Orodja

Dokumenti

Dokumenti so arhiv vašega računovodskega prostora: tu nalagate račune, pogodbe in druge datoteke, jih pripenjate na transakcije ali hranite na ravni prostora. Trije zavihki organizirajo tok: Prejeto za datoteke, ki so ravno prispele in jih je treba še razvrstiti, Vse za celoten arhiv in Arhivirano za tisto, kar ste dali na stran.

Filtrirate lahko po vrsti dokumenta in obdobju ali izločite davčne dokumente s posebnim filtrom. Na dnu strani vrstica shrambe prikazuje, koliko dokumentov ste naložili in koliko shrambe uporabljate; od tam lahko odprete tudi pogled za upravljanje shrambe.

Dokumenti so zaščiteni s šifriranjem od konca do konca: prvič vas čarovnik vodi skozi ustvarjanje posebnega gesla in obnovitvenega ključa iz 24 besed. Dokler je šifriranje odklenjeno, si lahko 24 besed kadar koli znova ogledate: tapnite ključavnico na vrhu strani Dokumenti in izberite "Pokaži obnovitveni ključ".

Če geslo pozabite, z obnovitvenim ključem nastavite novega. Če izgubite oboje, šifriranih dokumentov ne more nihče več obnoviti — niti mi: prav ta zaščita drži vse druge stran. Za nov začetek je v oknu za odklepanje "Izgubil(a) sem geslo in obnovitveni ključ": pove vam, kako stvari stojijo, izbriše dokumente, ki jih ni več mogoče prebrati, in vas vodi skozi ustvarjanje novih poverilnic.

Preden vse izbrišete, preverite svoje druge naprave: če se na kateri od njih dokumenti še vedno odpirajo, ne da bi zahtevali geslo, je ključ še tam. Na tisti napravi odprite "Pokaži obnovitveni ključ" in shranite 24 besed — nič ni izgubljeno. Ne odjavite se s tiste naprave, dokler jih ne shranite.

1. Odprite Dokumente v razdelku Orodja v stranski vrstici.
2. Pritisnite Naloži dokument zgoraj desno in izberite datoteko iz svoje naprave.
3. Dodelite vrsto dokumenta in ga, če želite, povežite s transakcijo v Registru.
4. Datoteko znova poiščite z zavihki Prejeto, Vse in Arhivirano ali s filtri vrste in obdobja.

Naročnine in položnice

Naročnine in položnice so evidenca tvojih pogodb: naročnin, gospodinjskih položnic in zavarovanj. Za vsako pogodbo zabeležiš ponudnika, koliko pričakuješ, da boš plačeval, in kako pogosto, datum poteka in odpovedni rok v dnevih; pri položnicah je prostor tudi za šifro kupca in oznako odjemnega mesta, kot je POD za elektriko ali PDR za plin. Na vrhu strani vidiš, koliko vse skupaj stane, na mesec in na leto, ter pogodbe, ki se jim izteka rok, z zadnjim dnem za odpoved.

Vsak razdelek pod naslovom pove, kaj vsebuje. »Odloči zdaj« ni posebno stanje: to so aktivne ali odpovedane pogodbe, ki jim se bliža rok, dvignjene na vrh, da se spodaj ne izgubijo. Aktivne tečejo in prav iz njih je sestavljena vsota. Odpovedane so odpovedane, a se še niso končale: plačujete do zadnjega dne, zato še vedno štejejo. Zaprte ne stanejo več nič in ostanejo zunaj vsote; na seznamu so le kot zgodovina. In zaprto pogodbo je mogoče znova odpreti: na kartici je poleg Odpovej tudi Ponovno aktiviraj, ki jo vrne med aktivne in izbriše odpoved skupaj z datumom konca storitve. Če je nanjo vezan ponavljajoči se vnos, aplikacija vpraša, ali naj vklopi tudi tega, in polje je na začetku prazno.

Polovico popisa opravi aplikacija: razdelek Najdene med vašimi stroški opazuje tvoje transakcije in predlaga stroške, ki se vračajo s prepoznavnim ritmom, z že izpolnjenim obrazcem. To so predlogi: v seštevek gredo šele, ko jih potrdiš. Pogodba ima lahko povezano ponavljajočo se transakcijo in takrat jo vidiš na dveh mestih: tu kot pogodbo, med ponavljajočimi se kot pravilo. To je namerno, gre za dva pogleda na isto stvar; ko pogodbo odpoveš, te aplikacija vpraša, ali naj ustavi tudi ponavljajočo se transakcijo.

Ta razdelek nikoli ne piše v tvoje knjige: knjižbe ostajajo transakcijam in ponavljajočim se, pogodba pa stoji nad njimi in ti pove, koliko stane in kdaj lahko iz nje izstopiš. Seznam si lahko ogledaš s katerim koli načrtom; popisovanje, urejanje in odpovedovanje pogodb je del plačljivih načrtov.

Sem gre več, kot jih uspe našteti podnaslov: pretakanje, telefon in internet, elektrika, plin in voda, telovadnica, naročniška programska oprema, stroški stavbe, pa tudi zavarovanja in stroški avtomobila. Zavarovanje ima svojo vrsto s prostorom za številko police, letna dajatev za vozilo pa se dobro prilega vrsti Drugo. Vprašanje ni, kakšne vrste strošek je, ampak ali se kaj samodejno podaljša in ali obstaja dan, do katerega se je treba odločiti, ali to obdržite.

Vsaka vrstica pove, kdo bo vknjižil: poleg vrste in ponudnika piše «Zabeleži se samodejno», ko je povezano živo ponavljajoče se pravilo, ki ti na dan zapadlosti ponudi vnos, ali «Vneseš ga sam», ko je vnos tvoja naloga. V drugem primeru se prikazani datum sam ne premakne: ostane tam, kamor si ga postavil. Pogodbo imeti samo kot opomnik je povsem v redu — pove ti, koliko stane in do kdaj jo lahko odpoveš — a dobro je vedeti, katera je katera.

«Ne» predlogu si zapomni: vrstica gre v «Zavrnjeno», od koder jo «Obnovi» vrne. Velja, dokler se ta račun obnaša enako — če se spremeni znesek ali ritem, se sama vrne med predloge — in velja za knjigovodski prostor, ne le zate.

Zapadla plačila

Zapadla plačila zbirajo stvari, ki ti jih pošlje nekdo drug in jih je treba plačati do določenega datuma: nadomestilo za stavbno zemljišče, kazen, stroške upravnika. To niso ponavljajoče se knjižbe, ker so te napoved, in ne pogodbe, ker so te odnos, ki traja. To so obveznosti od zunaj: znesek je že napisan na položnici, in če datum mine, tečejo zamudne obresti. Za vpis zadostujejo tri stvari: komu, koliko in do kdaj.

Vsaka postavka ima svoje število dni vnaprej, na začetku sedem, in od tistega dne ob 9. uri zjutraj na napravo prispe opomnik. Če datum mine in je postavka še odprta, opomnik prihaja vsako jutro, dokler je ne označiš kot plačano ali je ne pospraviš. Ob poljih je prostor za sklic s položnice, račun upnika, stran, kjer se plača, in prosta navodila; priložiti položnico pa je vredno več kot vse to, saj so sklici in obrazec že natisnjeni na njej.

Ko se dotakneš Plačal sem, aplikacija vpraša, s čim si plačal, kdaj si to res storil in koliko je odšlo — in dvostavna knjižba nastane šele v tistem trenutku. Datum, ki pride na knjižbo, je datum plačila, ne zapadlosti: račun, ki zapade 31. in je plačan 2., je strošek naslednjega meseca. Takoj zatem aplikacija ponudi vpis naslednje, z vsem že izpolnjenim razen datuma.

Polje datuma zapadlosti se začne prazno, in to namenoma: prej je bil v njem že vpisan današnji datum, kar je lažen odgovor, in kdor tega ni opazil, je opomnik dobil, ko je rok že minil. Dokler datuma ni, ti to okvirček opomnika pove, namesto da bi molčal, in shranjevanje ga zahteva.

Posodobitev naložb

Posodobitev naložb vam omogoča vrednotenje portfeljev po trenutni tržni ceni. Stran prikazuje investicijske račune, nastavljene za posodobitve vrednosti: za vsakega vnesete trenutno tržno vrednost, aplikacija pa prevrednotenje zabeleži kot uravnoteženo dvostavno transakcijo.

Razlika med staro in novo vrednostjo ni preprosto prepisana: pravilno je knjižena, tako da vaša Bilanca stanja in čisto premoženje odražata dejansko uspešnost vaših naložb, hkrati pa ohranjata celotno zgodovino sprememb.

1. Odprite Posodobitev naložb v razdelku Orodja.
2. Izberite investicijski račun, ki ga želite posodobiti.
3. Vnesite trenutno tržno vrednost portfelja.
4. Potrdite: aplikacija zabeleži prevrednotenje in posodobi stanje računa.

Usklajevanje računov

Usklajevanje računov ponuja pregled računov, ki jih je mogoče uskladiti, in njihovega stanja, ter spremlja tiste z nerešenimi transakcijami. To je kontrolna točka za preverjanje, ali se stanja, zabeležena v Cashfulnessu, ujemajo z resničnostjo, na primer z vašim bančnim izpiskom.

Ko je vsak združljiv račun posodobljen, stran to potrdi s posebnim sporočilom: ni računov za uskladitev. V nasprotnem primeru takoj vidite, kateri računi potrebujejo vašo pozornost.

Usklajevanje ne velja več samo za transakcijske račune in kartice: velja tudi za investicijske račune in račune v kriptovalutah. Kdor ima kriptomenjalnico ali borznega posrednika, izpisek vsekakor dobi in ga želi primerjati.

Na teh računih pa se stanje premika tudi samo od sebe, in zaslon vam to pove: na izpisku je tudi to, za koliko je vrednost sama zrasla ali padla, medtem ko so v vaših knjigah nakupi, prodaje in prenesen denar. Če torej po označitvi vsega ostane razlika, gre skoraj vedno prav za to in ni vaša napaka: ne zapre se z označevanjem dodatnih vnosov, ampak z zabeležbo vrednotenja računa na datum izpiska, prek Posodobitve naložb ali Prevrednotenja sredstev.

Račun je označen, ko ima neusklajene postavke in se bliža naslednji izpisek: opozorilo se začne pet dni pred ocenjenim datumom. Ocena šteje od tvoje zadnje uskladitve ali — če tega računa še nikoli nisi uskladil — od najstarejše še neusklajene postavke. Vnos nove postavke opomnika ne prestavi: odštevanje se ponastavi šele, ko res uskladiš. Pod imenom računa vidiš, koliko dni čaka najstarejša postavka, da ločiš »izpisek bo prišel« od »to stoji že mesece«.

Nad seznamom, ob filtrih, je polje za iskanje po imenu: doda se aktivnemu filtru in ga ne nadomesti, in če ime ne obstaja, zaslon to pove, namesto da bi ti predlagal zamenjavo filtra.

Amortizacija, garancije in prevrednotenje sredstev

Ta razdelek dopolnjujejo tri orodja, namenjena vašim sredstvom. Amortizacija obravnava blago z načrtovano zastarelostjo: njegova vrednost se skozi čas zmanjšuje z rednimi knjigovodskimi vnosi, tako da Bilanca stanja odraža dejansko preostalo vrednost.

Garancije spremljajo datume poteka garancije vaših stvari, tako da vedno veste, katere nakupe garancija še krije. Prevrednotenje sredstev pa vam nazadnje omogoča prilagoditev vrednosti vaših sredstev, ko se ta skozi čas spreminja, bodisi navzgor bodisi navzdol.

Kot vsako orodje tudi amortizacija in prevrednotenja ustvarjajo dvostavne transakcije: vsaka sprememba vrednosti ima vedno protipostavko, vsota vrstic debeta in kredita pa ostaja nič.

Ponavljajoče se transakcije

Ponavljajoče se transakcije so pravila za tisto, kar se ponavlja: plača, najemnina, obroki, naročnine, varčevalni načrti. Pravilo ustvarite enkrat — kaj, koliko, kako pogosto — in od takrat vam aplikacija ob vsaki zapadlosti predloži vnos, že izpolnjen: potrdite ga z enim dotikom, ga preskočite ali popravite znesek, če je tokrat drugačen.

Pravilo nikoli ne piše samo v vaše knjige: vsak vnos nastane šele, ko potrdite, in se rodi uravnotežen v dvostavnem knjigovodstvu. To je razlika med napovedjo in dejstvom: ponavljajoča se transakcija napoveduje, vi knjižite. Nepotrjene zapadlosti se zbirajo v vrsti »Zapadle transakcije«, na vrhu strani in na začetni strani, tako da nič ne gre mimo v tišini.

Vrste pokrivajo resnične primere: odhodek in prihodek s stalnim zneskom, položnice s spremenljivim zneskom (ob vsaki zapadlosti vpraša, koliko je prišlo), prenosi med vašimi računi, varčevalni načrti v naložbe in naročnine — ki jih lahko vodite tudi »samo na seznamu«, brez knjižb, samo da veste, koliko porabite. Naročnina lahko postane pogodba na strani Naročnine in položnice, in takrat jo vidite na dveh mestih: to je namerno, gre za dva pogleda na isto stvar.

Brisanje pravila se ne dotakne zgodovine: izgineta pravilo in še neurejene zapadlosti, a že knjiženi vnosi ostanejo v knjigah, ker so se ti zares zgodili.

1. Odprite Ponavljajoče se transakcije v razdelku Orodja v stranski vrstici.
2. Pritisnite Nova ponavljajoča se transakcija in izberite vrsto: odhodek, prihodek, položnico, prenos, varčevalni načrt ali naročnino.
3. Nastavite znesek, pogostost in oba računa knjižbe; shranite pravilo.
4. Ob vsaki zapadlosti boste vnos našli v vrsti: potrdite ga, preskočite ali popravite znesek.

Kredit ali posojilo

Kredit ali posojilo zgradi amortizacijski načrt iz štirih številk s pogodbe: financirana glavnica, letna nominalna obrestna mera, število obrokov in datum prvega. Aplikacija izračuna načrt z enakimi obroki (francoski model) in vam, preden karkoli zapiše, pokaže obrok, delež glavnice, delež obresti in zadnjo zapadlost.

Pazite, katero številko prepišete: potrebna je nominalna obrestna mera (NOM), ne EOM. Efektivna obrestna mera zajema tudi stroške in bi tu dala višji obrok od pravega. Če vpišete tudi obrok s pogodbe, aplikacija preveri, da se načrt ujema: kadar se ne, je razlog običajno prav to, da je namesto NOM pristala EOM.

V knjigah deluje takole: z izbranega računa odide celoten obrok, dolg se zmanjša samo za delež glavnice, razlika pa so obresti, ki so strošek. Trije računi, ena uravnotežena knjižba za vsak obrok: Bilanca stanja pokaže pravi preostali dolg, izkaz poslovnega izida pravi strošek posojila.

Načrt velja za fiksno obrestno mero. Če je vaša spremenljiva, načrta vnaprej ni: znova se izdela, ko banka sporoči novo mero.

1. Odprite Kredit ali posojilo v razdelku Orodja v stranski vrstici.
2. S pogodbe prepišite glavnico, nominalno obrestno mero, število obrokov in datum prvega obroka.
3. Izberite tri račune: tistega, s katerega odhaja obrok, dolg in račun obresti.
4. Preverite izračunani obrok — če ste vpisali tistega s pogodbe, ju aplikacija primerja — in pritisnite Ustvari načrt.

Oznake

Oznake združujejo transakcije, razpršene po različnih računih, pod vašim imenom: »Počitnice 2026«, »Prenova kopalnice«, »Marčevska službena pot«. Kontni načrt odgovarja na vprašanje »kakšen strošek je to?«; oznaka odgovarja na »kateremu projektu pripada?« — in to sta dve različni vprašanji, zato obstajata oboje.

Oznaka nastane v trenutku, ko jo vpišete na transakcijo, v polju Oznake na obrazcu: ni je treba ustvariti vnaprej. Stran Oznake v Orodjih je evidenca: vidite, koliko transakcij nosi vsaka, jo preimenujete povsod naenkrat ali jo izbrišete.

Oznake se nikoli ne dotaknejo vaših knjig: so bralna plast nad knjižbami. Brisanje ene ne premakne niti centa — transakcije ostanejo, kjer so, izgubi se samo združevanje.

1. Knjižite transakcijo in vpišite ime v polje Oznake: oznaka nastane tam.
2. Uporabite jo znova na transakcijah, ki pripadajo istemu projektu, na katerem koli računu.
3. Filtrirajte Register po oznaki, da vidite ves projekt skupaj, z njegovim seštevkom.
4. S strani Oznake v Orodjih preimenujete ali izbrišete oznake celotnega prostora.

Uvoz iz CSV

Uvoz iz CSV prinese račune in vnose iz drugega programa, iz preglednice ali z bančnega izpiska. Sprejema CSV, TSV in besedilne datoteke, ločene z vejico, podpičjem ali tabulatorjem, in razume dve obliki: eno vrstico na vnos (klasični izpisek) ali več vrstic na knjižbo (dvostavni izvozi drugih programov).

Pot ima tri korake: izberete datoteko, poveste, kaj je v vsakem stolpcu — datum, opis, znesek, račun, protipostavka — in si ogledate predogled. Preden se karkoli zapiše, vidite, koliko vrstic pride, v katerih valutah in kaj ni bilo razumljeno: brez presenečenj po uvozu.

Računi, ki jih datoteka imenuje in v prostoru še ne obstajajo, se ustvarijo med uvozom, po poti, zapisani v datoteki: zato je polje računa tu prosto besedilo in ne seznam za izbiro. Vsak uvožen vnos vstopi kot uravnotežena dvostavna knjižba, kot da bi ga knjižili ročno.

Če vas rezultat ne prepriča, se uvoz razveljavi v celoti: knjižbe, ki jih je ustvaril, izginejo skupaj, brez ročnega iskanja.

1. Odprite Uvoz iz CSV v razdelku Orodja v stranski vrstici.
2. Izberite datoteko in navedite, kaj vsebuje vsak stolpec.
3. Preverite predogled: skupno število vrstic, valute in nerazumljene vrstice.
4. Potrdite uvoz — in ga po potrebi takoj zatem razveljavite v celoti.