Kontni plan

Struktura stabla

Zaslon Računi prikazuje kontni plan kao proširivo stablo, grupirano prema odjeljku. Bilanca sadrži Imovinu+ (produktivnu imovinu, onu koja stvara vrijednost), Imovinu- (gotovinu i imovinu za osobnu upotrebu), Obveze i Neto vrijednost. Prihodi i Troškovi žive u Računu dobiti i gubitka.

Svaki redak prikazuje naziv računa, broj računa, ukupno stanje i promjenu za tekuću godinu. Odjeljci se šire i sažimaju strelicom pored naziva, a traka za pretraživanje na vrhu omogućuje ti pronalaženje računa po nazivu, broju ili vrsti.

Na dnu stranice sažeti redak prikazuje ukupnu Neto vrijednost radnog prostora: razliku između onoga što posjeduješ i onoga što duguješ.

Za odvajanje troškova djelatnosti od obiteljskih imate dva puta. Ako je dovoljno razlikovati ih, stvorite organizacijski račun — «Djelatnost» — i pod njega objesite njezine troškove i prihode: izvještaji ih grupiraju, a oznake daju poprečni presjek. Ako se pak dva svijeta ne smiju doticati, treba vam drugi računovodstveni prostor, no on je uključen samo u plan Ultra: uz Free i Premium prostor je jedan. U oba slučaja bolje je ne miješati novčane račune.

Premještanje i preslagivanje računa

Svaki tvoj račun ima s desne strane ručicu za povlačenje (ikonu s točkicama). Mišem jednostavno povučeš; prstom je potreban dulji pritisak na ručicu, pa povlačenje: to je zaštita koja stablu omogućuje da se i dalje normalno pomiče.

Dok povlačiš, svaki redak ima tri zone. Iznad ili ispod računa iste razine pojavljuje se linija umetanja: to je preslagivanje, redoslijed koji odabereš ostaje, a brojevi računa sami se iznova dodjeljuju. Na sredini mape redak se istakne: to je premještanje, račun mijenja mjesto u stablu i sa sobom nosi sve svoje podračune, uključujući brojeve. Zatvorena mapa otvara se sama ako račun na trenutak zadržiš iznad nje.

Aplikacija odbija ispuštanja koja bi pokvarila izvještaje, i to ti kaže: račun ne može u mapu druge obitelji, ne može završiti unutar vlastitog potomka, a računi sustava se ne premještaju. Ručica nestaje tamo gdje gesta ne bi imala smisla: tijekom pretrage i kad je uključen abecedni redoslijed, jer ondje o poziciji odlučuje naziv.

Valute i boje stanja

Svaki račun ima svoju valutu, odabranu prilikom njegova stvaranja. Tekući račun možeš voditi u eurima, a investicijski račun u dolarima: Cashfulness bilježi svaku stavku u valuti računa i po potrebi pretvara ukupne iznose.

Stanja koriste semantičke boje: na prvi pogled možeš prepoznati prirodu svake brojke, primjerice Obveze odvojene od onoga što posjeduješ, a Neto vrijednost odvojena od svega ostalog. Boja nikada ne zamjenjuje knjigovodstveni predznak, samo olakšava čitanje.

Stvaranje računa pomoću čarobnjaka

Gumb plus u donjem desnom kutu otvara čarobnjaka Novi račun, koji te vodi korak po korak. Čarobnjak pita samo ono što je potrebno, jedan korak odjednom, uz prikaz prijedloga i valjanih primjera usput.

Ako stvoriš račun izravno pod Obvezama, korak podvrste nudi i stavke jednu razinu niže — kreditnu karticu, zajmove, porezne dugove, hipoteku — i odmah kaže u koju će mapu završiti; ako ta mapa još ne postoji, aplikacija je stvara pri spremanju.

1. Daj računu opisni, prepoznatljiv naziv, primjerice naziv banke ili svrhu računa. Možeš dodati neobavezan opis, koristan ako dijeliš radni prostor s drugim osobama.
2. Odaberi vrstu računa: ona određuje u kojem odjeljku stabla će račun biti i kako će se ponašati njegovo stanje.
3. Odaberi nadređeni račun izravno iz stabla: novi račun smjestit će se ispod njega, nasljeđujući njegovu poziciju u strukturi.
4. Postavi svojstva računa na temelju načina na koji ćeš ga koristiti (vidi sljedeći odjeljak).
5. Potvrdi: račun se odmah pojavljuje u stablu, spreman za primanje stavki.

Svojstva računa

Prilikom stvaranja računa (i kasnije prilikom njegova uređivanja) možeš omogućiti svojstva koja mijenjaju njegovo ponašanje. Uskladivo s bankovnim izvodom: račun se pridružuje toku Usklađivanja računa, idealno za tekuće račune i kartice. Pretplate se, međutim, više ne označavaju na računu: popisuju se kao ugovori u Alati → Pretplate i režije.

Tržišna procjena: osmišljena za ulaganja, omogućuje ti periodičko ažuriranje vrijednosti računa putem Ažuriranja ulaganja. Amortizacija: za imovinu koja gubi vrijednost tijekom vremena, poput automobila ili uređaja, kako bi kontni plan odražavao stvarnu vrijednost, a ne kupovnu cijenu.

Likvidno i Nelikvidno: ovdje izbor doista premješta račun, jer se likvidnost ne čita iz podvrste nego iz toga gdje račun stoji u stablu. Prije nego što ga premjesti, aplikacija ti kaže kamo ga vodi, i pazi: „Likvidno“ i „Nelikvidno“ postoje u obje grane imovine, pa gledaj cijelu putanju, a ne samo naziv.

Račun koji nije samo tvoj ima tri različita puta, a biraju se prema tome tko upisuje stavke. Ako upisuješ samo ti, a polovica imovine pripada nekom drugom, treba ti vlasnički udio: u čarobnjaku uključi «Račun je u suvlasništvu» i upiši svoj postotak. Stavke ostaju u punom iznosu — uđe li 1.000 €, aplikacija knjiži 1.000 €, ne 500 — jer inače usporedba s bankovnim izvatkom više ne bi štimala. Udio je leća: mijenja samo koliko taj račun teži u Raspoloživoj likvidnosti i u Neto imovini, a u Računu dobiti i gubitka ne primjenjuje se uopće. Postavlja se račun po račun, nikada na mapu: dvije nekretnine u istoj mapi mogu imati različite udjele.

Ako pak upisujete udvoje, svatko iz svoje aplikacije, udio nije ono što ti treba: koristi «Podijeli račun» na kartici računa. U prostoru druge osobe nastaje njezin vlastiti račun s njezinim stavkama, a račun se tada čita na dva načina: «Moj dio» su tvoji redci i to je broj koji ulazi u tvoje pokazatelje, dok je «Stvarno stanje računa» zbroj redaka svih i to je onaj koji se uspoređuje s izvatkom. Vlasnički udio ovdje je namjerno isključen, jer tvoj dio ionako je samo ono što si ti upisao. Treći put opet je nešto drugo: podijeliti cijeli knjigovodstveni prostor, s njegovim ulogama i ovlastima.

Dijele se samo bilančni računi, dakle imovina i obveze, nikada kategorije troškova ili prihoda. Dijeljenje služi da se ponovno spoji nešto što je izvan aplikacije jedna jedina stvar: bankovni račun je jedan, i jedan je izvod s kojim se usklađuje. Kategorija troška nije jedna stvar u svijetu, to je način na koji svatko razvrstava vlastite izdatke i ostaje njegova. To nije ograničenje, to je sam mehanizam: budući da svatko unosi vlastite stavke s vlastitim kategorijama, u svojim izvještajima o troškovima vidiš samo ono što si potrošio ti.

Davanje stanja računu stvorenom nakon početnog postavljanja

Kada otvoriš radni prostor, početna inventura pita te za stanje svakog računa i sama upisuje početne stavke. No inventura se radi samo jednom, a računi koje stvoriš u mjesecima nakon toga nastaju s nulom: tekući račun otvoren u ožujku, ili zaboravljena štedna knjižica, kreću prazni iako u stvarnosti u njima ima novca.

Čarobnjak Novi račun zato ima završni korak, koji možeš preskočiti, a koji pita za početno stanje. Pojavljuje se samo na bilančnim računima — trošak ili prihod početno stanje nemaju — i ako iznos ostaviš praznim, ne stvara se ništa. Ako iznos upišeš, čarobnjak ti postavlja samo jedno pitanje: dolazi li taj novac s računa koji već imaš u Cashfulnessu?

Dobro odgovoriti na to pitanje je sve, jer ono odlučuje hoće li se tvoja neto vrijednost promijeniti. Ako novac dolazi s računa koji već imaš (recimo, prebačen s tekućeg računa na štednu knjižicu), riječ je o internom prijenosu: protustavka ide na račun koji navedeš i neto vrijednost ostaje ista. Ako pak prijavljuješ nešto što aplikacija nije znala, protustavka ide na „Početna stanja“ i neto vrijednost raste, kako i treba.

Za obveze upiši koliko duguješ kao pozitivan broj: knjigovodstveni predznak stavlja aplikacija.

Čarobnjak te pita i otkad posjeduješ ono što prijavljuješ, a polje kreće prazno. Prije se stavka datirala danom kad si ispunjavao čarobnjaka: kuća koju si imao deset godina, upisana u kolovozu, ispadala je bogatstvo naraslo ove godine, pa se promjena „od početka godine“ na početnoj stranici napuhavala iznosom koji nikad nije narastao. Ako upišeš pravi datum, brojke za godinu ostaju točne. Račun dobiti i gubitka se ionako ne miče: početna stavka dira račun i neto vrijednost, nikad prihod ili trošak, pa nijedan datum ne može promijeniti dobit prošle godine.

Ispravljanje već obavljene inventure

Početna se snimka ne ponavlja, ali nije uklesana u kamen. Stavka koju je inventura stvorila živi u Registru kao i svaka druga transakcija: pronaći ćeš je pretražujući „Početno stanje“, otvoriš je, i odatle možeš ispraviti iznose, dodati redak za račun koji ti je promaknuo ili premjestiti datum na dan kada je inventura doista obavljena.

To je pravi način da ispraviš stanje pogrešno upisano tijekom postavljanja i bolji je od transakcije ispravka: ispravljanjem početne stavke izvještaji svih razdoblja ponovno postaju dosljedni, dok bi ispravak datiran danas ostavio pogrešnima mjesece između.

Skriveni računi

Nije svaki račun potreban svaki dan: zatvoreni ili rijetko korišten račun može zakrčiti stablo. Možeš ga sakriti bez brisanja, tako da njegova knjigovodstvena povijest ostane netaknuta.

Ikona oka na traci alata prikazuje ili skriva skrivene račune: kad je isključena, vidiš samo aktivne račune, kad je uključiš, svi se ponovno pojavljuju.

Usklađivanje računa

Usklađivanje je trenutak kad uspoređuješ Cashfulness s bankovnim izvodom. U odjeljku Usklađivanje računa odabireš račun i dobivaš popis zabilježenih stavki, podijeljenih na iznose potraživanja (primljeni depoziti i povrati) i iznose duga.

Označuješ svaku stavku koju pronađeš na izvodu: zbrojevi potraživanja i duga ažuriraju se dok napreduješ, zajedno s Razlikom. Dok se provjera stanja ne podudara, aplikacija to označava; čim Razlika dosegne nulu, možeš potvrditi gumbom Uskladi.

1. Otvori Usklađivanje računa i odaberi račun za usklađivanje.
2. Postavi referentni datum bankovnog izvoda.
3. Označi stavke koje se pojavljuju na izvodu jednu po jednu, i potraživanja i dugovanja.
4. Provjeri Razliku na dnu: mora doseći nulu. Ako ne, potraži nedostajuću ili suvišnu stavku.
5. Pritisni Uskladi za potvrdu: označene stavke označavaju se kao usklađene.