Το λογιστικό σχέδιο

Η δομή του δέντρου

Η οθόνη Λογαριασμοί δείχνει το λογιστικό σχέδιο σαν δέντρο που ανοίγει, ομαδοποιημένο σε ενότητες. Στον Ισολογισμό βρίσκεις το Ενεργητικό+ (τα παραγωγικά στοιχεία, που δημιουργούν αξία), το Ενεργητικό− (ρευστότητα και αγαθά χρήσης), το Παθητικό και την Καθαρή περιουσία. Τα Έσοδα και τα Έξοδα ζουν αντίθετα στην Κατάσταση αποτελεσμάτων.

Κάθε γραμμή δείχνει το όνομα του λογαριασμού, τον αριθμό του, το συνολικό υπόλοιπο και τη μεταβολή του τρέχοντος έτους. Οι ενότητες ανοίγουν και κλείνουν με το βέλος δίπλα στο όνομα, και η μπάρα αναζήτησης πάνω σου επιτρέπει να βρεις έναν λογαριασμό με όνομα, αριθμό ή τύπο.

Στο τέλος της σελίδας μια γραμμή σύνοψης δείχνει τη συνολική Καθαρή περιουσία του Λογιστικού χώρου: είναι η διαφορά ανάμεσα σε ό,τι έχεις και ό,τι οφείλεις.

Για να κρατήσετε τα έξοδα μιας δραστηριότητας χωριστά από εκείνα της οικογένειας έχετε δύο δρόμους. Αν σας αρκεί να τα ξεχωρίζετε, φτιάχνετε έναν οργανωτικό λογαριασμό — «Δραστηριότητα» — και κρεμάτε από κάτω τα έξοδα και τα έσοδά της: οι αναφορές τα ομαδοποιούν, και οι ετικέτες δίνουν την εγκάρσια τομή. Αν όμως οι δύο κόσμοι δεν πρέπει να αγγίζονται, χρειάζεστε δεύτερο λογιστικό χώρο, ο οποίος όμως περιλαμβάνεται μόνο στο πρόγραμμα Ultra: με το Free και με το Premium ο χώρος είναι ένας. Και στις δύο περιπτώσεις καλό είναι να μην ανακατεύετε τους λογαριασμούς ρευστότητας.

Μετακίνηση και αναδιάταξη των λογαριασμών

Κάθε δικός σου λογαριασμός έχει, στα δεξιά, μια λαβή μεταφοράς (το εικονίδιο με τις κουκκίδες). Με το ποντίκι απλώς σέρνεις· με το δάχτυλο χρειάζεται παρατεταμένο πάτημα στη λαβή, και μετά σέρνεις: είναι η προστασία που επιτρέπει στο δέντρο να συνεχίζει να κυλά κανονικά.

Όσο σέρνεις, κάθε γραμμή έχει τρεις ζώνες. Πάνω ή κάτω από έναν λογαριασμό του ίδιου επιπέδου εμφανίζεται μια γραμμή εισαγωγής: είναι η αναδιάταξη, η σειρά που διαλέγεις μένει και οι αριθμοί λογαριασμών ξαναμοιράζονται μόνοι τους. Στο κέντρο ενός φακέλου η γραμμή φωτίζεται: είναι η μετακίνηση, ο λογαριασμός αλλάζει θέση στο δέντρο και παίρνει μαζί του όλους τους υπολογαριασμούς του, μαζί με τους αριθμούς. Ένας κλειστός φάκελος ανοίγει μόνος του αν κρατήσεις τον λογαριασμό από πάνω του για μια στιγμή.

Η εφαρμογή αρνείται τις αποθέσεις που θα χαλούσαν τις καταστάσεις, και σου το λέει: ένας λογαριασμός δεν μπαίνει σε φάκελο άλλης οικογένειας, δεν μπορεί να καταλήξει μέσα σε δικό του απόγονο, και οι λογαριασμοί συστήματος δεν μετακινούνται. Η λαβή εξαφανίζεται εκεί όπου η χειρονομία δεν θα είχε νόημα: κατά τη διάρκεια μιας αναζήτησης και με ενεργή την αλφαβητική ταξινόμηση, γιατί εκεί τη θέση την αποφασίζει το όνομα.

Νομίσματα και χρώματα των υπολοίπων

Κάθε λογαριασμός έχει δικό του νόμισμα, που διαλέγεις κατά τη δημιουργία. Μπορείς να κρατάς τον τρεχούμενο σε ευρώ και έναν επενδυτικό λογαριασμό σε δολάρια: το Cashfulness καταγράφει κάθε κίνηση στο νόμισμα του λογαριασμού και μετατρέπει τα σύνολα όπου χρειάζεται.

Τα υπόλοιπα χρησιμοποιούν χρώματα με νόημα: με μια ματιά ξεχωρίζεις τη φύση κάθε τιμής, για παράδειγμα το Παθητικό από αυτά που έχεις και την Καθαρή περιουσία από τα υπόλοιπα. Το χρώμα δεν αντικαθιστά ποτέ το λογιστικό πρόσημο, το κάνει μόνο πιο ευανάγνωστο.

Δημιουργία λογαριασμού με τον οδηγό

Το κουμπί με το συν κάτω δεξιά ανοίγει τον οδηγό Νέος λογαριασμός, που σε καθοδηγεί βήμα βήμα. Ο οδηγός ζητά μόνο ό,τι χρειάζεται, ένα βήμα τη φορά, και σου δείχνει υποδείξεις και έγκυρα παραδείγματα στην πορεία.

Αν δημιουργήσεις λογαριασμό απευθείας κάτω από τα Παθητικά, το βήμα του υποτύπου προσφέρει και τις εγγραφές ένα επίπεδο πιο κάτω — πιστωτική κάρτα, δάνεια, φορολογικές οφειλές, στεγαστικό — και λέει αμέσως σε ποιον φάκελο θα καταλήξει· αν ο φάκελος δεν υπάρχει ακόμη, η εφαρμογή τον δημιουργεί στην αποθήκευση.

1. Δώσε στον λογαριασμό ένα όνομα περιγραφικό και αναγνωρίσιμο, για παράδειγμα το όνομα της τράπεζας ή τον σκοπό του λογαριασμού. Μπορείς να προσθέσεις προαιρετική περιγραφή, χρήσιμη αν μοιράζεσαι τον Λογιστικό χώρο με άλλους.
2. Διάλεξε τον τύπο του λογαριασμού: καθορίζει σε ποια ενότητα του δέντρου θα ζήσει και πώς θα συμπεριφέρεται το υπόλοιπό του.
3. Επίλεξε τον γονικό λογαριασμό απευθείας από το δέντρο: ο νέος λογαριασμός θα μπει κάτω από αυτόν, κληρονομώντας τη θέση στη δομή.
4. Ρύθμισε τις ιδιότητες του λογαριασμού ανάλογα με το πώς θα τον χρησιμοποιήσεις (δες την επόμενη ενότητα).
5. Επιβεβαίωσε: ο λογαριασμός εμφανίζεται αμέσως στο δέντρο, έτοιμος να δεχτεί κινήσεις.

Οι ιδιότητες του λογαριασμού

Κατά τη δημιουργία (και έπειτα από την επεξεργασία) μπορείς να ενεργοποιήσεις ιδιότητες που αλλάζουν τη συμπεριφορά του λογαριασμού. Συμφωνείται με την κίνηση λογαριασμού: ο λογαριασμός μπαίνει στη ροή της Συμφωνίας λογαριασμών, ιδανικό για τρεχούμενους και κάρτες. Οι συνδρομές όμως δεν σημειώνονται πια πάνω στον λογαριασμό: καταγράφονται ως συμβόλαια στα Εργαλεία → Συνδρομές και λογαριασμοί ΔΕΚΟ.

Αποτίμηση σε αγοραία αξία: φτιαγμένη για τις επενδύσεις, επιτρέπει να ενημερώνεις περιοδικά την αξία του λογαριασμού μέσω της Ενημέρωσης επενδύσεων. Απαξίωση: για τα αγαθά που χάνουν αξία με τον χρόνο, όπως ένα αυτοκίνητο ή μια συσκευή, ώστε το λογιστικό σχέδιο να δείχνει την πραγματική αξία και όχι την τιμή αγοράς.

Ρευστά διαθέσιμα και Μη ρευστά διαθέσιμα: εδώ η επιλογή μετακινεί όντως τον λογαριασμό, γιατί η ρευστότητα δεν διαβάζεται από τον υπότυπο αλλά από το πού βρίσκεται ο λογαριασμός στο δέντρο. Πριν τον μετακινήσει, η εφαρμογή σου λέει πού τον πάει, και πρόσεχε: τα «Ρευστά» και τα «Μη ρευστά» υπάρχουν και στους δύο κλάδους του ενεργητικού, οπότε κοίτα ολόκληρη τη διαδρομή, όχι μόνο το όνομα.

Ένας λογαριασμός που δεν είναι μόνο δικός σου έχει τρεις διαφορετικούς δρόμους, και διαλέγεις με βάση το ποιος καταχωρεί τις κινήσεις. Αν καταχωρείς μόνο εσύ αλλά το περιουσιακό στοιχείο ανήκει κατά το ήμισυ σε άλλον, χρειάζεσαι το ποσοστό ιδιοκτησίας: στον οδηγό ενεργοποιείς το «Ο λογαριασμός είναι κοινός» και γράφεις το ποσοστό σου. Οι εγγραφές μένουν στην πλήρη αξία — αν μπουν 1.000 €, η εφαρμογή καταχωρεί 1.000 €, όχι 500 — αλλιώς η σύγκριση με το αντίγραφο της τράπεζας δεν θα έβγαινε πια. Το ποσοστό είναι φακός: αλλάζει μόνο πόσο ζυγίζει ο λογαριασμός στη Διαθέσιμη ρευστότητα και στην Καθαρή θέση, ενώ στα Αποτελέσματα χρήσης δεν εφαρμόζεται καθόλου. Μπαίνει λογαριασμό προς λογαριασμό, ποτέ σε φάκελο: δύο ακίνητα στον ίδιο φάκελο μπορεί να έχουν διαφορετικά ποσοστά.

Αν αντίθετα καταχωρείτε και οι δύο, ο καθένας από τη δική του εφαρμογή, δεν χρειάζεσαι το ποσοστό: χρησιμοποιείς το «Κοινή χρήση λογαριασμού» από την καρτέλα του λογαριασμού. Στον χώρο του άλλου προσώπου γεννιέται δικός του λογαριασμός με τις δικές του εγγραφές, και ο λογαριασμός διαβάζεται τότε με δύο τρόπους: «Το μερίδιό μου» είναι οι δικές σου γραμμές και είναι ο αριθμός που τροφοδοτεί τους δείκτες σου, ενώ το «Πραγματικό υπόλοιπο του λογαριασμού» είναι οι γραμμές όλων μαζί και είναι αυτό που συγκρίνεται με το αντίγραφο. Το ποσοστό ιδιοκτησίας εξαιρείται εδώ επίτηδες, γιατί το μερίδιό σου είναι ήδη μόνο ό,τι καταχώρησες εσύ. Ο τρίτος δρόμος είναι κάτι εντελώς άλλο: να μοιραστείς ολόκληρο τον λογιστικό χώρο, με τους ρόλους και τα δικαιώματά του.

Μοιράζονται μόνο οι λογαριασμοί του ισολογισμού, δηλαδή το ενεργητικό και το παθητικό, ποτέ οι κατηγορίες εξόδων ή εσόδων. Ο διαμοιρασμός υπάρχει για να ξαναενώσει κάτι που έξω από την εφαρμογή είναι ένα και μόνο πράγμα: ο τραπεζικός λογαριασμός είναι ένας, και ένα είναι το αντίγραφο κίνησης με το οποίο γίνεται η συμφωνία. Μια κατηγορία εξόδου δεν είναι ένα πράγμα στον κόσμο, είναι ο τρόπος με τον οποίο ο καθένας ταξινομεί τα δικά του έξοδα, και παραμένει δική του. Δεν είναι περιορισμός, είναι ο ίδιος ο μηχανισμός: αφού ο καθένας καταχωρίζει τις δικές του εγγραφές με τις δικές του κατηγορίες, στις αναφορές εξόδων σου βλέπεις μόνο όσα ξόδεψες εσύ.

Υπόλοιπο εκκίνησης σε λογαριασμό που δημιουργήθηκε μετά την αρχική ρύθμιση

Όταν ανοίγεις τον Λογιστικό χώρο, η αρχική καταγραφή σου ζητά το υπόλοιπο κάθε λογαριασμού και γράφει η ίδια τις κινήσεις ανοίγματος. Όμως η καταγραφή γίνεται μία μόνο φορά, και οι λογαριασμοί που δημιουργείς τους επόμενους μήνες γεννιούνται στο μηδέν: ένας τρεχούμενος που άνοιξε τον Μάρτιο, ή ένα βιβλιάριο ταμιευτηρίου που είχες ξεχάσει, ξεκινούν άδεια, κι ας υπάρχουν στην πραγματικότητα χρήματα μέσα τους.

Γι' αυτό ο οδηγός Νέος λογαριασμός έχει ένα τελευταίο βήμα, που μπορείς να το παραλείψεις, το οποίο ζητά το υπόλοιπο εκκίνησης. Εμφανίζεται μόνο στους λογαριασμούς ισολογισμού — σε ένα έξοδο ή ένα έσοδο υπόλοιπο εκκίνησης δεν υπάρχει — και αν αφήσεις το ποσό κενό, δεν δημιουργείται τίποτα. Αν γράψεις ένα ποσό, ο οδηγός σου κάνει μία μόνο ερώτηση: αυτά τα χρήματα έρχονται από λογαριασμό που έχεις ήδη στο Cashfulness;

Το να απαντήσεις σωστά σε αυτή την ερώτηση είναι το παν, γιατί κρίνει αν αλλάζει η καθαρή σου περιουσία. Αν τα χρήματα έρχονται από λογαριασμό που έχεις ήδη (τα μετέφερες από τον τρεχούμενο στο βιβλιάριο), πρόκειται για εσωτερική μεταφορά: η αντικριστή εγγραφή πηγαίνει στον λογαριασμό που υποδεικνύεις και η καθαρή περιουσία μένει ίδια. Αν όμως δηλώνεις κάτι που η εφαρμογή δεν ήξερε, η αντικριστή εγγραφή πηγαίνει στα «Αρχικά υπόλοιπα» και η καθαρή περιουσία ανεβαίνει, όπως είναι το σωστό.

Για τους λογαριασμούς του Παθητικού γράφεις όσα χρωστάς ως θετικό αριθμό: το λογιστικό πρόσημο το βάζει η εφαρμογή.

Ο οδηγός σε ρωτά επίσης από πότε έχεις αυτό που δηλώνεις, και το πεδίο ξεκινά κενό. Παλιότερα η εγγραφή έπαιρνε την ημερομηνία της ημέρας που συμπλήρωνες τον οδηγό: ένα σπίτι που είχες δέκα χρόνια, καταγραμμένο τον Αύγουστο, εμφανιζόταν ως πλούτος που μεγάλωσε φέτος, και η μεταβολή «από την αρχή του έτους» στην αρχική σελίδα φούσκωνε με ένα ποσό που δεν είχε μεγαλώσει ποτέ. Βάζοντας την πραγματική ημερομηνία, τα νούμερα της χρονιάς μένουν σωστά. Η κατάσταση αποτελεσμάτων πάντως δεν κουνιέται: μια εγγραφή ανοίγματος αγγίζει τον λογαριασμό και την καθαρή περιουσία, ποτέ ένα έσοδο ή ένα έξοδο, οπότε καμία ημερομηνία δεν μπορεί να αλλάξει το κέρδος μιας περασμένης χρονιάς.

Διόρθωση μιας καταγραφής που έχει ήδη γίνει

Η αρχική φωτογραφία δεν επαναλαμβάνεται, αλλά δεν είναι χαραγμένη σε πέτρα. Η εγγραφή που δημιούργησε η καταγραφή ζει στο Μητρώο όπως κάθε άλλη κίνηση: τη βρίσκεις αναζητώντας «Αρχικό υπόλοιπο», την ανοίγεις, και από εκεί μπορείς να διορθώσεις τα ποσά, να προσθέσεις μια γραμμή για λογαριασμό που είχες ξεχάσει ή να μεταφέρεις την ημερομηνία στη μέρα που έκανες πραγματικά την απογραφή.

Είναι ο σωστός τρόπος να διορθώσεις ένα υπόλοιπο που πληκτρολόγησες λάθος στην αρχική ρύθμιση, και είναι προτιμότερος από μια κίνηση διόρθωσης: διορθώνοντας το άνοιγμα, οι αναφορές όλων των περιόδων ξαναγίνονται συνεπείς, ενώ μια διόρθωση με σημερινή ημερομηνία θα άφηνε λάθος τους ενδιάμεσους μήνες.

Κρυμμένοι λογαριασμοί

Δεν χρειάζονται όλοι οι λογαριασμοί κάθε μέρα: ένας κλειστός ή σπάνια χρησιμοποιούμενος λογαριασμός μπορεί να στοιβάζει το δέντρο. Μπορείς να τον κρύψεις χωρίς να τον διαγράψεις, ώστε η λογιστική του ιστορία να μείνει άθικτη.

Το εικονίδιο με το μάτι στη γραμμή εργαλείων δείχνει ή κρύβει τους κρυμμένους λογαριασμούς: όταν είναι απενεργοποιημένο βλέπεις μόνο τους ενεργούς, όταν το ενεργοποιήσεις επανεμφανίζονται όλοι.

Συμφωνία ενός λογαριασμού

Η συμφωνία είναι η στιγμή που συγκρίνεις το Cashfulness με την κίνηση λογαριασμού της τράπεζας. Από την ενότητα Συμφωνία λογαριασμών διαλέγεις τον λογαριασμό και παίρνεις τη λίστα των καταγεγραμμένων κινήσεων, χωρισμένη σε ποσά πίστωσης (εισπράξεις και επιστροφές) και ποσά χρέωσης.

Τσεκάρεις κάθε κίνηση που βρίσκεις στην κίνηση λογαριασμού: τα σύνολα πίστωσης και χρέωσης ενημερώνονται σταδιακά, μαζί με τη Διαφορά. Όσο δεν ισοσκελίζει, η εφαρμογή σου το επισημαίνει· όταν η Διαφορά μηδενίσει, μπορείς να επιβεβαιώσεις με το κουμπί Συμφωνία.

1. Άνοιξε τη Συμφωνία λογαριασμών και διάλεξε τον λογαριασμό που θα συμφωνήσεις.
2. Όρισε την ημερομηνία αναφοράς της κίνησης λογαριασμού.
3. Τσέκαρε μία μία τις κινήσεις που εμφανίζονται στην κίνηση λογαριασμού, σε πίστωση και σε χρέωση.
4. Έλεγξε τη Διαφορά στο κάτω μέρος: πρέπει να μηδενίσει. Αν δεν βγαίνει, ψάξε την κίνηση που λείπει ή περισσεύει.
5. Πάτα Συμφωνία για να επιβεβαιώσεις: οι τσεκαρισμένες κινήσεις λογίζονται συμφωνημένες.