ผังบัญชี
ใน Cashfulness ทุกรายการอยู่ในบัญชี และบัญชีจัดระเบียบเป็นผังบัญชี ซึ่งเป็นต้นไม้ที่จัดเรียงเป็นส่วนต่าง ๆ สะท้อนตรรกะของการบัญชีคู่ หน้าจอบัญชีคือจุดเริ่มต้นของคุณในการสำรวจโครงสร้าง สร้างบัญชีใหม่ และรักษาให้สอดคล้องกับความเป็นจริง
โครงสร้างแบบต้นไม้
หน้าจอบัญชีแสดงผังบัญชีเป็นต้นไม้ที่ขยายได้ จัดกลุ่มตามส่วน งบดุลประกอบด้วยสินทรัพย์+ (สินทรัพย์ที่สร้างผลตอบแทน ซึ่งสร้างมูลค่า) สินทรัพย์- (เงินสดและสินทรัพย์ใช้ส่วนตัว) หนี้สิน และมูลค่าสุทธิ ส่วนรายได้และค่าใช้จ่ายอยู่ในงบกำไรขาดทุน
แต่ละแถวแสดงชื่อบัญชี หมายเลขบัญชี ยอดคงเหลือรวม และการเปลี่ยนแปลงสำหรับปีปัจจุบัน ส่วนต่าง ๆ ขยายและยุบด้วยลูกศรข้างชื่อ และแถบค้นหาด้านบนช่วยให้คุณค้นหาบัญชีตามชื่อ หมายเลข หรือประเภท
ที่ด้านล่างของหน้า แถวสรุปแสดงมูลค่าสุทธิโดยรวมของพื้นที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนต่างระหว่างสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของและสิ่งที่คุณเป็นหนี้
การแยกค่าใช้จ่ายของกิจการออกจากของครอบครัวมีสองทาง ถ้าแค่แยกให้เห็นก็พอ ให้สร้างบัญชีจัดกลุ่มชื่อ «กิจการ» แล้วเอาค่าใช้จ่ายและรายได้ของมันไปไว้ข้างใต้ รายงานจะจัดกลุ่มให้ และป้ายกำกับช่วยตัดขวางได้ แต่ถ้าสองโลกนี้ต้องไม่แตะกันเลย คุณต้องมีพื้นที่บัญชีที่สอง ซึ่งรวมอยู่ในแผน Ultra เท่านั้น สำหรับ Free และ Premium มีพื้นที่เดียว ทั้งสองกรณีไม่ควรปนบัญชีเงินสดเข้าด้วยกัน
การย้ายและจัดลำดับบัญชีใหม่
บัญชีของคุณแต่ละบัญชีมีที่จับลากอยู่ทางขวา (ไอคอนรูปจุด) ด้วยเมาส์คุณลากได้เลย ส่วนด้วยนิ้วต้องกดค้างที่ที่จับก่อนแล้วจึงลาก นี่คือการป้องกันที่ทำให้ต้นไม้ยังเลื่อนดูได้ตามปกติ
ขณะลาก แต่ละแถวมีสามโซน เหนือหรือใต้บัญชีระดับเดียวกันจะปรากฏเส้นแทรก นั่นคือการจัดลำดับใหม่ ลำดับที่คุณเลือกจะคงอยู่ และหมายเลขบัญชีจะถูกกำหนดใหม่โดยอัตโนมัติ ที่กลางโฟลเดอร์ แถวจะถูกไฮไลต์ นั่นคือการย้าย บัญชีเปลี่ยนตำแหน่งในต้นไม้และพาบัญชีย่อยทั้งหมดไปด้วย รวมทั้งหมายเลข โฟลเดอร์ที่ปิดอยู่จะเปิดเองถ้าคุณถือบัญชีค้างไว้เหนือมันสักครู่
แอปปฏิเสธการปล่อยที่จะทำให้รายงานของคุณเสียหาย และบอกคุณด้วย บัญชีเข้าไปในโฟลเดอร์ของตระกูลอื่นไม่ได้ ไปอยู่ในบัญชีลูกหลานของตัวเองไม่ได้ และบัญชีระบบย้ายไม่ได้ ที่จับจะหายไปในที่ที่ท่าทางนี้ไม่มีความหมาย ระหว่างการค้นหาและเมื่อเปิดการเรียงตามตัวอักษร เพราะที่นั่นตำแหน่งถูกกำหนดโดยชื่อ
สกุลเงินและสีของยอดคงเหลือ
แต่ละบัญชีมีสกุลเงินของตัวเอง ซึ่งเลือกไว้ตอนที่คุณสร้างบัญชี คุณสามารถเก็บบัญชีกระแสรายวันเป็นยูโรและบัญชีลงทุนเป็นดอลลาร์ Cashfulness จะบันทึกแต่ละรายการเป็นสกุลเงินของบัญชีและแปลงยอดรวมเมื่อจำเป็น
ยอดคงเหลือใช้สีที่มีความหมาย ในพริบตาคุณสามารถบอกลักษณะของแต่ละตัวเลขได้ เช่น หนี้สินแยกจากสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ และมูลค่าสุทธิแยกจากสิ่งอื่น สีไม่เคยแทนที่เครื่องหมายทางบัญชี เพียงแค่ทำให้อ่านง่ายขึ้น
การสร้างบัญชีด้วยตัวช่วยสร้าง
ปุ่มบวกที่มุมล่างขวาจะเปิดตัวช่วยสร้างบัญชีใหม่ ซึ่งจะแนะนำคุณทีละขั้นตอน ตัวช่วยสร้างจะถามเฉพาะสิ่งที่จำเป็น ทีละขั้นตอน พร้อมแสดงคำแนะนำและตัวอย่างที่ถูกต้องไปด้วย
หากคุณสร้างบัญชีใต้ «หนี้สิน» โดยตรง ขั้นตอนประเภทย่อยจะเสนอรายการที่อยู่ต่ำลงไปหนึ่งระดับด้วย เช่น บัตรเครดิต เงินกู้ ภาษีค้างจ่าย สินเชื่อบ้าน และบอกทันทีว่าบัญชีจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ใด หากโฟลเดอร์นั้นยังไม่มี แอปจะสร้างให้ตอนบันทึก
- ตั้งชื่อบัญชีให้บรรยายและจดจำได้ง่าย เช่น ชื่อธนาคารหรือวัตถุประสงค์ของบัญชี คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายที่ไม่บังคับ ซึ่งมีประโยชน์หากคุณแชร์พื้นที่ทำงานกับผู้อื่น
- เลือกประเภทบัญชี ซึ่งจะกำหนดว่าบัญชีจะอยู่ในส่วนใดของต้นไม้ และยอดคงเหลือจะทำงานอย่างไร
- เลือกบัญชีแม่โดยตรงจากต้นไม้ บัญชีใหม่จะอยู่ใต้บัญชีนั้น สืบทอดตำแหน่งในโครงสร้าง
- ตั้งค่าคุณสมบัติของบัญชีตามวิธีที่คุณจะใช้งาน (ดูส่วนถัดไป)
- ยืนยัน: บัญชีจะปรากฏในต้นไม้ทันที พร้อมรับรายการ
คุณสมบัติของบัญชี
ขณะสร้างบัญชี (และภายหลังเมื่อแก้ไข) คุณสามารถเปิดใช้งานคุณสมบัติที่เปลี่ยนวิธีการทำงานของบัญชีได้ กระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคาร: บัญชีจะเข้าร่วมขั้นตอนการกระทบยอดบัญชี เหมาะสำหรับบัญชีกระแสรายวันและบัตร ส่วนการสมัครสมาชิกไม่ต้องทำเครื่องหมายบนบัญชีอีกต่อไป แต่ลงทะเบียนเป็นสัญญาในเครื่องมือ → การสมัครสมาชิกและค่าสาธารณูปโภค
การประเมินมูลค่าตลาด: ออกแบบมาสำหรับการลงทุน ช่วยให้คุณอัปเดตมูลค่าบัญชีเป็นระยะผ่านการอัปเดตการลงทุน ค่าเสื่อมราคา: สำหรับสินทรัพย์ที่สูญเสียมูลค่าตามเวลา เช่น รถยนต์หรืออุปกรณ์ เพื่อให้ผังบัญชีสะท้อนมูลค่าที่แท้จริงแทนที่จะเป็นราคาซื้อ
สภาพคล่องและไม่มีสภาพคล่อง: ตัวเลือกตรงนี้ย้ายบัญชีจริง ๆ เพราะสภาพคล่องไม่ได้อ่านจากประเภทย่อย แต่อ่านจากตำแหน่งของบัญชีในต้นไม้ ก่อนย้ายแอปจะบอกคุณว่ากำลังพาบัญชีไปไว้ที่ไหน และโปรดระวังว่า “สภาพคล่อง” และ “ไม่มีสภาพคล่อง” มีอยู่ในทั้งสองกิ่งของสินทรัพย์ ให้ดูเส้นทางทั้งเส้น ไม่ใช่แค่ชื่อ
บัญชีที่ไม่ได้เป็นของคุณคนเดียวมีสามทางที่ต่างกัน และเลือกจากว่าใครเป็นคนบันทึกรายการ ถ้าบันทึกคนเดียวแต่ทรัพย์สินเป็นของคนอื่นครึ่งหนึ่ง สิ่งที่ต้องใช้คือสัดส่วนความเป็นเจ้าของ ในตัวช่วยสร้างให้เปิด «บัญชีนี้ถือครองร่วมกัน» แล้วใส่เปอร์เซ็นต์ของคุณ รายการบันทึกยังคงเป็นมูลค่าเต็ม ถ้าเข้ามา 1,000 € แอปก็บันทึก 1,000 € ไม่ใช่ 500 เพราะไม่อย่างนั้นการกระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคารจะไม่ตรงอีกต่อไป สัดส่วนเป็นเลนส์ มันเปลี่ยนแค่ว่าบัญชีนั้นมีน้ำหนักเท่าใดใน «สภาพคล่องที่ใช้ได้» และ «ความมั่งคั่งสุทธิ» ส่วนในงบกำไรขาดทุนไม่ใช้เลย และตั้งได้ทีละบัญชี ไม่ใช่ที่โฟลเดอร์ เพราะอสังหาริมทรัพย์สองแห่งในโฟลเดอร์เดียวกันอาจมีสัดส่วนต่างกัน
แต่ถ้าคุณสองคนบันทึกกันคนละแอป สิ่งที่ต้องใช้ไม่ใช่สัดส่วน ให้ใช้ «แชร์บัญชี» จากหน้าบัญชี ในพื้นที่ของอีกฝ่ายจะเกิดบัญชีของเขาเองพร้อมรายการของเขาเอง และบัญชีจะอ่านได้สองแบบ «ส่วนของฉัน» คือบรรทัดของคุณ และเป็นตัวเลขที่เข้าไปในตัวชี้วัดของคุณ ส่วน «ยอดคงเหลือจริงของบัญชี» คือบรรทัดของทุกคนรวมกัน และเป็นตัวที่นำไปเทียบกับใบแจ้งยอด ตรงนี้ตัดสัดส่วนความเป็นเจ้าของออกโดยตั้งใจ เพราะส่วนของคุณก็คือสิ่งที่คุณบันทึกอยู่แล้ว ทางที่สามเป็นอีกเรื่องหนึ่ง คือการแชร์พื้นที่บัญชีทั้งหมด พร้อมบทบาทและสิทธิ์ของมัน
สิ่งที่แชร์กันได้มีเพียงบัญชีในงบแสดงฐานะการเงิน คือสินทรัพย์และหนี้สิน ไม่เคยแชร์หมวดค่าใช้จ่ายหรือรายได้ การแชร์มีไว้เพื่อประกอบสิ่งที่นอกแอปมีอยู่เพียงหนึ่งเดียวกลับเข้าด้วยกัน บัญชีธนาคารมีบัญชีเดียว และรายการเดินบัญชีที่ต้องนำมากระทบยอดก็มีชุดเดียว ส่วนหมวดค่าใช้จ่ายไม่ใช่สิ่งเดียวในโลก แต่เป็นวิธีที่แต่ละคนจัดประเภทรายจ่ายของตนเอง และยังคงเป็นของคนนั้น นี่ไม่ใช่ข้อจำกัด แต่เป็นตัวกลไกเอง เพราะแต่ละคนบันทึกรายการของตนด้วยหมวดของตน รายงานค่าใช้จ่ายของคุณจึงแสดงเฉพาะสิ่งที่คุณจ่ายไปเท่านั้น
การให้ยอดคงเหลือแก่บัญชีที่สร้างหลังการตั้งค่า
เมื่อคุณเปิดพื้นที่ทำงาน การสำรวจเริ่มต้นจะถามยอดคงเหลือของทุกบัญชีและเขียนรายการยอดยกมาให้เอง แต่การสำรวจนี้ทำเพียงครั้งเดียว และบัญชีที่คุณสร้างในเดือนต่อ ๆ มาจะเริ่มต้นที่ศูนย์ บัญชีกระแสรายวันที่เปิดในเดือนมีนาคม หรือสมุดเงินฝากที่คุณลืมไป จะเริ่มต้นว่างเปล่าแม้ในความเป็นจริงจะมีเงินอยู่ในนั้น
ด้วยเหตุนี้ตัวช่วยสร้างบัญชีใหม่จึงมีขั้นตอนสุดท้ายที่ข้ามได้ ซึ่งถามยอดคงเหลือเริ่มต้น ขั้นตอนนี้ปรากฏเฉพาะกับบัญชีในงบดุล — บัญชีค่าใช้จ่ายหรือรายได้ไม่มียอดเริ่มต้นอยู่แล้ว — และถ้าคุณปล่อยจำนวนเงินว่างไว้ จะไม่มีอะไรถูกสร้างขึ้น ถ้าคุณกรอกจำนวนเงิน ตัวช่วยสร้างจะถามคุณเพียงคำถามเดียว เงินก้อนนี้มาจากบัญชีที่คุณมีอยู่แล้วใน Cashfulness หรือไม่
การตอบคำถามนั้นให้ถูกต้องคือหัวใจสำคัญ เพราะมันตัดสินว่ามูลค่าสุทธิของคุณจะเปลี่ยนหรือไม่ ถ้าเงินมาจากบัญชีที่คุณมีอยู่แล้ว (คุณย้ายมันจากบัญชีกระแสรายวันไปยังสมุดเงินฝาก) นี่คือการโอนภายใน รายการอีกขาหนึ่งจะไปอยู่ที่บัญชีที่คุณระบุและมูลค่าสุทธิคงเดิม แต่ถ้าคุณกำลังแจ้งสิ่งที่แอปยังไม่รู้ รายการอีกขาหนึ่งจะไปอยู่ที่ “ยอดคงเหลือยกมา” และมูลค่าสุทธิจะเพิ่มขึ้น อย่างที่ควรจะเป็น
สำหรับหนี้สิน ให้กรอกจำนวนที่คุณเป็นหนี้เป็นตัวเลขบวก เครื่องหมายทางบัญชีแอปจะจัดการให้เอง
ตัวช่วยสร้างยังถามด้วยว่าคุณเป็นเจ้าของสิ่งที่กำลังแจ้งนี้มาตั้งแต่เมื่อไร และช่องนี้เริ่มต้นว่างเปล่า ก่อนหน้านี้รายการจะถูกลงวันที่เป็นวันที่คุณกรอกตัวช่วยสร้าง บ้านที่คุณมีมาสิบปีแล้วแต่เพิ่งบันทึกในเดือนสิงหาคมจึงกลายเป็นความมั่งคั่งที่งอกขึ้นในปีนี้ และการเปลี่ยนแปลง “ตั้งแต่เดือนมกราคม” บนหน้าแรกก็พองขึ้นด้วยตัวเลขที่ไม่เคยเพิ่มขึ้นจริง การใส่วันที่จริงทำให้ตัวเลขของปีนั้นยังคงถูกต้อง อย่างไรก็ตามงบกำไรขาดทุนก็ไม่ขยับอยู่ดี รายการยอดยกมาแตะเฉพาะบัญชีและมูลค่าสุทธิ ไม่เคยแตะรายได้หรือค่าใช้จ่าย ดังนั้นไม่ว่าจะใส่วันที่ใดก็เปลี่ยนกำไรของปีที่ผ่านไปแล้วไม่ได้
การแก้ไขการสำรวจที่ทำไปแล้ว
ภาพถ่ายเริ่มต้นถ่ายเพียงครั้งเดียว แต่ก็ไม่ได้สลักบนหิน รายการที่การสำรวจสร้างขึ้นอยู่ในสมุดรายวันเหมือนรายการอื่นทุกรายการ คุณหาเจอได้โดยค้นหาคำว่า “ยอดคงเหลือยกมา” เปิดมันขึ้นมา แล้วจากตรงนั้นคุณสามารถแก้ไขจำนวนเงิน เพิ่มบรรทัดสำหรับบัญชีที่ลืมไป หรือย้ายวันที่ไปยังวันที่คุณตรวจนับทรัพย์สินจริง ๆ
นี่คือวิธีที่ถูกต้องในการแก้ยอดที่พิมพ์ผิดระหว่างการตั้งค่า และดีกว่าการทำรายการปรับปรุง เพราะการแก้ที่ยอดยกมาทำให้รายงานของทุกงวดกลับมาสอดคล้องกัน ขณะที่รายการปรับปรุงที่ลงวันที่วันนี้จะปล่อยให้เดือนที่อยู่ระหว่างกลางผิดต่อไป
บัญชีที่ซ่อนอยู่
ไม่ใช่ทุกบัญชีที่จำเป็นทุกวัน บัญชีที่ปิดแล้วหรือใช้งานไม่บ่อยอาจทำให้ต้นไม้รก คุณสามารถซ่อนบัญชีนั้นได้โดยไม่ลบ เพื่อให้ประวัติบัญชีของมันยังคงสมบูรณ์
ไอคอนดวงตาในแถบเครื่องมือแสดงหรือซ่อนบัญชีที่ซ่อนอยู่ เมื่อปิดคุณจะเห็นเฉพาะบัญชีที่ใช้งานอยู่ เมื่อเปิดบัญชีทั้งหมดจะปรากฏขึ้นอีกครั้ง
การกระทบยอดบัญชี
การกระทบยอดคือช่วงเวลาที่คุณเปรียบเทียบ Cashfulness กับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ จากส่วนการกระทบยอดบัญชี คุณเลือกบัญชีและได้รับรายการรายการที่บันทึกไว้ แบ่งระหว่างจำนวนเงินเครดิต (เงินฝากที่ได้รับและการคืนเงิน) และจำนวนเงินเดบิต
คุณทำเครื่องหมายทุกรายการที่พบในใบแจ้งยอด ยอดรวมเครดิตและเดบิตจะอัปเดตไปพร้อมกับผลต่าง ตราบใดที่การตรวจสอบยอดคงเหลือไม่ตรงกัน แอปจะทำเครื่องหมายไว้ เมื่อผลต่างเป็นศูนย์ คุณสามารถยืนยันด้วยปุ่มกระทบยอด
- เปิดการกระทบยอดบัญชีและเลือกบัญชีที่จะกระทบยอด
- ตั้งวันที่อ้างอิงของใบแจ้งยอดธนาคาร
- ทำเครื่องหมายรายการที่ปรากฏในใบแจ้งยอดทีละรายการ ทั้งเครดิตและเดบิต
- ตรวจสอบผลต่างที่ด้านล่าง: ต้องเป็นศูนย์ หากไม่เป็น ให้หารายการที่ขาดหายหรือเกิน
- กดกระทบยอดเพื่อยืนยัน: รายการที่ทำเครื่องหมายจะถูกทำเครื่องหมายว่ากระทบยอดแล้ว
