Kontni plan

Struktura stabla

Ekran Konti prikazuje kontni plan kao stablo koje se može proširiti, grupisano po sekcijama. Bilans stanja sadrži Aktivu+ (produktivnu aktivu, onu koja stvara vrijednost), Aktivu- (gotovinu i imovinu za ličnu upotrebu), Pasivu i Neto vrijednost. Prihodi i Rashodi se, s druge strane, nalaze u Bilansu uspjeha.

Svaki red prikazuje naziv konta, broj konta, ukupno stanje i promjenu za tekuću godinu. Sekcije se šire i skupljaju strelicom pored naziva, a traka za pretragu na vrhu ti omogućava da pronađeš konto po nazivu, broju ili tipu.

Na dnu stranice zbirni red prikazuje ukupnu Neto vrijednost radnog prostora: razliku između onoga što posjeduješ i onoga što duguješ.

Za odvajanje troškova djelatnosti od porodičnih imate dva puta. Ako je dovoljno razlikovati ih, napravite organizacioni račun — «Djelatnost» — i pod njega objesite njene troškove i prihode: izvještaji ih grupišu, a oznake daju poprečni presjek. Ako se pak dva svijeta ne smiju dodirivati, treba vam drugi računovodstveni prostor, ali on je uključen samo u plan Ultra: uz Free i Premium prostor je jedan. U oba slučaja bolje je ne miješati novčane račune.

Premještanje i preraspoređivanje konta

Svaki tvoj konto ima s desne strane ručicu za prevlačenje (ikonu s tačkicama). Mišem jednostavno prevučeš; prstom je potreban duži pritisak na ručicu, pa prevlačenje: to je zaštita koja stablu omogućava da se i dalje normalno pomiče.

Dok prevlačiš, svaki red ima tri zone. Iznad ili ispod konta na istom nivou pojavljuje se linija umetanja: to je preraspoređivanje, redoslijed koji izabereš ostaje, a brojevi konta se sami iznova dodjeljuju. Na sredini foldera red se ističe: to je premještanje, konto mijenja mjesto u stablu i sa sobom nosi sve svoje podkonte, uključujući brojeve. Zatvoreni folder se sam otvara ako konto na trenutak zadržiš iznad njega.

Aplikacija odbija ispuštanja koja bi pokvarila izvještaje, i to ti kaže: konto ne može u folder druge porodice, ne može završiti unutar vlastitog potomka, a sistemski konti se ne premještaju. Ručica nestaje tamo gdje potez ne bi imao smisla: tokom pretrage i kad je uključen abecedni redoslijed, jer tamo o poziciji odlučuje naziv.

Valute i boje stanja

Svaki konto ima svoju valutu, izabranu prilikom kreiranja. Možeš držati tekući račun u eurima, a investicioni konto u dolarima: Cashfulness bilježi svaki zapis u valuti konta i konvertuje ukupne iznose kad je potrebno.

Stanja koriste semantičke boje: na prvi pogled možeš prepoznati prirodu svakog iznosa, na primjer Pasivu odvojenu od onoga što posjeduješ, i Neto vrijednost odvojenu od svega ostalog. Boja nikad ne zamjenjuje knjigovodstveni predznak, samo olakšava čitanje.

Kreiranje konta pomoću čarobnjaka

Dugme plus u donjem desnom uglu otvara čarobnjaka za Novi konto, koji te vodi korak po korak. Čarobnjak traži samo ono što mu je potrebno, jedan korak odjednom, uz prijedloge i validne primjere usput.

Ako kreiraš račun direktno pod Obavezama, korak podvrste nudi i stavke jedan nivo niže — kreditnu karticu, kredite, poreske dugove, hipoteku — i odmah kaže u koju će fasciklu završiti; ako ta fascikla još ne postoji, aplikacija je kreira pri spremanju.

1. Daj kontu opisan, prepoznatljiv naziv, na primjer naziv banke ili svrhu konta. Možeš dodati opcioni opis, koristan ako radni prostor dijeliš s drugim osobama.
2. Izaberi tip konta: on određuje u kojoj sekciji stabla će se konto nalaziti i kako će se ponašati njegovo stanje.
3. Izaberi matični konto direktno iz stabla: novi konto će se nalaziti ispod njega, nasljeđujući njegovu poziciju u strukturi.
4. Podesi svojstva konta prema tome kako ćeš ga koristiti (vidi sljedeću sekciju).
5. Potvrdi: konto se odmah pojavljuje u stablu, spreman da primi zapise.

Svojstva konta

Prilikom kreiranja konta (a kasnije i pri uređivanju) možeš uključiti svojstva koja mijenjaju njegovo ponašanje. Uskladivo s bankovnim izvodom: konto se uključuje u tok Usklađivanja konta, idealno za tekuće račune i kartice. Pretplate se, međutim, više ne označavaju na kontu: popisuju se kao ugovori u Alati → Pretplate i režije.

Tržišna valorizacija: namijenjena investicijama, omogućava ti da periodično ažuriraš vrijednost konta putem Ažuriranja investicija. Amortizacija: za imovinu koja s vremenom gubi vrijednost, poput automobila ili uređaja, tako da kontni plan odražava stvarnu vrijednost, a ne kupovnu cijenu.

Likvidno i Nelikvidno: ovdje izbor zaista premješta konto, jer se likvidnost ne čita iz podtipa nego iz toga gdje konto stoji u stablu. Prije nego što ga premjesti, aplikacija ti kaže kuda ga vodi, i pazi: „Likvidno“ i „Nelikvidno“ postoje u obje grane aktive, pa gledaj cijelu putanju, a ne samo naziv.

Račun koji nije samo tvoj ima tri različita puta, a biraju se prema tome ko upisuje stavke. Ako upisuješ samo ti, a polovina imovine pripada nekom drugom, treba ti vlasnički udio: u čarobnjaku uključi «Račun je u suvlasništvu» i upiši svoj procenat. Stavke ostaju u punom iznosu — uđe li 1.000 €, aplikacija knjiži 1.000 €, ne 500 — jer inače poređenje sa bankovnim izvodom više ne bi štimalo. Udio je sočivo: mijenja samo koliko taj račun teži u Raspoloživoj likvidnosti i u Neto imovini, a u Bilansu uspjeha ne primjenjuje se uopšte. Postavlja se račun po račun, nikada na fasciklu: dvije nekretnine u istoj fascikli mogu imati različite udjele.

Ako pak upisujete udvoje, svako iz svoje aplikacije, udio nije ono što ti treba: koristi «Podijeli račun» na kartici računa. U prostoru druge osobe nastaje njen vlastiti račun sa njenim stavkama, a račun se tada čita na dva načina: «Moj dio» su tvoji redovi i to je broj koji ulazi u tvoje pokazatelje, dok je «Stvarno stanje računa» zbir redova svih i to je onaj koji se poredi sa izvodom. Vlasnički udio ovdje je namjerno isključen, jer tvoj dio ionako je samo ono što si ti upisao. Treći put opet je nešto drugo: podijeliti cijeli knjigovodstveni prostor, sa njegovim ulogama i ovlaštenjima.

Dijele se samo bilansni računi, dakle imovina i obaveze, nikada kategorije troškova ili prihoda. Dijeljenje služi da se ponovo spoji nešto što je izvan aplikacije jedna jedina stvar: bankovni račun je jedan, i jedan je izvod s kojim se vrši usaglašavanje. Kategorija troška nije jedna stvar u svijetu, to je način na koji svako razvrstava vlastite izdatke i ostaje njegova. To nije ograničenje, to je sam mehanizam: pošto svako unosi vlastite stavke s vlastitim kategorijama, u svojim izvještajima o troškovima vidiš samo ono što si potrošio ti.

Davanje stanja kontu kreiranom nakon početnog postavljanja

Kada otvoriš radni prostor, početna inventura te pita za stanje svakog konta i sama upisuje početne zapise. Ali inventura se radi samo jednom, a konti koje kreiraš u narednim mjesecima nastaju s nulom: tekući račun otvoren u martu, ili zaboravljena štedna knjižica, kreću prazni iako u stvarnosti u njima ima novca.

Čarobnjak za Novi konto zato ima završni korak, koji možeš preskočiti, a koji pita za početno stanje. Pojavljuje se samo na kontima bilansa stanja — rashod ili prihod nemaju početno stanje — i ako iznos ostaviš prazan, ništa se ne kreira. Ako iznos upišeš, čarobnjak ti postavlja samo jedno pitanje: da li taj novac dolazi s konta koji već imaš u Cashfulnessu?

Dobro odgovoriti na to pitanje je sve, jer ono odlučuje hoće li se tvoja neto vrijednost promijeniti. Ako novac dolazi s konta koji već imaš (recimo, prebačen s tekućeg računa na štednu knjižicu), riječ je o internom prijenosu: protustavka ide na konto koji navedeš i neto vrijednost ostaje ista. Ako pak prijavljuješ nešto što aplikacija nije znala, protustavka ide na „Početna stanja“ i neto vrijednost raste, kako i treba.

Za pasivu upiši koliko duguješ kao pozitivan broj: knjigovodstveni predznak stavlja aplikacija.

Čarobnjak te pita i otkad posjeduješ ono što prijavljuješ, a polje kreće prazno. Ranije se zapis datirao danom kada si popunjavao čarobnjaka: kuća koju si imao deset godina, upisana u augustu, ispadala je bogatstvo koje je poraslo ove godine, pa se promjena „od početka godine“ na početnoj stranici naduvavala iznosom koji nikada nije porastao. Ako upišeš pravi datum, brojke za godinu ostaju tačne. Bilans uspjeha se ionako ne miče: početni zapis dira konto i neto vrijednost, nikada prihod ili rashod, pa nijedan datum ne može promijeniti dobit prošle godine.

Ispravljanje već obavljene inventure

Početni snimak se ne ponavlja, ali nije uklesan u kamen. Zapis koji je inventura generisala živi u Registru kao i svaka druga transakcija: pronaći ćeš ga pretražujući „Početno stanje“, otvoriš ga, i odatle možeš ispraviti iznose, dodati red za konto koji ti je promakao ili pomjeriti datum na dan kada je popis zaista obavljen.

To je pravi način da ispraviš stanje pogrešno ukucano tokom postavljanja i bolji je od transakcije ispravke: ispravljanjem početnog zapisa izvještaji svih perioda ponovo postaju usklađeni, dok bi ispravka datirana danas ostavila pogrešnim mjesece između.

Skriveni konti

Nije svaki konto potreban svaki dan: zatvoren ili rijetko korišten konto može zakrčiti stablo. Možeš ga sakriti bez brisanja, tako da njegova knjigovodstvena historija ostane netaknuta.

Ikona oka na traci alata prikazuje ili skriva skrivene konte: kad je isključena, vidiš samo aktivne konte, kad je uključiš, svi se ponovo pojavljuju.

Usklađivanje konta

Usklađivanje je trenutak kada upoređuješ Cashfulness s bankovnim izvodom. U sekciji Usklađivanje konta biraš konto i dobijaš listu zabilježenih zapisa, podijeljenu na iznose potraživanja (primljeni depoziti i povrati) i iznose duga.

Označavaš svaki zapis koji pronađeš na izvodu: ukupni iznosi potraživanja i duga se ažuriraju kako napreduješ, zajedno s Razlikom. Dok se provjera stanja ne poklapa, aplikacija to označava; kad Razlika dostigne nulu, možeš potvrditi dugmetom Uskladi.

1. Otvori Usklađivanje konta i izaberi konto koji želiš uskladiti.
2. Postavi referentni datum bankovnog izvoda.
3. Označi zapise koji se pojavljuju na izvodu jedan po jedan, i potraživanja i dugovanja.
4. Provjeri Razliku na dnu: mora dostići nulu. Ako ne dostigne, potraži nedostajući ili suvišan zapis.
5. Pritisni Uskladi da potvrdiš: označeni zapisi se označavaju kao usklađeni.