Definições
As Definições são o ponto único a partir do qual personaliza o Cashfulness: chega lá pelo ícone em forma de engrenagem no canto superior direito ou pela entrada Definições. A partir daqui gere o seu perfil, a aparência da aplicação, as moedas, as notificações, as cópias de segurança e os espaços contabilísticos.
Um único hub para todas as definições
O ecrã Definições reúne todas as áreas de configuração numa lista de cartões: Perfil do Utilizador, Espaços Contabilísticos, Aparência e Interface, Moedas, Notificações e Lembretes, Lançamento de transações, Segurança e Privacidade, Cópias de segurança e dados, Ajuda e apoio.
No topo vê sempre qual é o espaço contabilístico ativo: algumas definições, como as cópias de segurança, dizem respeito a um único espaço, enquanto outras, como o perfil e a aparência, valem para a sua conta em todos os espaços.
Perfil do utilizador: conta, segurança e consentimentos
No Perfil do Utilizador encontra as informações da sua conta: o e-mail de acesso é mostrado apenas para leitura, enquanto a alcunha é livremente editável e é o nome com que aparece na aplicação e nos espaços partilhados.
A secção Segurança permite-lhe mudar a palavra-passe e, se for preciso, o endereço de e-mail: o e-mail é também o seu nome de utilizador, por isso vai receber uma mensagem de confirmação no novo endereço para concluir a alteração.
Nos Consentimentos de Privacidade gere as preferências sobre as comunicações: as técnicas e de serviço são obrigatórias porque a aplicação precisa delas para funcionar, enquanto a newsletter e as comunicações comerciais se ativam ou desativam com um interruptor. Cada alteração é guardada automaticamente.
Em Segurança e Privacidade há dois interruptores parecidos que fazem coisas diferentes. Início de sessão rápido por dispositivo vale depois de Sair: volta a entrar com impressão digital, rosto ou PIN do dispositivo em vez de escrever a palavra-passe. Exigir Autenticação bloqueia a aplicação sempre que a abre ou volta a ela, e pede o desbloqueio: é o que precisa se o telemóvel passa de mão em mão.
A autenticação de dois fatores, também em Segurança e Privacidade, acrescenta à palavra-passe um código de seis dígitos que muda a cada trinta segundos, gerado por uma aplicação de autenticação no telemóvel (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy e semelhantes). Para a ativar, digitaliza o código QR com a aplicação, ou copia a chave se a aplicação estiver no mesmo dispositivo, e escreve o primeiro código. Logo a seguir, o Cashfulness mostra-lhe dez códigos de reserva, uma única vez: guarde-os num gestor de palavras-passe. A sessão termina nos outros dispositivos ligados e, a partir desse momento, sempre que inicia sessão, depois da palavra-passe é-lhe pedido o código da aplicação.
Se perder o telemóvel, ao iniciar sessão toque em «Perdi o telemóvel: usar um código de reserva»: cada código só vale uma vez e desativa a autenticação de dois fatores, que depois volta a ativar com o telemóvel novo. Se também perdeu os códigos, escreva para info@cashfulness.com a partir do endereço da sua conta: depois de confirmarmos que é você, somos nós que a desativamos. Para a desativar por sua iniciativa, ou para ter dez códigos de reserva novos, precisa do código que a aplicação mostra nesse momento.
Aparência, notificações e preferências financeiras
Em Aparência e Interface escolhe o tema claro ou escuro, a paleta de cores e o idioma da aplicação, além dos formatos de visualização e das preferências de esquema.
Notificações e Lembretes é o ponto onde consulta atualizações, avisos e comunicações, enquanto as preferências financeiras, como as do lançamento de transações, lhe permitem adaptar o comportamento da aplicação à sua forma de trabalhar.
A lista de notificações pode ser aliviada: uma que já leu tem o botão «Retirar da lista», e no topo da página está «Retirar as lidas», que as tira todas de uma vez e diz quantas retirou. Nas não lidas o botão não aparece, e é de propósito: uma notificação que nunca abriu e desaparece com um gesto é uma notificação perdida sem dar por isso. A palavra «retirar» é escolhida de propósito — a notificação sai da sua lista, não é apagada: fica o registo de que lhe chegou e de que a abriu, que é a única medida com que damos conta se as notificações deixam de funcionar.
Se as notificações não chegam, a primeira coisa a ver está no topo da página Notificações: o estado da autorização do sistema. Se nunca a concedeu, a app pede-a a partir daí depois de explicar para que serve, e pede-a também na primeira vez que anota um pagamento com aviso. Se a recusou, o diálogo do sistema não volta a aparecer: o botão «Abrir definições» leva-o à página certa e, ao regressar, o cartão atualiza-se sozinho. No Windows e no Linux não existem notificações do sistema, e a página di-lo: aí as mensagens chegam dentro da app.
As preferências de notificações, ao lado da caixa de entrada, mostram o mesmo cartão da autorização e as quatro categorias: Pagamentos e avisos, Coisas por resolver, Resumo periódico e Mensagens do Cashfulness. Dentro da app as mensagens chegam sempre; o interruptor ao lado de cada categoria decide se lhe chega também como notificação do dispositivo. Desligar «Pagamentos e avisos» retira logo os avisos programados no telemóvel, e a ficha do pagamento di-lo.
«Alertas do seu espaço» é a terceira entrada, e vale para o espaço contabilístico ativo. Estão todos desligados até os ligar: recorrentes por confirmar, contas por reconciliar, investimentos por avaliar, orçamento perto do limite, saldo de uma conta abaixo de um valor, resumo semanal ou mensal. Chegam como «Coisas por resolver», uma mensagem por dia à hora que escolher e só se houver algo a dizer. A intensidade decide-a você: Essencial repete algo ainda pendente no máximo a cada sete dias, Regular todos os dias enquanto estiver pendente, Intensa verifica todas as horas e conta-lhe de imediato cada novidade. O tom não muda: muda só quantas vezes.
Moedas
Na secção Moedas vê a moeda principal do espaço contabilístico ativo: é aquela em que são expressos os totais dos relatórios, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultados. Escolhe-a quando cria o espaço e, se for preciso, altera-a em Espaços Contabilísticos, depois Gerir Espaço Contabilístico, na opção Moeda principal.
Mais abaixo encontra as moedas que pode atribuir às contas, cada uma com a sua taxa de câmbio expressa na moeda principal e com o dia a que se refere. As taxas chegam do Banco Central Europeu todos os dias úteis; se uma moeda não é atualizada há mais de uma semana, a sua data aparece destacada.
Cópias de segurança e dados
A secção Cópias de segurança e dados permite-lhe criar uma cópia de segurança dos dados do espaço contabilístico ativo. O ficheiro é guardado no armazenamento e aparece no Histórico de Cópias de Segurança; os restauros efetuados são listados no Histórico de restauros.
A partir da mesma área pode exportar os seus dados, em linha com o direito à portabilidade previsto pelo RGPD.
Na mesma área vive também a importação. Importar de CSV traz contas e movimentos de outro programa, de uma folha de cálculo ou de um extrato bancário. Está aqui e não nas Ferramentas porque transferir dados pertence à família de cópia de segurança, restauro e exportação: antes de escrever seja o que for mostra-lhe uma pré-visualização e assinala os casos que não sabe resolver sozinha, em vez de adivinhar.
Quem vem do GnuCash tem uma entrada só dele, Importar do GnuCash, logo por baixo. O arquivo tem de estar em formato XML: o GnuCash também sabe guardar noutros formatos, e se o seu ficheiro não estiver basta abri-lo no GnuCash e usar Ficheiro, Guardar como, escolhendo o XML. Se estiver comprimido não faz diferença, a aplicação trata disso.
A importação copia a árvore tal como estava, com os nomes e os pais que tinha no GnuCash, e pendura cada ramo por baixo da conta correspondente do seu plano de contas. Não tenta adivinhar mais nada, e há uma razão: que contas são líquidas, ou quais são bens de uso, não está escrito em lado nenhum do ficheiro. Os lançamentos que não fecham ficam de fora e é isso que lhe diz, em vez de os corrigir. Também ficam de fora as transações anuladas no GnuCash e os desdobramentos de ações: a pré-visualização e o fim da importação contam-nos à parte. Os desdobramentos ficam de fora porque a importação traz o valor das ações, não o número de unidades; se um desdobramento de ações tiver também uma compensação monetária, esse dinheiro entra como qualquer outro movimento. Se a importação parar a meio por causa de um erro, a página diz-lhe quanto entrou e permite-lhe retirá-lo com o botão Anular a importação. Já o tipo que a conta tinha no GnuCash é aproveitado: as contas de tipo banco, dinheiro ou cartão de crédito chegam já classificadas assim, e as contas bancárias e os cartões aparecem logo na Reconciliação. As contas de ações e fundos ficam genéricas: a forma de as classificar fica ao seu critério, editando a conta. A importação também traz o estado de reconciliação: nas contas bancárias e nos cartões, os movimentos que no GnuCash estavam reconciliados chegam já reconciliados, e a data da última reconciliação é a do GnuCash. Já os que estavam apenas assinalados, não: reconcilia-os você, como sempre.
Em vez de toda a história, pode começar a partir de uma data. Os movimentos anteriores não entram um a um: para cada conta de ativo e de passivo a aplicação soma os seus movimentos e regista, no dia anterior à data, um saldo de abertura contra a conta Saldos de Abertura. Os custos e as receitas dos anos anteriores não se reabrem, e assim a demonstração de resultados do novo período começa limpa. Uma conta noutra moeda recebe o saldo na sua própria moeda; se faltar a taxa de câmbio desse dia, essa abertura fica de fora e a importação diz-lho. Numa conta bancária ou num cartão, o saldo de abertura chega em dois lançamentos: a parte dos movimentos que no GnuCash estavam reconciliados, já reconciliada, e o resto, por reconciliar como sempre. Se uma das duas partes for zero, só chega a outra.
Terminada a importação, o botão Arrume as contas importadas deixa-o mover cada ramo para onde o quer mesmo ter: um de cada vez e com calma, porque os saldos já fecham desde antes. Um ramo move-se para onde quiser dentro do seu tipo, e uma árvore de contas de ativo não se deixa pôr entre as despesas: mudaria o sinal desses saldos e o balanço deixaria de fechar.
Enquanto uma importação está a escrever, tanto do GnuCash como de CSV, e também enquanto a anula, a página fica aberta até terminar: se tentar voltar atrás ou escolher outra entrada do menu, pede-lhe que espere, porque uma importação deixada a meio continuaria sozinha e daria vontade de a repetir, com tudo em duplicado. Pela mesma razão, o mesmo ficheiro do GnuCash não entra duas vezes no mesmo espaço: se já lá está, assim que o escolhe, a página diz-lho, com a data e a hora de cada importação anterior, quantas contas e quantos lançamentos criou, e Anular a importação ao lado de cada uma. Retirada a anterior, pode importá-lo de novo desde o início; as contas onde entretanto registou outros movimentos, ou por baixo das quais criou outras contas, mantêm-se, e a página indica-as pelo nome: enquanto lá estiverem, o ficheiro continua a figurar no espaço, por isso tem de mover ou eliminar esses movimentos e essas subcontas e depois anular novamente a importação. O mesmo vale para uma importação interrompida, por exemplo ao fechar a aplicação: escolhendo de novo o ficheiro, volta a encontrar a parte que entrou, a anular antes de repetir a importação. Se precisar mesmo de uma segunda cópia, importe-a noutro espaço.
- Abra as Definições, depois Cópias de segurança e dados, e carregue em Gerir cópias de segurança.
- Carregue em Criar backup para iniciar de imediato uma cópia completa do espaço contabilístico.
- Espere que o ficheiro apareça no Histórico de Cópias de Segurança: a partir daí pode geri-lo mais tarde.
Espaços contabilísticos e eliminação da conta
A partir de Espaços Contabilísticos gere os seus espaços: pode renomeá-los, convidar novos membros e definir funções e permissões por secção, para que cada pessoa veja e altere apenas o que lhe compete.
Se decidir deixar o Cashfulness, a eliminação da conta é um procedimento com confirmação múltipla: é-lhe pedido que confirme várias vezes precisamente porque a operação é irreversível e apaga definitivamente os seus dados.