Importar en Cashfulness: el extracto del banco en CSV y el archivo de GnuCash
En pocas palabras
Si tus movimientos ya están en otro sitio, no tienes que volver a teclearlos en Cashfulness. La importación está en los Ajustes, en Copias de seguridad y datos, y tiene dos caminos: el extracto de tu banco en CSV, una fila por movimiento, y tu archivo de GnuCash en XML, con todo su árbol de cuentas. En los dos casos primero ves una vista previa, luego importas y, si algo no te convence, vuelves atrás.
Esta página acompaña la lección 8 del curso gratuito en vídeo "Cashfulness paso a paso". Los pasos siguen el orden del vídeo, y los nombres de los botones son los que ves en la aplicación.
Mira la lección
Dónde está
La importación no está en Herramientas. Barra lateral, sección Sistema, Ajustes, y luego Copias de seguridad y datos: ahí, junto a la copia de seguridad y la exportación, encuentras Importar desde CSV e Importar desde GnuCash.
Desde el extracto, en CSV
Casi todos los bancos te dejan descargar los movimientos en un archivo. Si te lo dan en CSV, perfecto; si te lo dan en Excel, lo abres con la hoja de cálculo y lo guardas como CSV.
- Importar desde CSV, luego Elegir archivo. La aplicación acepta CSV, TSV y archivos de texto separados por coma, punto y coma o tabulación.
- En la pantalla Qué hay en cada columna, en Cómo es el archivo eliges Una fila = un movimiento: un extracto es así.
- Asigna las columnas: Fecha, Descripción, Importe con signo. En el extracto del banco, la descripción suele llamarse concepto.
- En Cuenta del extracto eliges la cuenta de la que has descargado el archivo, por ejemplo tu cuenta corriente.
- En Cuenta para las filas sin contrapartida eliges dónde poner las filas que la aplicación no sabe clasificar, por ejemplo una cuenta Sin categorizar. Es el otro lado de cada movimiento, porque en la contabilidad por partida doble cada movimiento tiene dos: el gasto o el ingreso no está en el extracto del banco, y lo ordenas después.
- Si el archivo da los gastos en positivo, activa Invertir el signo de los importes.
- Pulsa Ver la vista previa.
La vista previa, lo primero
La Vista previa dice Todavía no se ha guardado nada. y te muestra las Filas en el archivo, los Asientos por importar, el Formato de fecha reconocido y el Separador decimal reconocido. Sobre todo tiene la parte Qué no se ha entendido: la aplicación no adivina, te lo señala. Si todo está en orden, lees Todo claro: ninguna fila dudosa.
Pulsa Importar. Al terminar aparece Importación completada, con los Asientos guardados. En el Registro los reconoces por la etiqueta Importado.
Volver atrás. En la misma pantalla está Deshacer la importación: quita de golpe los asientos y las cuentas que entraron con ese archivo. Úsalo enseguida, ahí: cuando sales de la página o pasas a otro archivo, el botón ya no está.
Con un archivo grande tarda unos minutos. Mientras la importación escribe, la página no te deja salir, y lo hace a propósito: una importación a medias seguiría sola, y quien la cree parada tiene la tentación de repetirla, con todo duplicado. Si la importación se interrumpe con la aplicación abierta, aparece Importación interrumpida y te ofrece Deshacer la importación para quitar lo que ya ha entrado antes de volver a intentarlo.
Desde un archivo de GnuCash
En GnuCash las cuentas no son una lista de filas, son un árbol, y por eso hay un camino aparte.
- Antes que nada: el archivo tiene que estar en formato XML, también comprimido. Si está en SQLite, lo abres en GnuCash y eliges Guardar como, con el formato XML.
- Importar desde GnuCash, luego Elegir archivo. La pantalla te explica Dónde acabarán las cuentas.
- La Vista previa muestra las Cuentas por crear, los Asientos por importar y los Asientos descartados, cada uno con su motivo.
La aplicación copia el árbol tal como lo tenías, con los nombres y las cuentas padre de GnuCash, y cuelga cada rama en su sitio: el activo con el activo, los gastos con los gastos. Las cuentas del banco, el efectivo y las tarjetas llegan listas para la conciliación, y los movimientos que en GnuCash estaban conciliados llegan conciliados.
Lo que no cuadra se queda fuera. Un asiento que no cuadra no se arregla a escondidas: se queda fuera, con el motivo. Los asientos anulados en GnuCash, o totalmente a cero, se cuentan en una línea propia.
Toda la historia, o desde una fecha. En Desde cuándo importar eliges Todo el archivo o Elige una fecha. Con una fecha, los movimientos anteriores no entran uno por uno: se convierten en el saldo de apertura de cada cuenta, calculado a partir del propio archivo. La cuenta de resultados del periodo nuevo empieza limpia, y no tienes que escribir ningún saldo a mano.
Ordenar las ramas. Después de la importación, Ordena las cuentas importadas te muestra dónde está cada rama (Ahora está en) y con Mover la pones donde quieras tenerla en tu plan de cuentas. Una a una, incluso otro día: los saldos ya cuadran. Una rama solo se mueve dentro de su tipo: un activo no puede acabar entre los gastos.
Dos veces, no. Si eliges otra vez el mismo archivo, aparece Este archivo ya está en tu espacio, con el día y la hora de la importación anterior, e Importar se queda apagado hasta que deshaces la anterior. Sirve también después de una interrupción, por ejemplo si se ha ido la luz en casa: eliges otra vez el mismo archivo y encuentras la importación a medias, lista para deshacer.
Errores frecuentes
- Importar dos veces el mismo CSV. Entra dos veces: la aplicación no tiene forma de reconocerlo. Con GnuCash, en cambio, los duplicados no entran.
- Salir de la pantalla antes de comprobar. Una importación de CSV se deshace ahí; después, las filas con la etiqueta Importado se quitan a mano.
- Dejarlo todo en la cuenta de las filas sin contrapartida. Vacíala sin prisa, moviendo cada fila a su cuenta de gasto o de ingreso.
- Intentar importar el Excel del banco. Guárdalo antes como CSV desde la hoja de cálculo.
- Un archivo de GnuCash en SQLite. Guárdalo antes en XML.
Preguntas frecuentes
Si importo dos veces el mismo CSV, ¿la aplicación se da cuenta?
No. El mismo CSV importado dos veces entra dos veces. Si te pasa, usa enseguida Deshacer la importación en la pantalla del resultado. Con GnuCash, en cambio, la aplicación reconoce el archivo ya importado y no lo deja entrar otra vez.
¿Puedo importar un archivo de GnuCash guardado en SQLite?
No, solo en XML, comprimido o no. Abre el archivo en GnuCash, elige Guardar como y el formato XML.
¿Qué pasa con los asientos de GnuCash que no cuadran?
Se quedan fuera, y la vista previa te lo dice, con el motivo. Lo mismo pasa con los asientos anulados en GnuCash o totalmente a cero. Ningún asiento se arregla a escondidas.
En el manual
El manual de usuario trata la importación en el capítulo Ajustes, sección Copias de seguridad y datos, y para el CSV en el capítulo Las Herramientas, sección Importar desde CSV.
La lección anterior
Lección 7 · Balance de situación y cuenta de resultados. La foto de lo que tienes y lo que debes, y la película de lo que ha entrado y lo que ha salido.
La próxima lección
Lección 9 · Documentos cifrados y privacidad. Dónde está la frontera de la privacidad: lo que sabemos de ti, lo que no podemos ver aunque quisiéramos y qué interruptores tienes tú en la mano.
Vittorio Giusti es economista y psicólogo y ha creado Cashfulness.