De Hulpmiddelen

Documenten

Documenten is het archief van de boekhoudruimte: hier upload je bonnen, contracten en andere bestanden en koppel je ze aan transacties of bewaar je ze op het niveau van de ruimte. Drie tabbladen ordenen de stroom: Inbox voor bestanden die net zijn binnengekomen en nog moeten worden opgeruimd, Alle voor het volledige archief, Gearchiveerd voor wat je opzij hebt gezet.

Je kunt filteren op documenttype en op periode, of met het aparte filter alleen de fiscale documenten afzonderen. Onderaan de pagina toont de balk Opslagbeheer hoeveel documenten je hebt geüpload en hoeveel opslagruimte je gebruikt; van daaruit open je ook het beheer van de opslag.

Documenten worden beschermd met end-to-end versleuteling: de eerste keer leidt een wizard je door het aanmaken van een aparte wachtwoordzin en een herstelsleutel van 24 woorden. Zolang de versleuteling ontgrendeld is, kun je de 24 woorden altijd opnieuw bekijken: tik op het slot boven aan de pagina Documenten en kies "Herstelsleutel tonen".

Vergeet je de wachtwoordzin, dan stel je met de herstelsleutel een nieuwe in. Verlies je beide, dan kan niemand de versleutelde documenten nog herstellen — ook wij niet: precies die bescherming houdt alle anderen buiten. Om opnieuw te beginnen staat in het ontgrendelvenster "Ik ben zowel mijn wachtwoordzin als mijn herstelsleutel kwijt": het vertelt je eerlijk hoe de zaken ervoor staan, verwijdert de onleesbaar geworden documenten en begeleidt je bij het aanmaken van nieuwe gegevens.

Controleer, voordat je alles verwijdert, eerst je andere apparaten: als de documenten op een ervan nog openen zonder om de wachtwoordzin te vragen, is de sleutel daar nog aanwezig. Open "Herstelsleutel tonen" op dat apparaat en bewaar de 24 woorden — dan is er niets verloren. Meld je op dat apparaat niet af voordat je ze hebt bewaard.

1. Open Documenten in de sectie Hulpmiddelen van de zijbalk.
2. Druk rechtsboven op Document uploaden en kies het bestand op je apparaat.
3. Ken het document een type toe en koppel het, als je wilt, aan een transactie in het Register.
4. Vind het bestand terug met de tabbladen Inbox, Alle en Gearchiveerd of met de filters op type en periode.

Abonnementen en nutsvoorzieningen

Abonnementen en nutsvoorzieningen is de administratie van je contracten: abonnementen, huishoudelijke nutsvoorzieningen en verzekeringen. Voor elk contract leg je de leverancier vast, hoeveel je verwacht te betalen en hoe vaak, de einddatum en de opzegtermijn in dagen; bij nutsvoorzieningen is er ook plaats voor het klantnummer en de code van de aansluiting, zoals de POD voor stroom of de PDR voor gas. Bovenaan de pagina zie je wat ze samen kosten, per maand en per jaar, en de contracten die tegen hun einddatum aanlopen, met de laatste dag waarop je nog kunt opzeggen.

Elke sectie zegt onder de titel wat erin staat. ‘Nu beslissen’ is geen aparte status: dit zijn lopende of opgezegde contracten waarvan de termijn dichtbij is, naar boven gehaald zodat ze onderaan niet verdwijnen. De Lopende zijn actief, en daaruit bestaat het totaal. De Opgezegde zijn opgezegd maar nog niet afgelopen: je betaalt tot de laatste dag, dus ze tellen nog mee. De Gesloten kosten niets meer en blijven buiten het totaal; ze staan er alleen nog als geschiedenis. En een gesloten contract kan weer open: op de kaart staat naast Opzeggen ook Heractiveren, dat het terugzet bij de lopende en de opzegging samen met de einddatum wist. Hangt er een terugkerende boeking aan, dan vraagt de app of die ook weer aan moet, en het vakje staat om te beginnen uit.

De helft van het inventariseren doet de app voor je: de sectie Gevonden tussen je uitgaven kijkt naar je boekingen en stelt de kosten voor die in een herkenbaar ritme terugkeren, met het formulier al ingevuld. Het zijn voorstellen: ze tellen pas mee zodra je ze bevestigt. Een contract kan zijn terugkerende transactie gekoppeld hebben, en dan zie je het op twee plekken: hier als contract, tussen de terugkerende als regel. Dat is met opzet, het zijn twee weergaven van hetzelfde; wanneer je opzegt, vraagt de app of ook de terugkerende regel moet stoppen.

Deze sectie schrijft nooit in je boeken: de boekingen blijven het werk van de transacties en de terugkerende regels, terwijl het contract erboven staat en je vertelt wat het kost en wanneer je eruit kunt. De lijst bekijken kan met elk plan; contracten registreren, bewerken en opzeggen hoort bij de betaalde plannen.

Hier past meer in dan de ondertitel kan opsommen: streaming, telefonie en internet, stroom, gas en water, de sportschool, software op abonnement, servicekosten, en ook verzekeringen en autokosten. De verzekering heeft haar eigen type, met plek voor het polisnummer, en de wegenbelasting past prima onder Overig. De vraag is niet wat voor soort uitgave het is, maar of er iets vanzelf verlengt en er een dag is waarop je moet beslissen of je het houdt.

Elke regel zegt wie de boeking schrijft: naast het type en de leverancier zie je «Wordt automatisch geboekt», als er een actieve terugkerende regel aan gekoppeld is die je de boeking op de vervaldag voorstelt, of «Je boekt het zelf», als die boeking aan jou is. In het tweede geval schuift de datum die je ziet niet vanzelf op: hij blijft staan waar je hem hebt gezet. Een contract alleen als geheugensteun bijhouden is prima — het vertelt je wat het kost en wanneer je kunt opzeggen — maar het is goed om te weten welke welke is.

Een «nee» op een suggestie wordt onthouden: de regel gaat naar «Afgewezen», waar «Terugzetten» hem terughaalt. Het geldt zolang die rekening zich hetzelfde gedraagt — verandert het bedrag of ritme, dan komt hij vanzelf terug bij de suggesties — en het geldt voor de boekhoudruimte, niet alleen voor jou.

Betaaltermijnen

Betaaltermijnen verzamelt de dingen die iemand anders je stuurt en die vóór een datum betaald moeten worden: gemeentebelasting, een boete, de servicekosten van het gebouw. Het zijn geen terugkerende boekingen, want dat zijn voorspellingen, en geen contracten, want dat zijn relaties die duren: het zijn verplichtingen van buitenaf, met het bedrag al op de aanslag en een boete als de datum voorbijgaat. Voor het noteren zijn drie dingen genoeg: aan wie, hoeveel en vóór wanneer.

Elke termijn heeft zijn eigen aantal dagen vooraf, standaard zeven, en vanaf die dag komt er om 9 uur 's ochtends een herinnering op je toestel. Gaat de datum voorbij en staat de termijn nog open, dan blijft de herinnering elke ochtend komen tot je hem als betaald markeert of opbergt. Naast de velden is er ruimte voor het betalingskenmerk, de rekening van de schuldeiser, de site waar je betaalt en vrije aanwijzingen; de aanslag bijvoegen is meer waard dan dat alles, want de kenmerken en het formulier staan er al op.

Als je op Ik heb betaald tikt, vraagt de app waarmee je betaald hebt, wanneer je het echt gedaan hebt en hoeveel eraf ging — en pas op dat moment ontstaat de dubbele boeking. De datum die op de boeking komt is die van de betaling, niet de vervaldatum: een rekening die op de 31e vervalt en op de 2e betaald wordt, is een uitgave van de maand daarna. Meteen erna biedt de app aan de volgende te noteren, met alles al ingevuld behalve de datum.

Het veld met de vervaldatum begint leeg, en dat is met opzet: vroeger stond de datum van vandaag er al in, wat een nepantwoord is, en wie dat niet doorhad, kreeg een herinnering die al voorbij was. Zolang de datum ontbreekt, zegt het vak van de herinnering het je in plaats van te zwijgen, en bij het opslaan wordt erom gevraagd.

Beleggingsupdate

Beleggingsupdate dient om je portefeuilles op de actuele marktwaarde te waarderen. De pagina toont de beleggingsrekeningen die voor de waarde-update zijn ingesteld: voor elke rekening voer je de actuele marktwaarde in en de app boekt de herwaardering als een sluitende transactie in dubbel boekhouden.

Het verschil tussen de oude en de nieuwe waarde wordt niet zomaar overschreven: het wordt geboekt, zodat de Balans en het nettovermogen het werkelijke verloop van je beleggingen weergeven en de geschiedenis van de wijzigingen behouden blijft.

1. Open Beleggingsupdate in de sectie Hulpmiddelen.
2. Kies de beleggingsrekening die je wilt bijwerken.
3. Voer de actuele marktwaarde van de portefeuille in.
4. Bevestig: de app boekt de herwaardering en werkt het Saldo van de rekening bij.

Afstemming van rekeningen

Afstemming van rekeningen geeft een totaaloverzicht van de af te stemmen rekeningen en hun status, en houdt de rekeningen met openstaande transacties in de gaten. Het is het controlepunt om na te gaan of de saldi die in Cashfulness zijn vastgelegd met de werkelijkheid kloppen, bijvoorbeeld met het bankafschrift van je bank.

Zijn alle compatibele rekeningen bijgewerkt, dan bevestigt de pagina dat met een eigen bericht: geen rekeningen af te stemmen. Zo niet, dan zie je meteen welke rekeningen je aandacht vragen.

De afstemming geldt niet langer alleen voor betaalrekeningen en kaarten: ze werkt ook voor beleggingsrekeningen en voor rekeningen in cryptovaluta. Wie een exchange of een broker heeft, heeft wel degelijk een afschrift — en wil dat vergelijken.

Op zulke rekeningen beweegt het saldo zich echter ook uit zichzelf, en het scherm zegt het je: op het afschrift staat ook hoeveel de waarde vanzelf is gestegen of gedaald, terwijl in jouw boeken de aankopen, de verkopen en het verplaatste geld staan. Blijft er dus een verschil over nadat je alles hebt aangevinkt, dan is dat bijna altijd de reden en geen fout van jou: je sluit het niet door meer boekingen aan te vinken, maar door de waardering van de rekening op de datum van het afschrift vast te leggen, via Beleggingsupdate of Herwaardering activa.

Een rekening wordt gemeld als er openstaande boekingen zijn en het volgende afschrift nadert: de waarschuwing begint vijf dagen voor de geschatte datum. Die schatting telt vanaf je laatste afstemming of — als je die rekening nooit hebt afgestemd — vanaf de oudste nog openstaande boeking. Een nieuwe boeking vastleggen stelt de herinnering niet uit: de teller begint pas opnieuw als je echt afstemt. Onder de naam van de rekening zie je hoeveel dagen de oudste boeking al wacht, zodat je «het afschrift komt eraan» kunt onderscheiden van «dit ligt er al maanden».

Boven de lijst, naast de filters, staat een zoekveld op naam: het komt bovenop het actieve filter en vervangt het niet, en als de naam niet bestaat zegt het scherm dat in plaats van je een ander filter aan te raden.

Afschrijvingen, Garanties en Herwaardering activa

Drie hulpmiddelen voor bezittingen maken de sectie compleet. Afschrijving beheert de goederen met geplande veroudering: hun waarde wordt in de loop van de tijd verlaagd met regelmatige boekingen, zodat de Balans de werkelijke restwaarde weergeeft.

Garanties houdt de vervaldatums van de garanties op je bezittingen bij, zodat je altijd weet welke aankopen nog gedekt zijn. Herwaardering activa, ten slotte, laat je de waarde van je bezittingen aanpassen wanneer die in de tijd verandert, omhoog of omlaag.

Net als bij alle hulpmiddelen genereren ook afschrijvingen en herwaarderingen boekingen in dubbel boekhouden: elke waardeverandering heeft altijd een tegenboeking en de som van de debet- en creditregels blijft nul.

Terugkerende boekingen

Terugkerende boekingen zijn de regels voor wat zich herhaalt: salaris, huur, termijnen, abonnementen, beleggingsplannen. Je maakt de regel één keer aan — wat, hoeveel, hoe vaak — en vanaf dat moment legt de app je elke vervaldatum voor zodra die aanbreekt, al ingevuld: jij bevestigt hem met één tik, slaat hem over, of past het bedrag aan als het die keer anders is.

De regel schrijft nooit uit zichzelf in je boeken: elke boeking ontstaat pas wanneer je bevestigt, en ze ontstaat in evenwicht, in dubbel boekhouden. Dat is het verschil tussen een voorspelling en een feit: de terugkerende regel voorspelt, jij legt vast. Onbevestigde vervaldatums verzamelen zich in de wachtrij ‘Openstaande vervaldatums’, boven aan de pagina en op de startpagina, zodat niets in stilte voorbijgaat.

De typen dekken de echte gevallen: uitgave en inkomsten met een vast bedrag, nutsvoorzieningen met een variabel bedrag (bij elke vervaldatum vraagt de app hoeveel er is binnengekomen), overboekingen tussen je eigen rekeningen, beleggingsplannen richting de beleggingen, en abonnementen — die je ook ‘alleen in de lijst’ kunt houden, zonder boekingen, alleen om te weten wat je uitgeeft. Een abonnement kan een contract worden op de pagina Abonnementen en nutsvoorzieningen, en dan zie je het op twee plekken: dat is met opzet, het zijn twee weergaven van hetzelfde.

Een regel verwijderen raakt de geschiedenis niet: de regel en de nog openstaande vervaldatums verdwijnen, maar de al geboekte transacties blijven in de boeken, want die zijn echt gebeurd.

1. Open Terugkerende boekingen in de sectie Hulpmiddelen van de zijbalk.
2. Druk op Nieuwe terugkerende boeking en kies het type: uitgave, inkomsten, nutsvoorziening, overboeking, beleggingsplan of abonnement.
3. Stel het bedrag, de frequentie en de twee rekeningen van de boeking in; sla de regel op.
4. Bij elke vervaldatum vind je de boeking in de wachtrij: bevestig haar, sla haar over of pas het bedrag aan.

Hypotheek of lening

Hypotheek of lening bouwt het aflossingsschema op uit vier getallen van je contract: het geleende bedrag, de nominale jaarrente, het aantal termijnen en de datum van de eerste. De app berekent het schema als annuïteitenlening en toont je de termijn, het aflossingsdeel, het rentedeel en de laatste vervaldatum voordat er iets wordt geschreven.

Let op welk getal je overneemt: je hebt de nominale rente nodig, niet het jaarlijks kostenpercentage (JKP). In het JKP zitten ook de kosten, en hier ingevuld zou het een hogere termijn opleveren dan de echte. Vul je ook de termijn uit het contract in, dan controleert de app of het schema klopt: klopt het niet, dan komt dat meestal juist doordat het JKP op de plek van de nominale rente is beland.

In de boeken werkt het zo: van de gekozen rekening gaat de hele termijn af, de schuld daalt alleen met het aflossingsdeel, en het verschil is de rente, en die is een kostenpost. Drie rekeningen, één sluitende boeking per termijn: de Balans toont de echte restschuld, de Resultatenrekening de echte kosten van de lening.

Het schema geldt voor de vaste rente. Is de jouwe variabel, dan bestaat het schema niet op voorhand: het wordt opnieuw gemaakt wanneer de bank de nieuwe rente meedeelt.

1. Open Hypotheek of lening in de sectie Hulpmiddelen van de zijbalk.
2. Neem uit het contract het bedrag, de nominale rente, het aantal termijnen en de datum van de eerste termijn over.
3. Kies de drie rekeningen: die waarvan de termijn afgaat, de schuld en de renterekening.
4. Controleer de berekende termijn — heb je die uit het contract ingevuld, dan vergelijkt de app ze — en druk op Aflossingsschema aanmaken.

Labels

Labels groeperen transacties die over verschillende rekeningen verspreid zijn onder een naam van jou: ‘Vakantie 2026’, ‘Badkamerrenovatie’, ‘Zakenreis maart’. Het rekeningschema beantwoordt de vraag ‘wat voor soort uitgave is dit?’; het label beantwoordt ‘bij welk project hoort het?’ — en dat zijn twee verschillende vragen, daarom bestaan ze allebei.

Een label ontstaat op het moment dat je het op een transactie schrijft, in het veld Labels van het formulier: je hoeft het niet vooraf aan te maken. De pagina Labels in de Hulpmiddelen is het overzicht: je ziet hoeveel transacties elk label draagt, je hernoemt het overal in één keer, of je verwijdert het.

Labels raken je boeken nooit: ze zijn een leeslaag boven op de boekingen. Er een verwijderen verplaatst geen cent — de transacties blijven waar ze zijn, alleen de groepering gaat verloren.

1. Leg een transactie vast en typ een naam in het veld Labels: daar ontstaat het label.
2. Gebruik het opnieuw op de transacties die bij hetzelfde project horen, op welke rekening dan ook.
3. Filter het Register op label om het hele project in één keer te zien, met zijn totaal.
4. Op de pagina Labels in de Hulpmiddelen hernoem of verwijder je de labels van de hele ruimte.

Importeren uit CSV

Importeren uit CSV haalt rekeningen en boekingen binnen uit een ander programma, uit een spreadsheet of uit het bankafschrift. Het accepteert CSV, TSV en tekstbestanden gescheiden door komma, puntkomma of tab, en begrijpt twee vormen: één regel per boeking (het klassieke bankafschrift) of meerdere regels per boeking (de exports in dubbel boekhouden van andere programma's).

De route bestaat uit drie stappen: je kiest het bestand, je zegt wat er in elke kolom staat — datum, omschrijving, bedrag, rekening, tegenrekening — en je bekijkt het voorbeeld. Voordat er iets wordt geschreven zie je hoeveel regels er binnenkomen, in welke valuta's, en wat niet begrepen is: geen verrassingen achteraf.

Rekeningen die het bestand noemt en die in de ruimte nog niet bestaan, worden tijdens het importeren aangemaakt, langs het pad dat in het bestand staat: daarom is het rekeningveld hier vrije tekst en geen lijst om uit te kiezen. Elke geïmporteerde transactie komt binnen als sluitende boeking in dubbel boekhouden, alsof je haar met de hand had vastgelegd.

Overtuigt het resultaat je niet, dan maak je de import in één keer ongedaan: de boekingen die hij aanmaakte verdwijnen samen, zonder handmatige speurtocht.

1. Open Importeren uit CSV in de sectie Hulpmiddelen van de zijbalk.
2. Kies het bestand en geef aan wat elke kolom bevat.
3. Controleer het voorbeeld: het totale aantal regels, de valuta's en de niet-begrepen regels.
4. Bevestig de import — en maak hem, als het nodig is, meteen daarna in één keer ongedaan.