Účtová osnova

Struktura stromu

Obrazovka Účty zobrazuje účtovou osnovu jako rozbalitelný strom seskupený do sekcí. V Rozvaze najdete Aktiva+ (produktivní aktiva, která tvoří hodnotu), Aktiva− (likviditu a užitkový majetek), Pasiva a Čisté jmění. Výnosy a Náklady naopak žijí ve Výkazu zisku a ztráty.

Každý řádek ukazuje název účtu, číslo účtu, celkový zůstatek a změnu v probíhajícím roce. Sekce se otevírají a zavírají šipkou u názvu a vyhledávací pole nahoře umožňuje najít účet podle názvu, čísla nebo typu.

Dole na stránce souhrnný řádek zobrazuje celkové Čisté jmění Účetního prostoru: je to rozdíl mezi tím, co vlastníte, a tím, co dlužíte.

Pro oddělení nákladů podnikání od rodinných máte dvě cesty. Pokud stačí je rozlišit, vytvoříte organizační účet — «Podnikání» — a pod něj pověsíte jeho náklady a výnosy: sestavy je seskupí a štítky dají příčný řez. Pokud se naopak dva světy nemají dotýkat, potřebujete druhý účetní prostor, ten je ale zahrnut jen v plánu Ultra: s Free a Premium je prostor jeden. V obou případech se vyplatí nemíchat peněžní účty.

Přesouvání a řazení účtů

Každý váš účet má vpravo úchyt pro přetahování (ikonu z teček). Myší prostě táhnete; prstem je potřeba úchyt nejdřív podržet a pak táhnout: je to pojistka, díky které se strom dá dál normálně posouvat.

Během přetahování má každý řádek tři zóny. Nad sousedním účtem stejné úrovně nebo pod ním se objeví vkládací linka: to je řazení, zvolené pořadí zůstane a čísla účtů se sama přeřadí. Uprostřed složky se řádek zvýrazní: to je přesun, účet změní místo ve stromu a vezme s sebou všechny své podúčty, včetně čísel. Zavřená složka se sama otevře, když nad ní účet chvíli podržíte.

Aplikace odmítne puštění, která by rozbila vaše výkazy, a řekne vám to: účet nevstoupí do složky jiné rodiny, nemůže skončit uvnitř vlastního potomka a systémové účty se nepřesouvají. Úchyt zmizí tam, kde by gesto nedávalo smysl: během hledání a při zapnutém abecedním řazení, protože tam o pozici rozhoduje název.

Valuty a barvy zůstatků

Každý účet má svou valutu, zvolenou při vytvoření. Běžný účet můžete vést v eurech a investiční účet v dolarech: Cashfulness zaznamenává každý pohyb ve valutě účtu a součty přepočítává, kde je to potřeba.

Zůstatky používají významové barvy: na jeden pohled rozlišíte povahu každé hodnoty, například Pasiva od toho, co vlastníte, a Čisté jmění od ostatního. Barva nikdy nenahrazuje účetní znaménko, jen ho činí čitelnějším.

Vytvoření účtu průvodcem

Tlačítko se znaménkem plus vpravo dole otevírá průvodce Nový účet, který vás vede krok za krokem. Průvodce se ptá jen na to, co je potřeba, po jednom kroku, a cestou zobrazuje tipy a platné příklady.

Pokud vytvoříte účet přímo pod Pasivy, krok podtypu nabídne i položky o úroveň níž — kreditní kartu, půjčky, daňové závazky, hypotéku — a hned řekne, do které složky účet půjde; pokud ta složka ještě neexistuje, aplikace ji při uložení vytvoří.

Účet můžete vytvořit, aniž byste museli odejít od rozdělané práce: na konci každého rozbalovacího seznamu účtů, ve formuláři transakce i v ostatních formulářích, které zaznamenávají pohyby (splatnosti, smlouvy, opakované pohyby, hypotéka, nákupy a prodeje, odpisy, přecenění), je položka Vytvořit účet, a to ještě dřív, než cokoli napíšete. Pokud už jste napsali název, průvodce začne od něj a na konci se vrátíte tam, kde jste byli, a nový účet už bude vybraný.

1. Dejte účtu popisný a rozpoznatelný název, například jméno banky nebo účel účtu. Můžete přidat nepovinný popis, užitečný, pokud Účetní prostor sdílíte s dalšími lidmi.
2. Zvolte typ účtu: určuje, ve které sekci stromu bude účet žít a jak se bude chovat jeho zůstatek.
3. Vyberte nadřízený účet přímo ve stromu: nový účet se vloží pod něj a zdědí místo ve struktuře.
4. Nastavte vlastnosti účtu podle toho, jak ho budete používat (viz další část).
5. Potvrďte: účet se hned objeví ve stromu, připravený přijímat pohyby.

Vlastnosti účtu

Během vytváření (a později při úpravě) můžete nastavit několik vlastností, které mění chování účtu. Bankovní účty, kreditní karty a investiční nebo kryptoměnové účty se v Odsouhlasení objeví samy: pokud tam některý nepotřebujete, zapněte «Vyloučit z odsouhlasení». Předplatná se už naopak neoznačují na účtu: evidují se jako smlouvy v části Nástroje → Předplatná a energie.

Ocenění tržní hodnotou: určeno pro investice, umožňuje pravidelně aktualizovat hodnotu účtu přes Aktualizaci investic. Opotřebení: pro majetek, který v čase ztrácí hodnotu, jako auto nebo zařízení, aby účtová osnova odrážela skutečnou hodnotu, a ne kupní cenu.

Likvidní a Nelikvidní: tady volba účet opravdu přesune, protože likvidita se nečte z podtypu, ale z toho, kde účet ve stromu leží. Než ho přesune, aplikace vám řekne, kam ho nese, a pozor: „Likvidní“ i „Nelikvidní“ jsou v obou větvích aktiv — dívejte se na celou cestu, ne jen na název.

Účet, který není jen váš, má tři různé cesty, a vybírají se podle toho, kdo zapisuje pohyby. Pokud zapisujete jen vy, ale polovina majetku patří někomu jinému, potřebujete vlastnický podíl: v průvodci zapněte «Vlastnický podíl» a do pole «Váš podíl» napište své procento. Zápisy zůstávají v plné hodnotě — přijde-li 1 000 €, aplikace zaúčtuje 1 000 €, ne 500 — jinak by porovnání s bankovním výpisem přestalo sedět. Podíl je čočka: mění jen to, jak těžce ten účet váží v Dostupné likviditě a v Čistém jmění, a ve výsledovce se neuplatní vůbec. Nastavuje se účet po účtu, nikdy na složce: dvě nemovitosti ve stejné složce mohou mít různé podíly.

Pokud naopak zapisujete oba, každý ze své aplikace, podíl nepotřebujete: použijte «Sdílet účet» na kartě účtu. V prostoru druhé osoby vznikne její vlastní účet s jejími zápisy a účet se pak čte dvěma způsoby: «Moje část» jsou vaše řádky a je to číslo, které jde do vašich ukazatelů, zatímco «Skutečný zůstatek účtu» jsou řádky všech dohromady a je to číslo k porovnání s výpisem. Vlastnický podíl je zde záměrně vyloučen, protože vaše část už je jen to, co jste zapsali vy. Třetí cesta je zase něco jiného: sdílet celý účetní prostor s jeho rolemi a oprávněními.

Sdílejí se pouze rozvahové účty, tedy aktiva a pasiva, nikdy kategorie nákladů nebo výnosů. Sdílení slouží k tomu, aby se opět spojilo něco, co je mimo aplikaci jedinou věcí: bankovní účet je jeden a jeden je i výpis, se kterým se odsouhlasuje. Nákladová kategorie není ve světě jedna jediná věc, je to způsob, jakým každý třídí své vlastní výdaje, a zůstává jeho. Není to omezení, je to samotný mechanismus: protože každý zapisuje své vlastní řádky se svými vlastními kategoriemi, ve svých výkazech nákladů vidíte jen to, co jste utratili vy.

Společné výdaje: kdo platí a kdo je má v nákladech

Jeden společný účet, dva lidé a otázka, která se vrací pořád: kolik to stálo mě? Cashfulness sám výdaj mezi dva účetní prostory nerozdělí, ale s účty, které už máte, se k tomu dá dojít, a sedí to na haléř. Princip je jediný: kdo výdaj zaúčtuje, má ho celý ve svých nákladech; abyste ho měli jen z poloviny, jde polovina druhé osoby na účet «Mezi námi», závazek, který říká, kolik si navzájem dlužíte; a každý řádek výpisu společného účtu zapisuje jen jeden, celý. Z toho plynou dvě cesty, a ten, kdo platí, píše v obou přesně stejný zápis.

Na první cestě účtujete jen vy. Společný účet zůstává celý ve vašem prostoru se zůstatkem, který už má, a vedle něj vytvoříte «Mezi námi»: typ Závazky, ve složce «Krátkodobé», s vypnutým «Vlastnický podíl». V kroku «Počáteční zůstatek» napíšete, kolik z peněz, které dnes leží na společném účtu, patří druhé osobě, odpovíte «Ne, tuto položku už mám» a zadáte datum, od kterého společný účet ty peníze má. Neodpovídejte «Ano» s odkazem na společný účet: protizápis by skončil tam a společný účet by narostl, aniž by přišlo jediné euro.

Od té chvíle je společný výdaj jediný zápis o třech řádcích, který napíšete z typu «Jiné» ve formuláři transakce: společný účet na straně Dal za celou částku, váš nákladový účet na straně Má dáti za vaši polovinu, «Mezi námi» na straně Má dáti za její. Polovina druhé osoby se zaokrouhluje dolů na haléř a haléř navíc zůstává tomu, kdo platí. Vklad, který na společný účet složí ona, například mzda, jde naopak celý na «Mezi námi», a vaše vlastní osobní výdaje celé do vašich nákladů.

Na druhé cestě účtujete oba, každý ze svého prostoru, a sdílíte oba účty: společný i «Mezi námi». Kdo platí, píše jako předtím; druhá osoba zaúčtuje svou polovinu jako výdaj zaplacený z «Mezi námi» a ty řádky výpisu, které jsou její, zapíše na společný účet ve svém prostoru. Přechod z první cesty na druhou znamená přesunout zůstatek «Mezi námi», říkejme mu X: ve vašem prostoru «Mezi námi» X na straně Má dáti a společný účet X na straně Dal, v jejím společný účet X na straně Má dáti a «Počáteční zůstatky» X na straně Dal. Pozvánka neposílá žádné upozornění: druhá osoba ji najde v Nastavení, Prostory, Správa, «Účty sdílené se mnou».

Tři věci, které je dobré vědět, než začnete. Na první cestě počítá Dostupná likvidita celý společný účet, včetně peněz druhé osoby: vaše je společný účet mínus «Mezi námi». Na sdíleném účtu vidí druhá osoba vaše řádky, s popisem a názvy ostatních účtů zápisu, včetně kategorie. A na sdíleném účtu odsouhlasení ukazuje a zaškrtává jen vaše řádky, takže proti celému výpisu se Rozdíl nikdy nevynuluje: výpis se porovnává se «Skutečný zůstatek účtu» na obrazovce sdíleného účtu.

1. Společný účet má z úvodní inventury už 3 000 € a toho se nedotýkáte. Vytvoříte «Mezi námi» a v kroku «Počáteční zůstatek» napíšete 1 500: vznikne «Mezi námi» 1 500 na straně Dal a «Počáteční zůstatky» 1 500 na straně Má dáti. Vaše Čisté jmění klesne o 1 500 €, a je to správně, protože ty peníze byly její.
2. Její mzda, 1 800, přijde na společný účet: společný účet 1 800 Má dáti, «Mezi námi» 1 800 Dal.
3. Nákup potravin za 120 zaplacený ze společného účtu, jeden zápis o třech řádcích: společný účet 120 Dal, Potraviny 60 Má dáti, «Mezi námi» 60 Má dáti.
4. Faktura na 87,35: její polovina, zaokrouhlená dolů, je 43,67. Společný účet 87,35 Dal, Energie 43,68 Má dáti, «Mezi námi» 43,67 Má dáti.
5. Vaše vlastní večeře, 80, také zaplacená ze společného účtu: je celá vaše. Zábava 80 Má dáti, společný účet 80 Dal.
6. Kontrola na konci měsíce: společný účet ukazuje 4 512,65 €, přesně jako výpis. «Mezi námi» ukazuje 3 196,33 €, tedy peníze druhé osoby ležící na společném účtu. Vaše část společného účtu je rozdíl, 1 316,32 €, a ve vašich nákladech je 183,68 €.
7. Když účtujete oba, tentýž měsíc jen změní stranu: mzdu zaúčtuje ona na společný účet ve svém prostoru a své dvě poloviny napíše jako výdaje zaplacené z «Mezi námi», Potraviny 60 a Energie 43,67. Kontrola pak zní: skutečný zůstatek společného účtu se rovná výpisu a skutečný zůstatek «Mezi námi» je nula.

Zůstatek pro účet vytvořený po úvodním nastavení

Když otevřete Účetní prostor, úvodní inventura se zeptá na zůstatek každého účtu a počáteční transakce zapíše za vás. Inventura ale proběhne jen jednou a účty, které vytvoříte v dalších měsících, se rodí s nulou: běžný účet otevřený v březnu nebo vkladní knížka, na kterou jste zapomněli, startují prázdné, i když v nich ve skutečnosti peníze jsou.

Průvodce Nový účet má proto poslední, přeskočitelný krok, který se ptá na počáteční zůstatek. Objeví se jen u rozvahových účtů — u nákladu nebo výnosu počáteční zůstatek neexistuje — a necháte-li částku prázdnou, nevznikne nic. Pokud částku vyplníte, položí vám průvodce jedinou otázku: pocházejí ty peníze z účtu, který už v Cashfulness máte?

Správná odpověď na tuto otázku je to hlavní, protože rozhoduje, zda se změní vaše Čisté jmění. Pocházejí-li peníze z účtu, který už máte (přesunuli jste je z běžného účtu na vkladní knížku), jde o interní přesun: protizápis míří na účet, který určíte, a Čisté jmění zůstává stejné. Pokud ale deklarujete něco, o čem aplikace nevěděla, protizápis míří na „Počáteční zůstatky“ a Čisté jmění se změní: vzroste, pokud deklarujete něco, co vlastníte, a klesne, pokud deklarujete dluh, třeba hypotéku nebo zůstatek na kartě.

U pasiv zapište dlužnou částku jako kladné číslo: účetní znaménko doplní aplikace.

Průvodce se také ptá, odkdy vlastníte to, co uvádíte, a pole začíná prázdné. Dřív zápis dostal datum vyplnění průvodce: dům, který máte deset let, sepsaný v srpnu, vycházel jako majetek, který přibyl letos, a změna „od začátku roku“ na úvodní stránce se nafoukla o částku, která nikdy nenarostla. Se skutečným datem zůstanou čísla za tento rok správná. Výkaz zisku a ztráty se stejně nehne: počáteční zápis se dotkne účtu a Čistého jmění, nikdy výnosu ani nákladu, takže žádné datum nemůže změnit zisk minulého roku.

Oprava už provedené inventury

Úvodní snímek se pořizuje jen jednou, ale není vytesaný do kamene. Zápis, který inventura vygenerovala, žije v Deníku jako kterákoli jiná transakce: najdete ho vyhledáním „Počáteční zůstatek“, otevřete a odtud můžete opravit částky, přidat řádek pro účet, na který jste zapomněli, nebo posunout datum na den, kdy jste soupis skutečně dělali.

Je to správná cesta, jak napravit zůstatek špatně zadaný při nastavení, a je lepší než opravná transakce: opravou otevření do sebe znovu zapadnou výkazy všech období, zatímco korekce datovaná dneškem by měsíce mezi tím nechala špatně.

Skryté účty

Ne všechny účty jsou potřeba každý den: uzavřený nebo zřídka používaný účet může strom zaplnit. Můžete ho skrýt, aniž byste ho smazali, takže jeho účetní historie zůstane nedotčená.

Ikona oka na liště nástrojů skryté účty zobrazuje nebo skrývá: je-li vypnutá, vidíte jen aktivní účty; když ji zapnete, vrátí se všechny.

Odsouhlasení účtu

Odsouhlasení je okamžik, kdy porovnáte Cashfulness s bankovním výpisem. V sekci Odsouhlasení vyberete účet a získáte seznam zaznamenaných pohybů, rozdělený na části Připsáno (přijaté platby a vratky) a Odepsáno (výdaje).

Odškrtáváte každý pohyb, který na výpisu najdete: Celkem připsáno a Celkem odepsáno se postupně aktualizují, spolu s Rozdílem. Dokud to nesouhlasí, aplikace to hlásí; jakmile se Rozdíl vynuluje, můžete potvrdit tlačítkem Odsouhlasit.

1. Otevřete Odsouhlasení a vyberte účet k odsouhlasení.
2. Nastavte referenční datum výpisu.
3. Odškrtněte jeden po druhém pohyby, které jsou na výpisu, v části Připsáno i v části Odepsáno.
4. Zkontrolujte Rozdíl dole: musí se vynulovat. Pokud nevychází, hledejte chybějící nebo přebývající pohyb.
5. Stiskněte Odsouhlasit pro potvrzení: odškrtnuté pohyby jsou odsouhlasené.