ابزارها
بخش ابزارها در نوار کناری ویژگیهایی را گرد هم میآورد که کنار دفتر کل و گزارشها کار میکنند: اینجا اسناد را بایگانی میکنی، اشتراکها را زیر نظر میگیری، ارزش سرمایهگذاریهایت را بهروزرسانی میکنی و وضعیت حسابها را بررسی میکنی. هر ابزار همیشه بهصورت دوطرفه کار میکند: هر رسیدی که ایجاد میشود، بدون استثنا، متوازن باقی میماند.
اسناد
اسناد بایگانی فضای حسابداری توست: اینجا رسیدها، قراردادها و فایلهای دیگر را بارگذاری میکنی و آنها را به تراکنشها پیوست میکنی یا در سطح فضا نگه میداری. سه برگه جریان را سازماندهی میکنند: صندوق ورودی برای فایلهایی که تازه رسیدهاند و هنوز باید مرتب شوند، همه برای بایگانی کامل، بایگانیشده برای آنچه کنار گذاشتهای.
میتوانی بر اساس نوع سند و بازه زمانی فیلتر کنی، یا فقط اسناد مالیاتی را با فیلتر مخصوص جدا کنی. در پایین صفحه، نوار مدیریت فضا نشان میدهد چند سند بارگذاری کردهای و چقدر فضای ذخیرهسازی مصرف میکنی؛ از همانجا مدیریت فضا را هم باز میکنی.
اسناد با رمزگذاری سرتاسر محافظت میشوند: بار اول، یک راهنما شما را در ساختن عبارت عبور مخصوص و کلید بازیابی ۲۴ کلمهای همراهی میکند. تا وقتی رمزگذاری باز است، میتوانید ۲۴ کلمه را هر وقت خواستید دوباره ببینید: روی قفل بالای صفحهٔ اسناد بزنید و "نمایش کلید بازیابی" را انتخاب کنید.
اگر عبارت عبور را فراموش کنید، با کلید بازیابی یک عبارت جدید تعیین میکنید. اگر هر دو را از دست بدهید، دیگر هیچکس نمیتواند اسناد رمزگذاریشده را بازیابی کند — حتی ما: همین حفاظت است که دست دیگران را کوتاه میکند. برای شروع دوباره، در پنجرهٔ بازکردن قفل گزینهٔ "هم عبارت عبور و هم کلید بازیابی را گم کردهام" هست: واقعیت را میگوید، اسناد دیگر ناخوانا را حذف میکند و شما را در ساختن اعتبارنامههای جدید همراهی میکند.
پیش از حذف همهچیز، دستگاههای دیگرتان را بررسی کنید: اگر روی یکی از آنها اسناد هنوز بدون درخواست عبارت عبور باز میشوند، کلید هنوز همانجاست. از همان دستگاه "نمایش کلید بازیابی" را باز کنید و ۲۴ کلمه را ذخیره کنید — چیزی از دست نرفته است. پیش از ذخیرهی آنها از حساب خود در آن دستگاه خارج نشوید.
- اسناد را از بخش ابزارها در نوار کناری باز کن.
- بالا سمت راست روی بارگذاری سند بزن و فایل را از دستگاهت انتخاب کن.
- نوعی به سند اختصاص بده و در صورت تمایل آن را به تراکنشی در دفتر کل پیوند بده.
- فایل را دوباره با برگههای صندوق ورودی، همه و بایگانیشده یا فیلترهای نوع و بازه زمانی پیدا کن.
اشتراکها و قبضها
اشتراکها و قبضها دفترچهٔ قراردادهای شماست: اشتراکها، قبضهای خانه و بیمهها. برای هر قرارداد تأمینکننده را ثبت میکنید، اینکه انتظار دارید چقدر و هر چند وقت یکبار بپردازید، تاریخ پایان و روزهای اعلام قبلی برای فسخ؛ برای قبضها جایی هم برای کد مشتری و کد انشعاب هست، مثل POD برق یا PDR گاز. در بالای صفحه میبینید همهٔ آنها با هم، در ماه و در سال، چقدر هزینه دارند و کدام قراردادها به پایان نزدیکاند، همراه با آخرین روزی که هنوز میشود فسخ کرد.
هر بخش زیر عنوانش میگوید چه چیزی در آن است. «همین حالا تصمیم بگیرید» حالت جداگانهای نیست: قراردادهای فعال یا در حال فسخاند که مهلتشان نزدیک است و به بالا آورده شدهاند تا پایین گم نشوند. فعالها جاریاند و مجموع از همانها ساخته میشود. در حال فسخها فسخ شدهاند اما هنوز تمام نشدهاند: تا آخرین روز پرداخت میکنید، پس هنوز به حساب میآیند. بستهشدهها دیگر هزینهای ندارند و بیرون از مجموع میمانند؛ در فهرست فقط بهعنوان سابقه هستند. و قرارداد بسته را میتوان دوباره باز کرد: در کارت آن، کنار فسخ، دکمهٔ فعالسازی دوباره هست که آن را به فعالها برمیگرداند و فسخ را همراه با تاریخ پایان سرویس پاک میکند. اگر حرکت تکرارشوندهای به آن وصل باشد، برنامه میپرسد که آن هم روشن شود یا نه، و کادر در ابتدا خالی است.
نیمی از سرشماری را خود برنامه انجام میدهد: بخش پیداشده میان هزینههایتان تراکنشهای شما را زیر نظر میگیرد و هزینههایی را که با آهنگی قابلتشخیص برمیگردند پیشنهاد میکند، با فرمی از پیش پرشده. اینها فقط پیشنهادند: تنها وقتی به حساب میآیند که تأییدشان کنید. یک قرارداد میتواند تراکنش تکرارشوندهٔ متصل خودش را داشته باشد و در آن صورت آن را در دو جا میبینید: اینجا بهعنوان قرارداد، و میان تکرارشوندهها بهعنوان قاعده. این عمدی است، دو نمای یک چیزند؛ وقتی فسخ میکنید، برنامه میپرسد تراکنش تکرارشونده را هم متوقف کند یا نه.
این بخش هرگز در دفترهای شما چیزی نمینویسد: ثبتها همچنان کار تراکنشها و قاعدههای تکرارشونده است، در حالی که قرارداد بالای آنها میایستد و میگوید چقدر هزینه دارد و کی میتوانید از آن بیرون بیایید. فهرست را با هر طرحی میتوان دید؛ اما ثبت، ویرایش و فسخ قراردادها بخشی از طرحهای پولی است.
اینجا بیش از آنچه زیرعنوان فرصت شمردنش را دارد جا میگیرد: پخش آنلاین، تلفن و اینترنت، برق و گاز و آب، باشگاه، نرمافزار اشتراکی، شارژ ساختمان، و همچنین بیمهها و هزینههای خودرو. بیمه نوع مخصوص خودش را دارد، با جایی برای شمارهٔ بیمهنامه، و عوارض خودرو خوب در نوع «دیگر» مینشیند. پرسش این نیست که چه نوع هزینهای است، بلکه این است که آیا چیزی خودبهخود تمدید میشود و روزی هست که تا آن باید تصمیم بگیرید نگهش دارید یا نه.
هر ردیف میگوید چه کسی ثبت را مینویسد: کنار نوع و ارائهدهنده یا «خودکار ثبت میشود» را میبینید، وقتی یک قاعدهٔ تکرارشوندهٔ فعال متصل است و در سررسید ثبت را پیشنهاد میدهد، یا «خودت ثبتش میکنی»، وقتی آن ثبت بر عهدهٔ شماست. در حالت دوم تاریخی که میبینید خودبهخود جلو نمیرود: همانجا میماند تا خودتان تغییرش دهید. نگهداشتن یک قرارداد فقط بهعنوان یادآور کاملاً درست است — میگوید چقدر هزینه دارد و تا کی میشود لغوش کرد — اما خوب است بدانید کدام کدام است.
«نه» به یک پیشنهاد به خاطر سپرده میشود: ردیف به «کنارگذاشتهها» میرود و با «بازگرداندن» برمیگردد. تا وقتی آن حساب همان رفتار را دارد معتبر است — اگر مبلغ یا دوره تغییر کند خودش به پیشنهادها برمیگردد — و برای فضای حسابداری معتبر است، نه فقط برای شما.
سررسیدهای پرداخت
سررسیدهای پرداخت چیزهایی را گرد میآورد که دیگری برایتان میفرستد و باید تا تاریخی مشخص پرداخت شود: عوارض، جریمه، شارژ ساختمان. اینها تراکنش تکرارشونده نیستند، چون آنها پیشبینیاند، و قرارداد هم نیستند، چون آنها رابطهایاند که ادامه دارد. اینها تعهدهاییاند که از بیرون آمدهاند: مبلغ همانجا روی اخطاریه نوشته شده و اگر تاریخ بگذرد جریمهٔ دیرکرد میخورید. برای ثبت یکی، سه چیز کافی است: به چه کسی، چقدر و تا چه زمانی.
هر سررسید شمار روزهای پیشآگهی خودش را دارد، در آغاز هفت روز، و از آن روز ساعت ۹ صبح یادآوری روی دستگاهتان میآید. اگر تاریخ بگذرد و سررسید هنوز باز باشد، یادآوری هر صبح میآید تا وقتی آن را پرداختشده علامت بزنید یا بایگانی کنید. کنار فیلدها جایی هست برای شمارهٔ اخطاریه، حساب بستانکار، سایتی که در آن پرداخت میشود و راهنمای آزاد؛ اما پیوست کردن خود اخطاریه از همهٔ اینها ارزشمندتر است، چون شمارهها و فرم روی آن چاپ شدهاند.
وقتی «پرداختش کردم» را میزنید، برنامه میپرسد با چه چیزی پرداخت کردید، واقعاً چه زمانی این کار را کردید و چقدر خارج شد — و سند دوطرفه تنها در همان لحظه زاده میشود. تاریخی که روی سند مینشیند تاریخ پرداخت است، نه تاریخ سررسید: قبضی که سررسیدش ۳۱ است و روز ۲ پرداخت میشود، هزینهٔ ماه بعد است. بلافاصله پس از آن، برنامه پیشنهاد میکند سررسید بعدی را ثبت کنید؛ همه چیز جز تاریخ از پیش پر شده است.
فیلد تاریخ سررسید خالی شروع میشود، و این عمدی است: پیشتر تاریخ امروز از قبل در آن نوشته شده بود، که پاسخی ساختگی است، و هر کس متوجه نمیشد یادآوریاش را از پیش گذشته مییافت. تا وقتی تاریخ نباشد، کادر یادآوری بهجای سکوت همین را به شما میگوید، و ذخیرهکردن هم آن را میخواهد.
بهروزرسانی سرمایهگذاریها
بهروزرسانی سرمایهگذاریها به تو اجازه میدهد سبدهایت را به قیمت فعلی بازار ارزشگذاری کنی. صفحه حسابهای سرمایهگذاری تنظیمشده برای بهروزرسانی ارزش را فهرست میکند: برای هر یک ارزش فعلی بازار را وارد میکنی و برنامه تجدید ارزیابی را بهعنوان یک تراکنش دوطرفه متوازن ثبت میکند.
تفاوت میان ارزش قدیم و جدید بهسادگی رونویسی نمیشود: بهدرستی ثبت میشود، تا ترازنامه و دارایی خالص تو روند واقعی سرمایهگذاریهایت را نشان دهند، در حالی که تاریخچه کامل تغییرات حفظ میشود.
- بهروزرسانی سرمایهگذاریها را از بخش ابزارها باز کن.
- حساب سرمایهگذاریای را که میخواهی بهروزرسانی کنی انتخاب کن.
- ارزش فعلی بازار سبد را وارد کن.
- تأیید کن: برنامه تجدید ارزیابی را ثبت میکند و مانده حساب را بهروزرسانی میکند.
تطبیق حسابها
تطبیق حسابها نمایی کلی از حسابهای قابلتطبیق و وضعیت آنها ارائه میدهد و آنهایی را که تراکنشهای معلق دارند زیر نظر میگیرد. این نقطه کنترل برای تأیید این است که ماندههای ثبتشده در Cashfulness با واقعیت، مثلاً صورتحساب بانکیات، مطابقت دارند.
وقتی همه حسابهای سازگار بهروز باشند، صفحه این را با پیامی مخصوص تأیید میکند: هیچ حسابی برای تطبیق نیست. در غیر این صورت، فوراً میبینی کدام حسابها به توجه تو نیاز دارند.
تطبیق دیگر فقط به حسابهای جاری و کارتها مربوط نیست: به حسابهای سرمایهگذاری و حسابهای ارز دیجیتال هم مربوط میشود. هر کس صرافی یا کارگزاری داشته باشد صورتحساب هم دارد و میخواهد آن را مقایسه کند.
اما در آن حسابها مانده خودبهخود هم تکان میخورد، و صفحه همین را به تو میگوید: در صورتحساب این هم هست که ارزش خودش چقدر بالا یا پایین رفته، در حالی که در دفترهای تو خریدها، فروشها و پولهای جابهجاشده هستند. پس اگر بعد از علامتزدن همهچیز باز هم تفاوتی ماند، تقریباً همیشه همان است و اشتباه تو نیست: با علامتزدن اقلام بیشتر بسته نمیشود، بلکه با ثبت ارزشگذاری حساب در تاریخ صورتحساب بسته میشود، از بهروزرسانی سرمایهگذاریها یا از تجدید ارزیابی دارایی.
یک حساب زمانی نشانهگذاری میشود که تراکنشهای در انتظار داشته باشد و صورتحساب بعدی نزدیک باشد: هشدار پنج روز پیش از تاریخ برآوردی آغاز میشود. برآورد از آخرین مغایرتگیری شما شمرده میشود، یا — اگر هرگز آن حساب را مغایرتگیری نکردهاید — از قدیمیترین تراکنشی که هنوز در انتظار است. ثبت یک تراکنش تازه یادآوری را عقب نمیاندازد: شمارش معکوس تنها زمانی صفر میشود که واقعاً مغایرتگیری کنید. زیر نام حساب میبینید قدیمیترین تراکنش چند روز است که منتظر مانده، تا «صورتحساب نزدیک است» را از «این ماههاست متوقف مانده» تشخیص دهید.
بالای فهرست، کنار فیلترها، یک فیلد جستوجو بر اساس نام هست: به فیلتر فعال اضافه میشود و جای آن را نمیگیرد، و اگر نام وجود نداشته باشد، صفحه بهجای پیشنهاد تغییر فیلتر همین را میگوید.
استهلاک، ضمانتنامهها و تجدید ارزیابی دارایی
سه ابزار اختصاصی برای داراییهایت این بخش را کامل میکنند. استهلاک اموالی را مدیریت میکند که فرسودگی برنامهریزیشده دارند: ارزش آنها در طول زمان با ثبتهای حسابداری منظم کاهش مییابد، تا ترازنامه ارزش باقیمانده واقعی را نشان دهد.
ضمانتنامهها تاریخهای انقضای ضمانت اموالت را پیگیری میکند، تا همیشه بدانی کدام خریدها هنوز تحت پوشش هستند. تجدید ارزیابی دارایی، در نهایت، به تو اجازه میدهد ارزش اموالت را همانطور که در طول زمان تغییر میکند، چه رو به بالا و چه رو به پایین، تنظیم کنی.
مانند هر ابزار دیگری، استهلاک و تجدید ارزیابیها نیز تراکنشهای دوطرفه ایجاد میکنند: هر تغییر ارزش همیشه یک طرف مقابل دارد و مجموع ردیفهای بدهکار و بستانکار صفر باقی میماند.
تراکنشهای تکرارشونده
تراکنشهای تکرارشونده قاعدههایی هستند برای آنچه تکرار میشود: حقوق، اجاره، اقساط، اشتراکها، طرحهای سرمایهگذاری منظم. قاعده را یک بار میسازید — چه چیزی، چقدر، هر چند وقت — و از آن لحظه برنامه هر سررسید را وقتی میرسد، از پیش پرشده جلوی شما میگذارد: با یک لمس تأییدش میکنید، ردش میکنید، یا اگر آن بار مبلغ فرق دارد اصلاحش میکنید.
قاعده هرگز خودش در دفترهای شما چیزی نمینویسد: هر ثبت فقط وقتی به دنیا میآید که تأیید کنید، و متوازن و دوطرفه به دنیا میآید. این فرق پیشبینی با واقعیت است: قاعدهٔ تکرارشونده پیشبینی میکند، شما ثبت میکنید. سررسیدهای تأییدنشده در صف «سررسیدهای نیازمند رسیدگی» جمع میشوند، بالای صفحه و در صفحهٔ آغازین، تا هیچچیز بیصدا رد نشود.
نوعها موارد واقعی را پوشش میدهند: هزینه و درآمد با مبلغ ثابت، قبضها با مبلغ متغیر (در هر سررسید میپرسد چقدر آمده)، جابهجایی میان حسابهای خودتان، طرحهای منظم بهسوی سرمایهگذاریها، و اشتراکها — که میتوانید آنها را «فقط در فهرست» هم نگه دارید، بدون هیچ ثبتی، فقط برای اینکه بدانید چقدر خرج میکنید. یک اشتراک میتواند در صفحهٔ اشتراکها و قبضها به قرارداد تبدیل شود و آنوقت آن را در دو جا میبینید: عمدی است، دو نمای یک چیزند.
حذف یک قاعده به گذشته دست نمیزند: قاعده و سررسیدهای هنوز رسیدگینشده ناپدید میشوند، اما تراکنشهای ثبتشده در دفترها میمانند، چون آنها واقعاً اتفاق افتادهاند.
- تراکنشهای تکرارشونده را از بخش ابزارها در نوار کناری باز کنید.
- روی تکرارشوندهٔ جدید بزنید و نوع را انتخاب کنید: هزینه، درآمد، قبض، جابهجایی، طرح سرمایهگذاری منظم یا اشتراک.
- مبلغ، بازهٔ تکرار و دو حسابِ ثبت را تعیین کنید؛ قاعده را ذخیره کنید.
- در هر سررسید تراکنش را در صف مییابید: تأییدش کنید، ردش کنید یا مبلغ را اصلاح کنید.
وام یا تسهیلات
وام یا تسهیلات جدول بازپرداخت را از چهار عدد قرارداد میسازد: اصل مبلغ، نرخ بهرهٔ اسمی سالانه، تعداد اقساط و تاریخ قسط اول. برنامه جدول را به روش فرانسوی محاسبه میکند و پیش از نوشتن هر چیزی، قسط، سهم اصل، سهم بهره و آخرین سررسید را نشانتان میدهد.
مراقب عددی که کپی میکنید باشید: آنچه لازم است نرخ بهرهٔ اسمی است، نه نرخ مؤثر. نرخ مؤثر کارمزدها را هم در بر میگیرد و اگر اینجا گذاشته شود، قسطی بالاتر از قسط واقعی درمیآید. اگر قسط قرارداد را هم بنویسید، برنامه بررسی میکند که جدول جور دربیاید: وقتی جور درنمیآید، معمولاً درست به همین دلیل است که بهجای نرخ اسمی، نرخ مؤثر وارد شده است.
در دفترها اینطور کار میکند: از حسابی که انتخاب کردهاید کل قسط خارج میشود، بدهی فقط بهاندازهٔ سهم اصل کم میشود، و تفاوت همان بهره است، که یک هزینه است. سه حساب، یک ثبت متوازن برای هر قسط: ترازنامه بدهی باقیماندهٔ واقعی را نشان میدهد و صورت درآمد هزینهٔ واقعی وام را.
جدول برای نرخ ثابت معتبر است. اگر وام شما نرخ متغیر دارد، جدول از پیش وجود ندارد: هر بار که بانک نرخ جدید را اعلام کند، از نو ساخته میشود.
- وام یا تسهیلات را از بخش ابزارها در نوار کناری باز کنید.
- اصل مبلغ، نرخ بهرهٔ اسمی، تعداد اقساط و تاریخ قسط اول را از قرارداد بردارید.
- سه حساب را انتخاب کنید: حسابی که قسط از آن خارج میشود، بدهی، و حساب بهره.
- قسط محاسبهشده را بررسی کنید — اگر قسط قرارداد را نوشته باشید، برنامه آن دو را مقایسه میکند — و روی ساختن جدول بزنید.
برچسبها
برچسبها تراکنشهای پراکنده روی حسابهای مختلف را زیر نامی از آنِ خودتان جمع میکنند: «تعطیلات ۱۴۰۵»، «بازسازی حمام»، «سفر کاری اسفند». فهرست حسابها به پرسش «این چه نوع هزینهای است؟» جواب میدهد؛ برچسب به «به کدام پروژه تعلق دارد؟» — و این دو پرسش متفاوتاند، برای همین هر دو وجود دارند.
برچسب همان لحظهای به دنیا میآید که آن را روی یک تراکنش مینویسید، در فیلد برچسبهای فرم: لازم نیست از قبل ساخته شود. صفحهٔ برچسبها در ابزارها دفترچهٔ آنهاست: میبینید هر کدام چند تراکنش با خود دارد، آن را یکجا در همهجا تغییر نام میدهید، یا حذفش میکنید.
برچسبها هرگز به دفترهای شما دست نمیزنند: لایهای برای خواندن روی ثبتها هستند. حذف یکی از آنها حتی یک ریال را جابهجا نمیکند — تراکنشها همانجا که هستند میمانند، فقط گروهبندی از بین میرود.
- تراکنشی ثبت کنید و نامی در فیلد برچسبها بنویسید: برچسب همانجا به دنیا میآید.
- آن را روی تراکنشهایی که به همان پروژه تعلق دارند، روی هر حسابی، دوباره به کار ببرید.
- دفتر کل را بر اساس برچسب فیلتر کنید تا کل پروژه را یکجا، با جمع آن، ببینید.
- از صفحهٔ برچسبها در ابزارها برچسبهای کل فضا را تغییر نام میدهید یا حذف میکنید.
ورود اطلاعات از CSV
ورود اطلاعات از CSV حسابها و تراکنشها را از برنامهای دیگر، از یک صفحهگسترده یا از صورتحساب بانکی به داخل میآورد. فایلهای CSV و TSV و متنهای جداشده با ویرگول، نقطهویرگول یا تب را میپذیرد و دو قالب را میفهمد: یک سطر برای هر تراکنش (صورتحساب کلاسیک) یا چند سطر برای هر ثبت (خروجیهای دوطرفهٔ برنامههای دیگر).
مسیر سه گام دارد: فایل را انتخاب میکنید، میگویید در هر ستون چه چیزی هست — تاریخ، شرح، مبلغ، حساب، حساب مقابل — و پیشنمایش را نگاه میکنید. پیش از آنکه چیزی نوشته شود میبینید چند سطر وارد میشود، به چه ارزهایی، و چه چیزی فهمیده نشده است: هیچ غافلگیریای پس از پایان کار نیست.
حسابهایی که فایل نامشان را میبرد و هنوز در فضا وجود ندارند، هنگام ورود اطلاعات ساخته میشوند، با پیروی از مسیری که در فایل نوشته شده: برای همین فیلد حساب اینجا متن آزاد است، نه فهرستی برای انتخاب. هر تراکنش واردشده بهصورت ثبتی متوازن و دوطرفه وارد میشود، انگار خودتان با دست ثبتش کرده باشید.
اگر نتیجه قانعتان نکرد، ورود اطلاعات یکجا لغو میشود: ثبتهایی که ساخته با هم ناپدید میشوند، بدون شکار دستی.
- ورود اطلاعات از CSV را از بخش ابزارها در نوار کناری باز کنید.
- فایل را انتخاب کنید و بگویید هر ستون چه چیزی دارد.
- پیشنمایش را بررسی کنید: مجموع سطرها، ارزها و سطرهای فهمیدهنشده.
- ورود اطلاعات را تأیید کنید — و اگر لازم شد، بلافاصله بعدش یکجا لغوش کنید.