Kontni plan
U Cashfulness svaki unos živi na kontu, a konta su organizovana u kontni plan: stablo raspoređeno u sekcije koje odražava logiku dvojnog knjigovodstva. Ekran Konti je vaša polazna tačka za istraživanje strukture, kreiranje novih konta i njihovo usklađivanje sa stvarnošću.
Struktura stabla
Ekran Konti prikazuje kontni plan kao stablo koje se može proširiti, grupisano po sekcijama. Bilans stanja sadrži Aktivu+ (produktivnu aktivu, onu koja stvara vrednost), Aktivu- (gotovinu i imovinu za ličnu upotrebu), Pasivu i Neto vrednost. Prihodi i Rashodi se, s druge strane, nalaze u Bilansu uspeha.
Svaki red prikazuje naziv konta, broj konta, ukupno stanje i promenu za tekuću godinu. Sekcije se šire i skupljaju strelicom pored naziva, a traka za pretragu na vrhu vam omogućava da pronađete konto po nazivu, broju ili tipu.
Na dnu stranice zbirni red prikazuje ukupnu Neto vrednost radnog prostora: razliku između onoga što posedujete i onoga što dugujete.
Za odvajanje troškova delatnosti od porodičnih imate dva puta. Ako je dovoljno da ih razlikujete, napravite organizacioni račun — «Delatnost» — i pod njega okačite njene troškove i prihode: izveštaji ih grupišu, a oznake daju poprečni presek. Ako pak dva sveta ne smeju da se dodiruju, treba vam drugi računovodstveni prostor, ali on je uključen samo u plan Ultra: uz Free i Premium prostor je jedan. U oba slučaja bolje je ne mešati novčane račune.
Premeštanje konta i promena redosleda
Svaki vaš konto ima, zdesna, ručku za prevlačenje (ikonu s tačkicama). Mišem jednostavno prevlačite; prstom je potreban duži pritisak na ručku, pa onda prevlačenje: to je zaštita koja omogućava da se stablo i dalje normalno pomera.
Dok prevlačite, svaki red ima tri zone. Iznad ili ispod konta istog nivoa pojavljuje se linija umetanja: to je promena redosleda, redosled koji izaberete ostaje, a brojevi konta se sami iznova dodeljuju. Na sredini fascikle red se ističe: to je premeštanje, konto menja mesto u stablu i povlači sa sobom sve svoje podređene konte, zajedno s brojevima. Zatvorena fascikla se sama otvara ako konto nakratko zadržite iznad nje.
Aplikacija odbija ispuštanja koja bi pokvarila izveštaje, i to vam kaže: konto ne ulazi u fasciklu druge familije, ne može završiti unutar sopstvenog potomka, a sistemski konti se ne premeštaju. Ručka nestaje tamo gde gest ne bi imao smisla: tokom pretrage i kad je uključen abecedni redosled, jer tamo o poziciji odlučuje naziv.
Valute i boje stanja
Svaki konto ima svoju valutu, izabranu prilikom kreiranja. Možete držati tekući račun u evrima, a investicioni konto u dolarima: Cashfulness beleži svaki unos u valuti konta i konvertuje ukupne iznose kada je potrebno.
Stanja koriste semantičke boje: na prvi pogled možete prepoznati prirodu svakog iznosa, na primer Pasivu odvojenu od onoga što posedujete, i Neto vrednost odvojenu od svega ostalog. Boja nikad ne zamenjuje knjigovodstveni predznak, samo olakšava čitanje.
Kreiranje konta pomoću čarobnjaka
Dugme plus u donjem desnom uglu otvara čarobnjaka za Novi račun, koji vas vodi korak po korak. Čarobnjak traži samo ono što mu je potrebno, jedan korak odjednom, uz predloge i validne primere usput.
Ako kreiraš račun direktno pod Obavezama, korak podvrste nudi i stavke jedan nivo niže — kreditnu karticu, kredite, poreske dugove, hipoteku — i odmah kaže u koju će fasciklu završiti; ako ta fascikla još ne postoji, aplikacija je kreira pri čuvanju.
- Dajte kontu opisan, prepoznatljiv naziv, na primer naziv banke ili svrhu konta. Možete dodati opcioni opis, koristan ako radni prostor delite s drugim osobama.
- Izaberite tip konta: on određuje u kojoj sekciji stabla će se konto nalaziti i kako će se ponašati njegovo stanje.
- Izaberite matični konto direktno iz stabla: novi konto će se nalaziti ispod njega, nasleđujući njegovu poziciju u strukturi.
- Podesite svojstva konta prema tome kako ćete ga koristiti (vidite sledeću sekciju).
- Potvrdite: konto se odmah pojavljuje u stablu, spreman da primi unose.
Svojstva konta
Prilikom kreiranja konta (a kasnije i pri uređivanju) možete uključiti svojstva koja menjaju njegovo ponašanje. Usaglasivo s bankovnim izvodom: konto se uključuje u tok Usaglašavanja konta, idealno za tekuće račune i kartice. Pretplate se, međutim, više ne označavaju na kontu: unose se kao ugovori u sekciji Alati → Pretplate i režije.
Tržišna valorizacija: namenjena investicijama, omogućava vam da periodično ažurirate vrednost konta putem ekrana Ažuriranje ulaganja. Amortizacija: za imovinu koja s vremenom gubi vrednost, poput automobila ili uređaja, tako da kontni plan odražava stvarnu vrednost, a ne kupovnu cenu.
Likvidno i Nelikvidno: ovde izbor zaista premešta konto, jer se likvidnost ne čita iz podtipa nego iz toga gde konto stoji u stablu. Pre nego što ga premesti, aplikacija vam kaže kuda ga vodi, i pazite: „Likvidno“ i „Nelikvidno“ postoje u obe grane aktive, pa gledajte celu putanju, a ne samo naziv.
Račun koji nije samo tvoj ima tri različita puta, a biraju se prema tome ko upisuje stavke. Ako upisuješ samo ti, a polovina imovine pripada nekom drugom, treba ti vlasnički udeo: u čarobnjaku uključi «Račun je u suvlasništvu» i upiši svoj procenat. Stavke ostaju u punom iznosu — uđe li 1.000 €, aplikacija knjiži 1.000 €, ne 500 — jer inače poređenje sa bankovnim izvodom više ne bi štimalo. Udeo je sočivo: menja samo koliko taj račun teži u Raspoloživoj likvidnosti i u Neto imovini, a u Bilansu uspeha ne primenjuje se uopšte. Postavlja se račun po račun, nikada na fasciklu: dve nekretnine u istoj fascikli mogu imati različite udele.
Ako pak upisujete udvoje, svako iz svoje aplikacije, udeo nije ono što ti treba: koristi «Podeli račun» na kartici računa. U prostoru druge osobe nastaje njen sopstveni račun sa njenim stavkama, a račun se tada čita na dva načina: «Moj deo» su tvoji redovi i to je broj koji ulazi u tvoje pokazatelje, dok je «Stvarno stanje računa» zbir redova svih i to je onaj koji se poredi sa izvodom. Vlasnički udeo ovde je namerno isključen, jer tvoj deo ionako je samo ono što si ti upisao. Treći put opet je nešto drugo: podeliti ceo knjigovodstveni prostor, sa njegovim ulogama i ovlašćenjima.
Dele se samo bilansni računi, dakle imovina i obaveze, nikada kategorije troškova ili prihoda. Deljenje služi da se ponovo spoji nešto što je izvan aplikacije jedna jedina stvar: bankovni račun je jedan, i jedan je izvod sa kojim se vrši usaglašavanje. Kategorija troška nije jedna stvar u svetu, to je način na koji svako razvrstava sopstvene izdatke i ostaje njegova. To nije ograničenje, to je sam mehanizam: pošto svako unosi sopstvene stavke sa sopstvenim kategorijama, u svojim izveštajima o troškovima vidiš samo ono što si potrošio ti.
Početno stanje za konto kreiran nakon podešavanja
Kad otvorite radni prostor, početni popis vas pita za stanje svakog konta i sam zapisuje transakcije otvaranja. Ali popis se radi samo jednom, a konta koja napravite u narednim mesecima rađaju se na nuli: tekući račun otvoren u martu ili zaboravljena štedna knjižica kreću prazni, iako u stvarnosti u njima ima pravog novca.
Zato čarobnjak za Novi konto ima poslednji korak, koji se može preskočiti, a pita za početno stanje. Pojavljuje se samo kod konta iz Bilansa stanja — kod rashoda ili prihoda početno stanje ne postoji — a ako iznos ostavite praznim, ništa se ne pravi. Ako iznos upišete, čarobnjak vam postavlja jedno jedino pitanje: da li taj novac stiže s konta koji već imate u Cashfulnessu?
Tačan odgovor na to pitanje je ono najvažnije, jer odlučuje da li se menja vaša Neto vrednost. Ako novac stiže s konta koji već imate (recimo prebačen s tekućeg računa na knjižicu), to je interni prenos: druga strana knjiženja ide na konto koji odaberete, a Neto vrednost ostaje ista. Ako pak prijavljujete nešto što aplikacija nije znala, druga strana ide na „Početna stanja“ i Neto vrednost raste, kako i treba.
Za pasivu upišite koliko dugujete kao pozitivan broj: knjigovodstveni predznak stavlja aplikacija.
Čarobnjak vas pita i od kada posedujete ono što prijavljujete, a polje kreće prazno. Ranije se stavka datirala danom kada ste popunjavali čarobnjaka: kuća koju ste imali deset godina, upisana u avgustu, ispadala je bogatstvo koje je poraslo ove godine, pa se promena „od početka godine“ na početnoj stranici naduvavala iznosom koji nikada nije porastao. Ako upišete pravi datum, brojke za godinu ostaju tačne. Bilans uspeha se ionako ne pomera: početna stavka dira konto i Neto vrednost, nikada prihod ili rashod, pa nijedan datum ne može promeniti dobit prošle godine.
Ispravljanje već obavljenog popisa
Početni snimak se pravi samo jednom, ali nije uklesan u kamen. Unos koji je popis generisao živi na ekranu „Registar“ kao i svaka druga transakcija: naći ćete ga pretragom „Početno stanje“, otvorite ga i odatle možete ispraviti iznose, dodati red za zaboravljeni konto ili pomeriti datum na dan kad je popis zaista obavljen.
To je pravi način da popravite stanje pogrešno ukucano tokom podešavanja, i bolji je od korektivne transakcije: ispravkom otvaranja izveštaji svih perioda ponovo se slažu, dok bi korekcija datirana danas ostavila pogrešne mesece između.
Skriveni konti
Nije svaki konto potreban svaki dan: zatvoren ili retko korišćen konto može zakrčiti stablo. Možete ga sakriti bez brisanja, tako da njegova knjigovodstvena istorija ostane netaknuta.
Ikona oka na traci alata prikazuje ili skriva skrivene konte: kad je isključena, vidite samo aktivne konte, kad je uključite, svi se ponovo pojavljuju.
Usklađivanje
Usklađivanje je trenutak kada upoređujete Cashfulness s bankovnim izvodom. U sekciji Usklađivanje birate konto i dobijate listu zabeleženih unosa, podeljenu na iznose potraživanja (primljeni depoziti i povraćaji) i iznose duga.
Označavate svaki unos koji pronađete na izvodu: ukupni iznosi potraživanja i duga se ažuriraju kako napredujete, zajedno s Razlikom. Dok se provera stanja ne poklapa, aplikacija to označava; kad Razlika dostigne nulu, možete potvrditi dugmetom Usaglasi.
- Otvorite Usklađivanje i izaberite konto koji želite da uskladite.
- Postavite referentni datum bankovnog izvoda.
- Označite unose koji se pojavljuju na izvodu jedan po jedan, i potraživanja i dugovanja.
- Proverite Razliku na dnu: mora dostići nulu. Ako ne dostigne, potražite nedostajući ili suvišan unos.
- Pritisnite Usaglasi da potvrdite: označeni unosi se označavaju kao usaglašeni.
