As Ferramentas

Documentos

Documentos é o arquivo do espaço contabilístico: aqui carrega recibos, contratos e outros ficheiros e anexa-os às transações ou guarda-os ao nível do espaço. Três separadores organizam o fluxo: Caixa de entrada para os ficheiros acabados de chegar e ainda por arrumar, Todos para o arquivo completo, Arquivados para o que pôs de parte.

Pode filtrar por tipo de documento e por período, ou isolar apenas os documentos fiscais com o filtro dedicado. No fundo da página, a barra Gestão de Armazenamento mostra quantos documentos carregou e quanto espaço de armazenamento está a usar; a partir daí abre também a gestão do espaço.

Os documentos são protegidos com cifragem de ponta a ponta: da primeira vez, um assistente guia-o na criação de um código dos documentos dedicado e de uma Chave de Recuperação de 24 palavras. Enquanto a cifragem estiver desbloqueada pode rever as 24 palavras quando quiser: toque no cadeado no topo da página Documentos e escolha "Mostrar Chave de Recuperação".

Se esquecer o código dos documentos, com a Chave de Recuperação define um novo. Se perder ambos, já ninguém consegue recuperar os documentos cifrados — nem nós: é a mesma proteção que impede qualquer outra pessoa de os ler. Para recomeçar, na janela de desbloqueio existe "Perdi o código dos documentos e a Chave de Recuperação": diz-lhe como estão as coisas, elimina os documentos já ilegíveis e acompanha-o na criação de credenciais novas.

Antes de eliminar tudo, verifique os seus outros dispositivos: se num deles os documentos ainda abrirem sem pedir o código dos documentos, a chave ainda lá está. Abra "Mostrar Chave de Recuperação" nesse dispositivo e guarde as 24 palavras — não perdeu nada. Não termine sessão nesse dispositivo antes de as guardar.

1. Abra Documentos na secção Ferramentas da barra lateral.
2. Prima Carregar documento no canto superior direito e escolha o ficheiro no seu dispositivo.
3. Atribua um tipo ao documento e, se quiser, ligue-o a uma transação do Registo.
4. Reencontre o ficheiro com os separadores Caixa de entrada, Todos e Arquivados ou com os filtros por tipo e período.

Subscrições e serviços essenciais

Subscrições e serviços essenciais é o inventário dos seus contratos: subscrições, serviços essenciais da casa e seguros. Para cada contrato regista o fornecedor, quanto espera pagar e com que frequência, o vencimento e os dias de pré-aviso para o cancelamento; nos serviços essenciais há também lugar para o código de cliente e o código do ponto de fornecimento, como o POD da eletricidade ou o PDR do gás. No topo da página vê quanto custam todos juntos, por mês e por ano, e os contratos perto do vencimento, com o último dia útil para cancelar.

Cada secção diz sob o título o que contém. «Decidir agora» não é um estado à parte: são contratos ativos ou em rescisão com o prazo a chegar, trazidos para cima para não se perderem lá em baixo. Os Ativos estão a decorrer e são eles que formam o total. Os que estão Em rescisão foram rescindidos mas ainda não acabaram: paga-se até ao último dia, por isso continuam a contar. Os Fechados já não custam nada e ficam fora do total, na lista apenas pelo histórico. E um contrato fechado pode reabrir-se: na ficha, ao lado de Rescindir, está Reativar, que o devolve aos ativos e apaga a rescisão junto com a data de fim do serviço; se houver um movimento recorrente ligado, a aplicação pergunta se quer voltar a ligá-lo, e a caixa começa desligada.

Metade do levantamento é feita pela aplicação: a secção Encontrados nas suas despesas observa os seus movimentos e propõe os custos que regressam com um ritmo reconhecível, com o formulário já preenchido. São propostas: só contam se as confirmar. Um contrato pode ter o seu movimento recorrente associado, e nesse caso aparece em dois sítios: aqui como contrato, entre as recorrentes como regra. É de propósito, são duas vistas da mesma coisa; quando cancela, a aplicação pergunta-lhe se quer travar também a recorrente.

Esta secção nunca escreve nos seus livros: os lançamentos continuam a ser trabalho das transações e das recorrentes, enquanto o contrato fica por cima e diz-lhe quanto custa e quando pode sair dele. A lista consulta-se com qualquer plano; registar, editar e cancelar contratos faz parte dos planos pagos.

Aqui dentro cabe mais do que o subtítulo consegue enumerar: streaming, telefone e fibra, luz, gás e água, ginásio, software por assinatura, condomínio, e também os seguros e as despesas do carro. O seguro tem o seu tipo dedicado, com lugar para o número da apólice, e o imposto de circulação assenta bem no tipo Outro. A pergunta a fazer não é que género de despesa é, mas se há algo que se renova sozinho e um dia até ao qual é preciso decidir se o mantém.

Cada linha diz quem regista o movimento: ao lado do tipo e do fornecedor encontra «Registado automaticamente», quando há uma recorrente activa associada que lhe propõe o lançamento na data, ou «Registas tu», quando esse lançamento fica a seu cargo. No segundo caso a data que vê não avança sozinha: fica onde a pôs. Ter um contrato apenas como lembrete está muito bem — diz-lhe quanto custa e até quando pode cancelar — mas convém saber qual é qual.

O «não» a uma sugestão fica guardado: a linha passa para «Descartados», de onde «Repor» a traz de volta. Vale enquanto essa conta se comportar da mesma forma — se mudar de valor ou de cadência volta sozinha às sugestões — e vale para o espaço contabilístico, não só para si.

No fundo do ecrã pode aparecer o quadro de um parceiro, por exemplo um comparador de ofertas de luz e gás. Por cima está sempre escrito que é um conteúdo em parceria, e «Porque está a ver isto?» explica o resto: é uma ligação de afiliado; se ativar uma oferta, a empresa que promove o Cashfulness pode receber uma comissão, e para si o preço não muda. Nenhum dos seus dados chega ao parceiro. O quadro só aparece nos países onde a oferta existe. O mesmo quadro pode aparecer também no detalhe da conta de custo de uma fatura, por cima dos movimentos: aí fecha-se com o X, e para essa conta não volta a aparecer neste dispositivo.

Prazos de pagamento

Prazos de pagamento reúne as coisas que outra pessoa lhe envia e que têm de ser pagas até uma data: o IMI, uma coima, a quota do condomínio. Não são movimentos recorrentes, que são previsões, nem contratos, que são relações que duram: são obrigações vindas de fora, com o valor já escrito no aviso e uma penalização se a data passar. Para anotar um bastam três coisas: a quem se paga, quanto e até quando.

Cada prazo tem os seus dias de antecedência, sete à partida, e a partir desse dia chega um aviso às 9 da manhã no dispositivo. Se a data passar e o prazo continuar em aberto, o aviso continua a chegar todas as manhãs até que lhe dê uma das três respostas. Junto aos campos há espaço para a referência do aviso, a conta do credor, o site onde se paga e instruções livres; anexar o aviso vale mais do que tudo isso, porque as referências e o impresso já lá estão. O telemóvel mantém programados os avisos do mês seguinte para todos os seus espaços em conjunto, e essa janela avança sozinha sempre que abre a aplicação: se não a abrir durante mais de um mês, os que caem depois disso não chegam. Quando termina a sessão na conta, são apagados.

Quando toca em Acabei de pagar, a aplicação pergunta com que pagou, quando o fez de facto e quanto saiu — e só nesse momento nasce o lançamento por partidas dobradas. A data que fica no movimento é a do pagamento, não a do prazo: uma fatura que vence a 31 e é paga a 2 é uma despesa do mês seguinte. Logo a seguir, a aplicação propõe anotar o prazo seguinte, com tudo já preenchido exceto a data. Ao lado há outras duas respostas, e não registam nada: «Já tinha pagado», quando o dinheiro saiu mesmo mas esse movimento já está nas suas contas por outra via, e «Já não preciso dele», quando o tinha anotado por engano ou no fim não o teve de pagar. São duas porque são dois factos diferentes sobre o seu dinheiro, e o prazo fechado lembra-se de qual escolheu. Nenhuma das duas serve para uma despesa que ainda tem de registar: esse lançamento ninguém o faria.

Se tiver vários prazos para fechar da mesma maneira, por exemplo os antigos já pagos por outra via, toque em «Selecionar» no topo: ao lado de cada prazo em aberto aparece uma caixa de seleção, e no fundo do ecrã uma barra com «Já pagos» e «Já não são precisos». São as mesmas duas respostas, dadas de uma só vez a todos os que escolheu. «Acabei de pagar» não está lá, e é de propósito: cada pagamento verdadeiro tem a sua conta, a sua data e o seu valor, e regista-se um a um.

O campo da data-limite começa vazio, e é de propósito: antes vinha já com a data de hoje escrita, que é uma resposta falsa, e quem não reparava ficava com o aviso já passado. Enquanto faltar a data, o quadro do aviso avisa disso em vez de ficar calado, e ao guardar ela é pedida.

Atualização de Investimentos

A Atualização de Investimentos serve para valorizar as suas carteiras ao valor de mercado atual. A página lista as contas de investimento configuradas para a atualização do valor: para cada uma introduz o valor de mercado atual e a aplicação regista a reavaliação como um lançamento equilibrado em partidas dobradas.

A diferença entre o valor antigo e o novo não é simplesmente substituída: é contabilizada, para que o Balanço patrimonial e o Património líquido reflitam a evolução real dos seus investimentos mantendo o histórico das variações.

1. Abra Atualização de Investimentos na secção Ferramentas.
2. Escolha a conta de investimento a atualizar.
3. Introduza o valor de mercado atual da carteira.
4. Confirme: a aplicação regista a reavaliação e atualiza o Saldo da conta.

Reconciliação

A Reconciliação oferece uma vista de conjunto das contas reconciliáveis e do seu estado, acompanhando aquelas com transações pendentes. É o ponto de controlo para verificar que os Saldos registados no Cashfulness correspondem à realidade, por exemplo ao extrato bancário do seu banco.

Quando todas as contas compatíveis estão atualizadas, a página confirma-o com uma mensagem dedicada: sem contas para reconciliar. Caso contrário, vê logo que contas exigem a sua atenção.

A reconciliação já não vale só para contas à ordem e cartões: aplica-se também às contas de investimento e às de criptomoedas. Quem tem uma exchange ou uma corretora bem que recebe extrato, e quer compará-lo.

Nessas contas, porém, o saldo mexe-se também sozinho, e o ecrã diz-lho: no extrato está também quanto o valor subiu ou desceu sozinho, enquanto nos seus livros estão as compras, as vendas e o dinheiro movimentado. Por isso, se depois de marcar tudo ficar uma diferença, quase sempre é essa e não é um erro seu: não se fecha marcando mais movimentos, fecha-se registando a avaliação da conta à data do extrato, a partir da Atualização de Investimentos ou da Reavaliação de ativos.

Uma conta é assinalada quando tem movimentos pendentes e o próximo extrato está próximo: o aviso começa cinco dias antes da data estimada. A estimativa conta a partir da sua última reconciliação ou, se nunca fez nenhuma nessa conta, a partir do movimento mais antigo ainda por reconciliar. Registar um movimento novo não adia o aviso: a contagem só reinicia quando reconcilia mesmo. Por baixo do nome da conta vê há quantos dias espera o movimento mais antigo, para distinguir «o extrato está quase a chegar» de «isto está parado há meses».

Por cima da lista, ao lado dos filtros, há um campo de pesquisa por nome: soma-se ao filtro activo, não o substitui, e se o nome não existir o ecrã di-lo em vez de sugerir mudar de filtro.

Depreciações, Garantias e Reavaliação de ativos

Três ferramentas dedicadas aos bens patrimoniais completam a secção. A Depreciação gere os bens com obsolescência programada: o seu valor é reduzido ao longo do tempo com lançamentos contabilísticos regulares, para que o Balanço patrimonial reflita o valor residual efetivo.

As Garantias acompanham os prazos das garantias dos seus bens, para saber sempre que compras continuam cobertas. Por fim, a Reavaliação de ativos permite-lhe ajustar o valor dos bens patrimoniais quando este muda ao longo do tempo, em alta ou em baixa.

Tal como todas as ferramentas, também as depreciações e as reavaliações geram lançamentos em partidas dobradas: cada variação de valor tem sempre uma contrapartida e a soma das linhas a Débito e a Crédito mantém-se em zero.

Movimentos recorrentes

Os Movimentos recorrentes são as regras para o que se repete: salário, renda, prestações, subscrições, investimentos programados. Cria a regra uma vez — o quê, quanto, com que frequência — e a partir daí a aplicação apresenta-lhe cada vencimento quando chega, já preenchido: confirma-o com um toque, salta-o, ou corrige o valor se daquela vez for diferente.

A regra nunca escreve sozinha nos seus livros: cada lançamento nasce só quando confirma, e nasce equilibrado em partidas dobradas. É a diferença entre uma previsão e um facto: a recorrente prevê, você regista. Os vencimentos por confirmar acumulam-se na fila «Vencimentos por tratar», no topo da página e na página inicial, para que nada passe em silêncio. Se criar uma regra que começa numa data já passada, a aplicação pergunta-lhe se já registou os vencimentos anteriores a hoje: se sim, a regra começa no seguinte e não os volta a propor.

Os tipos cobrem os casos reais: despesa e receita de valor fixo, serviços essenciais de valor variável (em cada vencimento pergunta quanto chegou), transferências entre contas suas, investimentos programados para os investimentos, e subscrições — que também pode manter «apenas na lista», sem lançamentos, só para saber quanto gasta. Uma subscrição pode tornar-se um contrato na página Subscrições e serviços essenciais, e então passa a vê-la em dois sítios: é de propósito, são duas vistas da mesma coisa.

No filtro Todos, no topo, a caixa Despesas e receitas fixas compara o que sai e o que entra com regularidade: uma linha por cadência (Todos os meses, De três em três meses, Todos os anos), com o montante de cada vencimento, e em baixo tudo convertido para o mês e o ano, com a margem. As transferências e os investimentos programados ficam à parte: movem dinheiro entre as suas contas, não o gastam.

Eliminar uma regra não toca na história: desaparecem a regra e os vencimentos ainda por tratar, mas os movimentos já registados ficam nos livros, porque esses aconteceram de verdade.

1. Abra Movimentos recorrentes na secção Ferramentas da barra lateral.
2. Prima Nova recorrência e escolha o tipo: despesa, receita, serviço essencial, transferência, investimento programado ou subscrição.
3. Defina o valor, a frequência e as duas contas do lançamento; guarde a regra.
4. Em cada vencimento encontrará o movimento na fila: confirme-o, salte-o ou corrija o valor.

Hipoteca ou empréstimo

Hipoteca ou empréstimo constrói o plano de amortização a partir de quatro números do contrato: capital financiado, TAN anual, número de prestações e data da primeira. A aplicação calcula o plano pelo sistema francês e mostra-lhe a prestação, a parte de capital, a parte de juros e o último vencimento antes de escrever o que quer que seja.

Atenção ao número que copia: é precisa a TAN, não a TAEG. A TAEG inclui também os encargos e, colocada aqui, faria sair uma prestação mais alta do que a verdadeira. Se escrever também a prestação do contrato, a aplicação verifica que o plano bate certo: quando não bate, é quase sempre porque no lugar da TAN acabou a TAEG.

Nos livros funciona assim: da conta escolhida sai a prestação inteira, a dívida desce só pela parte de capital, e a diferença são os juros, que são um gasto. Três contas, um lançamento equilibrado por cada prestação: o Balanço patrimonial mostra a dívida remanescente verdadeira, a Demonstração de resultados o custo verdadeiro do empréstimo.

O plano vale para a taxa fixa. Se a sua é variável, o plano não existe antecipadamente: refaz-se quando o banco comunica a nova taxa.

1. Abra Hipoteca ou empréstimo na secção Ferramentas da barra lateral.
2. Copie do contrato o capital, a TAN, o número de prestações e a data da primeira prestação.
3. Escolha as três contas: aquela de onde sai a prestação, a dívida e a conta dos juros.
4. Verifique a prestação calculada — se escreveu a do contrato, a aplicação compara as duas — e prima Criar o plano.

Etiquetas

As Etiquetas agrupam transações espalhadas por contas diferentes sob um nome seu: «Férias 2026», «Remodelação da casa de banho», «Deslocação de março». O plano de contas responde à pergunta «que tipo de despesa é?»; a etiqueta responde a «de que projeto faz parte?» — e são duas perguntas diferentes, por isso existem as duas.

Uma etiqueta nasce no momento em que a escreve numa transação, no campo Etiquetas do formulário: não é preciso criá-la antes. A página Etiquetas nas Ferramentas é o cadastro: vê quantas transações cada uma carrega, renomeia-a em todo o lado de uma só vez, ou elimina-a.

As etiquetas nunca tocam nos seus livros: são uma camada de leitura por cima dos lançamentos. Eliminar uma não move um cêntimo — as transações ficam onde estão, perde-se apenas o agrupamento.

1. Registe uma transação e escreva um nome no campo Etiquetas: a etiqueta nasce ali.
2. Reutilize-a nas transações que pertencem ao mesmo projeto, em qualquer conta.
3. Filtre o Registo por etiqueta para ver o projeto todo junto, com o seu total.
4. Na página Etiquetas nas Ferramentas toca numa etiqueta para abrir o Registo já filtrado por ela, ou renomeia ou elimina as etiquetas de todo o espaço.

Importar de CSV

Importar de CSV traz para dentro contas e movimentos de outro programa, de uma folha de cálculo ou do extrato bancário. Aceita CSV, TSV e ficheiros de texto separados por vírgula, ponto e vírgula ou tabulação, e entende dois formatos: uma linha por movimento (o clássico extrato bancário) ou várias linhas por lançamento (as exportações em partidas dobradas de outros programas de gestão).

O percurso tem três passos: escolhe o ficheiro, diz o que há em cada coluna — data, descrição, valor, conta, contrapartida — e olha para a pré-visualização. Antes de escrever o que quer que seja, vê quantas linhas entram, em que moedas, e o que não foi entendido: nenhuma surpresa depois de a importação estar feita.

Se uma conta que já existe estiver numa moeda diferente da dos montantes do ficheiro, as suas linhas são convertidas à taxa de câmbio do dia de cada movimento, e a pré-visualização avisa-o disso antes de importar.

As contas que o ficheiro nomeia e que ainda não existem no espaço são criadas durante a importação, respeitando o caminho escrito no ficheiro: por isso o campo da conta aqui é texto livre e não uma lista de onde escolher. Cada movimento importado entra como lançamento equilibrado em partidas dobradas, como se o tivesse registado à mão.

Se o resultado não o convencer, a importação anula-se em bloco: os lançamentos criados pela importação desaparecem juntos, sem caça manual.

1. Abra Definições, depois Cópias de segurança e dados, e carregue em Importar de CSV.
2. Escolha o ficheiro e indique o que contém cada coluna.
3. Verifique a pré-visualização: linhas totais, moedas e linhas não entendidas.
4. Confirme a importação — e, se for preciso, anule-a em bloco logo a seguir.