Instellingen

Eén hub voor alle instellingen

Het scherm Instellingen brengt alle configuratiegebieden samen in een lijst met kaarten: Gebruikersprofiel, Boekhoudruimtes, Uiterlijk en interface, Valuta's, Meldingen en herinneringen, Transactie-invoer, Beveiliging & Privacy, Back-up en gegevens, Hulp en ondersteuning.

Bovenaan zie je altijd welke boekhoudruimte actief is: sommige instellingen, zoals de back-ups, gelden voor één ruimte, terwijl andere, zoals je profiel en het uiterlijk, bij je account horen en in alle ruimtes gelden.

Gebruikersprofiel: account, beveiliging en toestemmingen

In Gebruikersprofiel vind je de gegevens van je account: het e-mailadres waarmee je inlogt staat er alleen ter inzage, terwijl je de bijnaam vrij kunt aanpassen — dat is de naam waarmee je in de app en in gedeelde ruimtes verschijnt.

In het onderdeel Beveiliging wijzig je je wachtwoord en, als het nodig is, je e-mailadres: je e-mailadres is ook je gebruikersnaam, dus je ontvangt een bevestigingsbericht op het nieuwe adres om de wijziging af te ronden.

Bij Privacytoestemmingen beheer je je voorkeuren voor communicatie: technische en servicemededelingen zijn verplicht omdat de app ze nodig heeft om te werken, terwijl je de nieuwsbrief en commerciële communicatie met een schakelaar aan- of uitzet. Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen.

Onder Beveiliging & Privacy staan twee schakelaars die op elkaar lijken maar iets anders doen. Snel inloggen met apparaat geldt na Uitloggen: je komt weer binnen met vingerafdruk, gezicht of pincode van het apparaat in plaats van je wachtwoord te typen. Vereis authenticatie vergrendelt de app elke keer dat je hem opent of terugkomt, en vraagt om te ontgrendelen: die heb je nodig als de telefoon van hand tot hand gaat.

Tweefactorauthenticatie, ook onder Beveiliging & Privacy, voegt aan je wachtwoord een code van zes cijfers toe die elke dertig seconden verandert, gegenereerd door een authenticator-app op je telefoon (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy en dergelijke). Om de functie in te schakelen scan je de QR-code met de app, of kopieer je de sleutel als de app op hetzelfde apparaat staat, en voer je de eerste code in. Direct daarna laat Cashfulness je eenmalig tien reservecodes zien: bewaar ze in een wachtwoordbeheerder. De andere verbonden apparaten worden uitgelogd, en vanaf dat moment word je elke keer dat je inlogt, na je wachtwoord, om de code uit de app gevraagd.

Als je je telefoon kwijtraakt, tik je bij het inloggen op «Ik ben mijn telefoon kwijt: reservecode gebruiken»: elke code werkt maar één keer en schakelt tweefactorauthenticatie uit, die je daarna met je nieuwe telefoon weer inschakelt. Ben je ook de codes kwijt, mail dan naar info@cashfulness.com vanaf het e-mailadres van je account: nadat we hebben gecontroleerd dat jij het bent, schakelen wij de tweede factor voor je uit. Wil je tweefactorauthenticatie zelf uitschakelen, of tien nieuwe reservecodes krijgen, dan heb je de code nodig die de app op dat moment toont.

Uiterlijk, meldingen en financiële voorkeuren

In Uiterlijk en interface kies je het lichte of donkere thema, het kleurenpalet en de taal van de app, plus de weergaveformaten en de lay-outvoorkeuren.

Meldingen en herinneringen is de plek waar je updates, waarschuwingen en berichten bekijkt, terwijl je met de financiële voorkeuren, zoals die voor de transactie-invoer, het gedrag van de app afstemt op jouw manier van werken.

De lijst met meldingen kan uitgedund worden: een melding die je al hebt gelezen heeft de knop «Uit de lijst halen», en bovenaan de pagina staat «Gelezen berichten weghalen», dat ze in één keer weghaalt en zegt hoeveel het er waren. Bij ongelezen meldingen ontbreekt de knop, en dat is met opzet: een melding die je nooit hebt geopend en met één gebaar verdwijnt, is een melding die je kwijtraakt zonder het te weten. Het woord «weghalen» is bewust gekozen — de melding verdwijnt uit jouw lijst, ze wordt niet verwijderd: het spoor dat ze je bereikt heeft en dat je haar geopend hebt blijft, en dat is de enige maat waarmee we merken of meldingen stoppen met werken.

Als meldingen niet aankomen, kijkt u eerst bovenaan de pagina Meldingen: daar staat de status van de systeemtoestemming. Hebt u die nooit gegeven, dan vraagt de app het u van daaruit nadat ze heeft uitgelegd waarvoor het dient, en ook de eerste keer dat u een betaling met herinnering noteert. Hebt u geweigerd, dan komt het systeemdialoogvenster niet terug: de knop «Instellingen openen» brengt u naar de juiste pagina, en bij terugkeer werkt de kaart zichzelf bij. Op Windows en Linux bestaan geen systeemmeldingen, en de pagina zegt dat: daar komen de berichten aan in de app.

De meldingsvoorkeuren, naast het postvak, tonen dezelfde toestemmingskaart en de vier categorieën: Betalingen en herinneringen, Zaken om te regelen, Periodiek overzicht en Berichten van Cashfulness. In de app komen berichten altijd aan; de schakelaar naast elke categorie bepaalt of ze u ook bereiken als melding op het apparaat. «Betalingen en herinneringen» uitschakelen verwijdert meteen de op de telefoon geplande herinneringen, en de pagina van de betaling zegt dat.

«Waarschuwingen voor uw ruimte» is de derde ingang en geldt voor de actieve ruimte. Alles staat uit totdat u het inschakelt: terugkerende om te bevestigen, rekeningen om af te stemmen, beleggingen om te herwaarderen, een budget dicht bij de limiet, een rekeningsaldo onder een bedrag, een wekelijks of maandelijks overzicht. Ze komen aan als «Zaken om te regelen», één bericht per dag op het tijdstip dat u kiest en alleen als er iets te melden is. De intensiteit bepaalt u: Essentieel herhaalt iets wat nog openstaat hooguit elke zeven dagen, Regelmatig elke dag zolang het openstaat, Intensief controleert elk uur en meldt u alles wat nieuw is meteen. De toon verandert niet, alleen hoe vaak.

Valuta's

In het onderdeel Valuta's zie je de hoofdvaluta van de actieve boekhoudruimte: dat is de valuta waarin de totalen van de rapporten worden uitgedrukt, zoals de Balans en de Winst- en verliesrekening. Je kiest haar wanneer je de ruimte aanmaakt en wijzigt haar zo nodig via Boekhoudruimtes, daarna Beheer boekhoudruimte, bij Primaire valuta.

Daaronder vind je de valuta's die je aan rekeningen kunt toewijzen, met bij elke valuta de wisselkoers, uitgedrukt in de hoofdvaluta, en de dag waarop die koers betrekking heeft. De koersen komen elke werkdag binnen van de Europese Centrale Bank; is een valuta al meer dan een week niet bijgewerkt, dan wordt haar datum gemarkeerd.

Back-up en gegevens

Met Back-up en gegevens maak je een veiligheidskopie van de gegevens van de actieve boekhoudruimte. Het bestand wordt in de opslag bewaard en verschijnt in de Back-upgeschiedenis; uitgevoerde herstelacties staan in de Herstelgeschiedenis.

Vanuit hetzelfde onderdeel exporteer je je gegevens, in lijn met het recht op dataportabiliteit uit de AVG.

In hetzelfde gedeelte woont ook het importeren. Importeren uit CSV haalt rekeningen en boekingen binnen uit een ander programma, uit een spreadsheet of uit een bankafschrift. Het staat hier en niet bij de Hulpmiddelen omdat gegevens overhevelen bij de familie van back-up, herstel en export hoort: voordat er iets wordt weggeschreven laat het je een voorbeeld zien en wijst het op de gevallen die het niet zelf kan oplossen, in plaats van te gokken.

Wie van GnuCash komt, heeft een eigen item, meteen daaronder: Importeren uit GnuCash. Het archief moet in XML-indeling zijn. GnuCash kan ook in andere indelingen opslaan, en is jouw bestand geen XML, dan open je het in GnuCash en kies je Bestand, Opslaan als, met XML als indeling. Is het gecomprimeerd, dan is dat geen bezwaar, daar zorgt de app voor.

De import neemt de boom over zoals hij was, met de namen en de bovenliggende rekeningen die hij in GnuCash had, en hangt elke tak onder het bijbehorende onderdeel van jouw rekeningschema. Verder gokken doet hij niet, en daar is een reden voor: welke rekeningen liquide zijn, of welke gebruiksgoederen zijn, staat nergens in het bestand. Boekingen die niet in balans zijn blijven erbuiten en dat meldt hij je, in plaats van ze recht te trekken. Ook boekingen die in GnuCash ongeldig zijn gemaakt, en aandelensplitsingen blijven erbuiten: in het voorbeeld en aan het einde van de import worden ze allebei apart geteld. Aandelensplitsingen blijven erbuiten, omdat de import de waarde van effecten overneemt en niet het aantal eenheden; gaat een aandelensplitsing ook gepaard met een contante uitkering, dan komt dat bedrag binnen zoals elke andere boeking. Stopt de import halverwege door een fout, dan zegt de pagina hoeveel er al binnen is, en met de knop Import ongedaan maken haal je het weer weg. Het type dat de rekening in GnuCash had, gebruikt hij wel: rekeningen van het type bank, contanten of creditcard komen al zo ingedeeld binnen, en bankrekeningen en kaarten verschijnen meteen bij Afstemming. Rekeningen voor aandelen en fondsen blijven algemeen: hoe je ze indeelt, bepaal je zelf door de rekening te bewerken. Ook de afstemmingsstatus neemt hij over: bij bankrekeningen en kaarten komen de in GnuCash afgestemde boekingen al afgestemd binnen, en de datum van de laatste afstemming is die uit GnuCash. Boekingen die daar alleen aangevinkt waren, komen daarentegen niet afgestemd binnen: die stem je zelf af, zoals altijd.

In plaats van de hele geschiedenis kun je vanaf een datum beginnen. De eerdere mutaties komen niet een voor een binnen: voor elke activa- en passivarekening telt de app de mutaties op en boekt, op de dag vóór de datum, een beginsaldo tegen de rekening Beginsaldi. Kosten en opbrengsten van eerdere jaren worden niet heropend, zodat de winst- en verliesrekening van de nieuwe periode met een schone lei begint. Een rekening in een andere valuta krijgt het saldo in haar eigen valuta; ontbreekt de wisselkoers van die dag, dan blijft die openingsboeking erbuiten en meldt de import dat. Bij een bankrekening of een kaart komt het beginsaldo in twee boekingen binnen: het deel van de mutaties die in GnuCash afgestemd waren, al afgestemd, en de rest, die je zelf afstemt, zoals altijd. Is een van beide delen nul, dan komt alleen het andere binnen.

Als de import klaar is, kun je met de knop Zet de geïmporteerde rekeningen op hun plek elke tak verplaatsen naar de plek waar je hem echt wilt houden: een voor een en op je gemak, want de saldi kloppen al van meet af aan. Een tak mag overal heen binnen zijn eigen type, maar een boom met activa laat zich niet tussen de kosten zetten: dat zou het teken van die saldi omdraaien en dan zou de boekhouding niet meer kloppen.

Terwijl een import bezig is met wegschrijven, uit GnuCash of uit CSV, en ook terwijl je hem ongedaan maakt, blijft de pagina open tot het klaar is: probeer je terug te gaan of een ander menu-item te kiezen, dan vraagt de pagina je om te wachten, want een import die je halverwege achterlaat, zou vanzelf doorgaan, en je zou in de verleiding komen hem opnieuw te doen, met alles dubbel. Om dezelfde reden komt hetzelfde GnuCash-bestand geen twee keer in dezelfde boekhoudruimte: staat het er al, dan zegt de pagina je dat zodra je het kiest, met de datum en het tijdstip van elke eerdere import, hoeveel rekeningen en boekingen die heeft aangemaakt, en naast elk ervan de knop Import ongedaan maken. Is de eerdere import weg, dan kun je het bestand helemaal opnieuw importeren; de rekeningen waarop je intussen andere mutaties hebt geboekt, of waaronder je andere rekeningen hebt aangemaakt, blijven staan, en de pagina noemt ze: zolang ze er zijn, geldt het bestand nog als aanwezig in de boekhoudruimte, dus verplaats of verwijder je die mutaties en die subrekeningen, en maak je de import daarna opnieuw ongedaan. Dat geldt ook voor een onderbroken import, bijvoorbeeld doordat je de app hebt gesloten: kies je het bestand opnieuw, dan vind je het deel terug dat al binnen was, en dat maak je ongedaan voordat je opnieuw importeert. Heb je echt een tweede kopie nodig, importeer die dan in een andere ruimte.

1. Open de Instellingen, vervolgens Back-up en gegevens, en druk op Beheer back-ups.
2. Druk op Back-up maken om meteen een volledige back-up van de boekhoudruimte te starten.
3. Wacht tot het bestand in de Back-upgeschiedenis verschijnt: daar beheer je het later.

Boekhoudruimtes en het verwijderen van je account

Bij Boekhoudruimtes beheer je je ruimtes: je kunt ze hernoemen, nieuwe leden uitnodigen en rollen en rechten per onderdeel instellen, zodat iedereen alleen ziet en bewerkt wat hem aangaat.

Besluit je Cashfulness te verlaten, dan verloopt het verwijderen van je account via meerdere bevestigingen: je wordt meermaals om bevestiging gevraagd, juist omdat de handeling onomkeerbaar is en je gegevens definitief wist.