فهرست حسابها
در Cashfulness هر قلم روی یک حساب قرار میگیرد و حسابها در قالب فهرست حسابها سازماندهی میشوند: درختی مرتبشده در بخشها که منطق حسابداری دوطرفه را بازتاب میدهد. صفحهٔ حسابها نقطهٔ آغاز شما برای کاوش در ساختار، ایجاد حسابهای جدید و هماهنگ نگهداشتن آنها با واقعیت است.
ساختار درختی
صفحهٔ حسابها فهرست حسابها را بهصورت درختی قابلگسترش نشان میدهد که بر اساس بخش گروهبندی شده است. ترازنامه شامل دارایی+ (داراییهای مولد، آنهایی که ارزش تولید میکنند)، دارایی- (نقدینگی و داراییهای مصرف شخصی)، بدهیها و ارزش خالص است. درآمدها و هزینهها در عوض در صورت سود و زیان قرار دارند.
هر ردیف نام حساب، شمارهٔ حساب، مانده کل و تغییر سال جاری را نشان میدهد. بخشها با فلش کنار نام باز و بسته میشوند و نوار جستوجو در بالا به شما امکان میدهد حساب را بر اساس نام، شماره یا نوع پیدا کنید.
در پایین صفحه، یک ردیف خلاصه، ارزش خالص کلی فضای کاری را نشان میدهد: تفاوت میان آنچه دارید و آنچه بدهکارید.
برای جدا نگه داشتن هزینههای یک کسبوکار از هزینههای خانواده دو راه دارید. اگر تفکیک آنها کافی است، یک حساب سازمانی بسازید — «کسبوکار» — و هزینهها و درآمدهایش را زیر آن بیاویزید: گزارشها آنها را گروهبندی میکنند و برچسبها برش عرضی میدهند. اما اگر دو دنیا نباید به هم بخورند، به فضای حسابداری دوم نیاز دارید که فقط در طرح Ultra گنجانده شده است: با Free و Premium فضا یکی است. در هر دو حالت بهتر است حسابهای نقدی را با هم مخلوط نکنید.
جابهجایی و مرتبسازی دوبارهٔ حسابها
هر حساب شما، در سمت راست، یک دستگیرهٔ کشیدن دارد (نماد نقطهچین). با ماوس فقط میکشید؛ با انگشت اول باید دستگیره را فشار طولانی بدهید و بعد بکشید: این همان محافظی است که میگذارد درخت بهطور عادی به پیمایش ادامه دهد.
هنگام کشیدن، هر ردیف سه ناحیه دارد. بالا یا پایین یک حساب همرده خطی برای درج ظاهر میشود: این مرتبسازی دوباره است؛ ترتیبی که انتخاب میکنید میماند و شمارههای حساب خودبهخود دوباره اختصاص مییابند. روی میانهٔ یک پوشه ردیف پررنگ میشود: این جابهجایی است؛ حساب جای خود را در درخت عوض میکند و همهٔ حسابهای زیرمجموعهاش را، با شمارههایشان، با خود میبرد. پوشهٔ بسته اگر حساب را لحظهای روی آن نگه دارید خودش باز میشود.
برنامه رهاکردنهایی را که گزارشها را خراب میکنند نمیپذیرد و به شما میگوید: یک حساب وارد پوشهای از خانوادهای دیگر نمیشود، نمیتواند داخل یکی از زیرشاخههای خودش بیفتد و حسابهای سیستمی جابهجا نمیشوند. دستگیره جایی که این حرکت معنایی ندارد ناپدید میشود: هنگام جستوجو و وقتی ترتیب الفبایی فعال است، چون آنجا جایگاه را نام تعیین میکند.
ارزها و رنگهای مانده
هر حساب ارز مخصوص به خود را دارد که هنگام ایجاد انتخاب میشود. میتوانید حساب جاری خود را به یورو و یک حساب سرمایهگذاری را به دلار نگه دارید: Cashfulness هر قلم را به ارز همان حساب ثبت میکند و در صورت نیاز مجموعها را تبدیل میکند.
ماندهها از رنگهای معنایی استفاده میکنند: با یک نگاه میتوانید ماهیت هر رقم را تشخیص دهید، برای مثال بدهیها را جدا از آنچه دارید، و ارزش خالص را جدا از بقیه. رنگ هرگز جایگزین علامت حسابداری نمیشود، فقط خواندن را آسانتر میکند.
ایجاد حساب با کمک راهنما
دکمهٔ بهعلاوه در گوشهٔ پایینراست، راهنمای حساب جدید را باز میکند که شما را گامبهگام همراهی میکند. راهنما فقط آنچه لازم است میپرسد، یک گام در هر زمان، و در طول مسیر پیشنهادها و نمونههای معتبر را نشان میدهد.
اگر حسابی را مستقیماً زیر بدهیها بسازید، مرحلهٔ زیرنوع گزینههای یک سطح پایینتر را هم پیشنهاد میدهد — کارت اعتباری، وامها، بدهی مالیاتی، رهن — و فوراً میگوید در کدام پوشه قرار میگیرد؛ اگر آن پوشه هنوز وجود ندارد، برنامه هنگام ذخیره آن را میسازد.
- نامی توصیفی و قابلشناسایی به حساب بدهید، برای مثال نام بانک یا هدف حساب. میتوانید توضیحی اختیاری نیز اضافه کنید که در صورت اشتراکگذاری فضای کاری با دیگران مفید است.
- نوع حساب را انتخاب کنید: این تعیین میکند حساب در کدام بخش از درخت قرار میگیرد و مانده آن چگونه رفتار میکند.
- حساب والد را مستقیماً از درخت انتخاب کنید: حساب جدید زیر آن قرار میگیرد و موقعیت آن را در ساختار به ارث میبرد.
- ویژگیهای حساب را بر اساس نحوهٔ استفادهٔ خود تنظیم کنید (به بخش بعدی مراجعه کنید).
- تأیید کنید: حساب بلافاصله در درخت ظاهر میشود، آماده برای دریافت اقلام.
ویژگیهای حساب
هنگام ایجاد حساب (و بعداً هنگام ویرایش آن) میتوانید ویژگیهایی را فعال کنید که رفتار آن را تغییر میدهند. قابلمطابقت با صورتحساب بانکی: حساب به فرایند مطابقت حساب میپیوندد، ایدهآل برای حسابهای جاری و کارتها. اما اشتراکها دیگر روی حساب علامتگذاری نمیشوند: آنها را بهصورت قرارداد در ابزارها → اشتراکها و قبضها ثبت میکنید.
ارزشگذاری بازار: طراحیشده برای سرمایهگذاریها، به شما امکان میدهد ارزش حساب را بهصورت دورهای از طریق بهروزرسانیهای سرمایهگذاری بهروز کنید. استهلاک: برای داراییهایی که با گذشت زمان ارزش خود را از دست میدهند، مانند خودرو یا دستگاه، تا فهرست حسابها ارزش واقعی را نشان دهد نه قیمت خرید.
نقدشونده و غیرنقدشونده: اینجا انتخاب واقعاً حساب را جابهجا میکند، چون نقدشوندگی از نوع فرعی خوانده نمیشود بلکه از جای حساب در درخت. برنامه پیش از جابهجایی به شما میگوید حساب را کجا میبرد، و حواستان باشد که «نقدشونده» و «غیرنقدشونده» در هر دو شاخهٔ داراییها وجود دارند: مسیر کامل را ببینید، نه فقط نام را.
حسابی که فقط مال شما نیست سه راه متفاوت دارد، و انتخاب بر پایهٔ این است که چه کسی ثبتها را وارد میکند. اگر فقط شما ثبت میکنید ولی نیمی از دارایی از آنِ دیگری است، به سهم مالکیت نیاز دارید: در دستیار «حساب مشترک است» را روشن کنید و درصد خود را بنویسید. ثبتها با ارزش کامل میمانند — اگر ۱٬۰۰۰ € وارد شود برنامه ۱٬۰۰۰ € ثبت میکند نه ۵۰۰ — وگرنه مقایسه با صورتحساب بانک دیگر جور درنمیآمد. سهم یک عدسی است: فقط تغییر میدهد که آن حساب چقدر در «نقدینگی در دسترس» و «خالص دارایی» وزن دارد، و در صورت سود و زیان اصلاً اعمال نمیشود. حساب به حساب تنظیم میشود، هرگز روی یک پوشه: دو ملک در یک پوشه میتوانند سهمهای متفاوت داشته باشند.
اما اگر هر دو ثبت میکنید، هرکس از برنامهٔ خودش، سهم آن چیزی نیست که لازم دارید: از صفحهٔ حساب «اشتراکگذاری حساب» را به کار ببرید. در فضای شخص دیگر حسابی از آنِ خودش با ثبتهای خودش پدید میآید، و حساب از آن پس دو جور خوانده میشود: «سهم من» سطرهای شماست و همان عددی است که به شاخصهایتان میرود، و «مانده واقعی حساب» جمع سطرهای همه است و همان است که با صورتحساب مقایسه میشود. سهم مالکیت اینجا عمداً کنار گذاشته شده، چون سهم شما همان چیزی است که خودتان ثبت کردهاید. راه سوم چیز دیگری است: اشتراکگذاری کل فضای حسابداری، با نقشها و دسترسیهایش.
فقط حسابهای ترازنامهای به اشتراک گذاشته میشوند، یعنی داراییها و بدهیها، و هرگز طبقههای هزینه یا درآمد. اشتراکگذاری برای آن است که چیزی را که بیرون از برنامه یکی بیشتر نیست دوباره یکی کند: حساب بانکی یکی است و صورتحساب بانکی که باید با آن مغایرتگیری شود نیز یکی است. اما طبقهٔ هزینه در جهان یک چیز واحد نیست، بلکه شیوهای است که هر کس هزینههای خود را با آن دستهبندی میکند و از آنِ خود او میماند. این محدودیت نیست، خودِ سازوکار است: چون هر کس ثبتهای خود را با طبقههای خود وارد میکند، در گزارشهای هزینهٔ خود تنها آنچه را که خودت خرج کردهای میبینی.
دادن مانده به حسابی که پس از راهاندازی ساختهاید
وقتی فضای کاری را باز میکنید، بازبینی اولیه مانده هر حساب را از شما میپرسد و تراکنشهای افتتاحیه را خودش ثبت میکند. اما بازبینی فقط یک بار انجام میشود و حسابهایی که در ماههای بعد میسازید با صفر به دنیا میآیند: حساب جاریای که در ماه مارس باز شده، یا دفترچه پساندازی که فراموشش کرده بودید، خالی شروع میکنند حتی اگر در واقعیت پولی در آنها باشد.
به همین دلیل راهنمای حساب جدید گام پایانیای دارد، قابل رد شدن، که مانده آغازین را میپرسد. این گام فقط برای حسابهای ترازنامهای ظاهر میشود — مانده آغازین برای حساب هزینه یا درآمد معنایی ندارد — و اگر مبلغ را خالی بگذارید، چیزی ساخته نمیشود. اگر مبلغی بنویسید، راهنما فقط یک سؤال از شما میپرسد: آیا این پول از حسابی میآید که همین حالا در Cashfulness دارید؟
پاسخ درست به همان سؤال همهچیز است، چون تعیین میکند ارزش خالص شما تغییر میکند یا نه. اگر پول از حسابی میآید که از قبل دارید (آن را از حساب جاری به دفترچه پسانداز منتقل کردهاید)، یک جابهجایی داخلی است: طرف مقابل به حسابی میرود که مشخص میکنید و ارزش خالص همان میماند که بود. اما اگر چیزی را اعلام میکنید که برنامه از آن خبر نداشت، طرف مقابل به «ماندههای افتتاحیه» میرود و ارزش خالص بالا میرود، همانطور که باید.
برای بدهیها، آنچه را بدهکارید بهصورت عدد مثبت بنویسید: علامت حسابداری را خود برنامه میگذارد.
راهنما این را هم میپرسد که از چه زمانی مالک چیزی هستید که اعلامش میکنید، و این فیلد خالی شروع میشود. پیشتر تراکنش به روزی تاریخ میخورد که راهنما را پر میکردید: خانهای که ده سال بود داشتیدش و در ماه اوت ثبتش میکردید، ثروتی به نظر میرسید که امسال رشد کرده، و تغییر «از ابتدای سال» در صفحهٔ نخست با مبلغی باد میکرد که هرگز رشد نکرده بود. با گذاشتن تاریخ واقعی، حساب سال درست میماند. صورت سود و زیان بههرحال تکان نمیخورد: تراکنش افتتاحیه حساب و ارزش خالص را لمس میکند، نه درآمدی و نه هزینهای، پس هیچ تاریخی نمیتواند سود سالی گذشته را عوض کند.
اصلاح بازبینیای که قبلاً انجام شده
عکس اولیه تکرار نمیشود، اما بر سنگ هم حک نشده است. تراکنشی که بازبینی ساخته، مانند هر تراکنش دیگری در صفحهٔ «دفتر روزنامه» زندگی میکند: با جستوجوی «افتتاحیه» پیدایش میکنید، بازش میکنید و از همانجا میتوانید مبلغها را اصلاح کنید، برای حسابی که فراموش کرده بودید ردیفی اضافه کنید، یا تاریخ را به روزی ببرید که واقعاً صورتبرداری کردهاید.
این راه درست جبران ماندهای است که هنگام راهاندازی اشتباه وارد شده و بر تراکنش اصلاحی برتری دارد: با اصلاح افتتاحیه، گزارشهای همه دورهها دوباره سازگار میشوند، در حالی که اصلاحی با تاریخ امروز ماههای میانی را همچنان اشتباه باقی میگذاشت.
حسابهای پنهان
هر حساب هر روز لازم نیست: یک حساب بستهشده یا کماستفاده میتواند درخت را شلوغ کند. میتوانید آن را بدون حذف پنهان کنید تا تاریخچهٔ حسابداری آن دستنخورده بماند.
نماد چشم در نوار ابزار، حسابهای پنهان را نشان میدهد یا پنهان میکند: وقتی خاموش است فقط حسابهای فعال را میبینید، وقتی روشنش کنید همه دوباره ظاهر میشوند.
مطابقتدادن یک حساب
مطابقت لحظهای است که Cashfulness را با صورتحساب بانکی خود مقایسه میکنید. از بخش مطابقت حساب، حساب را انتخاب میکنید و فهرست اقلام ثبتشده را دریافت میکنید، تقسیمشده بین مبالغ بستانکار (سپردههای دریافتی و بازپرداختها) و مبالغ بدهکار.
هر قلمی را که در صورتحساب پیدا میکنید علامت میزنید: مجموع مبالغ بستانکار و بدهکار همراه با تفاوت بهروز میشوند. تا زمانی که بررسی مانده مطابقت نداشته باشد، برنامه آن را علامت میزند؛ بهمحض اینکه تفاوت به صفر برسد میتوانید با دکمهٔ مطابقت تأیید کنید.
- مطابقت حساب را باز کنید و حسابی را که میخواهید مطابقت دهید انتخاب کنید.
- تاریخ مرجع صورتحساب بانکی را تنظیم کنید.
- اقلامی را که در صورتحساب ظاهر میشوند یکییکی علامت بزنید، هم بستانکار و هم بدهکار.
- تفاوت را در پایین بررسی کنید: باید به صفر برسد. اگر نرسید، بهدنبال قلم گمشده یا اضافی بگردید.
- برای تأیید، دکمهٔ مطابقت را فشار دهید: اقلام علامتخورده بهعنوان مطابقتیافته علامتگذاری میشوند.
