За запис с повече редове бутонът за пълната форма пренася със себе си всичко, което вече сте написали.

Двустранно счетоводство, без притеснения

Когато запазите транзакция, Cashfulness създава поне два счетоводни запис, които се балансират взаимно: сборът на дебита и кредита винаги е нула. Именно това поддържа съгласувани вашите салда, Баланса и Отчета за приходите и разходите.

На практика разходът намалява актив (например разплащателната сметка) и увеличава сметка за разход; преводът премества стойност между две ваши собствени сметки, без да засяга нетното богатство. Вие попълвате простия формуляр, а за счетоводната точност отговаря приложението.

Транзакции в други валути

Ако движението засяга сметки в различни валути, всяка сметка получава сумата в своята валута: приложението предлага курса на Европейската централна банка към датата на движението и ви показва равностойността, преди да запазите.

Ако банковото извлечение показва различна сума, например защото банката е приложила свой курс, изберете «Друго» и в реда на сметката впишете действително постъпилата сума: курсът се преизчислява сам. Така всяка сметка показва точно своите пари, а сборовете в отчетите са преизчислени в основната валута на пространството.

Редактиране, дублиране и възстановяване от кошчето

Всеки ред от Регистъра, както и всеки ред от списъка с движения на страницата на сметка, завършва с бутона ⋮: той отваря меню с Редактиране, Клонинг и Изтриване, без да е нужно да отваряте реда. На телефона същото меню се отваря и с продължително натискане на реда. Бутонът и менюто се виждат, ако можете да редактирате движенията. Клонингът е удобен за повтарящи се движения, като вноска по кредит или регулярен разход: създава копие с днешна дата и вие променяте само това, което е нужно. Същите действия има и в отворения ред.

Изтритите транзакции не изчезват веднага: те отиват в кошчето, където остават възстановими. Оттам можете да ги върнете в Регистъра или да ги изтриете окончателно, когато сте сигурни, че вече не са ви нужни.

Записите стъпка по стъпка

По-долу са записите, които се случват на всеки, по един във всеки раздел: заплатата, разход с кредитна карта, плащането на извлечението по картата, превод между ваши сметки, теглене от банкомат, вноската по ипотеката и възстановяване на сума. За всеки ще намерите какво се случва с прости думи, записа, който Cashfulness запазва, ред по ред, с примерни суми, и стъпките в приложението. Който идва от GnuCash, ще открие тук същите записи: променя се само формата, в която ги въвеждате.

За да четете записите, стига едно правило: активите (разплащателна сметка, пари в брой, депозитна сметка) и разходите се увеличават в дебит; пасивите (кредитната карта, ипотеката) и приходите се увеличават в кредит. Във всеки запис сборът в дебит е равен на сбора в кредит, тоест сумата на редовете е нула.

Винаги се започва от Нова транзакция в Регистъра (на телефона, бутона плюс долу вдясно). В простия режим страната не я избирате вие: от двете сметки във формуляра първата отива в кредит, а втората в дебит. За запис с повече от два реда, като вноската по ипотеката, или за да изберете сами страната, като при възстановяването, се използва «Друго», което отваря разширения режим: там всеки ред има своя сметка, своя страна и своя сума, а обобщението долу с «Общо Дебит» и «Общо Кредит» ви казва кога записът е балансиран.

Стъпка по стъпка: заплатата по разплащателната сметка

Заплатата постъпва по разплащателната сметка: салдото на сметката расте и в същото време записвате приход. Това е движение от вида «Приход». Тук се записва нетната сума, която постъпва по сметката; ако искате да следите и удръжките, нужен е запис с повече редове чрез «Друго».

Записът при заплата 2150,00 €: Разплащателна сметка 2150,00 € в дебит (активът се увеличава); Заплата 2150,00 € в кредит (приходът се записва). Общо Дебит 2150,00 €, Общо Кредит 2150,00 €: записът е балансиран.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция и изберете датата, на която е постъпила заплатата.
2. Като вид изберете «Приход».
3. Напишете описание, например Заплата за септември, и сумата: 2150,00.
4. В «Приходна сметка» изберете Заплата; в «Получаваща сметка» изберете Разплащателна сметка.
5. Натиснете «Запазване на транзакцията».

Стъпка по стъпка: разход с кредитна карта

Плащате вечеря с кредитната карта. Разплащателната сметка засега не се променя: расте дългът ви към банката, издала картата, който в Cashfulness е сметка от вида пасив, и записвате разход. Това е «Разход», с картата като сметка, от която излизат парите.

Записът при вечеря за 64,50 €: Ресторанти 64,50 € в дебит (разходът се записва); Кредитна карта 64,50 € в кредит (дългът се увеличава). Общо Дебит 64,50 €, Общо Кредит 64,50 €: записът е балансиран.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция и изберете датата на разхода.
2. Като вид изберете «Разход».
3. Напишете описание, например Вечеря в пицария, и сумата: 64,50.
4. В «Изходна сметка» изберете Кредитна карта; в «Разходна сметка» изберете Ресторанти.
5. Натиснете «Запазване на транзакцията».

Стъпка по стъпка: плащането на извлечението по картата

В края на месеца банката удържа от разплащателната сметка общата сума от извлечението по картата. Това не е нов разход: разходите вече сте записали един по един. Разплащателната сметка намалява и дългът по картата спада със същата сума, затова това е «Трансфер» между две ваши сметки.

Записът при извлечение за 412,30 €: Кредитна карта 412,30 € в дебит (дългът намалява); Разплащателна сметка 412,30 € в кредит (активът намалява). Общо Дебит 412,30 €, Общо Кредит 412,30 €. Няма разход: нетното богатство не се променя.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция и изберете датата на удръжката.
2. Като вид изберете «Трансфер».
3. Напишете описание, например Извлечение по картата за септември, и сумата: 412,30.
4. В «От сметката» изберете Разплащателна сметка; в «Към сметката» изберете Кредитна карта.
5. Натиснете «Запазване на транзакцията».

Стъпка по стъпка: превод между две ваши сметки

Местите пари от разплащателната сметка към депозитната. Остават ваши: едната сметка намалява, другата расте, а нетното богатство не се променя. Това е «Трансфер».

Записът при превод от 5000,00 €: Депозитна сметка 5000,00 € в дебит (активът се увеличава); Разплащателна сметка 5000,00 € в кредит (активът намалява). Общо Дебит 5000,00 €, Общо Кредит 5000,00 €: записът е балансиран.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция и изберете датата на превода.
2. Като вид изберете «Трансфер».
3. Напишете описание, например Превод към депозитната сметка, и сумата: 5000,00.
4. В «От сметката» изберете Разплащателна сметка; в «Към сметката» изберете Депозитна сметка.
5. Натиснете «Запазване на транзакцията».

Стъпка по стъпка: теглене от банкомат

Теглите пари в брой от банкомат: парите минават от разплащателната сметка в портфейла. Не сте похарчили нищо, само сте преместили парите; разходите ще запишете, когато използвате парите в брой. Това е «Трансфер» към сметката Пари в брой.

Записът при теглене от 200,00 €: Пари в брой 200,00 € в дебит (активът се увеличава); Разплащателна сметка 200,00 € в кредит (активът намалява). Общо Дебит 200,00 €, Общо Кредит 200,00 €: записът е балансиран.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция и изберете датата на тегленето.
2. Като вид изберете «Трансфер».
3. Напишете описание, например Теглене от банкомат, и сумата: 200,00.
4. В «От сметката» изберете Разплащателна сметка; в «Към сметката» изберете Пари в брой.
5. Натиснете «Запазване на транзакцията».

Стъпка по стъпка: вноската по ипотеката

Банката удържа вноската по ипотеката от разплащателната сметка. Вноската се състои от две части: главницата, която връща част от заема и намалява дълга, и лихвата, която е цената на заема, тоест разход. Двете части ще намерите в погасителния план на банката. Три сметки, значи три реда: използва се «Друго». Ако запишете цялата вноска като превод към ипотеката, дългът ще намалява по-бързо, отколкото в действителност, а лихвите, които са разход, ще останат скрити.

Записът при вноска от 780,00 €, от които 520,00 € главница и 260,00 € лихва: Ипотека 520,00 € в дебит (дългът намалява); Лихвени разходи 260,00 € в дебит (разходът се записва); Разплащателна сметка 780,00 € в кредит (активът намалява). Общо Дебит 780,00 €, Общо Кредит 780,00 €: записът е балансиран.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция, изберете датата на удръжката и като вид изберете «Друго»: формулярът преминава в разширен режим, със счетоводни редове.
2. Напишете описание, например Вноска по ипотеката за септември.
3. Първи ред: изберете Разплащателна сметка, маркирайте Кредит и въведете 780,00.
4. Втори ред: изберете Ипотека, оставете Дебит и коригирайте предложената сума на 520,00; в реда приложението пише «пасив: дългът намалява».
5. Трети ред: ако приложението още не го е добавило с липсващата сума, натиснете «Добави ред». Изберете Лихвени разходи, в дебит, 260,00.
6. Когато долу «Общо Дебит» и «Общо Кредит» са и двете 780,00 € и се появи «Дебит = Кредит · балансирано», натиснете «Запази записа».

Стъпка по стъпка: възстановяване на сума за разход

Връщате чифт обувки и магазинът ви възстановява 39,90 € по разплащателната сметка. Това не е печалба: това е предишният разход, който се анулира. Затова възстановяването не се записва като «Приход», което би го отчело сред приходите, а като сторно на разхода, чрез «Друго» и два реда.

Записът при възстановяване от 39,90 €: Разплащателна сметка 39,90 € в дебит (активът се увеличава); Облекло 39,90 € в кредит (разходът се сторнира). Общо Дебит 39,90 €, Общо Кредит 39,90 €. В Отчета за приходите и разходите разходът за облекло намалява с 39,90 €.

1. От Регистъра натиснете Нова транзакция, изберете датата на възстановяването и като вид изберете «Друго».
2. Напишете описание, например Възстановяване за върнати обувки.
3. Първи ред: изберете Разплащателна сметка, маркирайте Дебит и въведете 39,90.
4. Втори ред: изберете Облекло; приложението вече предлага 39,90 в кредит, а в реда се появява «разход: сторно».
5. Когато долу се появи «Дебит = Кредит · балансирано», натиснете «Запази записа».

Случаи от реалния живот, в три реда

Записите по-горе са тези от всеки месец. След това има дребните всекидневни случаи, онези, които будят съмнението „а това къде го слагам?“. По-долу ще намерите най-често срещаните, събрани от въпросите на хората, които използват приложението, всеки в три реда: ситуацията, сметките, които се движат, и защо. Правилото, което ги държи заедно, е само едно: парите ви никога не изчезват, само сменят мястото си, а разходът е само това, което е излязло завинаги.

Пари, платени авансово за приятелка. Платили сте поръчка за приятелка, тя ще ви ги върне в брой, а вие ще ги внесете в банката. Сметки: когато платите, в дебит сметка Вземания от приятели (актив от тип Вземане, който създавате само веднъж), в кредит Разплащателната сметка или картата. Когато ви ги върне, в дебит Пари в брой, в кредит Вземания от приятели. Когато ги внесете, в дебит Разплащателна сметка, в кредит Пари в брой. Защо: не сте похарчили нищо, дали сте заем. Вземането е част от богатството ви като парите в брой и докато не ви го върне, го виждате там, висящо.

Спестявания в Satispay или в електронен портфейл. Отделяте няколко евро в Satispay, PayPal или подобно приложение и не знаете дали да ги броите. Сметки: създайте сметка Satispay сред активите, като разплащателната сметка (от тип Предплатена карта или Парични средства). Зареждането е трансфер: в дебит Satispay, в кредит Разплащателна сметка. Плащането със Satispay е обикновен разход: в дебит разходът, в кредит Satispay. Защо: тези пари още са ваши и можете да ги изтеглите: не са разход, а просто са в друг джоб. В нетното богатство ги виждате и виждате също колко остава от тях.

Лихви от няколко цента. Депозитната сметка или Satispay ви начислява нищожни лихви. Сметки: в деня, в който ги видите начислени, в дебит сметката, която ги получава, в кредит приход от тип Лихвени приходи (сред пасивните доходи). Защо: лихвата е истински приход, дори да струва 0,01. Нищо не се „актуализира“: записва се това, което е дошло, когато е дошло. Ако са наистина дребни суми, можете да записвате начисляването веднъж годишно, за общата сума.

Лечение, платено на вноски без лихва, с PayPal или подобно. Зъболекарят е платен изцяло в деня на лечението, но вие плащате на PayPal на три вноски. Сметки: в деня на лечението в дебит Медицински разходи за цялата сума, в кредит сметка Дълг към PayPal (краткосрочен пасив, който създавате само веднъж). При всяка вноска в дебит Дълг към PayPal, в кредит Разплащателна сметка. Защо: разписката казва „платено“, защото PayPal е платил вместо вас, а вие от този момент му дължите парите. През тези три месеца парите още са по сметката ви, но има равен дълг: нетното богатство е вярно още от първия ден.

Ваучерите за отстъпка от супермаркета. „5 евро на всеки 30 евро от следващата покупка“: това богатство ли е? Сметки: никакви, докато не ги използвате. Когато ги използвате, записвате разхода за това, което наистина сте платили, тоест касовата бележка след отстъпката. Защо: обвързаният ваучер не може да се тегли, нито да се харчи другаде: не е богатство, а по-ниска цена следващия път. Да го запишете предварително би означавало да броите пари, които може никога да не използвате.

Ваучерът при връщане. Върнали сте погрешна покупка и магазинът ви е дал ваучер вместо пари. Сметки: в деня на връщането в дебит сметка Вземания от магазини (актив от тип Вземане), в кредит същия разход като при покупката, който така се сторнира. Когато използвате ваучера, в дебит разходът за това, което купувате, в кредит Вземания от магазини. Защо: не е приход, защото никой не ви е дал нови пари: това е разход, който се връща и остава паркиран във вземане, докато не го използвате отново.

Касовите бележки: трябва ли да се въвеждат всяка вечер? Не. Сметки: тези на покупката, когато я записвате. Защо: ритъмът го избирате вие и веднъж седмично стига, стига всяко движение да влезе само веднъж. Който плаща с карта, може да записва от извлечението, което ги има вече всичките подред; който плаща в брой, ги записва от лентата Бърз вход на сметка Пари в брой. Бележката като снимка се прикача само когато наистина трябва, например за гаранция или разход за приспадане (вижте раздела за прикачените файлове).