Ρυθμίσεις
Οι Ρυθμίσεις είναι το μοναδικό σημείο όπου προσαρμόζετε το Cashfulness: τις φτάνετε από το εικονίδιο με το γρανάζι πάνω δεξιά ή από την επιλογή Ρυθμίσεις. Από εδώ διαχειρίζεστε το προφίλ σας, την εμφάνιση της εφαρμογής, τα νομίσματα, τις ειδοποιήσεις, τα αντίγραφα ασφαλείας και τους λογιστικούς χώρους.
Ένας κόμβος για όλες τις ρυθμίσεις
Η οθόνη Ρυθμίσεις συγκεντρώνει όλες τις περιοχές σε έναν κατάλογο καρτών: Προφίλ χρήστη, Λογιστικοί χώροι, Εμφάνιση, Νομίσματα, Ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις, Καταχώριση συναλλαγών, Ασφάλεια και ιδιωτικότητα, Αντίγραφα ασφαλείας και δεδομένα, Βοήθεια και υποστήριξη.
Πάνω βλέπετε πάντα ποιος λογιστικός χώρος είναι ενεργός: κάποιες ρυθμίσεις, όπως τα αντίγραφα ασφαλείας, αφορούν τον μεμονωμένο χώρο, ενώ άλλες, όπως το προφίλ και η εμφάνιση, ισχύουν για τον λογαριασμό σας σε όλους τους χώρους.
Στη Βοήθεια και υποστήριξη υπάρχει επίσης το «Γράψτε μια κριτική»: ανοίγει τη σελίδα του Cashfulness στο App Store ή στο Google Play, όπου μπορείτε να γράψετε λίγες γραμμές για την εμπειρία σας. Στον υπολογιστή, όπου η εφαρμογή δεν προέρχεται από κάποιο κατάστημα, ρωτά πρώτα ποιο από τα δύο χρησιμοποιείτε στο κινητό.
Προφίλ χρήστη: λογαριασμός, ασφάλεια και συγκαταθέσεις
Στο Προφίλ χρήστη βρίσκετε τα στοιχεία του λογαριασμού σας: το email σύνδεσης εμφανίζεται μόνο για ανάγνωση, ενώ το ψευδώνυμο αλλάζει ελεύθερα και είναι το όνομα με το οποίο εμφανίζεστε στην εφαρμογή και στους κοινούς χώρους.
Η ενότητα Ασφάλεια σας επιτρέπει να αλλάξετε τον κωδικό και, αν χρειάζεται, τη διεύθυνση email: το email είναι και το όνομα χρήστη σας, οπότε θα λάβετε μήνυμα επιβεβαίωσης στη νέα διεύθυνση για να ολοκληρωθεί η αλλαγή.
Στις Συγκαταθέσεις ιδιωτικότητας διαχειρίζεστε τις προτιμήσεις για τις επικοινωνίες: οι τεχνικές και οι υπηρεσιακές είναι υποχρεωτικές γιατί χρειάζονται για να δουλεύει η εφαρμογή, ενώ το newsletter και οι εμπορικές επικοινωνίες ενεργοποιούνται ή απενεργοποιούνται με έναν διακόπτη. Κάθε αλλαγή αποθηκεύεται αυτόματα.
Στο Ασφάλεια υπάρχουν δύο διακόπτες που μοιάζουν αλλά κάνουν διαφορετικά πράγματα. Η Γρήγορη είσοδος ισχύει μετά την Αποσύνδεση: ξαναμπαίνετε με δακτυλικό αποτύπωμα, πρόσωπο ή PIN της συσκευής αντί να γράψετε τον κωδικό. Η Απαίτηση ταυτοποίησης κλειδώνει την εφαρμογή κάθε φορά που την ανοίγετε ή επιστρέφετε σε αυτήν και ζητά ξεκλείδωμα: αυτή χρειάζεστε αν το κινητό περνά από χέρι σε χέρι.
Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, επίσης στην ενότητα Ασφάλεια, προσθέτει στον κωδικό πρόσβασης έναν εξαψήφιο κωδικό που αλλάζει κάθε τριάντα δευτερόλεπτα και παράγεται από μια εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας στο τηλέφωνο (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy και παρόμοιες). Για να τον ενεργοποιήσετε, σαρώνετε τον κωδικό QR με την εφαρμογή ή αντιγράφετε το κλειδί, αν η εφαρμογή είναι στην ίδια συσκευή, και γράφετε τον πρώτο κωδικό. Αμέσως μετά το Cashfulness σας δείχνει δέκα εφεδρικούς κωδικούς, μόνο μία φορά: αποθηκεύστε τους σε έναν διαχειριστή κωδικών. Οι άλλες συνδεδεμένες συσκευές αποσυνδέονται και από εκείνη τη στιγμή, σε κάθε σύνδεση, μετά τον κωδικό πρόσβασης, σας ζητείται ο κωδικός της εφαρμογής.
Αν χάσετε το τηλέφωνο, κατά τη σύνδεση πατήστε «Έχασα το τηλέφωνο: χρησιμοποιώ εφεδρικό κωδικό»: κάθε κωδικός ισχύει μόνο μία φορά και απενεργοποιεί τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, τον οποίο μετά ενεργοποιείτε ξανά με το νέο τηλέφωνο. Αν έχετε χάσει και τους κωδικούς, γράψτε στο info@cashfulness.com από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του λογαριασμού σας: αφού επιβεβαιώσουμε ότι είστε εσείς, τον απενεργοποιούμε εμείς. Για να τον απενεργοποιήσετε με δική σας πρωτοβουλία ή για να πάρετε δέκα νέους εφεδρικούς κωδικούς, χρειάζεται ο κωδικός που δείχνει η εφαρμογή εκείνη τη στιγμή.
Εμφάνιση, ειδοποιήσεις και οικονομικές προτιμήσεις
Στην Εμφάνιση διαλέγετε το φωτεινό ή σκούρο θέμα, την παλέτα χρωμάτων και τη γλώσσα της εφαρμογής, πέρα από τις μορφές εμφάνισης και τις προτιμήσεις διάταξης.
Ανάμεσα στις μορφές υπάρχει και το Σαββατοκύριακο, δίπλα στην πρώτη ημέρα της εβδομάδας: Σάββατο και Κυριακή, Παρασκευή και Σάββατο ή μόνο Κυριακή. Ορίζει σε ποιες ημέρες δεν πέφτει μια επαναλαμβανόμενη λήξη: αν ο κανόνας λέει «Εμπρός» και η δόση πέσει σε μία από αυτές τις ημέρες, η πρόταση έρχεται την πρώτη εργάσιμη ημέρα μετά. Η εφαρμογή το προτείνει από την περιοχή της συσκευής, Παρασκευή και Σάββατο στον Κόλπο και στην Αίγυπτο, και το βρίσκετε και στο βήμα Ρυθμίσεις της καθοδηγούμενης εκκίνησης.
Οι Ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις είναι το σημείο όπου βλέπετε ενημερώσεις, προειδοποιήσεις και μηνύματα, ενώ οι οικονομικές προτιμήσεις, όπως εκείνες για την καταχώριση των συναλλαγών, σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε τη συμπεριφορά της εφαρμογής στον τρόπο που δουλεύετε.
Η λίστα ειδοποιήσεων μπορεί να αραιώσει: μία που έχετε ήδη διαβάσει έχει το κουμπί «Αφαίρεση από τη λίστα», και στην κορυφή της σελίδας υπάρχει το «Αφαίρεση των διαβασμένων», που τις αφαιρεί όλες μαζί και σας λέει πόσες ήταν. Στις αδιάβαστες το κουμπί δεν υπάρχει, και είναι σκόπιμο: μια ειδοποίηση που δεν ανοίξατε ποτέ και χάνεται με μια κίνηση είναι μια ειδοποίηση χαμένη χωρίς να το ξέρετε. Η λέξη «αφαίρεση» είναι επιλεγμένη επίτηδες — η ειδοποίηση φεύγει από τη δική σας λίστα, δεν διαγράφεται: μένει το ίχνος ότι σας έφτασε και ότι την ανοίξατε, και είναι το μόνο μέτρο από το οποίο καταλαβαίνουμε αν οι ειδοποιήσεις σταματήσουν να δουλεύουν.
Αν οι ειδοποιήσεις δεν φτάνουν, το πρώτο που πρέπει να δείτε βρίσκεται στην κορυφή της σελίδας Ειδοποιήσεις: η κατάσταση της άδειας του συστήματος. Αν δεν την έχετε δώσει ποτέ, η εφαρμογή σας τη ζητά από εκεί αφού σας πει σε τι χρησιμεύει, και τη ζητά επίσης την πρώτη φορά που σημειώνετε μια προθεσμία με υπενθύμιση. Αν την έχετε αρνηθεί, ο διάλογος του συστήματος δεν ξαναεμφανίζεται: το κουμπί «Άνοιγμα ρυθμίσεων» σας πηγαίνει στη σωστή σελίδα και, όταν επιστρέψετε, η κάρτα ενημερώνεται μόνη της. Σε Windows και Linux δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις συστήματος, και η σελίδα το λέει: εκεί τα μηνύματα φτάνουν μέσα στην εφαρμογή.
Οι προτιμήσεις ειδοποιήσεων, δίπλα στα εισερχόμενα, δείχνουν την ίδια κάρτα άδειας και τις τέσσερις κατηγορίες: Προθεσμίες και υπενθυμίσεις, Εκκρεμότητες, Περιοδική σύνοψη και Μηνύματα από το Cashfulness. Μέσα στην εφαρμογή τα μηνύματα φτάνουν πάντα· ο διακόπτης δίπλα σε κάθε κατηγορία αποφασίζει αν σας φτάνει και ως ειδοποίηση της συσκευής. Η απενεργοποίηση των «Προθεσμίες και υπενθυμίσεις» αφαιρεί αμέσως τις προγραμματισμένες υπενθυμίσεις στο τηλέφωνο, και η καρτέλα της προθεσμίας το λέει.
Οι «Ειδοποιήσεις για τον χώρο σας» είναι η τρίτη επιλογή και ισχύουν για τον ενεργό λογιστικό χώρο. Είναι όλες ανενεργές μέχρι να τις ενεργοποιήσετε εσείς: επαναλαμβανόμενες προς επιβεβαίωση, λογαριασμοί προς συμφωνία, επενδύσεις προς αποτίμηση, προϋπολογισμός κοντά στο όριο, υπόλοιπο λογαριασμού κάτω από ένα ποσό, εβδομαδιαία ή μηνιαία σύνοψη. Φτάνουν ως «Εκκρεμότητες», ένα μήνυμα την ημέρα την ώρα που επιλέγετε και μόνο αν υπάρχει κάτι να ειπωθεί. Την ένταση την αποφασίζετε εσείς: η Βασική επαναλαμβάνει κάτι που εκκρεμεί ακόμη το πολύ κάθε επτά ημέρες, η Κανονική κάθε μέρα όσο εκκρεμεί, η Έντονη ελέγχει κάθε ώρα και σας λέει αμέσως κάθε τι νέο. Ο τόνος δεν αλλάζει, μόνο η συχνότητα.
Νομίσματα
Στην ενότητα Νομίσματα βλέπετε το κύριο νόμισμα του ενεργού λογιστικού χώρου: είναι εκείνο στο οποίο εκφράζονται τα σύνολα των καταστάσεων, όπως ο Ισολογισμός και η Κατάσταση αποτελεσμάτων. Το επιλέγετε όταν δημιουργείτε τον χώρο και, αν χρειαστεί, το αλλάζετε από την ενότητα Λογιστικοί χώροι, έπειτα Διαχείριση χώρου, στην επιλογή Πρωτεύον νόμισμα.
Από κάτω βρίσκετε τα νομίσματα που μπορείτε να αντιστοιχίσετε στους λογαριασμούς, το καθένα με την ισοτιμία του εκφρασμένη στο κύριο νόμισμα και την ημέρα στην οποία αναφέρεται. Οι ισοτιμίες έρχονται κάθε εργάσιμη ημέρα από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα· αν ένα νόμισμα δεν έχει ενημερωθεί για πάνω από μία εβδομάδα, η ημερομηνία του εμφανίζεται επισημασμένη.
Αντίγραφα ασφαλείας και δεδομένα
Η ενότητα Αντίγραφα ασφαλείας και δεδομένα σας επιτρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφο των δεδομένων του ενεργού λογιστικού χώρου. Το αρχείο αποθηκεύεται στον αποθηκευτικό χώρο και εμφανίζεται στο Ιστορικό· οι επαναφορές που έγιναν καταγράφονται στο Ιστορικό επαναφορών.
Από την ίδια περιοχή μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας, σύμφωνα με το δικαίωμα φορητότητας που προβλέπει ο GDPR.
Στην ίδια περιοχή ζει και η εισαγωγή. Η Εισαγωγή από CSV φέρνει μέσα λογαριασμούς και εγγραφές από άλλο πρόγραμμα, από ένα φύλλο εργασίας ή από ένα τραπεζικό αντίγραφο. Βρίσκεται εδώ και όχι στα Εργαλεία επειδή η μεταφορά δεδομένων ανήκει στην οικογένεια του αντιγράφου ασφαλείας, της επαναφοράς και της εξαγωγής: πριν γράψει οτιδήποτε σας δείχνει μια προεπισκόπηση και σας επισημαίνει τις περιπτώσεις που δεν ξέρει να λύσει μόνη της, αντί να μαντεύει. Αναγνωρίζει μόνη της τα αντίγραφα κίνησης των κυριότερων γερμανικών, αυστριακών, ελβετικών και ισπανικών τραπεζών: αντιστοιχίζει αυτόματα στήλες όπως Buchungstag, Verwendungszweck και Betrag ή Fecha operación, Concepto και Importe, παραλείπει τις γραμμές κειμένου που βάζουν ορισμένες τράπεζες πάνω από τον πίνακα και διαβάζει και αντίγραφα με τις εισροές και τις εκροές σε δύο χωριστές στήλες. Η αντιστοίχιση παραμένει πρόταση, που την ελέγχετε και την αλλάζετε πριν από την προεπισκόπηση. Αν η τράπεζά σας δίνει μόνο αρχείο Excel, ανοίξτε το και αποθηκεύστε το ως CSV.
Διαβάζει και τις παλιές κωδικοποιήσεις: ένα αρχείο που δεν είναι UTF-8 δοκιμάζεται ως Windows-1252, της Δυτικής Ευρώπης, και αν το κείμενο έχει τη μορφή των αραβικών ως Windows-1256, αυτή των κινήσεων των τραπεζών του Κόλπου και της Αιγύπτου. Αν ονόματα και περιγραφές φτάνουν παρ' όλα αυτά δυσανάγνωστα, για παράδειγμα από κίνηση στα κυριλλικά ή στα ελληνικά, επιλέξτε την κωδικοποίηση χειροκίνητα στο βήμα αντιστοίχισης των στηλών και το αρχείο διαβάζεται ξανά αμέσως.
Όποιος έρχεται από το GnuCash έχει δική του επιλογή, την Εισαγωγή από GnuCash, ακριβώς από κάτω. Το αρχείο πρέπει να είναι σε μορφή XML: το GnuCash ξέρει να αποθηκεύει και σε άλλες μορφές, και αν το δικό σας δεν είναι XML αρκεί να το ανοίξετε στο GnuCash και να χρησιμοποιήσετε Αρχείο, Αποθήκευση ως, διαλέγοντας XML. Αν είναι συμπιεσμένο δεν πειράζει, το αναλαμβάνει η εφαρμογή.
Η εισαγωγή αντιγράφει το δέντρο όπως ήταν, με τα ονόματα και τους γονείς που είχε στο GnuCash, και κρεμάει κάθε κλαδί κάτω από την αντίστοιχη επικεφαλίδα του λογιστικού σας σχεδίου. Το ανώτατο επίπεδο του GnuCash (Ενεργητικό, Παθητικό, Έσοδα, Έξοδα, Ίδια κεφάλαια) δεν ξαναδημιουργείται: τα κλαδιά που περιέχει κρεμιούνται απευθείας στις επικεφαλίδες του Cashfulness και η προεπισκόπηση τα κατονομάζει. Ένα κλαδί που αποτελείται μόνο από τραπεζικούς λογαριασμούς και μετρητά πηγαίνει κάτω από το Ενεργητικό+ › Ρευστά, ένα που αποτελείται μόνο από πιστωτικές κάρτες κάτω από το Παθητικό › Βραχυπρόθεσμα. Για όλα τα υπόλοιπα δεν προσπαθεί να μαντέψει παραπέρα, και υπάρχει λόγος: ποιοι λογαριασμοί είναι ρευστοί, ή ποιοι είναι αγαθά χρήσης, δεν γράφεται πουθενά μέσα στο αρχείο. Οι εγγραφές που δεν ισοσκελίζονται μένουν απέξω και σας το λέει, αντί να τις διορθώσει. Απέξω μένουν επίσης οι εγγραφές που ακυρώθηκαν στο GnuCash και οι διασπάσεις μετοχών: στην προεπισκόπηση και στο τέλος της εισαγωγής μετριούνται χωριστά και οι δύο. Οι διασπάσεις μένουν απέξω επειδή η εισαγωγή μεταφέρει την αξία των τίτλων και όχι τον αριθμό των μετοχών· αν μια διάσπαση συνοδεύεται και από καταβολή μετρητών, η καταβολή αυτή μπαίνει όπως κάθε άλλη κίνηση. Αν η εισαγωγή σταματήσει στη μέση εξαιτίας κάποιου σφάλματος, η σελίδα σάς λέει πόσα μπήκαν και σας αφήνει να τα αφαιρέσετε με το κουμπί Αναίρεση εισαγωγής. Τον τύπο που είχε ο λογαριασμός στο GnuCash, αντίθετα, τον χρησιμοποιεί: οι λογαριασμοί τύπου τράπεζα, μετρητά ή πιστωτική κάρτα φτάνουν ήδη ταξινομημένοι έτσι, και οι τραπεζικοί λογαριασμοί και οι κάρτες εμφανίζονται αμέσως στη Συμφωνία. Οι λογαριασμοί μετοχών και αμοιβαίων κεφαλαίων μένουν γενικοί: πώς θα τους ταξινομήσετε το αποφασίζετε εσείς, επεξεργαζόμενοι τον λογαριασμό. Η εισαγωγή μεταφέρει επίσης την κατάσταση συμφωνίας: στους τραπεζικούς λογαριασμούς και στις κάρτες, οι κινήσεις που ήταν συμφωνημένες στο GnuCash φτάνουν ήδη συμφωνημένες, και η ημερομηνία της τελευταίας συμφωνίας είναι αυτή του GnuCash. Όσες ήταν εκεί μόνο τσεκαρισμένες, αντίθετα, δεν φτάνουν συμφωνημένες: αυτές τις συμφωνείτε εσείς, όπως πάντα.
Αντί για όλο το ιστορικό μπορείτε να ξεκινήσετε από μια ημερομηνία. Οι παλαιότερες εγγραφές δεν μπαίνουν μία μία: για κάθε λογαριασμό ενεργητικού και παθητικού η εφαρμογή αθροίζει τις εγγραφές του και καταχωρεί, με ημερομηνία την προηγούμενη μέρα, ένα αρχικό υπόλοιπο με αντίθετη εγγραφή στον λογαριασμό Αρχικά υπόλοιπα. Τα έξοδα και τα έσοδα των προηγούμενων ετών δεν ξανανοίγουν, έτσι η κατάσταση αποτελεσμάτων της νέας περιόδου ξεκινά καθαρή. Ένας λογαριασμός σε άλλο νόμισμα παίρνει το υπόλοιπό του στο δικό του νόμισμα· αν λείπει η ισοτιμία εκείνης της μέρας, αυτή η εγγραφή ανοίγματος μένει απέξω και η εισαγωγή σάς το λέει. Σε τραπεζικό λογαριασμό ή σε κάρτα, το αρχικό υπόλοιπο φτάνει σε δύο εγγραφές ανοίγματος: το μέρος που αντιστοιχεί στις εγγραφές που ήταν συμφωνημένες στο GnuCash, ήδη συμφωνημένο, και το μέρος που απομένει, προς συμφωνία όπως πάντα. Αν ένα από τα δύο μέρη είναι μηδενικό, φτάνει μόνο το άλλο.
Όταν τελειώσει η εισαγωγή, το κουμπί Τακτοποιήστε τους λογαριασμούς που εισήχθησαν σας επιτρέπει να μετακινήσετε κάθε κλαδί εκεί που το θέλετε πραγματικά: ένα τη φορά και με την ησυχία σας, γιατί τα υπόλοιπα βγαίνουν ήδη. Ένα κλαδί πάει όπου θέλετε μέσα στον δικό του τύπο, ενώ ένα δέντρο του ενεργητικού δεν μπαίνει ανάμεσα στα έξοδα: θα άλλαζε το πρόσημο εκείνων των υπολοίπων και ο ισολογισμός θα έπαυε να ισοσκελίζει.
Όσο μια εισαγωγή γράφει δεδομένα, είτε από το GnuCash είτε από CSV, αλλά και όσο την αναιρείτε, η σελίδα μένει ανοιχτή μέχρι να τελειώσει: αν προσπαθήσετε να πάτε πίσω ή να διαλέξετε άλλη επιλογή του μενού, σας ζητά να περιμένετε, γιατί μια εισαγωγή που μένει στη μέση θα συνέχιζε μόνη της και θα μπαίνατε στον πειρασμό να την ξανακάνετε, με όλα διπλά. Για τον ίδιο λόγο το ίδιο αρχείο του GnuCash δεν μπαίνει δύο φορές στον ίδιο χώρο: αν βρίσκεται ήδη εκεί, μόλις το επιλέξετε η σελίδα σάς το λέει και σας δείχνει την ημερομηνία και την ώρα κάθε προηγούμενης εισαγωγής, πόσους λογαριασμούς και πόσες εγγραφές δημιούργησε, και το κουμπί Αναίρεση εισαγωγής δίπλα στην καθεμία. Αφού αφαιρέσετε την προηγούμενη, μπορείτε να το εισαγάγετε ξανά από την αρχή· οι λογαριασμοί όπου στο μεταξύ καταχωρίσατε άλλες κινήσεις, ή κάτω από τους οποίους δημιουργήσατε άλλους λογαριασμούς, παραμένουν, και η σελίδα τους κατονομάζει: όσο υπάρχουν, το αρχείο εξακολουθεί να θεωρείται ότι βρίσκεται στον χώρο, οπότε μετακινείτε ή διαγράφετε αυτές τις κινήσεις και αυτούς τους υπολογαριασμούς, έπειτα αναιρείτε ξανά την εισαγωγή. Το ίδιο ισχύει και για μια εισαγωγή που διακόπηκε, για παράδειγμα επειδή κλείσατε την εφαρμογή: αν διαλέξετε ξανά το αρχείο, θα βρείτε το μέρος που μπήκε, το οποίο πρέπει να αναιρέσετε πριν την ξανακάνετε. Αν χρειάζεστε πραγματικά δεύτερο αντίγραφο, εισαγάγετέ το σε άλλον χώρο.
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, μετά τα Αντίγραφα ασφαλείας και δεδομένα, και αγγίξτε τη Διαχείριση.
- Πατήστε Δημιουργία Αντιγράφου Ασφαλείας για να ξεκινήσετε αμέσως πλήρες αντίγραφο του λογιστικού χώρου.
- Περιμένετε να εμφανιστεί το αρχείο στο Ιστορικό: από εκεί θα μπορείτε να το διαχειριστείτε αργότερα.
Λογιστικοί χώροι και διαγραφή λογαριασμού
Από τους Λογιστικούς χώρους διαχειρίζεστε τους χώρους σας: μπορείτε να τους μετονομάσετε, να προσκαλέσετε νέα μέλη και να ορίσετε ρόλους και δικαιώματα κατά ενότητα, ώστε κάθε άτομο να βλέπει και να αλλάζει μόνο ό,τι του αναλογεί.
Αν αποφασίσετε να αφήσετε το Cashfulness, η διαγραφή του λογαριασμού είναι διαδικασία με πολλαπλή επιβεβαίωση: σας ζητείται να επιβεβαιώσετε πολλές φορές ακριβώς επειδή η ενέργεια δεν αναστρέφεται και διαγράφει οριστικά τα δεδομένα σας.