Kontni načrt

Drevesna struktura

Zaslon Računi prikazuje kontni načrt kot razširljivo drevo, razvrščeno po razdelkih. Bilanca stanja vsebuje Sredstva+ (produktivna sredstva, ki ustvarjajo vrednost), Sredstva- (gotovino brez donosa in sredstva za osebno uporabo), Obveznosti in Čisto premoženje. Prihodki in Stroški živijo v Izkazu poslovnega izida.

Vsaka vrstica prikazuje ime računa, številko računa, skupno stanje in spremembo za tekoče leto. Razdelki se razširijo in skrčijo s puščico ob imenu, iskalna vrstica na vrhu pa ti omogoča iskanje računa po imenu, številki ali vrsti.

Na dnu strani vrstica s povzetkom prikazuje skupno Čisto premoženje delovnega prostora: razliko med tem, kar imaš, in tem, kar dolguješ.

Za ločevanje stroškov dejavnosti od družinskih imaš dve poti. Če zadošča, da jih razlikuješ, ustvariš organizacijski račun — «Dejavnost» — in pod njega obesiš njegove stroške in prihodke: poročila jih združijo, oznake pa dajo prečni prerez. Če pa se svetova ne smeta dotikati, potrebuješ drugi računovodski prostor, ki pa je vključen samo v paket Ultra: pri Free in Premium je prostor eden. V obeh primerih je bolje ne mešati denarnih računov.

Premikanje in prerazporejanje računov

Vsak tvoj račun ima na desni ročico za vlečenje (ikono s pikami). Z miško preprosto povlečeš; s prstom je potreben daljši pritisk na ročico, nato povlečeš: to je zaščita, ki drevesu omogoča, da se še naprej normalno pomika.

Med vlečenjem ima vsaka vrstica tri območja. Nad ali pod računom na isti ravni se pojavi vstavna črta: to je prerazporejanje, vrstni red, ki ga izbereš, ostane, številke računov pa se same znova dodelijo. Na sredini mape se vrstica osvetli: to je premik, račun zamenja mesto v drevesu in s seboj odnese vse svoje podračune, skupaj s številkami. Zaprta mapa se sama odpre, če račun za hip zadržiš nad njo.

Aplikacija zavrne spuste, ki bi pokvarili poročila, in ti to pove: račun ne more v mapo druge družine, ne more končati znotraj lastnega potomca, sistemski računi pa se ne premikajo. Ročica izgine tam, kjer gesta ne bi imela smisla: med iskanjem in ob vklopljenem abecednem vrstnem redu, ker tam o položaju odloča ime.

Valute in barve stanja

Vsak račun ima svojo valuto, izbrano ob ustvarjanju. Transakcijski račun lahko vodiš v evrih, naložbeni račun pa v dolarjih: Cashfulness vsak vnos beleži v valuti računa in po potrebi pretvarja zneske.

Stanja uporabljajo pomenske barve: na prvi pogled prepoznaš naravo vsake številke, na primer Obveznosti so ločene od tega, kar imaš, Čisto premoženje pa je ločeno od vsega ostalega. Barva nikoli ne nadomesti knjigovodskega predznaka, le olajša branje.

Ustvarjanje računa s čarovnikom

Gumb plus v spodnjem desnem kotu odpre čarovnika Nov račun, ki te vodi po korakih. Čarovnik vpraša samo tisto, kar potrebuje, en korak naenkrat, in med tem prikazuje predloge in veljavne primere.

Če ustvariš račun neposredno pod Obveznostmi, korak podvrste ponudi tudi postavke eno raven nižje — kreditno kartico, posojila, davčne dolgove, hipoteko — in takoj pove, v katero mapo bo šel; če ta mapa še ne obstaja, jo aplikacija ustvari ob shranjevanju.

Račun lahko ustvariš tudi sproti, brez prekinjanja tistega, kar delaš: na dnu vsakega spustnega seznama računov, v obrazcu transakcije in v drugih obrazcih za knjiženje (zapadla plačila, pogodbe, ponavljajoče se transakcije, kredit, nakupi in prodaje, amortizacija, prevrednotenja) je postavka Ustvari račun, še preden karkoli napišeš. Če je ime že vpisano, čarovnik začne z njim, na koncu pa se vrneš na prejšnje mesto, kjer bo novi račun že izbran.

1. Računu daj opisno, prepoznavno ime, na primer ime banke ali namen računa. Dodaš lahko neobvezen opis, koristen, če delovni prostor deliš z drugimi ljudmi.
2. Izberi vrsto računa: ta določa, v katerem razdelku drevesa bo račun živel in kako se bo obnašalo njegovo stanje.
3. Nadrejeni račun izberi neposredno iz drevesa: nov račun se bo namestil pod njim, podedoval njegov položaj v strukturi.
4. Nastavi lastnosti računa glede na to, kako ga boš uporabljal (glej naslednji razdelek).
5. Potrdi: račun se takoj prikaže v drevesu, pripravljen za sprejemanje vnosov.

Lastnosti računa

Ob ustvarjanju računa (in kasneje pri urejanju) lahko nastaviš lastnosti, ki spremenijo njegovo obnašanje. Bančni računi, kreditne kartice ter naložbeni in kriptovalutni računi se v Usklajevanju računov pojavijo sami: če katerega tam ne potrebuješ, vklopi «Izključi iz usklajevanja». Naročnine pa se ne označujejo več na računu: popišeš jih kot pogodbe v Orodja → Naročnine in položnice.

Tržna vrednost: zasnovana za naložbe, omogoča ti periodično posodabljanje vrednosti računa prek Posodobitev naložb. Amortizacija: za sredstva, ki izgubljajo vrednost sčasoma, kot je avto ali naprava, tako da kontni načrt odraža resnično vrednost namesto nakupne cene.

Likvidno in Nelikvidno: tu izbira račun res premakne, saj se likvidnost ne bere iz podtipa, ampak iz tega, kje račun stoji v drevesu. Preden ga premakne, ti aplikacija pove, kam ga nese, in pozor: »Likvidno« in »Nelikvidno« obstajata v obeh vejah sredstev — glej celotno pot, ne samo imena.

Račun, ki ni samo tvoj, ima tri različne poti, izbiraš pa glede na to, kdo vnaša knjižbe. Če vnašaš samo ti, polovica premoženja pa je od nekoga drugega, potrebuješ lastniški delež: v čarovniku vklopi «Delež lastništva» in v polje «Vaš delež» vpiši svoj odstotek. Knjižbe ostanejo v polni vrednosti — če pride 1.000 €, aplikacija knjiži 1.000 €, ne 500 — sicer primerjava z bančnim izpiskom ne bi več držala. Delež je leča: spremeni samo, koliko ta račun tehta v Razpoložljivi likvidnosti in v Neto premoženju, v Izkazu poslovnega izida pa se sploh ne uporablja. Nastavlja se račun po račun, nikoli na mapi: dve nepremičnini v isti mapi imata lahko različna deleža.

Če pa vnašata oba, vsak iz svoje aplikacije, delež ni tisto, kar potrebuješ: uporabi «Deli račun» na kartici računa. V prostoru druge osebe nastane njen lastni račun z njenimi knjižbami, račun pa se odslej bere na dva načina: «Moj del» so tvoje vrstice in to je številka, ki gre v tvoje kazalnike, medtem ko je «Dejansko stanje računa» seštevek vrstic vseh in tisto, kar primerjaš z izpiskom. Lastniški delež je tu namenoma izključen, saj je tvoj del že tako samo tisto, kar si vnesel ti. Tretja pot je spet nekaj drugega: deliti celoten knjigovodski prostor, z njegovimi vlogami in dovoljenji.

Deliš lahko samo bilančne račune, torej sredstva in obveznosti, nikoli kategorij stroškov ali prihodkov. Deljenje je namenjeno temu, da se znova sestavi nekaj, kar je zunaj aplikacije ena sama stvar: bančni račun je en sam, in en sam je izpisek, s katerim se usklajuje. Kategorija stroška ni ena sama stvar na svetu, je način, kako vsak razvršča lastne izdatke, in ostane njegova. To ni omejitev, to je sam mehanizem: ker vsak vnaša svoje postavke s svojimi kategorijami, v svojih poročilih o stroških vidiš samo tisto, kar si porabil ti.

Skupni stroški: kdo plača in kdo jih nosi med stroški

Skupni račun v dvoje in vprašanje, ki se vedno vrača: koliko je to stalo mene? Cashfulness stroška ne razdeli sam med dva računovodska prostora, a z računi, ki jih že imaš, prideš do tega, in vse se izide do centa. Načelo je eno samo: kdor vknjiži strošek, ga ima v celoti med svojimi stroški; da bi ga imel le na pol, gre polovica druge osebe na račun «Med nama», obveznost, ki pove, koliko si dolgujeta; in vsako vrstico izpiska skupnega računa vknjiži samo eden, v celoti. Od tod izhajata dva recepta, z natanko isto knjižbo za tistega, ki plača.

V prvem receptu vknjižuješ samo ti. Skupni račun ostane v celoti v tvojem prostoru, s stanjem, ki ga že ima, ob njem pa ustvariš «Med nama»: vrsta Obveznosti, znotraj mape «Kratkoročno», z izklopljeno možnostjo «Delež lastništva». Pri koraku «Začetno stanje» vpišeš, koliko od denarja, ki je danes na skupnem računu, pripada drugi osebi, odgovoriš «Ne, to je postavka, ki jo že imam» in navedeš datum, od katerega ima skupni račun ta denar. Ne odgovori «Da» in ne pokaži na skupni račun: protiknjižba bi pristala tam in skupni račun bi zrasel, ne da bi nanj prišel en sam evro.

Od tam naprej je skupni strošek ena sama knjižba s tremi vrsticami, ki jo napišeš iz vrste «Drugo» v obrazcu transakcije: skupni račun v dobro za celoten znesek, tvoj stroškovni račun v breme za tvojo polovico, «Med nama» v breme za njeno. Polovica druge osebe se zaokroži navzdol na cent, odvečni cent pa ostane tistemu, ki plača. Njeno nakazilo na skupni račun, na primer plača, gre nasprotno v celoti na «Med nama», tvoji osebni stroški pa v celoti na tvoje stroške.

V drugem receptu vknjižujeta oba, vsak iz svojega prostora, in delita oba računa: skupnega in «Med nama». Kdor plača, knjiži kot prej; druga oseba svojo polovico vknjiži kot strošek, plačan z računa «Med nama», vrstice izpiska, ki so njene, pa vknjiži sama na skupni račun v svojem prostoru. Za prehod iz prvega recepta v drugega preneseš stanje računa «Med nama», recimo mu X: v tvojem prostoru «Med nama» X v breme in skupni X v dobro, v njenem skupni X v breme in «Začetna stanja» X v dobro. Povabilo ne pošlje nobenega obvestila: druga oseba ga najde v Nastavitve → Računovodski prostori → Upravljanje računovodskega prostora → «Računi, deljeni z mano».

Tri stvari, ki jih velja vedeti, preden začneš. V prvem receptu Razpoložljiva likvidnost šteje ves skupni račun, skupaj z denarjem druge osebe: tvoja je skupni minus «Med nama». Na deljenem računu druga oseba vidi tvoje vrstice, z opisom in imeni drugih računov iz knjižbe, vključno s kategorijo. In na deljenem računu usklajevanje vidi in odkljuka samo tvoje vrstice, zato se proti celotnemu izpisku Razlika ne izniči: izpisek primerjaš z «Dejanskim stanjem računa» na zaslonu deljenega računa.

1. Skupni račun ima iz začetne nastavitve že 3.000 €, in tega se ne dotikamo. Ustvariš «Med nama» in pri koraku «Začetno stanje» vpišeš 1.500: nastane «Med nama» 1.500 v dobro in «Začetna stanja» 1.500 v breme. Tvoje čisto premoženje se zniža za 1.500 €, in tako je prav, ker je bil ta denar njen.
2. Njena plača, 1.800, prispe na skupni račun: skupni 1.800 v breme, «Med nama» 1.800 v dobro.
3. Nakup v trgovini za 120, plačan s skupnega računa, ena knjižba s tremi vrsticami: skupni 120 v dobro, Živila 60 v breme, «Med nama» 60 v breme.
4. Položnica za 87,35: njena polovica, zaokrožena navzdol, je 43,67. Skupni 87,35 v dobro, Položnice 43,68 v breme, «Med nama» 43,67 v breme.
5. Tvoja večerja, 80, prav tako plačana s skupnega računa: ta je vsa tvoja. Prosti čas 80 v breme, skupni 80 v dobro.
6. Preverjanje ob koncu meseca: skupni račun kaže 4.512,65 €, tako kot izpisek. «Med nama» kaže 3.196,33 €, se pravi njen denar, ki je na skupnem računu. Tvoj del skupnega je razlika, 1.316,32 €, med tvojimi stroški pa je 183,68 €.
7. Če vknjižujeta oba, isti mesec samo zamenja stran: njeno plačo vknjiži ona na skupni račun v svojem prostoru, svoji polovici pa zapiše kot stroška, plačana z računa «Med nama», Živila 60 in Položnice 43,67. Preverjanje postane: dejansko stanje skupnega računa je enako izpisku, dejansko stanje računa «Med nama» pa je nič.

Dodelitev začetnega stanja računu, ustvarjenemu po nastavitvi

Ko odpreš delovni prostor, te začetni popis vpraša po stanju vsakega računa in sam zapiše začetne vnose. A popis se opravi samo enkrat, in računi, ki jih ustvariš v mesecih zatem, se rodijo z ničlo: transakcijski račun, odprt marca, ali pozabljena hranilna knjižica začneta prazna, čeprav je v resnici v njiju denar.

Čarovnik Nov račun ima zato zadnji korak, ki ga lahko preskočiš in ki vpraša po začetnem stanju. Pojavi se samo pri bilančnih računih — strošek ali prihodek začetnega stanja nimata — in če znesek pustiš prazen, se ne ustvari nič. Če znesek vpišeš, ti čarovnik zastavi eno samo vprašanje: ali ta denar prihaja z računa, ki ga v Cashfulnessu že imaš?

Pravilen odgovor na to vprašanje je bistven, saj odloči, ali se tvoje čisto premoženje spremeni. Če denar prihaja z računa, ki ga že imaš (recimo prenesen s transakcijskega računa na hranilno knjižico), gre za notranji prenos: protiknjižba gre na račun, ki ga navedeš, in čisto premoženje ostane enako. Če pa prijavljaš nekaj, česar aplikacija ni vedela, gre protiknjižba na »Začetna stanja« in čisto premoženje se spremeni: poveča se, če prijavljaš nekaj, kar imaš v lasti, in se zmanjša, če prijavljaš dolg, na primer hipoteko ali stanje na kartici.

Pri obveznostih vpiši, koliko dolguješ, kot pozitivno število: knjigovodski predznak doda aplikacija.

Čarovnik vpraša tudi, odkdaj imaš to, kar prijavljaš, in polje se začne prazno. Prej je vnos dobil datum izpolnjevanja čarovnika: hiša, ki jo imaš deset let, popisana avgusta, je izpadla kot premoženje, pridobljeno letos, in sprememba »od začetka leta« na začetni strani se je napihnila za znesek, ki nikoli ni zrasel. S pravim datumom ostanejo številke za to leto pravilne. Izkaz poslovnega izida se tako ali tako ne premakne: začetna knjižba se dotakne računa in čistega premoženja, nikoli prihodka ali stroška, zato noben datum ne more spremeniti dobička preteklega leta.

Popravljanje že opravljenega popisa

Začetni posnetek se ne ponovi, a ni vklesan v kamen. Vnos, ki ga je popis ustvaril, živi na zaslonu Register kot vsaka druga transakcija: najdeš ga z iskanjem »Začetno stanje«, ga odpreš in od tam lahko popraviš zneske, dodaš vrstico za pozabljeni račun ali premakneš datum na dan, ko je bil popis zares opravljen.

To je pravi način, da popraviš stanje, med nastavitvijo vtipkano narobe, in je boljši od popravne transakcije: s popravkom začetnega vnosa postanejo poročila vseh obdobij spet skladna, medtem ko bi popravek z današnjim datumom pustil vmesne mesece napačne.

Skriti računi

Vsak račun ni potreben vsak dan: zaprt ali redko uporabljen račun lahko zasede drevo. Skriješ ga lahko brez brisanja, tako da njegova knjigovodska zgodovina ostane nedotaknjena.

Ikona očesa v orodni vrstici prikazuje ali skriva skrite račune: ko je izklopljena, vidiš samo aktivne račune, ko jo vklopiš, se vsi ponovno prikažejo.

Usklajevanje računa

Usklajevanje je trenutek, ko Cashfulness primerjaš s svojim bančnim izpiskom. V razdelku Usklajevanje računov izbereš račun in dobiš seznam zabeleženih vnosov, razdeljenih na Prilive (prejeta vplačila in vračila) in Odlive (stroške).

Označiš vsak vnos, ki ga najdeš na izpisku: Skupaj prilivi, Skupaj odlivi in Razlika se sproti posodabljajo. Dokler se preverjanje stanja ne ujema, aplikacija to označi; ko Razlika doseže nič, lahko potrdiš z gumbom Uskladi.

1. Odpri Usklajevanje računov in izberi račun za usklajevanje.
2. Nastavi referenčni datum bančnega izpiska.
3. Označi vnose, ki se pojavijo na izpisku, enega za drugim, tako med Prilivi kot med Odlivi.
4. Preveri Razliko na dnu: doseči mora nič. Če ne, poišči manjkajoč ali odvečen vnos.
5. Pritisni Uskladi za potrditev: označeni vnosi so označeni kot usklajeni.